Importação de Dados do Excel

Informações

• Este procedimento permite a importação das informações contidas em uma planilha com a extensão (.xls) para o Sistema Giz.

• As informações serão processadas pelo sistema, exibindo-as antes em um grid, possibilitando ajustes antes de concluir o processo.

• Abaixo,veremos o significado de cada opção e botão, em tela, que a interface possui e como devemos configurar a planilha com as colunas obrigatórias para importação e quais informações adicionais poderão ser importadas também.

• Para realizar o processo de importação dos dados, o usuário irá acessar o módulo Giz Básico, menu Utilitários | Importação de Dados do Excel.

Parâmetros gerais

• Através desta rotina é possível importar as seguintes informações:

• Inserir/Atualizar dados cadastrais do(s) aluno(s): selecionando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando as informações correspondentes aos dados pessoais do aluno. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela ALUNOGER.

• Inserir/Associar dados cadastrais do(s) responsável(is) pelo aluno: ao marcar este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando o tipo de responsável definido e criando os dados pessoais do responsável no sistema e vinculando ele ao aluno. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas nas tabelas RESPONS, RESPALU e atualizada a tabela ALUNOGER.

• Inserir curso para o(s) aluno(s): selecionando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando a informação correspondente ao curso no qual o aluno será matriculado. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela CURALGER.

• Inserir turma para o(s) aluno(s): marcando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando a informação correspondente à turma no qual o aluno será enturmado. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela TURMALU.

• Inserir disciplina(s) para o(s) aluno(s): habilitando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando qual foi a turma definida para que o aluno seja enturmado, e irá matricular o aluno nas disciplinas correspondentes a esta turma. A nível de suporte, as informações serão inseridas na tabela FICHALU.

Importação dos dados

• Selecione o arquivo de importação clicando no ícone .

• Este campo possibilita que o usuário efetue a seleção do arquivo a ser importado.
• É possível digitar o caminho do diretório do arquivo ou clicar no ícone (pasta amarela) acima, para abrir o localizador de arquivos.

• Marque os parâmetros citados acima no qual deseja importar as informações.

• Clique no botão Importar para importar os dados e atualizar as informações no ERP-AIX.

• Ao pressionar este botão, a interface efetua a leitura do arquivo selecionado e carrega as informações em uma nova interface em formato de grid, no qual possibilita a manutenção das informações incorretas, caso haja necessidade.

• Caso o usuário deseja sair da interface, deverá clicar no botão Fechar.

Configuração da planilha(em manutenção)

• A planilha para ser importada no sistema Giz, depende de algumas configurações e regras descritas abaixo:

Importante:

• Na planilha Excel, a primeira linha deverá conter os nomes dos campos referidos das tabelas citadas anteriormente.

• Os campos obrigatórios do ERP-AIX deverão conter apenas o nome do campo.

• Exemplo: Matrícula (campo obrigatório). Nomenclatura será MATRICULA.

• Já os campos que não são obrigatórios deverão conter a seguinte nomenclatura: [nome_da_tabela]_[nomedocampo].

• Exemplo: Cidade do aluno (campo não obrigatório). Nomenclatura na primeira linha da planilha deverá ser ALUNOGER_CIDADE.

Atenção:

• Para importar os dados cadastrais dos alunos utilize somente a tabela ALUNOGER, não faça referência a tabela ALUNOSS na planilha Excel.

 Inserindo dados dos alunos

• A planilha Excel deverá conter os seguintes campos obrigatórios: Matricula, CPF, Curso, nome, turma, data_nascimento.

• O campo MATRÍCULA poderá ficar em branco somente se a máscara utilizada no ERP-AIX permitir que seja criada automaticamente.

• A simulação abaixo foi feita gerando o código manualmente, portanto foi necessário verificar no banco de dados, o último código de matrícula utilizado pelo ERP-AIX e popular a planilha Excel:

• Observação: A planilha configurada e ilustrada acima irá gerar a tabela Alunoger, Alunoss, Turmalu e Curalger.

  Gerar registro de turma e curso do aluno

• Para gerar a turma/curso do aluno e o enturmar, a turma e o curso deverão estar criados no ERP-AIX e também inserida no Excel.

  Gerar registro de disciplinas do aluno

• Para gerar as disciplinas do aluno, o curso precisa estar associado à unidade; ao ano grade vinculado à turma; e as disciplinas corretamente ofertadas.

  Gerar registro de responsáveis do aluno

• O sistema importa todos os tipos de responsáveis utilizando o seguinte NOME CHAVE para as colunas conforme os respectivos tipos:

• RESPFINAN: Para importação de dados do responsável financeiro.

• RESPACADEM: Para importação de dados do responsável acadêmico.

• RESPAVALISTA: Para importação de dados do responsável do tipo avalista.

• PAI: Para importação de dados do responsável pai.

• MAE: Para importação de dados do responsável mãe.

• Para importar outros dados cadastrais dos responsáveis, conforme o tipo, utilize o nome do campo chave do tipo responsável + o nome do campo da tabela RESPONS.

• Exemplos:

1) Utilize RESPFINAN_ENDERECO para importar o endereço do responsável financeiro do aluno.

2) Use RESPACADEM_ENDERECO para importar o endereço do responsável acadêmico do aluno.

3)Utilize PAI_CIDADE para importar a cidade do endereço do pai do aluno.

4)Use MAE_CEP para importar o CEP do endereço da mãe do aluno.

Observação:

• Se for informado valor para o campo CPF, para alguns dos campos chaves dos responsáveis, o sistema irá verificar a existência do responsável pelo valor do CPF, e se encontrar o CPF, não inclui o registro, realizando somente a associação ao aluno conforme o tipo de responsabilidade. Se o sistema não encontrar o CPF, então realiza a inserção do responsável no cadastro e faz o vínculo com o aluno.