Mudanças entre as edições de "Acervo"
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Edição das 14h03min de 21 de julho de 2010
Índice
Aba Acervos
O Acervo constitui o conjunto das obras de uma biblioteca. Este conjunto é formado por livros, fitas de vídeo, periódicos (jornais, revistas, artigos, prospectos, monografias), mapas, CD's etc.
Na inclusão de um acervo, serão exigidos o preenchimento dos seguintes campos: código, título, assunto principal, no mínimo um responsável e um exemplar.
Na exclusão de um acervo é verificado se este está emprestado ou reservado. Caso esteja, o sistema envia mensagem avisando ao usuário da impossibilidade de excluí-lo.
Na primeira página do cadastro de acervos (aba Acervo) são incluídos os principais dados para a catalogação da obra. Entre estes campos um dos mais importantes é o da classificação do acervo. A classificação tem o objetivo de reunir os livros de um mesmo assunto e indicar sua localização na estante.
No processo de classificação de um livro pode ser usado a Classificação Decimal Universal - CDU para a catalogação dos acervos e montagem da árvore de classificação. Pode ser utilizado qualquer outro tipo de classificação para a catalogação dos acervos, mas não será possível montar a árvore de classificação.
O Sistema Giz permitirá que o processo de classificação de um livro aconteça das seguintes formas:
Inserção Direta do Código de Classificação: Digitação do código de classificação do livro diretamente na tela de cadastro de acervos e posterior geração da árvore de classes na aba de classificação.
Após a inserção do código de classificação, quando for acessada a Aba classificação, o sistema irá gerar a árvore de classes, caso a bibliotecária esteja utilizando a Classificação Decimal Universal - CDU.
O campo que aparece ao lado da Classificação é o Cutter, responsável por registrar as siglas que se referem ao título do livro e autor.
No cadastro de acervo (campos: CDU e Cutter), o usuário poderá utilizar as nomeclaturas que desejar, precisando apenas alterá-las em: Aba Gerais | Nomeclatura (campos CDU e Cutter).
Campos: CDU e Cutter
Nomeclaturas Alteradas
- Clonar Acervo: Com esta opção o usuário poderá clonar o acervo que desejar, apenas clicando no botão Clonar Acervo. O sistema cria um cópia idêntica ao acervo desejado, agilizando muitos cadastros, como no caso de várias edições de um mesmo acervo.
Atenção:
Nesta condição o sistema criará as classes e sua hierarquia, porém não incluirá as descrições das classes e subclasses. Para isto, a tela de cadastro de Classificações de Acervos deverá ser usada para complementação das informações de Classificação.
Ao fazer a edição de uma classe, o sistema só permitirá alterar a descrição. A exclusão só será permitida se não existir uma classe inferior para a classe a ser excluída ou se não existirem acervos vinculados à classificação.
Criação do Catálogo de Classificações: Cadastro da árvore de classes na tela de classificações e posterior inserção do código de classificação (CDU) do livro na tela de cadastro de acervos.
A criação do Catálogo de Classificações deverá ser feita na tela de cadastros de Classificações de Acervos.
E após este cadastro, o código de classificação deverá ser selecionado a partir da tela de cadastro de acervos, botão de pesquisa de classificações (como destacado abaixo).
Geração das Classificações a partir de Acervos já cadastrados: Esta opção é indicada apenas para clientes que já possuem acervos cadastrados e os respectivos códigos de classificação no formato CDU inseridos no banco de dados.
Esta opção deverá ser feita pela opção de correção de banco de dados, item 02 - Criar classificações a partir da CDU dos acervos.
- Alterar tipo de Acervo:
Aba Outros
Na aba Outros são digitadas informações adicionais para catalogação da obra, como por exemplo notas especiais ou uma descrição do acervo.
Veja os campos:
- Conteúdo: serão digitadas palavras chaves que indicam assuntos que não estão descritos na ficha de catalogação dos livros.
- Notas: serão descritas características que diferenciam o exemplar.
- Por exemplo:
- Exemplar faz parte de uma coleção que não está completa.
- Exemplar contém diagramas, mapas, etc, que não estão fixados.
- Ano da Publicação:
- Volume/Número:
- Descrição física:
- Edição:
- Acervo Ilustrado?
- Referência?
Aba Assuntos
É nesta opção que os assuntos cadastrados são associados aos acervos. Essa associação permite um ganho enorme no que diz respeito à recuperação de determinadas obras a partir da informação contida na mesma.
Devem ser associados quantos assuntos forem necessários para melhor caracterizar o acervo que está sendo cadastrado, sempre com a visão de como este acervo pode ser encontrado.
Escolha o assunto principal do acervo. Depois clique no botão adicionar e selecione o(s) assunto(s) secundários do item do acervo cadastrado.
Se ao realizar a associação do assunto ao acervo, não existir o assunto cadastrado, o usuário poderá ir ao Menu Cadastros | Assuntos e incluir o(s) assunto(s) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.
Aba Responsáveis
Nesta aba do cadastro, são associados todos os responsáveis pela obra, assim como, seus tipos de responsabilidades. Clique no botão Adicionar e selecione o(s) responsável(eis) e seu(s) tipo(s) de responsabilidade(s) no acervo cadastrado.
Se ao realizar a associação do responsável ao acervo, não existir o responsável cadastrado, o usuário poderá ir ao menu Cadastros - Responsáveis e incluir o(s) responsável(is) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.
A mesma ação poderá ser efetuada no caso dos tipos de responsabilidade, bastando o usuário acessar Menu | Cadastros | Tipos de Responsabilidade e incluir os tipos de responsabilidade(s) desejado(s) e em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.
Aba Exemplares
Por esta página são incluídos cada um dos exemplares do acervo. Cada acervo cadastrado deve possuir pelo menos um exemplar, caso contrário, o usuário está cadastrando somente o título do acervo, nenhum empréstimo poderá ser realizado, já que não existe nenhum exemplar para o acervo.
Para incluir um exemplar clique no botão Adicionar. Esse número de registro é utilizado pelo sistema na identificação do exemplar, nas emissões de etiquetas de lombadas e código de barras.
Para informar os dados do exemplar do acervo, será exibida a seguinte janela de edição:
Número do Registro: O número do registro representa a identificação do exemplar no inventário da biblioteca; o número que será usado nas pesquisas, nas transações de empréstimos, devoluções, reservas, nas emissões de etiquetas de lombadas, de código de barras etc.
Número do Exemplar: O campo número do exemplar representa o número sequencial de exemplares de determinada obra, ou seja, de certa forma o número do exemplar pode representar a ordem ou a quantidade de exemplares já cadastrados para a obra.
Disponível: Este campo serve para determinar se o exemplar está disponível para a realização de empréstimos. Ao definir a opção NÃO, será obrigatório informar o motivo da indisponibilidade.
Motivo da Indisponibilidade: Neste campo pode ser definido uma indisponibilidade para um acervo, as opções para seleção são aquelas cadastradas no Menu Cadastros | Indisponibilidades. Ao colocar uma indisponibilidade temporária, o sistema verifica se o exemplar está emprestado. Caso esteja, não é permitido mudar a situação de disponível enquanto o exemplar não for devolvido.
Se o exemplar estiver reservado, é enviado para o usuário uma mensagem perguntando-lhe se deseja colocar o exemplar indisponível temporariamente e cancelar todas as reservas ou não.
Tipo de aquisição: Neste campo é informada a forma como o livro foi adquirido pela biblioteca. Por exemplo, se foi através de alguma doação.
Aba Curso/Disciplina
Um curso/disciplina pode ser associado a um acervo para que posteriormente estes acervos possam ser recuperados através do curso ou disciplina.
Antes de escolher uma disciplina e/ou um curso nesta aba, é necessário incluir os cursos e as disciplinas em seus respectivos cadastros.
Este cadastro, possibilita ao usuário saber futuramente quantos acervos e exemplares por curso ou por disciplina existem no sistema.
Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório no menu: Relatórios | Quantitativo e/ou pelo relatório Cursos/Disciplinas também no menu relatórios.
Pode ser associado ao acervo um curso, uma disciplina ou ambos. Utilize o botão Adicionar, uma janela como a ilustrada abaixo aparecerá.
Sempre que estiver selecionado um curso, ao realizar a pesquisa das disciplinas o sistema realizará o filtro das disciplinas exibindo apenas aquelas associadas ao curso.
Aba Classificação
A aba de classificação servirá para visualizar a classe do CDU que o acervo pertence e sua hierarquia. Esta aba aparecerá somente se o campo classificação da aba acervo estiver preenchido.
Ao entrar na aba classificação o sistema verifica:
Se existe a classificação cadastrada e mostra a árvore aberta até a última classe.
Se não existe, elas são incluídas automaticamente, mas a descrição delas é feita manualmente, através do Cadastro de Classificação.
Aba Analíticas
