Mudanças entre as edições de "Acervo"
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*O Acervo constitui o '''conjunto''' das obras de uma biblioteca. | *O Acervo constitui o '''conjunto''' das obras de uma biblioteca. | ||
− | *Este '''conjunto''' é formado por: livros, fitas de vídeo, periódicos (jornais, revistas, artigos, prospectos, monografias), mapas, cd's/dvd's, etc. | + | :*Este '''conjunto''' é formado por: livros, fitas de vídeo, periódicos (jornais, revistas, artigos, prospectos, monografias), mapas, cd's/dvd's, etc. |
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===Inclusão e Exclusão de Acervos=== | ===Inclusão e Exclusão de Acervos=== | ||
− | *Na '''inclusão de um acervo''' são exigidos o preenchimento de itens como: | + | :*Na '''inclusão de um acervo''' são exigidos o preenchimento de itens como: |
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::*'''Código'''; | ::*'''Código'''; | ||
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− | *'''Na exclusão de um acervo''' é verificado se este está emprestado ou reservado. Caso esteja, o sistema envia mensagem avisando ao usuário da impossibilidade de excluí-lo. | + | :*'''Na exclusão de um acervo''' é verificado se este está emprestado ou reservado. Caso esteja, o sistema envia mensagem avisando ao usuário da impossibilidade de excluí-lo. |
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+ | ====Dica de atalho para inclusão de dados no Acervo:==== | ||
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+ | :*No momento de cadastrar os itens: '''Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de Responsabilidade e Tipo de Aquisição''' no cadastro de '''Acervo''', o sistema oferece a opção de inserir registros direto na tela de '''Pesquisa''': | ||
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+ | ::*1) Entre na tela de '''Pesquisa''' (do item que será cadastrado: '''Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de Responsabilidade ou Tipo de Aquisição'''); | ||
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+ | ::*2) Escreva o nome do dado que deseja pesquisar/incluir no cadastro do '''Acervo'''; | ||
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+ | ::*3) Não encontrando o dado no sistema, este habilita o botão '''Inserir''' que facilita a inclusão do item diretamente no cadastro, pela tela de '''Pesquisa''' que está sendo utilizada. | ||
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+ | :::'''Exemplo''': Cadastrando um assunto no '''Acervo''' que não consta no cadastro '''Assunto'''. | ||
+ | :::[[Imagem:bib_img_059c.jpg]] | ||
===Classificação do Acervo=== | ===Classificação do Acervo=== | ||
− | *Na primeira página do cadastro de acervos (aba '''Acervo''') são incluídos os principais dados para a catalogação da obra. | + | :*Na primeira página do cadastro de acervos (aba '''Acervo''') são incluídos os principais dados para a catalogação da obra. |
− | *Entre estes campos um dos mais importantes é o da '''classificação do acervo'''. | + | ::*Entre estes campos um dos mais importantes é o da '''classificação do acervo'''. |
− | *A '''classificação''' tem o objetivo de reunir os livros de um mesmo assunto e indicar sua localização na estante. | + | ::*A '''classificação''' tem o objetivo de reunir os livros de um mesmo assunto e indicar sua localização na estante. |
− | *No processo de '''classificação''' de um livro pode ser usado a '''Classificação Decimal Universal - CDU''' para a catalogação dos acervos e montagem da árvore de classificação. | + | ::*No processo de '''classificação''' de um livro pode ser usado a '''Classificação Decimal Universal - CDU''' para a catalogação dos acervos e montagem da árvore de classificação. |
− | *Pode ser utilizado qualquer outro tipo de '''classificação''' para a catalogação dos acervos, mas não será possível montar a árvore de classificação. | + | ::*Pode ser utilizado qualquer outro tipo de '''classificação''' para a catalogação dos acervos, mas não será possível montar a árvore de classificação. |
− | *O '''Sistema Giz''' permitirá que o processo de '''classificação''' de um livro aconteça das seguintes formas: | + | :*O '''Sistema Giz''' permitirá que o processo de '''classificação''' de um livro aconteça das seguintes formas: |
− | + | ====1) Inserção Direta do Código de Classificação:==== | |
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+ | ::*Digitação do código de classificação do livro diretamente na tela de cadastro de acervos e posterior geração da árvore de classes na aba de '''classificação'''. | ||
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::*Após a inserção do '''código de classificação''', quando for acessada a '''Aba classificação''', o sistema irá gerar a árvore de classes, caso a bibliotecária esteja utilizando a '''Classificação Decimal Universal - CDU'''. | ::*Após a inserção do '''código de classificação''', quando for acessada a '''Aba classificação''', o sistema irá gerar a árvore de classes, caso a bibliotecária esteja utilizando a '''Classificação Decimal Universal - CDU'''. | ||
− | |||
::*O campo que aparece ao lado da '''Classificação''' é o '''Cutter''', responsável por registrar as siglas que se referem ao título do livro e autor. | ::*O campo que aparece ao lado da '''Classificação''' é o '''Cutter''', responsável por registrar as siglas que se referem ao título do livro e autor. | ||
::[[Image:bib_img_184.jpg]] | ::[[Image:bib_img_184.jpg]] | ||
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+ | :'''Atenção:''' | ||
+ | ::*Nesta condição o sistema criará as classes e sua hierarquia, porém não incluirá as descrições das '''classes''' e '''subclasses'''. Para isto, a tela de cadastro de '''Classificações de Acervos''' deverá ser usada para complementação das informações de '''Classificação'''. | ||
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+ | ::*Ao fazer a edição de uma classe, o sistema só permitirá alterar a descrição. A exclusão só será permitida se não existir uma classe inferior para a classe a ser excluída ou se não existirem acervos vinculados à classificação. | ||
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− | + | ====Campos: CDU e Cutter:==== | |
:::No cadastro de acervo - nos campos '''CDU''' e '''Cutter''' - o usuário poderá utilizar as nomeclaturas que desejar, precisando apenas alterá-las em: [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php?title=Par%C3%A2metros_-_Giz_Biblioteca#Aba_Gerais '''Parâmetros | Aba Gerais | Nomeclatura | CDU e Cutter''']. | :::No cadastro de acervo - nos campos '''CDU''' e '''Cutter''' - o usuário poderá utilizar as nomeclaturas que desejar, precisando apenas alterá-las em: [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php?title=Par%C3%A2metros_-_Giz_Biblioteca#Aba_Gerais '''Parâmetros | Aba Gerais | Nomeclatura | CDU e Cutter''']. | ||
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− | *''' | + | ====2) Criação do Catálogo de Classificações:==== |
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+ | ::*Cadastro da árvore de classes na tela de classificações e posterior inserção do código de classificação ('''CDU''') do livro na tela de cadastro de acervos. | ||
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+ | ::*A criação do '''Catálogo de Classificações''' deverá ser feita na tela de cadastros de '''Classificações de Acervos.''' | ||
+ | |||
+ | ::*E após este cadastro, o código de classificação deverá ser selecionado a partir da tela de cadastro de acervos, botão de pesquisa de classificações (como destacado abaixo). | ||
− | ::[[Image: | + | ::[[Image:bib_img_043.jpg]] |
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+ | ====3) Geração das Classificações a partir de Acervos já cadastrados:==== | ||
− | ''' | + | ::*Esta opção é indicada apenas para clientes que já possuem acervos cadastrados e os respectivos códigos de classificação no formato '''CDU''' inseridos no banco de dados. |
− | ::* | + | ::*Esta opção deverá ser feita pela opção de '''correção de banco de dados''', '''item 02 - Criar classificações a partir da CDU dos acervos.''' |
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+ | ===Clonar Acervo:=== | ||
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+ | ::*Com esta opção o usuário poderá '''clonar''' o acervo que desejar, apenas clicando no botão '''Clonar Acervo'''. O sistema cria um cópia idêntica ao acervo desejado, agilizando muitos cadastros, como no caso de várias edições de um mesmo acervo. | ||
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+ | ::[[Image:bib_img_194.jpg]] | ||
− | + | ===Alterar tipo de Acervo=== | |
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− | :*''' | + | ::*Este função permite alterar o '''Tipo do Acervo''' de itens cadastrados no sistema. |
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− | ::* | + | ::*'''Exemplo''': |
− | + | :::*O usuário inclui vários títulos de uma coleção num acervo intitulado '''tipo Livro'''. Depois observa que a coleção deveria estar dentro de um acervo intitulado '''Livros 0bras Raras'''. Com a função '''Alterar tipo de Acervo''' ele realiza esta mudança de tipo de acervo com facilidade na própria tela de cadastro do acervo. | |
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+ | ::[[Image:bib_img_043a.jpg]] | ||
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− | + | ===Carregar imagem - Capturar imagem=== | |
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+ | Através da opção '''Carregar imagem''' é possível carregar uma imagem adicionando-a ao acervo cadastrado. A opção '''Capturar imagem''', permite a captura de imagens, que serão vinculadas ao acervo cadastrado. | ||
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+ | ::[[Imagem:bib_img_0043.jpg]] | ||
==Aba Outros== | ==Aba Outros== | ||
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::*'''Notas:''' serão descritas características que diferenciam o exemplar. | ::*'''Notas:''' serão descritas características que diferenciam o exemplar. | ||
− | :::*'''Exemplo''': | + | :::*'''Exemplo''': |
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::::*Exemplar faz parte de uma coleção que não está completa. | ::::*Exemplar faz parte de uma coleção que não está completa. | ||
::::*Exemplar contém diagramas, mapas, etc, que não estão fixados. | ::::*Exemplar contém diagramas, mapas, etc, que não estão fixados. | ||
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::*'''Outros campos como:''' | ::*'''Outros campos como:''' | ||
− | :::*''' | + | :::*'''Sistema de Gravação:''' deve ser informado qual o tipo de arquivo multimídia. '''Ex.:''' CD, DVD etc. |
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− | :::*''' | + | :::*'''Gêneros:''' informe o gênero do acervo. |
− | :::*''' | + | :::*'''Acervo Ilustrado:''' marque esta opção se o acervo for ilustrado. |
+ | :::*'''Referência:''' marque esta opção se o acervo possuir referência. | ||
==Aba Assuntos== | ==Aba Assuntos== | ||
− | :* | + | :*Nesta opção que os assuntos cadastrados são associados aos acervos. Essa associação permite um ganho enorme no que diz respeito à recuperação de determinadas obras a partir da informação contida na mesma. |
− | |||
:*Devem ser associados quantos assuntos forem necessários para melhor caracterizar o acervo que está sendo cadastrado, sempre com a visão de como este acervo pode ser encontrado. | :*Devem ser associados quantos assuntos forem necessários para melhor caracterizar o acervo que está sendo cadastrado, sempre com a visão de como este acervo pode ser encontrado. | ||
Linha 174: | Linha 204: | ||
− | :*Escolha o assunto principal do acervo. Depois clique no botão | + | :*Escolha o assunto principal do acervo. Depois clique no botão '''Adicionar''' e selecione o(s) assunto(s) secundários do item do acervo cadastrado. |
− | |||
:*Se ao realizar a associação do assunto ao acervo, não existir o assunto cadastrado, o usuário poderá ir ao Menu '''Cadastros | Assuntos''' e incluir o(s) assunto(s) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação. | :*Se ao realizar a associação do assunto ao acervo, não existir o assunto cadastrado, o usuário poderá ir ao Menu '''Cadastros | Assuntos''' e incluir o(s) assunto(s) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação. | ||
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==Aba Responsáveis== | ==Aba Responsáveis== | ||
Linha 188: | Linha 216: | ||
− | :*Se ao realizar a associação do responsável ao acervo, não existir o responsável cadastrado, o usuário poderá | + | :*Se ao realizar a associação do responsável ao acervo, não existir o responsável cadastrado, o usuário poderá cadastrá-lo diretamente pelo cadastro do acervo ou: |
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+ | ::*1) Ir ao [[Responsáveis | menu Cadastros - Responsáveis]] e incluir o(s) responsável(is) desejado(s), em seguida voltar para a tela de acervos e efetivar a associação. | ||
+ | ::*2) Realizar a mesma ação para cadastrar o '''Tipo de Responsabilidade'''. Basta o usuário acessar '''Menu | Cadastros | Tipos de Responsabilidade''' e incluir o(s) tipo(s) de responsabilidade(s) desejado(s) e em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação. | ||
− | |||
+ | ::* Veja ainda: [[#Dica de atalho para inclusão de dados no Acervo: | Dica de atalho para inclusão de dados no Acervo]] | ||
==Aba Exemplares== | ==Aba Exemplares== | ||
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::[[Image:bib_img_048.jpg]] | ::[[Image:bib_img_048.jpg]] | ||
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+ | :*O botão '''Clonar Exemplar''' possibilita ao usuário clonar exemplares informando a quantidade. O sistema deverá repetir todas as informações dos exemplares, incrementando apenas o código de cada exemplar. | ||
:*Para incluir um exemplar clique no botão '''Adicionar'''. Esse número de registro é utilizado pelo sistema na identificação do exemplar, nas emissões de etiquetas de lombadas e código de barras. | :*Para incluir um exemplar clique no botão '''Adicionar'''. Esse número de registro é utilizado pelo sistema na identificação do exemplar, nas emissões de etiquetas de lombadas e código de barras. | ||
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:*'''Número do Registro:''' O número do registro representa a identificação do exemplar no inventário da biblioteca; o número que será usado nas pesquisas, nas transações de empréstimos, devoluções, reservas, nas emissões de etiquetas de lombadas, de código de barras etc. | :*'''Número do Registro:''' O número do registro representa a identificação do exemplar no inventário da biblioteca; o número que será usado nas pesquisas, nas transações de empréstimos, devoluções, reservas, nas emissões de etiquetas de lombadas, de código de barras etc. | ||
− | |||
:*'''Número do Exemplar:''' O campo número do exemplar representa o número sequencial de exemplares de determinada obra, ou seja, de certa forma o número do exemplar pode representar a ordem ou a quantidade de exemplares já cadastrados para a obra. | :*'''Número do Exemplar:''' O campo número do exemplar representa o número sequencial de exemplares de determinada obra, ou seja, de certa forma o número do exemplar pode representar a ordem ou a quantidade de exemplares já cadastrados para a obra. | ||
− | |||
:*'''Disponível:''' Este campo serve para determinar se o exemplar está disponível para a realização de empréstimos. Ao definir a opção NÃO, será obrigatório informar o motivo da indisponibilidade. | :*'''Disponível:''' Este campo serve para determinar se o exemplar está disponível para a realização de empréstimos. Ao definir a opção NÃO, será obrigatório informar o motivo da indisponibilidade. | ||
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:*'''Motivo da Indisponibilidade:''' Neste campo pode ser definido uma indisponibilidade para um acervo, as opções para seleção são aquelas cadastradas no '''Menu Cadastros | Indisponibilidades'''. Ao colocar uma indisponibilidade temporária, o sistema verifica se o exemplar está emprestado. Caso esteja, não é permitido mudar a situação de disponível enquanto o exemplar não for devolvido. | :*'''Motivo da Indisponibilidade:''' Neste campo pode ser definido uma indisponibilidade para um acervo, as opções para seleção são aquelas cadastradas no '''Menu Cadastros | Indisponibilidades'''. Ao colocar uma indisponibilidade temporária, o sistema verifica se o exemplar está emprestado. Caso esteja, não é permitido mudar a situação de disponível enquanto o exemplar não for devolvido. | ||
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:*Se o exemplar estiver reservado, é enviado para o usuário uma mensagem perguntando-lhe se deseja colocar o exemplar indisponível temporariamente e cancelar todas as reservas ou não. | :*Se o exemplar estiver reservado, é enviado para o usuário uma mensagem perguntando-lhe se deseja colocar o exemplar indisponível temporariamente e cancelar todas as reservas ou não. | ||
− | |||
:*'''Tipo de aquisição:''' Neste campo é informada a forma como o livro foi adquirido pela biblioteca. Por exemplo, se foi através de alguma doação. | :*'''Tipo de aquisição:''' Neste campo é informada a forma como o livro foi adquirido pela biblioteca. Por exemplo, se foi através de alguma doação. | ||
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:*'''Nota Fiscal:''' Nota de aquisição do acervo. | :*'''Nota Fiscal:''' Nota de aquisição do acervo. | ||
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==Aba Curso/Disciplina== | ==Aba Curso/Disciplina== | ||
:*Um curso/disciplina pode ser associado a um acervo para que posteriormente estes acervos possam ser recuperados através do curso ou disciplina. | :*Um curso/disciplina pode ser associado a um acervo para que posteriormente estes acervos possam ser recuperados através do curso ou disciplina. | ||
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:*Antes de escolher uma disciplina e/ou um curso nesta aba, é necessário incluir os cursos e as disciplinas em seus respectivos cadastros. | :*Antes de escolher uma disciplina e/ou um curso nesta aba, é necessário incluir os cursos e as disciplinas em seus respectivos cadastros. | ||
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:*Este cadastro, possibilita ao usuário saber futuramente quantos acervos e exemplares por curso ou por disciplina existem no sistema. | :*Este cadastro, possibilita ao usuário saber futuramente quantos acervos e exemplares por curso ou por disciplina existem no sistema. | ||
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:*Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório no menu: '''Relatórios | Quantitativo''' e/ou pelo relatório '''Cursos/Disciplinas''' também no menu relatórios. | :*Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório no menu: '''Relatórios | Quantitativo''' e/ou pelo relatório '''Cursos/Disciplinas''' também no menu relatórios. | ||
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:*Pode ser associado ao acervo um curso, uma disciplina ou ambos. Utilize o botão '''Adicionar''', uma janela como a ilustrada abaixo aparecerá. | :*Pode ser associado ao acervo um curso, uma disciplina ou ambos. Utilize o botão '''Adicionar''', uma janela como a ilustrada abaixo aparecerá. | ||
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:*Ao entrar na aba '''classificação''' o sistema verifica: | :*Ao entrar na aba '''classificação''' o sistema verifica: | ||
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:*Se existe a '''classificação''' cadastrada e mostra a árvore aberta até a última classe. | :*Se existe a '''classificação''' cadastrada e mostra a árvore aberta até a última classe. | ||
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:*Se não existe, elas são incluídas automaticamente, mas a descrição delas é feita manualmente, através do '''Cadastro de Classificação'''. | :*Se não existe, elas são incluídas automaticamente, mas a descrição delas é feita manualmente, através do '''Cadastro de Classificação'''. | ||
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==Aba Analíticas== | ==Aba Analíticas== | ||
− | Para cadastrar dados analíticos sobre o acervo, na aba '''Analíticas''' clique em '''Adicionar''' ou '''Editar''', que será aberta a tela para digitação dos detalhes: | + | *Para cadastrar dados analíticos sobre o acervo, na aba '''Analíticas''' clique em '''Adicionar''' ou '''Editar''', que será aberta a tela para digitação dos detalhes: |
Edição atual tal como às 16h46min de 15 de janeiro de 2019
Índice
Aba Acervo
- O Acervo constitui o conjunto das obras de uma biblioteca.
- Este conjunto é formado por: livros, fitas de vídeo, periódicos (jornais, revistas, artigos, prospectos, monografias), mapas, cd's/dvd's, etc.
Dica: Para acessar a tela de cadastro do Acervo com rapidez use o atalho: Ctrl + ALt + V
Inclusão e Exclusão de Acervos
- Na inclusão de um acervo são exigidos o preenchimento de itens como:
- Código;
- Título/Sub-Título;
- Classificação;
- Editor;
- Área de conhecimento;
- Idioma;
- Localização;
- Coleção/Série;
- Tipo de Acervo;
- Imagem da capa da obra;
- Assunto principal
- Responsável (no mínimo um);
- Exemplares (no mínimo um);
- Entre outros dados, para melhor identificação e movimentação dos acervos.
- Na exclusão de um acervo é verificado se este está emprestado ou reservado. Caso esteja, o sistema envia mensagem avisando ao usuário da impossibilidade de excluí-lo.
Dica de atalho para inclusão de dados no Acervo:
- No momento de cadastrar os itens: Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de Responsabilidade e Tipo de Aquisição no cadastro de Acervo, o sistema oferece a opção de inserir registros direto na tela de Pesquisa:
- 1) Entre na tela de Pesquisa (do item que será cadastrado: Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de Responsabilidade ou Tipo de Aquisição);
- 2) Escreva o nome do dado que deseja pesquisar/incluir no cadastro do Acervo;
- 3) Não encontrando o dado no sistema, este habilita o botão Inserir que facilita a inclusão do item diretamente no cadastro, pela tela de Pesquisa que está sendo utilizada.
Classificação do Acervo
- Na primeira página do cadastro de acervos (aba Acervo) são incluídos os principais dados para a catalogação da obra.
- Entre estes campos um dos mais importantes é o da classificação do acervo.
- A classificação tem o objetivo de reunir os livros de um mesmo assunto e indicar sua localização na estante.
- No processo de classificação de um livro pode ser usado a Classificação Decimal Universal - CDU para a catalogação dos acervos e montagem da árvore de classificação.
- Pode ser utilizado qualquer outro tipo de classificação para a catalogação dos acervos, mas não será possível montar a árvore de classificação.
- O Sistema Giz permitirá que o processo de classificação de um livro aconteça das seguintes formas:
1) Inserção Direta do Código de Classificação:
- Digitação do código de classificação do livro diretamente na tela de cadastro de acervos e posterior geração da árvore de classes na aba de classificação.
- Após a inserção do código de classificação, quando for acessada a Aba classificação, o sistema irá gerar a árvore de classes, caso a bibliotecária esteja utilizando a Classificação Decimal Universal - CDU.
- O campo que aparece ao lado da Classificação é o Cutter, responsável por registrar as siglas que se referem ao título do livro e autor.
- Atenção:
- Nesta condição o sistema criará as classes e sua hierarquia, porém não incluirá as descrições das classes e subclasses. Para isto, a tela de cadastro de Classificações de Acervos deverá ser usada para complementação das informações de Classificação.
- Ao fazer a edição de uma classe, o sistema só permitirá alterar a descrição. A exclusão só será permitida se não existir uma classe inferior para a classe a ser excluída ou se não existirem acervos vinculados à classificação.
Campos: CDU e Cutter:
- No cadastro de acervo - nos campos CDU e Cutter - o usuário poderá utilizar as nomeclaturas que desejar, precisando apenas alterá-las em: Parâmetros | Aba Gerais | Nomeclatura | CDU e Cutter.
- Nomeclaturas Alteradas:
2) Criação do Catálogo de Classificações:
- Cadastro da árvore de classes na tela de classificações e posterior inserção do código de classificação (CDU) do livro na tela de cadastro de acervos.
- A criação do Catálogo de Classificações deverá ser feita na tela de cadastros de Classificações de Acervos.
- E após este cadastro, o código de classificação deverá ser selecionado a partir da tela de cadastro de acervos, botão de pesquisa de classificações (como destacado abaixo).
3) Geração das Classificações a partir de Acervos já cadastrados:
- Esta opção é indicada apenas para clientes que já possuem acervos cadastrados e os respectivos códigos de classificação no formato CDU inseridos no banco de dados.
- Esta opção deverá ser feita pela opção de correção de banco de dados, item 02 - Criar classificações a partir da CDU dos acervos.
Clonar Acervo:
- Com esta opção o usuário poderá clonar o acervo que desejar, apenas clicando no botão Clonar Acervo. O sistema cria um cópia idêntica ao acervo desejado, agilizando muitos cadastros, como no caso de várias edições de um mesmo acervo.
Alterar tipo de Acervo
- Este função permite alterar o Tipo do Acervo de itens cadastrados no sistema.
- Exemplo:
- O usuário inclui vários títulos de uma coleção num acervo intitulado tipo Livro. Depois observa que a coleção deveria estar dentro de um acervo intitulado Livros 0bras Raras. Com a função Alterar tipo de Acervo ele realiza esta mudança de tipo de acervo com facilidade na própria tela de cadastro do acervo.
Carregar imagem - Capturar imagem
Através da opção Carregar imagem é possível carregar uma imagem adicionando-a ao acervo cadastrado. A opção Capturar imagem, permite a captura de imagens, que serão vinculadas ao acervo cadastrado.
Aba Outros
- Na aba Outros são digitadas informações adicionais para catalogação da obra, como por exemplo Notas especiais e Conteúdo do acervo.
- Conteúdo: serão digitadas palavras chaves que indicam assuntos que não estão descritos na ficha de catalogação dos livros.
- Notas: serão descritas características que diferenciam o exemplar.
- Exemplo:
- Exemplar faz parte de uma coleção que não está completa.
- Exemplar contém diagramas, mapas, etc, que não estão fixados.
- Outros campos como:
- Sistema de Gravação: deve ser informado qual o tipo de arquivo multimídia. Ex.: CD, DVD etc.
- Gêneros: informe o gênero do acervo.
- Acervo Ilustrado: marque esta opção se o acervo for ilustrado.
- Referência: marque esta opção se o acervo possuir referência.
Aba Assuntos
- Nesta opção que os assuntos cadastrados são associados aos acervos. Essa associação permite um ganho enorme no que diz respeito à recuperação de determinadas obras a partir da informação contida na mesma.
- Devem ser associados quantos assuntos forem necessários para melhor caracterizar o acervo que está sendo cadastrado, sempre com a visão de como este acervo pode ser encontrado.
- Escolha o assunto principal do acervo. Depois clique no botão Adicionar e selecione o(s) assunto(s) secundários do item do acervo cadastrado.
- Se ao realizar a associação do assunto ao acervo, não existir o assunto cadastrado, o usuário poderá ir ao Menu Cadastros | Assuntos e incluir o(s) assunto(s) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.
Aba Responsáveis
- Nesta aba do cadastro, são associados todos os responsáveis pela obra, assim como, seus tipos de responsabilidades. Clique no botão Adicionar e selecione o(s) responsável(eis) e seu(s) tipo(s) de responsabilidade(s) no acervo cadastrado.
- Se ao realizar a associação do responsável ao acervo, não existir o responsável cadastrado, o usuário poderá cadastrá-lo diretamente pelo cadastro do acervo ou:
- 1) Ir ao menu Cadastros - Responsáveis e incluir o(s) responsável(is) desejado(s), em seguida voltar para a tela de acervos e efetivar a associação.
- 2) Realizar a mesma ação para cadastrar o Tipo de Responsabilidade. Basta o usuário acessar Menu | Cadastros | Tipos de Responsabilidade e incluir o(s) tipo(s) de responsabilidade(s) desejado(s) e em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.
- Veja ainda: Dica de atalho para inclusão de dados no Acervo
Aba Exemplares
- Por esta página são incluídos cada um dos exemplares do acervo. Cada acervo cadastrado deve possuir pelo menos um exemplar, caso contrário, o usuário está cadastrando somente o título do acervo, nenhum empréstimo poderá ser realizado, já que não existe nenhum exemplar para o acervo.
- O botão Clonar Exemplar possibilita ao usuário clonar exemplares informando a quantidade. O sistema deverá repetir todas as informações dos exemplares, incrementando apenas o código de cada exemplar.
- Para incluir um exemplar clique no botão Adicionar. Esse número de registro é utilizado pelo sistema na identificação do exemplar, nas emissões de etiquetas de lombadas e código de barras.
- Para informar os dados do exemplar do acervo, será exibida a seguinte janela de edição:
- Número do Registro: O número do registro representa a identificação do exemplar no inventário da biblioteca; o número que será usado nas pesquisas, nas transações de empréstimos, devoluções, reservas, nas emissões de etiquetas de lombadas, de código de barras etc.
- Número do Exemplar: O campo número do exemplar representa o número sequencial de exemplares de determinada obra, ou seja, de certa forma o número do exemplar pode representar a ordem ou a quantidade de exemplares já cadastrados para a obra.
- Disponível: Este campo serve para determinar se o exemplar está disponível para a realização de empréstimos. Ao definir a opção NÃO, será obrigatório informar o motivo da indisponibilidade.
- Motivo da Indisponibilidade: Neste campo pode ser definido uma indisponibilidade para um acervo, as opções para seleção são aquelas cadastradas no Menu Cadastros | Indisponibilidades. Ao colocar uma indisponibilidade temporária, o sistema verifica se o exemplar está emprestado. Caso esteja, não é permitido mudar a situação de disponível enquanto o exemplar não for devolvido.
- Se o exemplar estiver reservado, é enviado para o usuário uma mensagem perguntando-lhe se deseja colocar o exemplar indisponível temporariamente e cancelar todas as reservas ou não.
- Tipo de aquisição: Neste campo é informada a forma como o livro foi adquirido pela biblioteca. Por exemplo, se foi através de alguma doação.
- Nota Fiscal: Nota de aquisição do acervo.
Aba Curso/Disciplina
- Um curso/disciplina pode ser associado a um acervo para que posteriormente estes acervos possam ser recuperados através do curso ou disciplina.
- Antes de escolher uma disciplina e/ou um curso nesta aba, é necessário incluir os cursos e as disciplinas em seus respectivos cadastros.
- Este cadastro, possibilita ao usuário saber futuramente quantos acervos e exemplares por curso ou por disciplina existem no sistema.
- Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório no menu: Relatórios | Quantitativo e/ou pelo relatório Cursos/Disciplinas também no menu relatórios.
- Pode ser associado ao acervo um curso, uma disciplina ou ambos. Utilize o botão Adicionar, uma janela como a ilustrada abaixo aparecerá.
- Sempre que estiver selecionado um curso, ao realizar a pesquisa das disciplinas o sistema realizará o filtro das disciplinas exibindo apenas aquelas associadas ao curso.
Aba Classificação
- A aba de classificação servirá para visualizar a classe do CDU que o acervo pertence e sua hierarquia. Esta aba aparecerá somente se o campo classificação da aba acervo estiver preenchido.
- Ao entrar na aba classificação o sistema verifica:
- Se existe a classificação cadastrada e mostra a árvore aberta até a última classe.
- Se não existe, elas são incluídas automaticamente, mas a descrição delas é feita manualmente, através do Cadastro de Classificação.
Aba Analíticas
- Para cadastrar dados analíticos sobre o acervo, na aba Analíticas clique em Adicionar ou Editar, que será aberta a tela para digitação dos detalhes:
- Registro: Cadastro dos dados: Título, Classificação (CDU/Cutter), Link, Idioma e Localização.
- Sub-aba Assunto:
- Cadastro da descrição do assunto referente ao detalhe do acervo.
- Sub-aba Responsáveis:
- Cadastro dos dados do responsável e seu tipo de responsabilidade.
- Conteúdo e Notas:
- Cadastros das informações sobre o conteúdo e de notas gerais sobre o mesmo.