Documentos

Durante o processo de matrícula os alunos entregam na instituição a documentação necessária para a comprovação das informações. No Cadastro de Documentos são inseridos todos os documentos necessários para a realização da matrícula dos alunos.

• O preenchimento das informações abaixo auxiliará no controle de documentos requeridos e no processo de envio destes através do portal WebGiz.

• No cadastro de Cursos, estes documentos são associados aos cursos que se referem.

• É possível caracterizar os documentos quanto à sua natureza, como por exemplo, por sexo e idade mínima obrigatória. Com estas características o sistema filtra os documentos específicos para os alunos de acordo com o sexo e a idade dos mesmos.

Abaixo, uma breve explicação de cada campo:

• Descrição: o usuário deverá preencher com a descrição que irá identificar o documento como por exemplo: Título de eleitor, Certidão de Nascimento, etc.

• Idade mínima obrigatória: idade mínima exigida no qual o documento passa a ser de entrega obrigatória.

• Idade mínima para permitir entrega: no exemplo da imagem acima, podemos ver que para efetuar a entrega do título de eleitor, o aluno precisa ter no mínimo 18 anos (idade mínima obrigatória), por se tratar da idade no qual o documento passa a ser de entrega obrigatória. Contudo, há casos em que alunos já possuem este documento com uma idade inferior a esta, neste caso o campo idade mínima para permitir entrega poderá ser preenchido e o sistema se comporta como uma entrega facultativa.

• No exemplo acima, o aluno se tiver no mínimo 16 anos, já possibilita a entrega do documento e o sistema não o trata como obrigatório.

• Renovar entrega por período letivo: este parâmetro possibilita que um determinado documento passe a ter sua entrega vinculada a cada período letivo que o aluno se encontra, possibilitando a entrega do mesmo documento mais de uma vez.

Importante:

• Este parâmetro somente será habilitado para marcação quando a opção Documento permanente não estiver marcada.

  Exemplo: algumas instituições a cada período letivo o aluno/responsável deve entregar o cartão de vacina atualizado.

• Documento permanente(válido para todos os cursos do aluno): este parâmetro possibilita definir que a entrega deste documento seja efetuada uma única vez e ele será considerado como entregue em qualquer outro curso no qual o aluno venha a se matricular.

Importante:

• Este parâmetro somente será habilitado quando a opção Renovar entrega por período letivo, que vimos anteriormente, não estiver marcada.

 Exemplo:
  Estudante ensino infantil > maternal: entregou RG dos pais/responsáveis. 
  Depois, este aluno foi para o curso de ensino fundamental: ele não precisará entregar novamente o documento, caso já esteja entregue na instituição.

  Observação: o documento que está registrado no curso Maternal deve ser o mesmo documento informado no curso fundamental.

• Permitir entrega via upload de arquivos: este parâmetro, quando marcado, possibilita que o aluno e/ou responsável faça o envio de uma cópia deste documento através do portal do WebGiz.

• Para o envio através do portal além deste cadastro de documentos será necessário configurar os diretórios onde os arquivos serão salvos através o módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | Parâmetros.

• O usuário após realizar o login no portal WebGiz, visualiza a lista dos documentos pendentes (caso o parâmetro esteja configurado para exibição), ou confere na Relação de Documentos no menu Acadêmico do portal e no processo de matrícula online (Escola); e clica para enviar.

• Clique aqui para ver detalhadamente como é realizado o envio de documentos via portal WebGiz.

• Obrigatório UPLOAD na matrícula online: este parâmetro somente será habilitado para marcação quando o a opção Permitir entre via upload de arquivos estiver marcada. Trabalham em conjunto.

• Marcando esta opção, o sistema no processo da matrícula online, quando configurada a etapa de envio de documentos, somente permitirá ao responsável financeiro prosseguir com a matrícula, se os documentos de envio obrigatórios estiverem entregues ou com seus arquivos já enviados.

• Obrigatória entrega do documento físico: este parâmetro, se marcado, notifica ao aluno e/ou responsável, no portal do WebGiz, que este documento, mesmo que possibilitando o seu envio pelo portal, deverá ser entregue de forma física na instituição.

• Mensagem de nível informativo no qual a instituição está aceitando o arquivo enviado, mas o aluno/responsável deve entregar na instituição.