Mudanças entre as edições de "Importação de Dados do Excel"
(→Pós-importação planilha) |
(→Parâmetros gerais: Interessado) |
||
(32 revisões intermediárias por 2 usuários não estão sendo mostradas) | |||
Linha 10: | Linha 10: | ||
:*Abaixo,veremos o significado de cada opção e botão, em tela, que a interface possui e como devemos configurar a planilha com as colunas obrigatórias para importação e quais informações adicionais poderão ser importadas também. | :*Abaixo,veremos o significado de cada opção e botão, em tela, que a interface possui e como devemos configurar a planilha com as colunas obrigatórias para importação e quais informações adicionais poderão ser importadas também. | ||
− | |||
:*Para realizar o processo de importação dos dados, o usuário irá acessar o módulo '''Giz Básico''', menu '''Utilitários | Importação de Dados do Excel'''. | :*Para realizar o processo de importação dos dados, o usuário irá acessar o módulo '''Giz Básico''', menu '''Utilitários | Importação de Dados do Excel'''. | ||
+ | ==Importando alunos ou interessados?== | ||
− | + | === Importar === | |
− | |||
− | + | : Você pode definir qual o tipo de pessoa que está sendo importado para o sistema: Aluno ou Interessado. | |
+ | :;Aluno | ||
+ | :: Selecionando esta opção, o sistema permite efetuar a importação dos dados cadastrais existentes em uma planilha xls sua, para inserção de alunos e dados dos seus responsáveis no sistema. | ||
+ | :;Interessado: | ||
+ | :: Selecionando esta opção, o sistema permite efetuar a importação dos dados cadastrais existentes em uma planilha xls sua, para inserção de interessados no sistema. | ||
+ | ==Parâmetros gerais: Aluno== | ||
+ | <br> | ||
+ | ::[[Arquivo:importardadosexcel1.png]] | ||
+ | <br> | ||
:*Através desta rotina é possível importar as seguintes informações: | :*Através desta rotina é possível importar as seguintes informações: | ||
Linha 37: | Linha 44: | ||
::*'''Inserir disciplina(s) para o(s) aluno(s)''': habilitando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando qual foi a turma definida para que o aluno seja enturmado, e irá matricular o aluno nas '''disciplinas''' correspondentes a esta turma. A nível de '''suporte''', as informações serão inseridas na tabela '''FICHALU'''. | ::*'''Inserir disciplina(s) para o(s) aluno(s)''': habilitando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando qual foi a turma definida para que o aluno seja enturmado, e irá matricular o aluno nas '''disciplinas''' correspondentes a esta turma. A nível de '''suporte''', as informações serão inseridas na tabela '''FICHALU'''. | ||
+ | ==Parâmetros gerais: Interessado== | ||
+ | <br> | ||
+ | ::[[Arquivo:importardadosexcel01.png]] | ||
+ | <br> | ||
+ | :*Através desta rotina é possível importar as seguintes informações: | ||
+ | |||
+ | ::*'''Mídia''': Diferente da importação de alunos, na importação de interessados, o sistema importa os dados cadastrais dos interessados, e informações de seus responsáveis, caso haja estas informações na sua planilha. Um parâmetro que pode ser utilizado é a definição da Mídia. Antes de realizar a importação do arquivo, se selecionada uma mídia, todos os interessados a serem importados serão associados a esta mídia. | ||
+ | |||
+ | ::*A nível de suporte, as informações serão inseridas na tabela '''INTERES'''. | ||
+ | |||
+ | '''Informações Importantes''' | ||
+ | :Para efetuar a importação dos dados, os campos obrigatórios são: DATACAD, NOME e INT_TEL_CELULAR. Lembrando que, caso mais de um interessado de sua planilha tiver o mesmo número de celular, os dados serão sobrepostos. Este campo é utilizado como chave principal para atualização de dados já existentes. O campo de EMAIL também é considerado como necessário para atualização dos dados já existentes porém não é uma informação obrigatória que precisa estar preenchida na planilha. | ||
==Importação dos dados== | ==Importação dos dados== | ||
Linha 153: | Linha 172: | ||
− | :*Outra questão importante é que, quando o sistema localiza a turma informada no arquivo, ele preenche a coluna de unidade, com o | + | :*Outra questão importante é que, quando o sistema localiza a turma informada no arquivo, ele preenche a coluna de unidade, com o c'''ódigo da unidade''' referente a turma e após a conclusão do processo de importação de dados, o sistema também gera e preenche as colunas de '''número de classe''' do aluno na turma e a coluna '''CAG_COD''' que representa o código do aluno no curso selecionado. |
Edição atual tal como às 17h56min de 29 de julho de 2020
Índice
Informações
- Este procedimento permite a importação das informações contidas em uma planilha com a extensão (.xls) para o Sistema Giz.
- As informações serão processadas pelo sistema, exibindo-as antes em um grid, possibilitando ajustes antes de concluir o processo.
- Abaixo,veremos o significado de cada opção e botão, em tela, que a interface possui e como devemos configurar a planilha com as colunas obrigatórias para importação e quais informações adicionais poderão ser importadas também.
- Para realizar o processo de importação dos dados, o usuário irá acessar o módulo Giz Básico, menu Utilitários | Importação de Dados do Excel.
Importando alunos ou interessados?
Importar
- Você pode definir qual o tipo de pessoa que está sendo importado para o sistema: Aluno ou Interessado.
- Aluno
- Selecionando esta opção, o sistema permite efetuar a importação dos dados cadastrais existentes em uma planilha xls sua, para inserção de alunos e dados dos seus responsáveis no sistema.
- Interessado
- Selecionando esta opção, o sistema permite efetuar a importação dos dados cadastrais existentes em uma planilha xls sua, para inserção de interessados no sistema.
Parâmetros gerais: Aluno
- Através desta rotina é possível importar as seguintes informações:
- Inserir/Atualizar dados cadastrais do(s) aluno(s): selecionando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando as informações correspondentes aos dados pessoais do aluno. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela ALUNOGER.
- Inserir/Associar dados cadastrais do(s) responsável(is) pelo aluno: ao marcar este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando o tipo de responsável definido e criando os dados pessoais do responsável no sistema e vinculando ele ao aluno. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas nas tabelas RESPONS, RESPALU e atualizada a tabela ALUNOGER.
- Inserir curso para o(s) aluno(s): selecionando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando a informação correspondente ao curso no qual o aluno será matriculado. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela CURALGER.
- Inserir turma para o(s) aluno(s): marcando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando a informação correspondente à turma no qual o aluno será enturmado. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela TURMALU.
- Inserir disciplina(s) para o(s) aluno(s): habilitando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando qual foi a turma definida para que o aluno seja enturmado, e irá matricular o aluno nas disciplinas correspondentes a esta turma. A nível de suporte, as informações serão inseridas na tabela FICHALU.
Parâmetros gerais: Interessado
- Através desta rotina é possível importar as seguintes informações:
- Mídia: Diferente da importação de alunos, na importação de interessados, o sistema importa os dados cadastrais dos interessados, e informações de seus responsáveis, caso haja estas informações na sua planilha. Um parâmetro que pode ser utilizado é a definição da Mídia. Antes de realizar a importação do arquivo, se selecionada uma mídia, todos os interessados a serem importados serão associados a esta mídia.
- A nível de suporte, as informações serão inseridas na tabela INTERES.
Informações Importantes
- Para efetuar a importação dos dados, os campos obrigatórios são: DATACAD, NOME e INT_TEL_CELULAR. Lembrando que, caso mais de um interessado de sua planilha tiver o mesmo número de celular, os dados serão sobrepostos. Este campo é utilizado como chave principal para atualização de dados já existentes. O campo de EMAIL também é considerado como necessário para atualização dos dados já existentes porém não é uma informação obrigatória que precisa estar preenchida na planilha.
Importação dos dados
- Este campo possibilita que o usuário efetue a seleção do arquivo a ser importado.
- É possível digitar o caminho do diretório do arquivo ou clicar no ícone (pasta amarela) acima, para abrir o localizador de arquivos.
- Marque os parâmetros citados acima no qual deseja importar as informações.
- Clique no botão Importar para importar os dados e atualizar as informações no ERP-AIX.
- Ao pressionar este botão, a interface efetua a leitura do arquivo selecionado e carrega as informações em uma nova interface em formato de grid, no qual possibilita a manutenção das informações incorretas, caso haja necessidade.
- Caso o usuário deseja sair da interface, deverá clicar no botão Fechar.
Configuração da planilha
- A planilha para ser importada no sistema Giz, depende de algumas configurações e regras descritas abaixo:
- Descrição do arquivo: o arquivo não pode conter espaços no seu nome e nem no diretório no qual ele se encontra. Exemplo: C:\Arquivos_AIX\dados_alunos.xls
- Linhas e Colunas: o arquivo deverá conter em sua primeira linha os nomes de cada coluna a serem importadas. Cada coluna deverá respeitar a regra das nomenclaturas de acordo com cada informação a ser importada. Todas as informações do aluno deverão estar em uma única linha, não repetindo o mesmo em outras linhas.
- Regra das nomenclaturas: abaixo, vamos explicar quais são as colunas(campos) obrigatórias(os) a serem definidas no arquivo e quais as colunas(campos) adicionais poderão ser utilizadas também. Lembrando que é necessário o nome está todo em letras MAIÚSCULAS e sem acentuação.
- Dados cadastrais do alunos (tabela ALUNOGER)
- ■ MATRICULA (Obrigatório ter a coluna, porém o sistema irá gerar o número);
- ■ CPF (Informar somente números);
- ■ NOME (Informar o nome completo, podendo conter acentos e letras minúsculas e maiúsculas);
- ■ DATA_NASCIMENTO (Informar no seguinte formato - DD/MM/AAAA).
- Dados para matricular o aluno no curso (tabela CURALGER)
- ■ CURSO (Informar o código do curso no sistema);
- ■ DATA_MATRICULA_INI (Informar no seguinte formato - DD/MM/AAAA).
- Dados para enturmar o aluno na turma (tabela TURMALU)
- ■TURMA (Informar o código da turma no sistema).
Para importação dos responsáveis, vamos seguir uma regra específica:
- Dados para importar e vincular o pai do aluno (tabela RESPONS, RESPALU e ALUNOGER)
- ➢ PAI (nesta coluna, informando o nome do pai, o sistema irá criá-lo como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:
- ■ PAI_CEP, PAI_ENDERECO, PAI_BAIRRO, PAI_CIDADE, PAI_ESTADO, PAI_CPF, etc.
- Sempre informe após a coluna do nome do pai, os campos desejados referentes à tabela de respons.
- Dados para importar e vincular a mãe do aluno (tabela RESPONS, RESPALU e ALUNOGER)
- ➢ MAE (nesta coluna, informando o nome da mãe, o sistema irá criá-la como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:
- ■ MAE_CEP, MAE_ENDERECO, MAE_BAIRRO, MAE_CIDADE, MAE_ESTADO, MAE_CPF, etc.
- Sempre informe após a coluna do nome do mãe, os campos desejados referentes à tabela de respons.
- Dados para importar e vincular o responsável acadêmico do aluno (tabela RESPONS,RESPALU e ALUNOGER)
- ➢ RESPACADEM (nesta coluna, informando o nome do responsável acadêmico, o sistema irá criá-lo como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:
- ■ RESPACADEM_CEP, RESPACADEM_ENDERECO, RESPACADEM_BAIRRO,RESPACADEM_CIDADE, RESPACADEM_ESTADO, RESPACADEM_CPF, etc.
- Sempre informe após a coluna do nome do responsável acadêmico, os campos desejados referentes à tabela de respons.
- Dados para importar e vincular o responsável financeiro do aluno (tabela RESPONS,RESPALU e ALUNOGER)
- ➢ RESPFINAN (Nesta coluna, informando o nome do responsável financeiro, o sistema irá criá-lo como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:
- ■ RESPFINAN_CEP, RESPFINAN_ENDERECO, RESPFINAN_BAIRRO,RESPFINAN_CIDADE, RESPFINAN_ESTADO, RESPFINAN_CPF, etc.
- Sempre informe após a coluna do nome do responsável financeiro, os campos desejados referentes à tabela de respons.
- Dados para importar e vincular o responsável avalista do aluno (tabela RESPONS,RESPALU e ALUNOGER)
- ➢ RESPAVALISTA (Nesta coluna, informando o nome do responsável avalista, o sistema irá criá-lo como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:
- ■ RESPAVALISTA_CEP, RESPAVALISTA_ENDERECO, RESPAVALISTA_BAIRRO,RESPAVALISTA_CIDADE, RESPAVALISTA_ESTADO, RESPAVALISTA_CPF, etc.
- Sempre informe após a coluna do nome do responsável avalista, os campos desejados referentes à tabela de respons.
Pós-importação planilha
- Após efetuar a leitura da planilha, o sistema carrega as informações em um grid exibindo para o usuário os alunos com suas informações. Caso haja a necessidade de efetuar algum ajuste, o usuário poderá realizar diretamente no grid, sem a necessidade de realizar manutenção no arquivo.
- Outra questão importante é que, quando o sistema localiza a turma informada no arquivo, ele preenche a coluna de unidade, com o código da unidade referente a turma e após a conclusão do processo de importação de dados, o sistema também gera e preenche as colunas de número de classe do aluno na turma e a coluna CAG_COD que representa o código do aluno no curso selecionado.
- Para realizar a importação dos dados, basta clicar no botão Confirmar dados. O processo após concluído, exibe uma mensagem de Importação realizada! e caso haja ainda algum erro ou o aluno já possua cadastro no sistema, ou esteja já vinculado ao curso/turma, o sistema o alertará dizendo que os dados não foram importados.
Considerações finais
- Antes de realizar o processo, certifique-se de que o curso e turma que serão informados na planilha já estão devidamente configurados no sistema Giz.
- Em relação à formatação dos dados dos alunos no arquivo, lembre de efetuar a formatação da planilha colocando o tipo de dados das células como Texto. Caso não esteja desta forma, o sistema poderá apresentar problemas ao tratar informações que contenham zeros à esquerda. Caso não saiba como fazer, clique aqui para obter mais orientações.
- Em casos de alunos e ou responsáveis com mesmos nomes(homônimos) , é importante colocar sempre a coluna referente ao CPF do aluno e ou dos responsáveis, pois o sistema levará em consideração esta informação para não gerar dados duplicados.