Processo de Implantação

Implantação

(Daniel) O setor de Implantação da AIX Sistemas trabalha para auxiliá-lo no processo de implantação do sistema.

Esta assessoria na implantação é um serviço oferecido pela AIX para garantir a agilidade e a qualidade na instalação e configuração do sistema. A instituição de ensino conta com o apoio de profissionais experientes que, além de direcionarem o andamento da implantação dos softwares adquiridos, darão todo o apoio necessário na instalação, configuração, cadastros e processamentos do sistema.

(Regina) A assessoria na implantação se dará mediante a assinatura de um contrato de prestação de serviços.

Inicialmente, é enviado para o cliente o “Documento Inicial de Implantação” contendo os atividades que farão parte da implantação, bem como os responsáveis por cada uma delas. É fundamental que o cliente leia o documento e providencie a realização de todas as atividades que estão sob sua responsabilidade.

Posteriormente, o setor de implantação da AIX providencia o envio do documento “Escopo de Implantação”, com a discriminação dos itens que farão parte do processo. O cliente deve ler e aprovar o escopo para que seja dado início ao processo.

Atividades da implantação

Os profissionais do setor de implantação podem auxiliar os clientes na realização dos itens abaixo:

Instalação e configuração de todos os módulos adquiridos pela instituição para uso local ou em rede; Configuração bancária para emissão de boletos, remessas, débito automático e retorno; Definição de fórmulas de juros para correção automática de débitos vencidos; Inserção de modelo padrão de carta de cobrança para alunos inadimplentes; Definição de fórmulas para cálculo de notas referentes aos sistemas de avaliações dos cursos; Confecção de contrato de prestação de serviços educacionais; Inserção de modelo padrão de declarações de matrículas, transferências e trancamentos; Confecção de boletim ou ficha individual do aluno; Configuração do módulo freqüência (catraca/leitora);

• O Giz Smart não possui todos os serviços citados acima, restringindo-se à formulas de juros e cadastro de etapas.

(Daniel) As personalizações nos relatórios são passíveis de uma prévia análise de viabilidade. Você recebe um e-mail com o parecer técnico (escopo de implantação) do setor de implantação com a viabilidade de implementação de cada item de implantação.

O escopo da implantação possui informações de tudo que será realizado para implantar o sistema e seus respectivos prazos.

Atenção! O processo de implantação do sistema é todo realizado através do CIC, por isso se faz tão importante estar sempre on-line no CIC. A implantação não é realizada in-loco.

Rancar fora o texto abaixo

Questionário de Implantação

(Regina) Após a aquisição do sistema, você recebe um e-mail com as instruções de como responder o Questionário de Implantação. O questionário é respondido no portal ei - ensino interativo (no mesmo ambiente deste curso).

(Daniel) O questionário contém informações sobre o funcionamento da instituição. E é utilizado para que possamos implantar o sistema de acordo com a realidade de vocês na instituição.

(Regina) Você deve responder o questionário de implantação de acordo com os itens de implantação dos módulos que você adquiriu.

Preencha o questionário com os itens que irá utilizar no sistema. O setor de implantação vai avaliar o questionário e encaminhar o formulário com o escopo da implantação. O processo de implantação dá-se início quando há concordância entre as necessidades da instituição com o escopo de implantação.

Atenção! É preciso ter bastante atenção para realizar o preenchimento do questionário de implantação e, sobretudo muita atenção ao analisar o escopo de implantação, pois ele determina todas as atividades que contemplam o processo de implantação do sistema em sua instituição.

Pesquisa Qualidade (GRC)

(Daniel) Ao término do processo de implantação, o gerente deste setor encaminha à Qualidade (GRC) o Escopo de Implantação.

(Regina) Este relatório contém todo o trabalho realizado pelo setor de implantação. A partir dele, a pesquisa de implantação é realizada junto ao cliente.

(Daniel) O processo somente é finalizado com a confirmação por parte do cliente em relação aos itens de implantação definidos no questionário. A nota mínima de satisfação esperada é de 70%. Caso não alcance este percentual, o processo é reencaminhado à implantação para adequação das não conformidades.

(Regina) A partir da confirmação da conclusão do processo pelo cliente, este passa a ser atendido pelo setor de Suporte. (retirar)

Imagem de uma pessoa com o telefone (imagem GRC no site da Aix)

Suporte

(Daniel) Após a finalização da implantação, o atendimento é todo feito pelo Suporte Técnico. (retirar)

(Regina) O Suporte é quem lhe dará apoio para esclarecimentos de dúvidas e resolução de problemas.

O atendimento é feito através do CIC, 13 horas por dia. De segunda à sexta-feira, de 08h da manhã às 21h. E 24 horas pela internet através do Cliente On-Line.

Ao entrar em contato com o Suporte, tenha sempre à mão o seu código de registro para ser prontamente identificado.

(Regina) O seu código está disponível no CD de instalação, junto com a chave de habilitação do sistema. Quando você entra no sistema, também aparece acima da tela de login o seu código de acesso.

(Daniel) Tem outras informações também importantes que você tem que saber, ao entrar em contato com o suporte:

Tipo de Hardware que está sendo utilizado; Qual o sistema e a versão (entre no sistema e clique no menu |?| - Sobre o Giz); As palavras exatas de qualquer mensagem que tenha aparecido na tela; Uma descrição do problema e o que você estava fazendo na hora em que o mesmo ocorreu; Caso tenha tentado resolver o problema, quais foram seus procedimentos;

Imagem do |?| - Sobre o Giz mostrando o código do cliente e a versão do sistema.

Diferença entre Implantação e Suporte

Atenção! A Implantação tem início quando o cliente envia as atividades descritas no “Documento Inicial de Implantação” que estão sob sua responsabilidadea partir da resposta de todos os itens do Questionário de Implantação. É finalizada apenas quando a Qualidade (GRC) entra em contato com você e faz a pesquisa de satisfação (citada anteriormente).

(Regina) E se, durante a pesquisa, a nota para o serviço de implantação for inferior a 70%, a implantação não é finalizada e volta para extinguir as pendências existentes.

(Daniel) Se a nota respondida à pesquisa for igual ou superior a 70%, a implantação é finalizada.

(Regina) Quando o processo de implantação é finalizado, você passa a ser atendido pelo setor de Suporte.

Atenção! A partir deste momento, a implantação não está autorizada a atender você. O Suporte é que lhe dará todo o atendimento necessário para esclarecer dúvidas e/ou resolver problemas.

(Regina) E quando acontece o processo de implantação, você sabe? Não é apenas quando você adquire o Sistema Giz.

(Daniel) O processo de implantação também acontece quando o cliente volta a ativar o serviço de Suporte, quando adquire um novo módulo, quando adquire uma licença adicional ou quando faz conversão do banco de dados (Paradox para SQL).

P: Como acontece o processo de implantação do Sistema Giz na instituição de ensino?

R: a) O cliente realiza as atividades que constam no Documento Inicial de Implantação como de sua responsabilidade. O processo de implantação acontece virtualmente através do CIC, de acordo com todos os itens respondidos no Questionário de Implantação.

b) Os usuários do sistema iniciam o processo de implantação ao responder o Escopo de Implantação. O processo de implantação acontece de forma presencial, com a visita de um técnico da AIX na instituição, de acordo com todos os itens respondidos no Questionário de Implantação.

c) Os usuários do sistema iniciam o processo de implantação ao responder o Questionário de Implantação com todos os itens referentes aos módulos que a instituição adquiriu. O processo de implantação acontece presencialmente, com visita pré-agendada anteriormente.

(PÁGINA 4) Página Resposta: Implantação/Suporte

O processo de implantação do Sistema Giz tem início após o cliente enviar os documentos solicitados através do “Documento Inicial de Implantação”.

Os documentos e demais informações devem ser enviados por e-mail para o endereço: implantação@aix.com.br

A implantação da AIX Sistemas entra em contato com o cliente para agendar o início da implantação que se dará por conexão remota através do CIC – Comunicador Intrachat.

RESUMO (tem que refazer, mas penso que é melhor esperar a definição do cliente online)

Questionário de Implantação (início processo, será realizado de acordo com o preenchimento do questionário).

Implantação Remota (não é realizada in-loco).

Pesquisa GRC (quando finaliza e qual setor presta atendimento: implantação ou suporte).

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