Envio boleto Email

Envio de Boleto de Prestação de Serviço Por E-mail

• Para os clientes que possui o módulo Portal do Recebimentos, existe um excelente recurso no Sistema Giz que pode ser incorporado aos processos de geração e emissão dos boletos da instituição. O processo que será apresentado aqui permite encaminhar a alunos ou responsáveis um link que abrirá o boleto referente a prestação de serviços escolares, eliminando assim a necessidade do envio do boleto físico ao destinatário.

• Esta documentação dará enfase aos passos necessários para a configuração do sistema Giz para esta finalidade, porém, é fundamental neste momento esclarecer que este procedimento só pode ser realizado após o devido registro dos boletos no banco, já que trata-se de um procedimento obrigatório antes de disponibilizar um boleto para o pagador.

• O processo consiste basicamente em duas configurações básicas:

• Configurar a conta de e-mail para que o sistema encaminhe os e-mails ao serviço de SMTP utilizado pela Instituição;

• Configurar o Tipo de Comunicação com determinadas informações, como o destino do e-mail e o texto padrão que será composto o e-mail, juntamente com o link para acessar o boleto.

Configurar E-mail

• A primeira configuração necessária para o envio do boleto por e-mail é a configuração do e-mail no cadastro de Parâmetros. Para realizar essa configuração acesse o menu Cadastros | Parâmetros | Integração | E-mail.

 LEIA A NOTA ABAIXO COM ATENÇÃO: 

Certifique-se que a Instituição possui servidor de SMTP próprio ou contratado. O uso de contas pessoais de e-mail como Google, Hotmail, etc são restritas a um número limitado de e-mails por dia. Normalmente em torno de 50 ou 100 mensagens. Sendo assim não é recomendado o uso destes tipos de contas públicas para este tipo de serviço, já que quando enviado um número maior que o limite destes provedores, os mesmos não serão entregues ao destinatários, inviabilizando o uso adequado deste recurso do sistema.

• Nesta opção são definidas as informações de conexão de e-mail, que serão utilizadas pelo Sistema, nas mensagens enviadas para os alunos, os professores e os responsáveis, através de seus endereços de e-mails cadastrados.

• Servidor (POP3: endereço de recebimento dos e-mails.

• Servidor(SMTP): endereço de envio dos e-mails.

• Porta do Servidor (POP3): utilizar a porta padrão 110.

• Porta do Servidor (SMTP): utilizar a porta padrão 25.

• Nome da Conta: Nome da respectiva conta.

• Senha: senha da conta.

• Formato do e-mail: escolher a opção TEXTO.

• Nome usuário: Informe o nome da sua instituição de ensino, este campo será o nome do remetente que aparece no e-mail do destinatário.

• End. Eletrônico: Endereço eletrônico que será usado para enviar as mensagens.

• End. Copia: Endereço eletrônico que será usado para receber uma cópia das mensagens enviadas.

• Itens de autenticação: marque conforme a exigência do servidor da instituição:

• Servidor requer autenticação.

• Servidor requer conexão de segurança (SSL).

• Após fazer a configuração, antes de prosseguir com as demais configurações, sugerimos que certifique-se que o sistema consegue fazer o envio dos e-mails. Faça um envio de e-mail de teste pelo Sistema Giz.

• Este teste pode ser feito pelo menu Utilitários | Enviar E-mail. A imagem abaixo ilustra um teste de e-mail sendo realizado.

• Aguarde cerca de 5 minutos para validar o recebimento do e-mail, pois o centro de integração de e-mail do Sistema Giz é executado a cada 5 minutos.

• A imagem abaixo ilustra dois momentos. Um onde o centro de mensagem aguarda pela próxima execução, e no segundo momento, o sistema identificando que há uma mensagem para ser enviada e neste momento executa o envio da mensagem.

• O status pode ser visualizado posicionando o mouse sobre o ícone destacado com a seta na imagem acima.

• Se seu teste de e-mail funcionou, você poderá seguir para o segundo procedimento de configuração que é a criação do Tipo de Comunicação.

Tipos de Comunicação

• Após realizar a configuração do e-mail no cadastro de parâmetros, necessita-se criar o Tipo de Comunicação para o envio de e-mail. O Tipo de Comunicação tem como objetivo determinar:

• O canal de comunicação que utilizaremos no sistema Giz. (Para este exemplo, E-mail).
• Qual o público alvo iremos comunicar.
• Qual o template (modelo) de comunicado será utilizado.

• Para criar o tipo de comunicação acesse o menu Utilitários | Mensagens | Tipos de Comunicação.

• O campo Código é preenchido automaticamente e a Descrição deve ser preenchida pelo usuário.

• No campo Forma de Saída é necessário marcar a opção Email, já que será o nosso canal de comunicação para envio dos boletos.

• No campo Visível para (Remetente) o sistema disponibiliza as opções Professor e Usuário. Estes são os remetentes disponíveis para o envio dos e-mails. Para nossa finalidade utilizaremos a opção Usuário já que este tipo de comunicação será por usuários autenticados dentro do módulo Giz Recebimentos.

• No campo A quem deseja comunicar (Destinatário), informe a pessoa que receberá o e-mail (aluno ou responsável financeiro). Vamos considerar neste exemplo que os boletos serão encaminhados para os e-mails dos alunos.

• A opção Tipo de remetente e-mail é muito importante, pois é nela que se define o endereço do e-mail do remetente. O sistema disponibiliza três formas de exibir o remetente do e-mail para o destinatário. São elas: Padrão, Usuário logado e Outro.

• Marcando a opção Padrão, o sistema enviará o e-mail com o endereço cadastrado no cadastro de parâmetros, campo End. eletrônico.

• Com a opção Usuário logado marcada, o sistema enviará o e-mail com o endereço do usuário logado no sistema no momento da emissão do boleto por E-mail. Este endereço é o informado no menu Segurança | Usuários.

• Marcando a opção Outro o sistema habilita o campo Email remetente. Neste campo deverá ser digitado o e-mail do remetente que enviará a mensagem. Recomenda-se utilizar esta opção e informar o e-mail do setor financeiro da instituição.

  Eventos

• Após criar os tipos de comunicações, necessita-se criar o evento do e-mail. Ou seja, as condições para gerar as mensagens de e-mail. Trata-se da etapa fundamental deste processo. O objetivo deste cadastro é associar o Tipo de Comunicação utilizado a ação realizada no Sistema Giz.

• Existem diversos tipos de ações do sistema que podem ser disparadas e fazer alguma ação de comunicação, automática ou não, como por exemplo, comunicar um pai de aluno que o seu filho registrou a entrada em atraso na instituição, ou comunicar o responsável acadêmico que uma ocorrência pedagógica foi registrada, ou ainda que houve um registro de pagamento de uma parcela, entre outras.

• Neste tutorial, vamos associar o Tipo de Comunicação criado ao Evento de disparo de e-mail para boletos emitidos. Para isso, basta clicar no botão Eventos.

• Ao clicar uma nova janela será aberta. Os eventos estarão separados por módulos do sistema, como pode ser visto na imagem acima. O evento necessário para este tutorial está na aba Recebimentos. Selecione no campo Eventos o tipo de evento Geração de Boleto Bancário.

• A parte referente ao Texto Padrão é o local onde desenvolvemos o texto que será encaminhado para o aluno ou responsável quando um boleto for emitido. Este texto deve ser desenvolvido em HTML. O botão Editar HTML facilita o desenvolvimento do texto.

• A janela acima ilustra o editor de texto disponível para a criação do modelo de E-mail padrão para boletos emitidos. A edição pode ser realizada tanto na aba Visualizar como na aba Código Fonte.

• Os campos do banco de dados do Sistema Giz disponíveis para mesclar com o texto padrão podem ser visualizados no botão de Interrogação ilustrado na imagem abaixo. Ao clicar uma janela suspensa será aberta com a descrição das variáveis disponíveis. Algumas variáveis são específicas de determinados eventos.

• Entendemos que esta parte do processo pode ser necessário o apoio do suporte técnico da AIX SISTEMAS. O nosso suporte funciona de 8h as 21hs. Acesse a nossa página para abrir o chamado.

• Para que a configuração prossiga sem o auxilio do suporte, disponibilizamos abaixo um texto padrão para os devidos testes.

HTML - Modelo de E-mail Padrão:

<html><head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta name="GENERATOR" content="MSHTML 11.00.10570.1001"></head>
<body>

<p>Prezado(a) <b>#alu_nome#</b></p>
Encaminhamos a via digital do boleto bancário mensal referente ao mês de Abril/2020, com valor referente a Prestação de Serviços Educacionais.<p>
</p> Para efetuar o pagamento imprima o boleto clicando no link abaixo<p> <a href="http://SERVIDORWEB/webgiz/rest/situacaofinanceira/index.php/boletoSegundaVia/#bol_blt_apk#/">Visualizar Boleto</a></p>
<p>Vencimento contratual: <b>#bol_datavenc# </b><p><b>
</b></p><b>
<p></p>
<p>Para garantir que nossos boletos cheguem em sua caixa de entrada, adicione o e-mail <a href="mailto:financeiro@financeiroaix.com.br">financeiro@financeiroaix.com.br</a> em sua lista de contatos. Na leitura do boleto ? necessária a utilização de programa leitor de PDF instalado em seu computador.</p>

<p>Atenciosamente</p>
<p>Equipe AIX SISTEMAS</p>
<p></p>
<p></p>
<p><img width="140" height="44" src="http://SERVIDORWEB/webgiz/images/aix/logo_aix.jpg" ?=""> 

</p></b><p><br></p>

</body></html>

• Copie o conteúdo acima e cole na área especificada e realize os seguintes ajustes:

• Substitua as duas palavras SERVIDORWEB contida no texto pelo nome ou IP do servidor WEB da Instituição.

• Salve um arquivo contendo a logo da instituição em formato JPG preferencialmente no diretório /webgiz/images/aix/ e ajuste o nome do arquivo no endereço /webgiz/images/aix/logo_aix.jpg para o nome do arquivo contendo a logo da instituição.

• Caso você goste do modelo proposto acima e deseja apenas encaminhar a mensagem de e-mail para o responsável financeiro em vez do aluno, substitua a variável #alu_nome# pela variável #rsp_nome#.

Realizando a emissão do boleto por e-mail

• Após parametrizar o E-mail e os Tipos de comunicação e Evento, os boletos já podem ser enviados aos destinatários desejados. Acesse a tela de emissão de boleto do módulo Recebimentos, menu Emissões | Boletas.

• Atenção: Lembre-se que você só poderá encaminhar boletos devidamente registrados no banco. Ou seja, o processo de envio do arquivo de remessa precede a este procedimento.

• O sistema disponibiliza esse recurso nas seguintes telas:

►Laser por aluno;

►Aluno 2ª via;

►Laser por Responsável;

►Responsável 2ª via;

►Laser sem Débito.

• O envio do link com o boleto é habilitado sempre na emissão da 2ª via. Quando o check box de 2ª via é marcado o sistema habilita o check box com o texto Registrar mensagem para eventos de geração de boletos bancários. É esse parâmetro habilitado que faz que o sistema dispare o e-mail com o link do boleto baseando-se no Tipo de comunicação e Evento criado.

• Ao emitir o boleto com as configurações ilustradas na tela acima, o sistema não visualiza os boletos, e sim exibe apenas uma mensagem com o resumo dos boletos registrados para envio. Aguarde cerca de 5 minutos para validar o recebimento do e-mail, pois o centro de integração de e-mail do Sistema Giz é executado a cada 5 minutos.

• A imagem abaixo ilustra dois momentos. Um onde o centro de mensagem aguarda pela próxima execução, e no segundo momento, o sistema identificando que há uma mensagem para ser enviada e neste momento executa o envio da mensagem.

• O status pode ser visualizado posicionando o mouse sobre o ícone destacado com a seta na imagem acima.

• Se tudo estiver corrido bem, um E-mail como ilustrado na imagem abaixo será enviado ao destinatário.

• O link Visualizar Boleto possui o link com o direcionamento para o Portal WebGiz e autorização para que o boleto seja baixado.

• A imagem acima ilustra o arquivo baixado após o clique no link Visualizar Boleto e o boleto emitido.

:: Lembre-se:

Esta opção está disponível apenas para os clientes que possuem o Portal do Aluno Recebimentos.