Mudanças entre as edições de "Tipo Requerimento - WebGiz Protocolo"
(→Caminho/trâmite) |
|||
(32 revisões intermediárias por 5 usuários não estão sendo mostradas) | |||
Linha 2: | Linha 2: | ||
<div style="text-align: justify;"> | <div style="text-align: justify;"> | ||
+ | :*O cadastro de '''Tipo de Requerimento''' definirá quais tipos de solicitações serão disponibilizadas no sistema para os usuários. | ||
− | |||
+ | :*Para cadastrar os tipos de requerimento clique no menu '''Protocolo | Tipo de Requerimento'''. | ||
− | |||
+ | ::[[Imagem:protocolo13.jpg]] | ||
− | |||
+ | ==Informações iniciais== | ||
− | |||
+ | :*Este cadastro determina o tipo de requerimento que vai ser utilizado pelos usuários. | ||
− | |||
+ | ::[[Imagem:protocolo400.jpg]] | ||
− | |||
− | :''' | + | :*'''Nome:''' é o nome dado ao requerimento. |
+ | |||
+ | :*'''Tipo de requerimento:''' defina se o requerimento será do tipo '''Livre''' ou '''Sugerido.''' | ||
− | :'''Sugerido:''' | + | |
+ | ::*'''Sugerido:''' neste tipo de requerimento, o sistema permite que apenas setores previamente associados ao trâmite do requerimento possam dar andamento à solicitação. | ||
+ | |||
+ | ::*'''Livre:''' Quando o requerimento é do tipo '''Livre''', no momento de realizar o andamento do trâmite, o solicitante pode direcioná-lo a qualquer setor da instituição, mesmo que este não esteja associado ao trâmite do requerimento. A imagem abaixo ilustra um tipo de requerimento que possui dois trâmites, para dois órgão distintos. | ||
+ | ::[[Imagem:FAQ_Protocolo_TipoReq1a.jpg]] | ||
− | |||
− | :''' | + | :*Já a janela abaixo, representa um andamento sendo realizado em um tipo de requerimento do tipo '''Livre'''. Observe que o sistema lista todos os órgãos existentes no sistema, mesmo que não sejam os órgãos vinculados no cadastro de trâmite do tipo de requerimento. |
− | : | + | |
+ | ::[[Imagem:FAQ_Protocolo_TipoReq1b.jpg]] | ||
− | ''' | + | :*No campo '''Não exibir no portal do aluno''' defina se o requerimento estará disponível ou não para os alunos. |
+ | |||
+ | :*Marcando a opção '''Bloquear para alunos com pendências financeiras''' é possível bloquear o requerimento para alunos inadimplentes. | ||
+ | |||
+ | :*'''Requerimento de Remessa:''' | ||
+ | |||
+ | ::*'''Sim:''' será utilizado lote de remessa de requerimentos. | ||
+ | ::*'''Não:''' não será utilizado lote de remessa de requerimentos. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | :*O lote de '''remessa de requerimentos''' é um agrupamento de documentos e solicitações. É utilizado quando uma unidade externa à sede da instituição, como um polo ou uma filial por exemplo, precisa enviar um lote de solicitações para a sede para que lá elas tenham andamento, ou seja, sejam direcionadas para os setores responsáveis. A '''remessa de requerimentos''' é a garantia de que os processos foram recebidos pela matriz, já que utiliza o rastreio por código de barras. | ||
+ | |||
+ | ::*'''Exemplo:''' Uma escola oferece um curso supletivo a distância em polos espalhados por diversas cidades. Quando um desses polos solicita os diplomas dos alunos formandos, precisa enviar à escola os documentos de cada um dos alunos. O polo utilizará então o lote de remessa para enviar todos os documentos via malote para a escola. | ||
− | + | ::[[Imagem:FAQ_Protocolo_TipoReq1bcd.jpg]] | |
− | '''Associar documentos:''' Nesta opção | + | :*'''Texto explicativo:''' explicação detalhada do requerimento. |
+ | |||
+ | :*'''Situação Padrão''', '''Rejeitado''' e '''Cancelado''': informe a situação que aparecerá para o solicitante durante o andamento do requerimento. | ||
+ | |||
+ | :*'''Associar documentos:''' Em alguns casos é necessário que o solicitante envie determinado documento para que a solicitação seja atendida, como foto 3x4, identidade, etc. Nesta opção serão associados os documentos que deverão ser anexados à solicitação quando ela for aberta pelo solicitante. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ::[[Imagem:FAQ_Protocolo_TipoReq1bcde.jpg]] | ||
+ | |||
+ | |||
+ | :*'''Disponíveis para:''' são os tipos de usuários (Alunos, Professores, Funcionários, Usuários, Responsável e Ex-alunos) que poderão ter acesso ao requerimento, ou seja, neste campo são definidos os perfis para os quais o requerimento estará disponível. | ||
+ | ::*Caso nenhum perfil seja marcado, o requerimento ficará disponível para todos os perfis. | ||
+ | |||
+ | :*'''Observação:''' | ||
+ | ::*Ao selecionar a opção '''Alunos''' em '''Disponíveis para''', o campo '''Situações''' é habilitado. Neste campo é preciso definir para quais categorias de alunos aquele requerimento que está sendo cadastrado estará disponível (regular, cancelado, transferido, etc.). | ||
− | |||
+ | ::<font size="3" color=#FF0000>'''Atenção:'''</font> para habilitar o campo '''Situações''' é preciso que no campo Disponíveis para '''apenas a opção Alunos''' esteja selecionada. Se for selecionada qualquer outra opção além ou junto com esta o campo não será habilitado. | ||
+ | |||
+ | ::[[Imagem:FAQ_Protocolo_TipoReq1bcdef.jpg]] | ||
+ | |||
+ | |||
+ | :*'''Notificação:''' neste campo, irá definir a forma como o solicitante irá receber os avisos sobre o requerimento, se será por e-mail, telefone ou os dois. | ||
− | + | :*Além disso, há também uma opção para informar se haverá a opção de anexar ou não um arquivo no formato zip através do campo '''Permitir anexar arquivos zip'''. | |
+ | |||
+ | ::[[Imagem:FAQ_Protocolo_TipoReq1bcdefg.jpg]] | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==Relacionar Disciplinas== | ||
+ | |||
+ | :*O usuário pode relacionar disciplinas ao tipo de requerimento. Isso significa que um determinado tipo de requerimento poderá ser atrelado às disciplinas que o aluno está cursando, vai cursar ou ainda àquelas que ele já concluiu. | ||
− | [[Imagem:protocolo41.jpg]] | + | ::[[Imagem:protocolo41.jpg]] |
− | '''Para relacionar as disciplinas ao tipo de requerimento, o usuário precisa marcar a opção:''' | + | :*'''Para relacionar as disciplinas ao tipo de requerimento, o usuário precisa marcar a opção:''' |
− | '''SIM:''' | + | ::*'''SIM:''' o sistema habilitará as opções de quais disciplinas serão associadas: '''Em curso, Cursadas, Não Cursadas ou Outras'''. |
− | Caso não seja necessário informar as disciplinas para o tipo de requerimento marque '''NÃO''', automaticamente o sistema desabilita esta opção. | + | ::*Caso não seja necessário informar as disciplinas para o tipo de requerimento marque '''NÃO''', automaticamente o sistema desabilita esta opção. |
− | ''' | + | :*'''Opções para o usuário relacionar as disciplinas:''' |
− | '''Em curso:''' | + | ::*'''Em curso:''' disciplinas que estão sendo cursadas pelo aluno. |
− | + | ::*'''Cursadas:''' disciplinas que o aluno já foi aprovado no curso, ou seja, disciplinas concluídas. | |
− | '''Cursadas:''' | + | |
+ | ::*'''Não cursadas:''' disciplinas da grade que ainda não foram cursadas, ou que o aluno não esteja enturmado. | ||
− | + | ::*'''Outras:''' disciplinas de outros cursos, inclusive o dele. | |
− | ''' | ||
− | |||
− | |||
+ | :*Se o parâmetro '''Gera um requerimento por disciplina''' for marcado, o sistema gerará um requerimento para cada disciplina. | ||
+ | ::*Caso não seja necessário informar as disciplinas para o tipo de requerimento marque '''Não''', e essas opções serão desabilitadas. | ||
− | |||
+ | ==Cobrança== | ||
− | + | ::*Na parte de '''Cobrança''', defina como será realizado o pagamento de taxas relacionadas ao requerimento. | |
− | + | ||
− | + | ::[[Imagem:protocolo422.jpg]] | |
− | '''Isento:''' | + | :*'''Isento:''' trata-se da isenção de pagamento para solicitação do requerimento. |
+ | :*'''Prévio:''' o pagamento deverá ser efetuado antes da solicitação do requerimento. | ||
− | ''' | + | :*'''Pós-pago:''' o solicitante só pagará a taxa depois de ter a solicitação atendida. |
+ | :*'''Tipo de débito:''' nesse campo, especifica-se o tipo de débito conforme cadastro de taxas extras do módulo Giz '''Recebimentos.''' | ||
− | ''' | + | :*'''Validade da boleta:''' define-se nesse campo o número de dias de validade da boleta após sua emissão. |
+ | :*'''Permite gerar boleto''': a instituição irá definir se o requerimento permitirá ou não a emissão de boleto. Caso a opção seja Não, o sistema gerará apenas um débito sem boleto para o aluno. Desta forma, o solicitante poderá pagar o débito na própria instituição, por exemplo. | ||
− | ''' | + | :*No campo '''Mensagem de Instrução de Cobrança''' insira as informações de instrução sobre o pagamento que sairão impressas no boleto. |
+ | ==Previsão/Prazo== | ||
− | |||
− | + | ::[[Imagem:protocolo43.jpg]] | |
− | ''' | + | :*'''Prazo de cancelamento:''' deverá ser informado o número de dias que o solicitante terá para cancelar a solicitação após ter feito o pedido. |
+ | :*'''Previsão de entrega:''' é o tempo sugerido para a conclusão da solicitação. | ||
− | ''' | + | :*'''Prazo de solicitação:'''caso este parâmetro seja habilitado, o requerimento poderá ser solicitado apenas durante períodos específicos. Neste caso, deverá ser adicionado pelo menos um registro com data inicial e final para a visibilidade do requerimento. |
+ | |||
+ | |||
+ | :''':: Dica:''' caso deseja incluir um período de datas ou excluir um período informado, faz necessário clicar no botão [[Image:protoc_img_001.jpg]] .''' | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==Caminho/trâmite== | ||
+ | |||
+ | ::*Será descrito o passo a passo para o caminho do requerimento, ou seja, por quais setores ele passará e qual a função de cada setor em seu atendimento, até a sua conclusão. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ::[[Imagem:webgizcaminhotramite.png]] | ||
+ | |||
+ | :*'''Órgão:''' é necessário informar pelo menos um órgão para cada trâmite que efetuará o requerimento. | ||
− | ''' | + | :*'''Pessoas responsáveis:''' é necessário informar pelo menos um responsável dentro do setor para requerimento. |
+ | |||
+ | :*'''Previsão de entrega:''' é o prazo em dias para entrega do requerimento. | ||
+ | |||
+ | :*'''Descrição da tarefa:''' são os procedimentos que serão executados para atender a solicitação do requerimento. | ||
+ | :*'''Inativo:''' está opção torna inativo o requerimento. Ou seja, não será necessário que o requerimento realize todo o trâmite para ser concluído. | ||
− | + | :*'''Situações disponíveis:''' são as situações criadas para que aquele setor possa dar andamento ao processo de solicitação de requerimento. Neste campo serão marcadas as situações no qual o setor poderá escolher para realizar o andamento. | |
− | |||
− | + | :*Clicar em '''Inserir''' para salvar o requerimento; '''Pesquisar''' para consultar todos os requerimentos salvos; e '''Limpar''' para limpar os campos preenchidos. | |
+ | :*No momento em que for salvo o tipo de requerimento, os trâmites serão salvos usando uma lista encadeada, seguindo a ordem de cadastro. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | :*'''Observações:''' | ||
+ | |||
+ | ::*Através das setas de navegação é possível organizar, por ordem para qual, '''Órgão/setor''', o requerimento será direcionado até a sua conclusão. | ||
+ | ::*Caso exista algum solicitação cadastrada para este requerimento, não será possível excluir um órgão da relação estabelecida em '''Órgão/tramite'''. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | :''':: Dica:''' Caso necessário, clicar no botão [[Image:webgiziconescaminhotramitre.png]] para '''adicionar, remover ou editar''' órgão da lista das tarefas dentro do campo texto. Para que as tarefas sejam incluídas no campo texto, deve-se clicar na tarefa no campo descrição da tarefa e adicionar conforme sua ordem de execução. | ||
+ | |||
+ | ::*Utilizando as setas de navegação é possível organizar a ordem dos setores que será percorrida pelo requerimento até sua conclusão. | ||
+ | |||
+ | ::*Após concluir o cadastro basta clicar em '''Inserir.''' | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ::[[Imagem:protocolo444.jpg]] | ||
− | |||
− | |||
− | ''' | + | :*Após finalizar as alterações, basta clicar no ícone '''Alterar trâmite''' para salvar. Caso não queira fazer alterações, clique no ícone '''Cancelar alteração no trâmite''' e voltará para a página de Cadastro de tipo de requerimento. |
− | |||
− | |||
− | |||
− | + | ::[[Imagem:WebgizEditarCaminhotramite.png]] | |
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
Edição atual tal como às 15h51min de 28 de janeiro de 2022
- O cadastro de Tipo de Requerimento definirá quais tipos de solicitações serão disponibilizadas no sistema para os usuários.
- Para cadastrar os tipos de requerimento clique no menu Protocolo | Tipo de Requerimento.
Índice
Informações iniciais
- Este cadastro determina o tipo de requerimento que vai ser utilizado pelos usuários.
- Nome: é o nome dado ao requerimento.
- Tipo de requerimento: defina se o requerimento será do tipo Livre ou Sugerido.
- Sugerido: neste tipo de requerimento, o sistema permite que apenas setores previamente associados ao trâmite do requerimento possam dar andamento à solicitação.
- Livre: Quando o requerimento é do tipo Livre, no momento de realizar o andamento do trâmite, o solicitante pode direcioná-lo a qualquer setor da instituição, mesmo que este não esteja associado ao trâmite do requerimento. A imagem abaixo ilustra um tipo de requerimento que possui dois trâmites, para dois órgão distintos.
- Já a janela abaixo, representa um andamento sendo realizado em um tipo de requerimento do tipo Livre. Observe que o sistema lista todos os órgãos existentes no sistema, mesmo que não sejam os órgãos vinculados no cadastro de trâmite do tipo de requerimento.
- No campo Não exibir no portal do aluno defina se o requerimento estará disponível ou não para os alunos.
- Marcando a opção Bloquear para alunos com pendências financeiras é possível bloquear o requerimento para alunos inadimplentes.
- Requerimento de Remessa:
- Sim: será utilizado lote de remessa de requerimentos.
- Não: não será utilizado lote de remessa de requerimentos.
- O lote de remessa de requerimentos é um agrupamento de documentos e solicitações. É utilizado quando uma unidade externa à sede da instituição, como um polo ou uma filial por exemplo, precisa enviar um lote de solicitações para a sede para que lá elas tenham andamento, ou seja, sejam direcionadas para os setores responsáveis. A remessa de requerimentos é a garantia de que os processos foram recebidos pela matriz, já que utiliza o rastreio por código de barras.
- Exemplo: Uma escola oferece um curso supletivo a distância em polos espalhados por diversas cidades. Quando um desses polos solicita os diplomas dos alunos formandos, precisa enviar à escola os documentos de cada um dos alunos. O polo utilizará então o lote de remessa para enviar todos os documentos via malote para a escola.
- Texto explicativo: explicação detalhada do requerimento.
- Situação Padrão, Rejeitado e Cancelado: informe a situação que aparecerá para o solicitante durante o andamento do requerimento.
- Associar documentos: Em alguns casos é necessário que o solicitante envie determinado documento para que a solicitação seja atendida, como foto 3x4, identidade, etc. Nesta opção serão associados os documentos que deverão ser anexados à solicitação quando ela for aberta pelo solicitante.
- Disponíveis para: são os tipos de usuários (Alunos, Professores, Funcionários, Usuários, Responsável e Ex-alunos) que poderão ter acesso ao requerimento, ou seja, neste campo são definidos os perfis para os quais o requerimento estará disponível.
- Caso nenhum perfil seja marcado, o requerimento ficará disponível para todos os perfis.
- Observação:
- Ao selecionar a opção Alunos em Disponíveis para, o campo Situações é habilitado. Neste campo é preciso definir para quais categorias de alunos aquele requerimento que está sendo cadastrado estará disponível (regular, cancelado, transferido, etc.).
- Atenção: para habilitar o campo Situações é preciso que no campo Disponíveis para apenas a opção Alunos esteja selecionada. Se for selecionada qualquer outra opção além ou junto com esta o campo não será habilitado.
- Notificação: neste campo, irá definir a forma como o solicitante irá receber os avisos sobre o requerimento, se será por e-mail, telefone ou os dois.
- Além disso, há também uma opção para informar se haverá a opção de anexar ou não um arquivo no formato zip através do campo Permitir anexar arquivos zip.
Relacionar Disciplinas
- O usuário pode relacionar disciplinas ao tipo de requerimento. Isso significa que um determinado tipo de requerimento poderá ser atrelado às disciplinas que o aluno está cursando, vai cursar ou ainda àquelas que ele já concluiu.
- Para relacionar as disciplinas ao tipo de requerimento, o usuário precisa marcar a opção:
- SIM: o sistema habilitará as opções de quais disciplinas serão associadas: Em curso, Cursadas, Não Cursadas ou Outras.
- Caso não seja necessário informar as disciplinas para o tipo de requerimento marque NÃO, automaticamente o sistema desabilita esta opção.
- Opções para o usuário relacionar as disciplinas:
- Em curso: disciplinas que estão sendo cursadas pelo aluno.
- Cursadas: disciplinas que o aluno já foi aprovado no curso, ou seja, disciplinas concluídas.
- Não cursadas: disciplinas da grade que ainda não foram cursadas, ou que o aluno não esteja enturmado.
- Outras: disciplinas de outros cursos, inclusive o dele.
- Se o parâmetro Gera um requerimento por disciplina for marcado, o sistema gerará um requerimento para cada disciplina.
- Caso não seja necessário informar as disciplinas para o tipo de requerimento marque Não, e essas opções serão desabilitadas.
Cobrança
- Na parte de Cobrança, defina como será realizado o pagamento de taxas relacionadas ao requerimento.
- Isento: trata-se da isenção de pagamento para solicitação do requerimento.
- Prévio: o pagamento deverá ser efetuado antes da solicitação do requerimento.
- Pós-pago: o solicitante só pagará a taxa depois de ter a solicitação atendida.
- Tipo de débito: nesse campo, especifica-se o tipo de débito conforme cadastro de taxas extras do módulo Giz Recebimentos.
- Validade da boleta: define-se nesse campo o número de dias de validade da boleta após sua emissão.
- Permite gerar boleto: a instituição irá definir se o requerimento permitirá ou não a emissão de boleto. Caso a opção seja Não, o sistema gerará apenas um débito sem boleto para o aluno. Desta forma, o solicitante poderá pagar o débito na própria instituição, por exemplo.
- No campo Mensagem de Instrução de Cobrança insira as informações de instrução sobre o pagamento que sairão impressas no boleto.
Previsão/Prazo
- Prazo de cancelamento: deverá ser informado o número de dias que o solicitante terá para cancelar a solicitação após ter feito o pedido.
- Previsão de entrega: é o tempo sugerido para a conclusão da solicitação.
- Prazo de solicitação:caso este parâmetro seja habilitado, o requerimento poderá ser solicitado apenas durante períodos específicos. Neste caso, deverá ser adicionado pelo menos um registro com data inicial e final para a visibilidade do requerimento.
- :: Dica: caso deseja incluir um período de datas ou excluir um período informado, faz necessário clicar no botão .
Caminho/trâmite
- Será descrito o passo a passo para o caminho do requerimento, ou seja, por quais setores ele passará e qual a função de cada setor em seu atendimento, até a sua conclusão.
- Órgão: é necessário informar pelo menos um órgão para cada trâmite que efetuará o requerimento.
- Pessoas responsáveis: é necessário informar pelo menos um responsável dentro do setor para requerimento.
- Previsão de entrega: é o prazo em dias para entrega do requerimento.
- Descrição da tarefa: são os procedimentos que serão executados para atender a solicitação do requerimento.
- Inativo: está opção torna inativo o requerimento. Ou seja, não será necessário que o requerimento realize todo o trâmite para ser concluído.
- Situações disponíveis: são as situações criadas para que aquele setor possa dar andamento ao processo de solicitação de requerimento. Neste campo serão marcadas as situações no qual o setor poderá escolher para realizar o andamento.
- Clicar em Inserir para salvar o requerimento; Pesquisar para consultar todos os requerimentos salvos; e Limpar para limpar os campos preenchidos.
- No momento em que for salvo o tipo de requerimento, os trâmites serão salvos usando uma lista encadeada, seguindo a ordem de cadastro.
- Observações:
- Através das setas de navegação é possível organizar, por ordem para qual, Órgão/setor, o requerimento será direcionado até a sua conclusão.
- Caso exista algum solicitação cadastrada para este requerimento, não será possível excluir um órgão da relação estabelecida em Órgão/tramite.
- :: Dica: Caso necessário, clicar no botão para adicionar, remover ou editar órgão da lista das tarefas dentro do campo texto. Para que as tarefas sejam incluídas no campo texto, deve-se clicar na tarefa no campo descrição da tarefa e adicionar conforme sua ordem de execução.
- Utilizando as setas de navegação é possível organizar a ordem dos setores que será percorrida pelo requerimento até sua conclusão.
- Após concluir o cadastro basta clicar em Inserir.
- Após finalizar as alterações, basta clicar no ícone Alterar trâmite para salvar. Caso não queira fazer alterações, clique no ícone Cancelar alteração no trâmite e voltará para a página de Cadastro de tipo de requerimento.