Matrícula - Giz Faculdade

Geral

• O ingresso do aluno é realizado a partir de sua matrícula em algum dos cursos oferecidos pela instituição.

• Este processo, aliado a assinatura do contrato de prestação de serviços, constituem o vínculo entre o aluno e o estabelecimento de ensino.

• No Giz Registro Acadêmico, os procedimentos de matrículas dos alunos nos cursos da instituição consistem em:

• cadastrar os dados pessoais dos alunos;

• realizar a conferência da documentação exigida para matrícula;

• associar os alunos nos seus respectivos cursos e habilitações de interesses;

• realizar a impressão do requerimento de matrícula e o recolhimento da assinatura.

• Para garantir o sucesso das matrículas dos alunos no Sistema Giz, é muito importante que os dois principais cadastros de estruturações do sistema tenham sido realizados e configurados corretamente.

• Estes cadastros são:

• Matriz Curricular;

• Disciplinas por professor.

• Através destes cadastros o sistema vai fazer as consistências de informações relevantes, tais como, disciplinas ofertadas, pré-requisitos de disciplinas, horários de aulas, etc, para o processo de matrícula.

Aba Aluno

• O cadastro de matrícula do Sistema Giz é composto de três abas principais: Aluno, Matrícula e Dados Financeiros.

Estas abas representam o grupo de dados principais do cadastro.

• A aba Aluno é dividida em outras seis sub-abas.

• Identificação do aluno/Documentos Principais;

• Documentos Digitalizados

• Registro de Nascimento

• Endereço e filiação;

• Dados complementares;

• Responsável.

• Juntas, estas abas agrupam informações de aspectos cadastrais dos alunos.

Sub-aba Identificação do aluno/Documentos Principais

• Nesta sub-aba são realizadas as entradas dos dados dos alunos. Na aba Documentos Principais, localizada no canto inferior esquerdo da tela, são adicionados os documentos pessoais dos alunos.

• Ao realizar o cadastro de documentos, o sistema fará algumas consistências quanto à exigência dos documentos de CPF, título de eleitor e documento militar em relação ao sexo e idade dos alunos.

• O botão Vincular Documentos permite ao usuário gravar imagens capturadas através de um Scanner conectado no computador.

Sub-aba Documentos Digitalizados

• Para digitalizar documentos proceda da seguinte forma:

• 1) Clique no botão Vincular Documentos em: Alunos | Documentos Principais | Vincular Documentos;

• 2) Clique no botão Importar, será exibida uma tela mostrando os drivers conectados naquela máquina;

• 3) Escolha o driver do scanner desejado, que o sistema abrirá a tela de digitalização do mesmo;

• 4) No campo Categoria escolha o tipo Scanner;

• 5 ) No campo Descrição coloque o nome que este documento será exibido no sistema;

• 6) Clique no botão confirmar e abra a tela Documentos Digitalizados para acessar o documento digitalizado, assim como, para excluí-lo.

Sub-aba Registro de Nascimento

• Na sub-aba Registro de Nascimento é cadastrado o registro de nascimento do aluno, informando número, folha, livro, cartório, data de expedição e cidade onde foi registrado.

• Uma foto pode ser associada ao aluno no campo Foto (Ctrl + F). Para isto, é necessário que seja definido um arquivo .BMP ou .JPG com a foto do aluno.

• A foto pode ainda, no momento da matrícula, ser capturada por meio de uma WebCam, para isso, basta clicar no item Capturar Foto , que uma tela para ativação da câmera (instalada no computador) será aberta.

Sub-aba Endereço e Filiação

• Nesta sub-aba ficarão os dados de filiação e endereço dos alunos.

• Para definir uma profissão de um aluno é necessário antes cadastrar as profissões através do Cadastro de profissões.

• O campo de e-mail é importante ser cadastrado pois pode ser utilizado futuramente para o envio de mala direta por correio eletrônico.

Sub-aba Dados Complementares

• A sub-aba Dados Complementares é um espaço reservado para observações gerais do aluno.

• A informação aqui cadastrada é exibida na ficha de matrícula.

• O campo Cor/Raça é criado através da Tabela genérica no módulo Básico.

• Código do aluno no INEP: Você deve informar o número do código do aluno junto ao INEP.

• Necessidade Especial: Se o aluno tiver algum tipo de deficiência, esta deve ser classificada neste campo. Esta informação é muito importante para os relatórios do MEC, que se encontram no modulo Registro Acadêmico menu Relatórios Oficiais | Censo.

• Condutas Típicas: Manifestações de comportamento típicas de portadores de síndromes (exceto Síndrome de Down), quadros psicológicos, neurológicos ou psiquiátricos que ocasionam atrasos no desenvolvimento e prejuízos no relacionamento social, em grau que requer atendimento educacional especializado.

• Altas Habilidades: Notável desempenho e elevada potencialidade em qualquer dos seguintes aspectos isolados ou combinados:

• capacidade intelectual geral

• aptidão acadêmica específica

• pensamento criativo ou produtivo

• capacidade de liderança

• talento especial para artes

• capacidade psicomotora.

• Outras Necessidades: Caso o aluno não se encaixe em nenhumas das especificações, digite neste campo a necessidade específica.

• Obs: Estas informações são visualizadas nos relatórios do Mec. Com elas é possível definir a quantidade de alunos com Condutas Típicas, Altas Habilidades e Outras Habilidades. Estes relatórios se encontram no Módulo Acadêmico menu Relatórios Oficiais | Censo.

• Indicações: Informar se o aluno recebeu alguma indicação de Aluno, Funcionário Professor ou Responsável para se matricular na instituição.

• Como ficou sabendo: Informe como o aluno ficou sabendo da instituição. As mídias já devem estar cadastradas no cadastro de Mídias do Módulo Básico.

• Outras indicações: Caso o aluno não se encaixe em nenhuma das indicações acima, digite neste campo a indicação específica.

Sub-aba Responsável

• Ao cadastrar um responsável, selecione na opção Parentesco quem será o responsável pelo aluno.

• Se a aba de Endereço/Filiação estiver preenchida, estes dados serão automaticamente inseridos na aba responsável, de acordo com o tipo de responsável escolhido.

• Caso o responsável do aluno que estiver sendo cadastrado, já for responsável por outro aluno no sistema, a definição do responsável deve ser feita selecionando o mesmo através do botão de pesquisa mostrado na tela de exemplo abaixo.

• Através do botão Desvincula responsável é possível remover a associação do responsável com o aluno.

Aba Matrícula

Cursos

• O processo de enturmação dos alunos caracteriza efetivamente uma matrícula no sistema Giz. Neste processo é definido o curso, turma e disciplinas que serão cursadas pelos alunos.

• A enturmação dos alunos é pré-requisito para que o módulo Giz Recebimentos consiga gerar os débitos para os alunos.

• Na aba Matrícula existem mais cinco sub-abas que juntas compõem todas as informações de matrícula do aluno no sistema.

• Na sub-aba Cursos, o quadro Cursos/Habilitações Disponíveis, exibe todos os cursos cadastrados e suas respectivas habilitações.

Para definir um curso para um aluno, expanda as opções da árvore de Cursos/Habilitações Disponíveis e veja    
a unidade, o turno, os curso e habilitações existentes, dê um duplo clique ou use o botão direito do mouse.

• Para alterar os dados nesta página é necessário clicar no botão Editar ou com botão direito do mouse sobre o quadro Cursos/Habilitações do aluno.

• Os campos referentes as datas de conclusões de cursos só serão cadastradas ao fim do curso para que saiam no histórico escolar.

• No Filtro Forma de ingresso é preciso associar a forma de ingresso que o aluno ingressou na instituição, essa forma de ingresso é cadastrada no cadastro de Formas de Ingresso.

• O item Vestibular deve ser preenchido, pois serão impressos nos históricos escolares dos alunos.

• Os dados referentes a Número de inscrição, Data de inscrição, Classificação, Estabelecimento e Ano são exibidos na impressão do historico do aluno.

• A parte referente aos Dados da transferência ficarão habilitados para edição quando a forma de ingresso associada ao aluno pertencer ao tipo de Ingresso por transferência.

:: Dica:

Quando a Forma de ingresso for por transferência, o sistema habilita os campos Instituição e Motivo da transferência. Estes dados são importantes para o registro de transferências recebidas.

Documentos Entregues

• Nesta sub-aba são exibidos os documentos que foram associados aos cursos para serem exigidos aos alunos no momento da matrícula. Estes documentos são cadastrados no Cadastro de cursos.

• Selecione os documentos que foram entregues pelo aluno clicando no ckeck box do documento. Caso o aluno ainda não tenha um curso definido na sub-aba cursos, os documentos não aparecerão para serem selecionados

• Utilize o botão Marcar todos caso o aluno não possua nenhuma pendência.

• Os documentos que não forem marcados como entregues ficarão como pendentes e o sistema listará todos os documentos pendentes de cada aluno no relatório de Documentos Pendentes. Este relatório pode ser visualizado em: Registro Acadêmico | Outros Relatórios | Relação de Alunos | Documentos pendentes.

Disciplinas/Turmas

• Aqui são definidas as disciplinas/turmas do curso para o aluno que está sendo enturmado.

• O sistema permite enturmar o aluno em quatro tipos de enturmação.

• São elas:

• Normal: Quando o aluno é enturmado em situação regular ou normal na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para os alunos que não possuem pendências de disciplinas.

• Dependência: Quando o aluno é enturmado em situação de dependência na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para os alunos que devem disciplinas.

• Multi-Curso: Quando o aluno é matriculado em disciplinas de outros cursos.

• Adaptação: Quando o aluno é matriculado em situação de adaptação nas disciplinas selecionadas. Este tipo de enturmação são para os alunos que precisam fazer disciplinas para se adaptar ao curso.

Multi-Série: São turmas formadas por disciplinas de várias Séries/Períodos diferentes.

• A opção Forma de Visualização permite ao usuário utilizar dois critérios de enturmação de disciplinas:

• Período | Disciplinas | Turmas: Esta opção será ideal para matrícula por disciplina, ou seja, quando o aluno cursar diversas disciplinas em diversas turmas diferentes.

• Por esta opção quando for expandida a árvore de visualização, o sistema mostrará em quais turmas as disciplinas do curso são oferecidas, inclusive as disciplinas optativas/eletivas.

• Para a realização da enturmação deverá ser selecionada a turma em que o aluno cursará a disciplina.

• Por esta opção se o aluno fizer, por exemplo, cinco disciplinas, serão necessárias cinco pesquisas na árvore de visualização para a enturmação de cada uma das disciplinas.

• Use o botão direito do mouse ou duplo clique para inserir as disciplinas.

• Período | Turmas | Disciplina: Esta opção é ideal para a situação onde todas as disciplinas cursadas pelo aluno são de uma mesma turma.

• Para inserir as disciplinas o usuário deverá expandir a árvore de visualização e clicar com o botão direito do mouse ou duplo clique em cima da turma.

• Após a definição enturmação dos alunos, caso tenha sido definido os horários de aulas do professor no cadastro de Disciplinas por professor, o sistema montará o quadro de horário do aluno, fazendo a consistência de choques de horários.

:: Dica:

A data da enturmação é a igual à data do servidor de banco de dados. Esta data pode ser alterada, porém não pode ser menor que a data de matrícula informada na aba Enturmações.

Enturmações

• Caso o parâmetro Permite enturmação simplificada para cursos com grade estiver marcado no cadastro de Parâmetros, o sistema vai habilitar nesta aba uma opção de enturmação dos alunos de uma forma ainda mais simplificada.

• A enturmação por esta opção consiste apenas em selecionar a turma através do botão de pesquisa da turma, observando o tipo de enturmação selecionada (Normal, Dependência ou Adaptação) e desde que o curso tenha sido informado na aba Cursos.

• Porém, a enturmação aqui realizada não inclui para o aluno as disciplinas da turma. Esta enturmação deve ser realizada na aba de Disciplinas/Turmas.

• Caso o parâmetro Permite enturmação simplificada para cursos com grade não estiver marcado, não será possível fazer nenhum tipo de enturmação.

• A tela de exibição será igual a do exemplo abaixo.

:: Dicas:

• 1) As informações do gride que se encontram na cor branca (Nº de Classe e Data de Matrícula) podem ser editadas diretamente pelo gride. Se a Data de Matrícula for alterada a Data de Enturmação da aba Disciplinas/Turmas também será alterada.

• 2) Os campos Usuário e Data do Registro, informam qual o usuário realizou o registro.

Atenção:

• Ao se matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matriculados, o sistema irá solicitar a permissão do Supervisor Acadêmico.

• Outra situação na enturmação em que a senha do supervisor é solicitada é:

• Quando o parâmetro Impedir mais de uma enturmação de aluno com situação normal/regular no curso estiver marcado, pois, o sistema averigua a situação do aluno e somente permite uma outra enturmação normal/regular através da autorização da supervisão.

Veja em: Parâmetro | Acadêmico |  Matrícula | Impedir mais de uma enturmação de aluno com situação normal/regular no curso

Histórico do Aluno

• Na sub-aba de Histórico do aluno, o sistema exibe um histórico resumido das disciplinas cursadas pelo aluno. As disciplinas cursadas aparecem apenas com suas abreviaturas. Para verificar todo o nome da disciplina passe o mouse sobre a abreviatura e um texto com o nome completo da disciplina aparece na tela.

• A situação de cada disciplina pode ser identificada através da legenda localizada na parte inferior da tela.

Aba Dados Financeiros

• Conforme configuração e permissão concedida pelo usuário do financeiro no cadastro de parâmetro do Giz Recebimentos, o usuário da secretaria pode definir no ato da matrícula os dados de descontos, taxas extras, dia de vencimento diferenciado e até mesmo gerar os débitos dos alunos.

• Quando o aluno se encontrar devidamente matriculado no período letivo, é possível definir um desconto para este aluno.

Informações Financeiras

• Nesta sub-aba podem ser informados os dados de descontos dos alunos e dia de vencimento diferenciado.

• Clique no botão "+" do navegador de descontos e informe o tipo de desconto concedido ao aluno.

• Os campos de Data de validade inicial e Data de validade final definem a faixa de data em que os descontos serão concedidos nos débitos gerados.

• Se a senha do Supervisor Financeiro estiver cadastrada no Módulo Básico, menu Segurança | Usuários, somente com a senha do mesmo é possível realizar a exclusão do desconto cadastrado.

:: Dica:

Para melhores detalhes leia a parte do manual do sistema Giz Recebimentos que trata da definição de dados financeiros dos alunos.

Taxas Extras

• As taxas extras importadas e associadas aos cursos através do cadastro de Cursos são exibidas nesta tela.

• As taxas marcadas como Obrigatória no cadastro de cursos, são automaticamente exibidas como obrigatórias nesta tela. Estas não podem ser desmarcadas pelo usuário.

• As taxas somente são vinculadas aos alunos quando os check boxes estiverem marcados.

Débitos

• No ato da matrícula de um aluno, após a enturmação na aba de Dados Financeiros, é possível gerar para o aluno que está sendo matriculado todos os débitos de mensalidades do ano ou semestre.

• Para isto basta informar o mês de referência da primeira mensalidade, as datas de vencimento e tolerância, o valor da parcela e a quantidade de parcelas a serem geradas. Clique sobre o botão Gerar Débitos.

• Este botão só estará habilitado caso o aluno ainda não tenha nenhum débito gerado.

• As parcelas geradas nesta opção sempre terão como padrão o mesmo dia de vencimento e tolerância das datas informadas para estes campos na primeira parcela, alternando somente o mês da parcela.

• Exemplo:

• Observe que o vencimento de todas as parcelas é no dia 05. Após a geração dos débitos, todas as parcelas estão vencendo no dia 05 de cada mês de referência e com desconto de 20% conforme cadastrado na aba Informações Financeiras.

• Informando o campo Taxa extra antes de clicar sobre o botão Gerar Débitos, os débitos gerados serão para a taxa extra. Caso não informe, serão gerados débitos de Mensalidades.

Geração de Débitos - Crédito e Carga Horária

Matrículas e Renovações de Matrículas

Geral

• Existem duas formas de se fazer matriculas no Giz:

• Para os alunos novatos, aqueles que estão ingressando pela primeira vez na instituição ou pela primeira vez no sistema.

• Para alunos ditos veteranos, ou seja, para renovação de matriculas.

Equivalência de disciplinas

• Antes de incluir Disciplinas/Turma para o aluno, o sistema verifica no cadastro de Parâmetros a opção Utiliza equivalência de disciplinas na matrícula.

• Caso esteja marcado, as disciplinas de Equivalências vão constar informando o seu catálogo, curso e habilitação. A letra (E) aparece antes do código da disciplina.

• As disciplinas equivalentes só podem ser visualizadas na forma Período|Disciplina|Turma.

• No exemplo abaixo o sistema exibe a disciplina com código 30005 como equivalente a disciplina 30009.

• Para matricular o aluno na disciplina equivalente, o usuário pode clicar duas vezes sobre a disciplina ou clicar com o botão direito do mouse.

• Após vincular as disciplinas/turma do aluno, o sistema exibe o total de créditos e carga horária das disciplinas a cursar no período.

Matrículas em disciplinas de outros cursos

• Este recurso está disponível em matrícula na aba Disciplinas/Turmas, opção Multi-curso.

• A Matrícula multi-curso é um recurso do Giz Registro Acadêmico que permite matricular o aluno em disciplinas de outros cursos, sem necessariamente matricular o aluno em um curso diferente do qual ele está cursando na instituição.

• É um recurso que pode ser muito útil para fazer o aproveitamento das vagas ofertadas em disciplinas que sejam comuns entre um ou mais cursos, eliminando a necessidade de montar ofertas de turmas/disciplinas separadas por curso.

• A matrícula em disciplinas de outros cursos pode ser realizada com as situações regulares (normal), dependência, especial ou adaptação.

• Para matricular o aluno na disciplina é necessário que existam turmas cadastradas no Cadastro de turmas com o parâmetro Multi-curso habilitado.

• Quando for utilizada esta opção de matrícula, os relatórios que envolvem disciplinas matriculadas, como por exemplo, boletins e ficha do aluno devem ser emitidos marcando a opção de quebra de página Aluno e curso. Assim, o sistema agrupa no mesmo documento todas as disciplinas do aluno, seja qual for a turma ou o curso da disciplina.

• O sistema permite enturmar o aluno em multi-curso em quatro tipos de enturmação. São elas:

• Normal: Quando o aluno é enturmado em situação regular ou normal na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para alunos que não existem pendências de disciplinas.

• Dependência: Quando o aluno é enturmado em situação de dependência na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para alunos que devem disciplinas.

• Especial: Quando o aluno é matriculado em disciplinas isoladas de outros cursos. Esse tipo de enturmação são para alunos que matriculam-se apenas em algumas disciplinas de cursos especificos, que não necessariamente estão matriculados no curso destas disciplinas.

• Adaptação: Quando o aluno é matriculado em situação de adaptação nas disciplinas selecionadas. Este tipo de enturmação são para alunos que precisam fazer disciplinas de adaptação ao curso.

• O usuário após ter feito o filtro do aluno e definido o tipo de enturmação, o sistema permite selecionar cada disciplina de uma só vez. Para isso é preciso pressionar a tecla CTRL do teclado e clicar com o mouse nas disciplinas.

Matriculas de Novatos

• Quando se tratar de matrículas de alunos pela primeira vez no sistema, preencha os dados das abas Aluno, Matrícula e Dados financeiros.

• A matrícula do aluno novato no sistema Giz, exige a realização de praticamente todos os passos vistos até o momento. Estes passos se iniciam inserindo os dados cadastrais dos alunos pela página principal Aluno. Esta aba contém 4 sub-abas onde se realizam os cadastros de identificação do aluno (nome, estado civil, sexo, data de nascimento, documentos, etc), de seu endereço, filiação e responsável financeiro.

• Concluída a entrada dos dados de identificação do aluno pela página Matrícula, o mesmo deve ser associado ao curso ao qual está ingressando e em seguida incluir as disciplinas a cursar. Na sub-aba Documentos Entregues da página principal da Matrícula, deve-se verificar e confirmar os documentos entregues pelo aluno, deixando desmarcado eventuais documentos que ficarem pendentes.

• A entrada dos dados financeiros do aluno pela tela de Matrícula é realizada apenas se a concessão para tal ação tiver sido dada através do cadastro de parâmetros do Módulo Giz Recebimentos

Renovações de Matriculas

• Atenção:: Esta forma de renovação de Matrícula é usada quando a instituição NÃO usa o recurso de Promoção automática disponível no Sistema Giz.

• Quando se tratar de um renovação de matrícula do aluno na instituição, e principalmente no sistema, ou seja, se o aluno já estiver sido cadastrado alguma vez no sistema, o procedimento se fará da seguinte forma:

• O usuário deve selecionar o aluno através do arquivo morto, já que este já se encontra no banco de dados do sistema.

• Observe que após o campo do Nome existe um botão de Pesquisa. Este botão pode ser utilizado para pesquisar o aluno no sistema.

• O usuário pode selecionar a origem da fonte conforme tela abaixo para buscar dados no Arquivo Morto ou Interessados.

• Caso o usuario deixe marcado a opção Não Considera na pesquisa alunos já matriculados, o sistema fará um filtro dos alunos que já estão matriculados no periodo letivo em aberto, exibindo apenas os alunos que estão no Arquivo morto ou Interessados.

• Logo após a execução destes passos, a renovação terá continuação nas abas de Aluno, curso, etc.

• O(a) secretario(a) acadêmico(a) precisa conferir os dados cadastrados e fazer as devidas alterações se necessário. Na aba Disciplinas/Turmas associar manualmente a próxima turma do aluno conforme as explicações nesta mesma aba ou na aba Enturmações, caso use enturmação simplificada.

Impressão de Requerimento de matricula

• Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do Comprovante ou Requerimento da mesma. Para isto, é necessário somente que um modelo de Ficha de Matrícula tenha sido previamente criado ou personalizado.

• Para a impressão do Requerimento ou Comprovante de matrícula clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema Giz já possui um modelo padrão de ficha de matrícula. Este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão LAYOUT (canto inferior direito da tela de impressão).

• Após a abertura da tela de impressão, deve-se escolher para impressão o tipo Ficha de Matrícula que pode ser os modelos padrões do sistema (Para arquivar e para preencher) ou o modelo personalizado. Sendo a opção personalizada, o modelo deve ser selecionado no botão de pesquisa de layout (canto inferior esquerdo da tela).

Atenção:

Ao se matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matrículados, o sistema irá solicitar a permissão do Supervisor Acadêmico.

Histórico de Modificações

• Esta aba registra (auditora) para o usuário, às modificações ocorridas no sistema.

• Os campos de registros de modificações são:

• Aluno

• Cursos

• Enturmações

• Disciplinas/Notas

• Avaliações

• Responsáveis

• Débitos

• Descontos do Aluno

• Outros

• Os campos de informações são:

• Usuário: Usuário responsável pela modificação.

• Tipo de Ação: Qual foi o tipo de modificação (Inclusão, Remoção, Exclusão, etc).

• Data da Ação: Qual foi a data da modificação.

• Chave Primária: Mostra quais são as chaves primárias da tabela.

• Módulo: Em qual módulo do Sistema GIZ a modificação foi feita.

• Quando é feita alguma alteração no sistema é exibido em um quadro os Valores anteriores e os Valores atuais, para que se saiba qual alteração foi realizada.

• Quando é feita uma inserção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Atuais, os valores incluídos no sistema.

• Quando é feita uma remoção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Anteriores, os valores excluídos do sistema.

Observação:

As modificações feitas no WebGiz também são gravadas, porém, só aparece aquelas modificações que tem alguma relação com algum número de matricula.

• Após realizar as matrículas, utilize o GERADOR DE SENHA para gerar senhas para alunos novatos acessarem o WebGiz:

• Gerador de senha

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