Abertura do Período Letivo no Giz

Abertura do Período Letivo

O tema desta página explica como realizar no Sistema Giz a Abertura do Período Letivo de uma instituição de ensino, seus requisitos e possibilidades de configuração.

O que é a Abertura do Período Letivo?

Abertura de Período Letivo é um conjunto de procedimentos através dos quais se organiza o sistema Giz para utilização, dando o início as atividades acadêmico-escolares. Consiste em reaproveitar os dados de configuração inicial do sistema (Parâmetros, cursos, planos curriculares, turmas, disciplinas etc) copiando-os para o próximo período letivo que será criado.

Requisitos do Giz para abertura de novo período letivo

Antes da abertura de um novo período letivo é necessário conferir alguns dados no período atual, são eles:

• Verificar se há a necessidade de definir o curso sucessor dos cursos para a promoção automática;

• Definir no cadastro de Turmas os códigos das turmas sucessoras (destino) de cada turma de origem.

Conferência dos cursos

A definição do campo Curso Sucessor é realizada no menu Cadastros | Cursos e necessária apenas se existir uma hierarquia de cursos a serem cursados pelos alunos.

Conferência das turmas

A definição do campo Turmas Sucessora é realizada no menu Cadastros | Turmas e é necessária para todas as turmas que terão alunos matriculados no próximo período letivo.

ATENÇÃO: É permitido definir como turma sucessora as turmas de mesmo curso da turma atual e de série imediatamente posterior. Ou quando se tratar da turma de última série/período do curso, é permitido definir como turma sucessora a turma da primeira série/período do curso sucessor do curso atual.

Novo Período Letivo

O procedimento de criação do novo período letivo é diferente para as instituições que NÃO possuem o banco de dados unificado e instituições que POSSUEM o banco de dados unificado.

ATENÇÃO: Esta informação pode ser verificada com o administrador do Sistema Giz/administrador da informática na instituição ou com a AIX Sistemas, através do serviço de Suporte Técnico.

Banco de dados não unificado

Para as instituições que NÃO possuem o banco de dados unificado, antes de fazer a cópia dos dados para o novo período letivo, é necessário que o administrador do sistema realize todos os procedimentos de criação de banco de dados e permissão do banco de dados no Sql.

Criando novo Período letivo

Acesse o Módulo Básico no menu Utilitários | Banco de dados | Períodos letivos.

• Período letivo: data referente ao período letivo que está sendo criado;

• Driver ODBC DSN: conexão do Giz em outro banco de dados que não seja Sql Server.

• DataBase: nome do dado ao banco de dados;

Através do botão Criar banco deve ser informado os Parâmetros para conexão e com isso criado um novo banco de dados.

• Servidor:

• Banco:

• Usuário:

• Senha:

• Driver de conexão:

• Data inicial/Data final: são campos de extrema importância e obrigatórias, pois servem de base para os relatórios do MEC filtrarem informações como: matriculado no período, verificar concluintes, cálculo da idade,etc.

• Período letivo:

• O campo Padrão define qual será o período letivo padrão, ou seja, o único período letivo que todos os usuários vão ter acesso.

• O campo Visível ao usuário define quais os períodos letivos ficarão visíveis para os usuários.

• O campo Filtrar dados no Frequência determina quais os períodos letivos a que os alunos terão acesso, validando conforme a última enturmação dos mesmos.

• Parâmetros Web:

• O campo Padrão define qual será o período letivo padrão ao acessar o Webgiz.

• O campo Visível ao usuário define se o período letivo será ou não visível ao usuário ao acessar o Webgiz.

• O campo Padrão Matrícula define se o período letivo em questão será ou não o padrão para o recurso de Matrícula on-line.

Atualizando o banco de dados

Ainda antes da abertura do novo período letivo, deve-se realizar a Atualização do banco de dados no módulo Básico menu Utilitários | Atualização de Banco de Dados.

Selecionar no campo Alias a opção GIZ e no campo Período Letivo desmarcar os períodos letivos anteriores deixando marcado apenas o período recém criado.

Reaproveitando os cadastros

Para criação do novo Período Letivo acesse o Módulo Básico no período letivo atual, que servirá de modelo para o período letivo que vai ser criado.

Acesse o menu Utilitários | Período letivo | Abertura de novo período letivo. O sistema exibe o seguinte Aviso:

Nesta tela selecione a Unidade, marque os Cursos que a instituição vai oferecer no próximo período letivo e todos os Cadastros a reaproveitar que serão copiados. No campo Período Letivo informe qual será o novo período criado. Ou seja, o banco de dados criado anteriormente.

ATENÇÃO: O item Aluno deve ficar desmarcado na coluna “Cadastros a reaproveitar, pois somente os alunos que renovarem a matrícula serão inclusos como matriculados ”.

Após clicar no botão Ok o sistema exibe a seguinte mensagem:

Tal procedimento deve ser confirmado, pois ainda não existem dados para o período letivo.

O sistema exibe nova mensagem de confirmação e a mesma deve ser confirmada.

Confirmando o processamento, o sistema reaproveita os cadastros do período anterior no novo período letivo.

Banco de dados unificado

Para as instituições que POSSUEM o banco de dados unificado, o processo é bem mais prático e simples.

Criando novo Período letivo

Acesse o Módulo Básico no menu Utilitários | Banco de dados | Períodos letivos.

• Período letivo: data referente ao período letivo que está sendo criado;

• Driver ODBC DSN: conexão do Giz em outro banco de dados que não seja Sql Server.

• DataBase: este campo já aparece preenchido;

• Data inicial/Data final: são campos de extrema importância e obrigatórias, pois servem de base para os relatórios do MEC filtrarem informações como: matriculado no período, verificar concluintes, cálculo da idade,etc.

• Período letivo:

• O campo Padrão define qual será o período letivo padrão, ou seja, o único período letivo que todos os usuários vão ter acesso.

• O campo Visível ao usuário define quais os períodos letivos ficarão visíveis para os usuários.

• O campo Filtrar dados no Frequência determina quais os períodos letivos a que os alunos terão acesso, validando conforme a última enturmação dos mesmos.

• Parâmetros Web:

• O campo Padrão define qual será o período letivo padrão ao acessar o Webgiz.

• O campo Visível ao usuário define se o período letivo será ou não visivel ao usuário ao acessar o Webgiz.

• O campo Padrão Matrícula define se o período letivo em questão será ou não o padrão para o recurso de Matrícula on-line.

Reaproveitando os cadastros

Para criação do novo Período Letivo acesse o Módulo Básico no período letivo atual, que servirá de modelo para o período letivo que vai ser criado.

Acesse o menu Utilitários | Período letivo | Abertura de novo período letivo. O sistema exibe o seguinte Aviso:

Nesta tela selecione a Unidade, marque os Cursos que a instituição vai oferecer no próximo período letivo e todos os Cadastros a reaproveitar que serão copiados. No campo Período Letivo informe qual será o novo período criado. Ou seja, o banco de dados criado anteriormente.

ATENÇÃO: O item Aluno deve ficar desmarcado na coluna “Cadastros a reaproveitar, pois somente os alunos que renovarem a matrícula serão inclusos como matriculados ”.

Após clicar no botão Ok o sistema exibe a seguinte mensagem:

Tal procedimento deve ser confirmado, pois ainda não existem dados para o período letivo.

O sistema exibe nova mensagem de confirmação e a mesma deve ser confirmada.

Confirmando o processamento, o sistema reaproveita os cadastros do período anterior no novo período letivo.

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