Período Letivo

Período Letivo

Abertura de Novo Período Letivo

A criação do novo período letivo consiste em reaproveitar os dados de configuração inicial do sistema (Parâmetros, cursos, matrizes curriculares, turmas, disciplinas etc) copiando-os para o próximo período letivo que será criado.

Antes de fazer a cópia dos dados para o novo período letivo é necessário que o administrador do sistema realize todos os procedimentos de criação de banco de dados e configuração do novo período letivo na opção do módulo básico Utilitários - Banco de Dados - Período Letivo.

Após a inclusão do novo período letivo pelo administrador do sistema, devem ser copiados os dados para este novo período. Para isto é necessário abrir esta opção no período letivo corrente e informar no campo Período letivo o novo período letivo criado e clique no botão OK.

No momento de definir os itens da lista de Cadastro a reaproveitar, se for habilitado a opção de Alunos todos os alunos que estão estudando no período letivo corrente irão ser levados para a tela de matrícula do novo período, inclusive alunos formandos. Como os alunos formados não serão matriculados em nenhuma turma no próximo período letivo, seus dados irão constar inutilmente na tela de matrícula do próximo período. Se não for habilitada a opção, o aluno pode ser matrículado no período letivo seguinte realizando a matrículas como veterano.

No momento de realização da cópia dos dados, o sistema exibe mensagem informando que caso exista dados já armazenados neste período, estes serão apagados.

Ao confirmar a mensagem será exibida nova mensagem de confirmação.

Ao fim deste processo o novo período letivo é criado e pode ser realizada a promoção automática dos alunos.

Promoção Automática

A promoção automática é a forma de promover todos os alunos para o próximo período letivo, sem há necessidade de fazer a re-matrícula dos alunos veteranos. Isto é realizado de forma mais rápida e agiliza em muito o trabalho do(a) secretario(a) acadêmico(a) uma vez que no inicio de cada semestre, há uma demanda muito grande de re-matricula.

Antes da realização da promoção automática é recomendado que seja observado os seguintes critérios:

Verificar se serão utilizados parâmetros para impedir a promoção dos alunos que estiverem com alguma restrição. (inadimplência ou pendências na biblioteca);

Verificar se há a necessidade de definir o curso sucessor dos cursos para a promoção automática;

No cadastro de turmas tem que informar qual é a turma sucessora para os alunos que estão saindo da turma de origem para a nova turma de destino. Caso não informe a turma sucessora o sistema não faz a promoção;

Para clientes que trabalham com curso que possuem matriz curricular, pelo cadastro de disciplina por professor tem que associar a disciplina à turma e ao professor, este podendo ser informado sem professor, caso o usuário não tenha a informação de qual o professor para a disciplina no próximo período letivo.

Para realizar a promoção automática é necessário realizar primeiro a abertura do novo período letivo.

É recomendado também que o cálculo de resultado final dos alunos tenha sido realizado no módulo Registro Acadêmico, para que no momento da realização da promoção automática o sistema tenha informação da situação acadêmica (aprovado, reprovado etc) dos alunos. Apesar de existir a condição de realizar a promoção automática sem considerar a situação acadêmica dos alunos.

A promoção automática deve ser realizada a partir do período letivo anterior para o novo período letivo criado, ou seja, se o resultado da promoção automática for para 02-2005 deve ocorrer no período letivo 01-2005.

A promoção automática pode acontecer para os alunos de uma única turma, assim como, de uma única vez para todos os alunos da instituição. Essa informação é passada pelo sistema a partir da definição dos filtros de seleção da tela de promoção automática. No exemplo da figura acima a promoção está sendo realizada somente para os alunos de uma determinada turma.

[[Imagem:]]

Após definir o filtro de seleção dos alunos informe:

Período letivo seguinte: Trata-se da informação do período letivo onde os alunos do período letivo atual serão promovidos e matriculados automaticamente pelo sistema.

Observe com muita atenção se a origem (período letivo atual) e destino (período letivo seguinte) estão informados corretamente para que não haja nenhum risco de dano nos dados, após a realização deste procedimento.

Layout: O campo layout é para que seja informado o modelo do relatório que deve ser utilizado pelo sistema para a impressão do resultado das condições dos alunos aptos e inaptos a promoção. Caso seja a primeira vez que a promoção estiver sendo realizada um modelo de relatório precisa ser criado através do botão layout que está posicionado no canto superior direito da tela.

Data inicial e final do próximo período letivo: Informe nestes campos as datas iniciais e finais que caracterizam o inicio e o fim do próximo período letivo. Essa informação é utilizada pelo sistema para definir a data inicial de matrícula dos alunos que forem promovidos.

Caso não exista grade curricular associada à turma de destino: Para que o Sistema Giz conheça as disciplinas que os alunos poderão cursar no próximo período letivo é fundamental que na turma de destino dos alunos tenha sido definido o ano da grade curricular. É por este campo que o sistema reconhece as disciplinas da turma.

Este parâmetro serve para que o usuário decida qual deve ser o procedimento do sistema caso, durante a promoção automática, o sistema encontre alguma turma sucessora sem a informação do ano da grade. Nesta condição o sistema pode ser configurado para realizar a promoção dos alunos na nova turma, porém, não adiciona para os mesmos as disciplinas, ou configurado para impedir que a matrícula seja realizada para os alunos desta turma.

Caso não existam disc./prof. associadas à turma de destino: Este parâmetro é muito parecido com o parâmetro anterior, a diferença é que apesar da turma sucessora possuir o ano da grade, as disciplinas da grade curricular podem não ter sido associadas à turma sucessora no cadastro de Disciplinas por professor do módulo Registro Acadêmico. Se isto acontecer, da mesma forma que no item anterior, o sistema não terá a informação das disciplinas ofertadas para a turma e não poderá matricular os alunos nas disciplinas.

Este parâmetro permite que a promoção não seja realizada para esta condição, ou permite que os alunos sejam promovidos e matriculados na nova turma, porém, não serão adicionadas as disciplinas para os alunos.

Gravar situação como pendente: Este parâmetro permite que todos os alunos promovidos para o próximo período letivo sejam promovidos com a situação de Pendente. O aluno com situação pendente é um aluno válido para o módulo Giz Recebimentos, ou seja, pode ser gerado os débitos e baixas normalmente, porém, não é um aluno válido para o módulo Registro Acadêmico. Neste módulo os alunos não aparecem no diário de classe, notas não podem ser lançadas etc.

Caso seja realizada a promoção automática com esta situação habilitada, é necessário posteriormente regularizar a situação dos alunos para a situação de Normal para que todas as opções funcionem normalmente no módulo Registro Acadêmico. Essa regularização é realizada na opção de Regularização de Matrículas do módulo Registro Acadêmico.

Manter os dados financeiros: Habilitando esta opção é possível manter os dados financeiros (descontos, taxas extras, débito automático etc) dos alunos para o próximo período letivo.

Somente aprovados: Se for habilitada esta opção, o sistema promove para o próximo período letivo, somente os alunos que tiverem sido aprovados no período letivo anterior. Esta opção só pode ser marcada se o calculo de resultado final tiver sido realizado no módulo Registro Acadêmico.

Promover devedores: Se esta opção for habilitada o sistema promove para o próximo período letivo os alunos devedores, mesmo que o parâmetro que impede a matrícula de alunos devedores estiver habilitado no cadastro de parâmetro do Módulo Básico. Durante a promoção o sistema ainda faz uma confirmação com o usuário ao encontrar um aluno devedor.

Promover todos os alunos: Se esta opção for habilitada, o sistema promove para o próximo letivo todos os alunos sem considerar a situação acadêmica dos mesmos, ou seja, alunos aprovados, reprovados ou em dependência serão promovidos para a turma sucessora.

Desconsiderar promoções: Este parâmetro pode ser usado para sobrepor os dados de uma eventual promoção realizada anteriormente. Comum para situações de erros e repetição da promoção. Se não for marcada a opção, se o aluno já existir no período letivo seguinte o sistema ignora a promoção do aluno (não faz nada). Caso seja marcada a opção o sistema sobrepõe os dados da promoção passando a valer a ultima promoção realizada.

Após terem sido verificado todos os parâmetros e definido o filtro para promoção clique no botão Próximo para que sejam selecionados os dados para a promoção.

As informações selecionadas e exibidas no grid podem ser agrupadas por quaisquer uns dos campos apresentados. Observe pela figura abaixo que a coluna Turma Atual exibe a informação da turma atual do aluno. A figura ilustra está coluna sendo arrastada e posicionada na parte externa e superior da tela.

Este procedimento define um agrupamento dos dados. Para este exemplo, os dados serão apresentados no grid exibindo o agrupamento dos alunos com informações comuns. Veja a figura abaixo, o sistema exibe agrupados todos os alunos por Turma Atual.

Após ter sido selecionados os dados para a promoção, os mesmo podem ser impresso através do botão Imprimir para que sejam conferidos com mais precisão.

O relatório é divido em duas partes principais, uma com os alunos aptos a promoção e outra com os alunos inaptos a promoção e seus respectivos motivos. Existindo algum problema para a promoção o usuário pode realizar a devida correção é executar novamente a promoção automática.

Após a realização da promoção automática o sistema exibe uma mensagem com uma informação geral dos alunos promovidos e permite que seja impresso um relatório detalhado. O relatório é muito semelhante ao relatório emitido antes da promoção, porém, um resumo com a situação da promoção é exibida ao fim do relatório.

Gerador de Documentos

O sistema Giz possui o Gerador de Documentos, uma ferramenta muito interessante para a construção de modelos de documentos (declarações, contratos, atestados, cartas de cobranças, etc).

Neste gerador são confeccionadas as matrizes dos documentos, para que estes possam ser impressos a qualquer momento pelo sistema. A idéia básica deste recurso é mesclar os textos dos documentos com os dados de alunos (financeiro, acadêmico), de responsáveis e professores do banco de dados. Substituindo desta forma a necessidade de editar documentos em planilhas de edições (Word) e agilizando o tempo dos usuários do sistema.

A tela abaixo exibe uma declaração de matrícula, construída a partir do gerador de documentos, neste exemplo, os dados pessoais dos alunos são preenchidos pelo próprio sistema buscando os dados diretamente do banco de dados do sistema. Desta forma o trabalho para imprimir a declaração para um único aluno ou para todos os alunos da instituição seria o mesmo.

O Gerador de Documentos possui uma interface similar a um editor de texto com recursos de formatação padrão e com as opções de inclusão dos campos do banco de dados. Para a confecção de um documento no gerador utilize os componentes numerados e exemplificados abaixo:

Tipo (1): O tipo tem uma importância fundamental na criação do documento, ele determina o público alvo e os dados que ficarão disponíveis para a confecção do documento.

Os tipos de documentos disponíveis são:

Alunos (Período Letivo): Disponibiliza dados pessoais, de responsáveis de cursos e turmas matriculadas para os alunos do período letivo corrente.

Alunos com Notas Acima ou Abaixo da Média: Disponibiliza dados de notas e faltas dos alunos para impressão de textos (documentos) para os alunos com notas acima ou abaixo da média das etapas do período letivo corrente, dependendo do filtro da impressão do relatório.

Certificado/Diploma: Disponibiliza dados para a montagem de certificados para os alunos concluintes do curso.

Comprovante de cancelamento, trancamento, dispensa, cancelamento: Disponibiliza dados referente à situação acadêmica dos alunos cuja matrícula no curso não se encontra em situação regular.

Contrato, Declarações e Atestados: Disponibiliza dados pessoais, de responsáveis de cursos e turmas matriculadas para os alunos do período letivo corrente.

Devedor de negociação: Disponibiliza dados de títulos (cheques e promissórias) utilizados nas negociações ou pagamento de débitos para a montagem de cartas de cobranças para todos os alunos de todos os períodos letivos que possuam algum título de negociação em aberto.

Devedor de negociação (Período Letivo): Disponibiliza dados de títulos (cheques e promissórias) utilizados nas negociações ou pagamento de débitos para a montagem de cartas de cobranças para todos os alunos do período letivo corrente que possuam algum título de negociação em aberto.

Devedores: Disponibiliza dados de débitos em aberto de alunos do período letivo corrente para montagem de cartas de cobranças. Antes de imprimir as cartas de cobranças é obrigatório executar a opção de Atualizar situação financeira do módulo Giz Recebimentos.

Ex-alunos: Disponibiliza dados pessoais e de responsáveis dos ex-alunos da instituição, ou seja, para alunos que não estejam matriculados no período letivo corrente.

Guia de Transferência: Disponibiliza dados referente à situação acadêmica dos alunos cuja matrícula no curso encontra-se com a situação de Transferido.

Para Professor / Para Responsável: Disponibiliza dados de professores ou responsáveis de alunos.

Responsáveis devedores: Disponibiliza dados de débitos em aberto dos dependentes dos responsáveis para montagem de cartas de cobranças. Antes de imprimir as cartas de cobranças é obrigatório executar a opção de Atualizar situação financeira do módulo GIZ Recebimentos.

Responsável devedor de negociação: Disponibiliza dados de títulos (cheques e promissórias) de responsáveis de alunos, que foram utilizados nas negociações ou pagamento de débitos. A impressão será realizada para todos os responsáveis que possuam algum título de negociação em aberto.

Título (2): No campo título determine o nome do documento que está sendo criado. Não é permitido pelo sistema gravar dois documentos com títulos iguais, mesmo que sejam de Tipos diferentes.

Descrição (3): Campo para descrever a finalidade do documento que está sendo criado. É por este campo que o usuário localizará o documento nas pesquisas, no momento da impressão dos documentos.

Navegador (4): É pelo navegador que serão inseridos, excluídos, editados ou cancelados os documentos, além de permitir a navegação entre os registros.

 1) Posiciona no primeiro documento do cadastro.

 2) Volta para o documento anterior do cadastro.

 3) Avança para o próximo documento do cadastro.

 4) Posiciona no último documento do cadastro.

 5) Ativa o cadastro para a criação de um novo documento.

 6) Apaga o documento atual do cadastro.

 7) Ativa a edição do documento atual. É obrigatório seu uso para alterar os   dados.

 8) Grava os dados editados do documento atual.

 9) Cancela os dados editados do documento atual.

10) Atualiza os dados cadastrados, exibindo documentos recentemente criados por outros usuários.

Barra de ferramenta (5): A barra de ferramenta do gerador de documentos permite fazer a formatação do texto utilizando os botões padrões de edições de texto. Posicione o mouse sobre o botão do navegador para identificar sua função de formatação.

Tipo de documento (6): Um documento do gerador pode ser criado para fazer a impressão em papel ou ser encaminhado por e-mail. Este campo determina o tipo de documento que será criado. É necessário definir o tipo de documento antes de clicar no botão do navegador (5) que insere o novo registro.

Botão Layout (7): Pelo botão Layout pode ser personalizado o fundo do documento, local onde o corpo de texto do documento é impresso. Por esta opção o usuário poderá incluir no documento marcas d'águas, definir orientação do papel (retrato ou paisagem), incluir bordas, personalizar tamanho da página etc. Porém a utilização deste recurso é recomendada para usuários com bom conhecimento em ferramentas de confecção de relatórios.

Botões: SQL Mestre/SQL Detalhe (8): Conforme já foi visto no item 1 (Tipo). Cada tipo de documento define os dados disponíveis para a criação dos textos. Os campos disponíveis para cada tipo de documento estão especificados através de consulta SQL que podem ser visualizadas nestes dois botões. Os usuários com bons conhecimentos em SQL poderão utilizar esta opção para a inclusão de novos campos que julgarem necessários na criação dos documentos.

Inclusão de campos (9): Por esta opção são exibidos os campos disponíveis para compor o documento.

Insere campos (10): Este botão insere o Campo a ser inserido (9) na posição posterior ao cursor de edição do documento.

Mesclar documento (11): O botão Mesclar documentos convoca a tela de impressão do documento, caso o usuário deseje visualizar/testar a impressão do documento que está sendo confeccionado.

Área de edição de texto (12): Por esta opção é digitado o texto do documento que será criado, mesclando o texto fixo com os dados do banco de dados. À medida que o texto do documento for sendo digitado o usuário utilizará as opções (9) e (10) do Navegador de inclusão de campos para informar ao sistema os dados que serão apresentados ou impressos após o texto fixo.

Exemplo:

Declaro para os devidos fins que <nome_aluno> de nacionalidade <nacionalidade>...

No exemplo acima os textos fixos são:

Declaro para os devidos fins que de nacionalidade

E os dados do banco de dados são: <nome_aluno> e <nacionalidade>. Os campos de banco de dados devem sempre ser representados entre sinais de <(maior) e > (menor).

Isto significa que ao fazer a impressão do documento o sistema juntará a parte fixa do documento com os valores do banco de dados.

Atualização de Banco de Dados

Por esta opção o sistema realiza a atualização das tabelas do banco de dados, a partir das alterações sofridas pelo sistema no processo de aperfeiçoamento das versões.

Esta opção deve ser ativada sempre que proceder a atualização da versão. Para clientes que trabalham com a versão do sistema para o banco de dados Paradox quando ocorrer alguma perda de índice de uma tabela devido a uma falha de energia (pique de luz) este recurso refaz o índice corrigindo a tabela.

Dica: Caso ocorra algum erro durante a realização da atualização, clique sobre o botão Abortar da mensagem emitida pelo sistema e entre em contato com o nosso setor de suporte técnico. Optar pelo botão Ignorar em alguns casos pode provocar perda de dados.

Alteração de Códigos

Alteração de Códigos

Esta opção é para ser utilizada para manutenção de código que se encontra cadastrado incorretamente. Nela deve informar o código atual e em seguida incluir o novo valor para o código, desta forma o sistema atualiza automaticamente todas as tabelas de todos os períodos letivos para o novo valor de código, sem a necessidade de está fazendo isto manualmente.

Altera Turma/Série

Esta opção é para ser utilizada para alterar a turma e série que se encontra cadastrado incorretamente. Nela deve filtrar o código atual da turma e em seguida incluir o novo código da turma e a nova série/período da turma, desta forma o sistema atualiza automaticamente, sem a necessidade de está fazendo isto manualmente.

Banco de dados

Período Letivos

Este recurso é normalmente utilizado para realizar a abertura de um novo período letivo. O cadastro registra basicamente o local (path ou database) onde os dados de cada período letivo encontra-se armazenado.

A tela do cadastro varia conforme o tipo de banco de dados utilizado. Quando é utilizado a versão em banco de dados em Paradox o usuário deve criar uma pasta no Windows Explorer para o novo novo período letivo e fazer a associação neste cadastro através do campo Path das Tabelas.

O campo Padrão define qual será o período letivo padrão, ou seja, o único período letivo que todos os usuários vão ter acesso.

O campo Visível ao usuário define quais os períodos letivos os usuários vão ter acesso.

Quando o cliente utiliza o sistema Giz na versão de banco de dados MsSQL Server, o usuário deverá dá o nome ao banco de dados no campo Database em seguida clicar no botão para informar os parâmetros para conexão e clique no botão Criar Banco com isso é criado o banco de dados do novo período letivo.

O campo Padrão define qual será o período letivo padrão, ou seja, o único período letivo que todos os usuários vão ter acesso.

O campo Visível ao usuário define quais os períodos letivos os usuários vão ter acesso.

Dica: As datas iniciais e finais do período letivo são obrigatórias e servem de base para os relatórios do MEC filtrarem informações como : matriculado no período, verificar concluintes, cálculo da idade,etc.

Instituições

O cadastro de instituições mantêm informações de configuração do sistema. Neste cadastro é armazenado duas informações primordiais para o funcionamento do sistema que é o local (path) da pasta Sys do sistema e local (path) da pasta GEN.

Quando o usuário executa qualquer módulo do sistema uma das primeiras ações do sistema é buscar informações das tabelas da pasta Sys e GEN. Com os dados destas duas pastas o sistema configura as opções de menu para o módulo e verifica o acesso do usuário no sistema.

Para maiores informações sobre a importância desta pasta consulte o arquivo HelpInstal.chm.

Correções no Banco de Dados

Esta opção foi sendo implementada na medida em que foram inovadas as opções no sistema ao longo do tempo, as correções têm como objetivo realizar adaptações nas tabelas do banco de dados, conforme exigência das novas versões.

Importante: Antes de processar alguma correção que você não esteja certo do resultado que será gerado, faça obrigatoriamente uma cópia de segurança de seu banco de dados.

Abaixo segue informações de cada uma das opções de correções de banco de dados e os procedimentos realizados por elas.

01-Data Canc./Transf./Matrícula em Turmalu: Pega os dados da tabela transfe e passa para a tabela turmalu "Data da Situação".

02-Criação Unidades Escolares (Gen): Cria automaticamente dados na tabela unidgen buscando do unidesc.

03-Criação de Cursos(Gen) e Habilitação: Cria automaticamente dados na tabela cursgen buscando dados da tabela cursoss - Cria automaticamente dados na tabela Habilitação buscando anteriormente da tabela de cursos.

04-Criação de Alunos(arquivo-morto-GEN): Cria automaticamente dados na tabela alunoger buscando do alunoss de cada período.

05-Criação de Curso matriculados (GEN): Criar automaticamente dados na tabela curalger buscando dados das tabelas turmalu de cada período letivo.

06-Matricular alunos em todas Disciplinas da grade: Cria automaticamente dados na tabela Fichalu contendo todas as disciplinas da grade curricular utilizando disciplinas que estão em disciplinas por professor.

07-Excluir Disciplinas Matriculadas não Ex. Grade: Excluir automaticamente dados na tabela Fichalu que não tem na grade curricular.

08-Corrigir inconsistência na tabela de Débitos: Checar se existe débitos sem alunos matriculados, caso exista cria-se uma matricula como aluno inexistente. - Checa se a turma do aluno e está correta. - coloca Zeros em cod_taxa - * Remove debitos se já pago, dependendo da opção do formulário.

09-Eliminar Alunos Repetidos: Elimina Alunos Repetidos deixando o registro mais antigo. Atualiza fichalu,estabn,histesc e débitos.

10-Eliminar Interessados Repetidos: Eliminar Interessados Repetidos deixando o registro mais antigo.

11-Acertar últimos Códigos: Acerta na tabela tabcodig os últimos Códigos de codbarra, interes, tabgen1, tipotax, nossonum, bancoss, tabocor, alunoger, textpad, tabempr, tabprof, baixager, tabgene, respons.

12-Criação de Alunos a partir do arquivo morto(Gen): Cria automaticamente dados na tabela Alunos buscando do alunoger.

13-Grava '000' p/ Mensalidade em Débitos: Coloca Zeros nos registros de débitos referentes a mensalidade onde cod_taxa nulo ou vazio, criando uma taxa como cod_taxa ='000' considerando desconto.

14-Elimina enturmação de alunos repetidas: Elimina enturmação de alunos repetidas.

15-Consistir sub-disciplina: Coloca nas tabelas graddis e discipl os códigos 1- quando a disciplina é principal, 2- quando não existe disciplina principal, 3-quando a disciplina é sub-disciplina.

18-Criar tabela de desconto por alunos: Cria automaticamente dados na tabela descalu buscando os descontos cadastrados na tabela turmalu - Criar automaticamente dados na tabela descdeb buscando dos descontos gerados da tabela débitos.

19- Criar tabela de taxas de alunos: Cria automaticamente dados na tabela taxalu buscando as taxas cadastrados na tabela turmalu.

20-Criar seqüencial para disciplinas por professor: Cria um código seqüencial na coluna gdd_seq da tabela graddis.

21-Criar Baixa Múltipla(Gen): Cria automaticamente dados na tabela baixager buscando da tabela baixamul de cada período letivo.

22-Geração da tabela de segundo professor e turnos: Cria automaticamente dados na tabela segprof buscando dados da tabela graddis e Cria automaticamente dados na tabela turnos colocando os turnos manha,tarde e noite como padrão.

23-Alterar código da taxa extra por novo código da taxa: Altera o cod_taxa das tabelas debtalu, taxalu, debitos, taxacur, lancaix. para o código de taxa cadastrado na tabela tipotax no campo tax_novo_codigo.

24-Gravar o valor da taxa extra em taxalu: Colocar na tabela taxalu o valor "R$" cadastrado da tabela tipotax.

25-Corrigir tabela de bancos: Colocar na coluna código o conteúdo da coluna codbanco

27-Corrigir baixas e lançamentos de caixa: Os débitos pagos e isentos que não possuem codbaixamult preenchido o sistema irá preenchido o código da baixa múltipla em débitos, e inserido um registro em baxager e baixaperger. Para clientes usam autenticadora o sistema ira inserir registro na tabela de lancaix.

28-Estornos: O sistema verificará se a tabela estornos possui como parte da chave primária os campos data, hora e usuário. Caso possua, todos os registros da tabela estornos serão deletados.

38-Corrigir serie da tabela de preço: Corrige a tabela de preços para todas as turmas inserindo '*' no campo serie da tabela tabprec substituindo o valor '0' do campo serie.

44-Gerar debitos e baixas no Athenas3000: Essa rotina deve ser executada apenas para clientes que usam o ERP Athenas3000 integrado com o giz. Esta correção insere os dados financeiros do Giz Recebimentos (mensalidades e taxas extras contas a receber) e cadastra o aluno como cliente no Athenas3000. Marque o período letivo que deseja fazer a geração e clique em OK. O sistema solicitará uma data de início e término de acordo com o período marcado, só será gerado no Athenas3000 os registros que estão entre as datas.

Obs: Em caso de duvidas sobre essa rotina entre em contato com o setor de suporte para esclarecimento.

Unificação de Banco de Dados

A finalidade da Unificação do Banco de Dados é unir os dados acadêmicos de unidades filiais em uma base de dados central para que, por esta base de dados central, seja feito o controle financeiro de todas as unidades filiais. Ao utilizar este processo, obrigatoriamente o controle financeiro (Geração de débitos, emissão de boletas bancárias e baixas de débitos) só pode ser realizado na base de dados central.

O processo consiste no seguinte procedimento:

As unidades Filiais matriculam os alunos e exportam os dados acadêmicos para a base de dados central;

Na base de dados central são importados os dados acadêmicos exportados das unidades filiais;

Na base de dados central são definidos os parâmetros financeiros, gerado os débitos dos alunos, realizado a emissão de boletas bancárias, realizada as baixas, estornos etc.

Os dados financeiros são exportados da base de dados central para as unidades filiais;

Na base de dados das unidades filiais são importados os dados financeiros exportados da unidade central, para que sejam usadas para consultas e relatórios.

Para exportar os dados acadêmicos para a base central:

Escolha o diretório de destino para onde serão enviadas as tabelas dos dados acadêmicos.

Marque as tabelas que serão exportadas e clique no botão exportar. Para Importar dados financeiros da Base Central:

Escolha o diretório de origem de onde serão importadas as tabelas dos dados e das configurações financeiras.

Marque as tabelas que serão importadas e clique no botão importar.

Se não existir o diretório, clique no botão das pastas amarelas, escolha onde deverá criá-lo, digite o nome do diretório e clique no botão Criar.

Enviar E-mail

Esta opção permite ao usuário enviar E-mails para alunos, professores e responsáveis, desde que estejam com seus e-mail cadastrados nos seus respectivos cadastros.

Para fazer uso desta opção é necessário configurar as informações do servidor de E-mail.

Nome: Informe o nome da sua instituição de ensino, este campo será o nome do remetente que aparece no E-mail do destinatário.

End. Eletrônico: Endereço eletrônico que será usado para enviar as mensagens.

End. Copia: Endereço eletrônico que será usado para receber uma cópia das mensagens enviadas.

Na aba Servidor configure:

O campo Mensagens Enviadas SMTP com o nome ou número do endereço IP do seu servidor de e-mail, em seguida a Porta do Servidor com o número 25. O campo Nome da Conta é o nome da conta registrado em seu servidor, é o nome que vem antes do @. E o Formato do E-mail informe a opção Texto.

Após a configuração do servidor de e-mail é necessário fechar o módulo Básico e abrir novamente para que o sistema possa carregar as novas configurações.

Existem dois tipos de E-mails que podem ser encaminhados pelo serviço de correio eletrônico do sistema Giz:

E-mail Simples

É similar a opção convencional utilizada pelo gerenciador de e-mail que o usuário deve estar acostumado a utilizar. O usuário descreve o texto que deseja enviar, anexa um documento, se necessário, informa o assunto do e-mail.

Clicando no botão Para o sistema abre uma nova janela Seleção de Destinatários onde pode ser escolhidos os alunos para qual a mensagem deve ser encaminhadas, fazendo o filtro por unidade, curso, turma, série/período e etc.

A figura abaixo ilustra o envio de de um E-mail Simples para todos os alunos do 3º período do curso de Contabilidade.

Neste tipo de E-mail o usuário descreve um texto comum no corpo de texto do editor de E-mail e encaminha para as contas de E-mail do filtro configurado na caixa de diálogo.

Doc-Mail

O Doc-Mail é utilizado quando se deseja enviar mensagens personalizadas para os destinatários. O usuário deve confeccionar primeiro o texto ou documento no Gerador de Documentos. Na opção do destinatário o usuário poderá escolher o documento confeccionado no Gerador de Documentos e enviar para os alunos fazendo o filtro por unidade, curso, turma, série/período e etc.

A figura abaixo ilustra o envio de um Doc-Mail Carta de Devedores para todos os alunos do curso de contabilidade. Nesta situação a carta de devedores foi confeccionada no gerador de documentos para trazer os dados personalizados dos alunos e seus respectivos débitos em aberto.

Backup da Base de Dados

Um backup do banco de dados é a operação de copiar os dados para um arquivo de backup compactado.

Backup é uma questão de vida ou de morte para qualquer sistema informático. Garantir que se tenham suportes alternativos (backups) a que se possa recorrer em caso de perca da informação é fundamental. Pensando assim é importante definir políticas de backup para garantir essa sobrevivência.

Esta opção permite que se faça uma cópia de segurança do banco de dados do sistema. É muito importante que sejam feitas cópias de segurança diariamente, ou toda vez que forem realizados muitos lançamentos no sistema. Uma cópia de segurança permite recuperar, sem maiores problemas, os dados do sistema caso ocorra uma eventual perda de dados.

Para fazer a cópia de segurança deixe selecionado todos os banco de dados do sistema na opção Informações do Servidor e informe o nome do computador, usuario e senha. No caminho do arquivo informar o diretório onde vai ser gerado o backup (Cópia de Segurança), marque os bancos e click em Gerar Backup. O backup será realizado imediatamente.

Dica: Recomenda-se que o backup seja realizado em outro computador diferente do servidor, pois caso ocorra algum problema no servidor a cópia de dados gravados no servidor de nada adiantaria.

Restaura Base de Dados

Esta opção realiza a restauração da base de dados.

Ela permite voltar alguma cópia de segurança realizada pela opção de Backup da Base de Dados. Uma cópia de dados pode ser restaurada por diversos motivos.

Exemplos:

1 - Em caso de perda de dados;

2 - Caso alguma tabela do sistema se danifique e não possa ser recuperada, etc.

Para restaurar uma cópia de segurança, o usuário deve informar o nome o nome do servidor, usuário e senha e o caminho do arquivo, onde este arquivo está armazenado. Use o botão de pesquisa para localizar o diretório onde se encontra os backup´s a serem restaurados.

Selecione os bancos e clique no botão Restaurar Backup.

Exportação de Dados para o Professor

O processo de exportação de dados por professor é utilizado para fazer a integração do módulo Registro Acadêmico com o módulo Giz Professor.

Por esta opção são exportados todos os dados necessários para habilitar o módulo Giz-Professor. O módulo Giz-Professor é um módulo que pode ser utilizado na casa do professor, ele auxilia o professor no processo de registro dos rendimentos dos alunos (notas e faltas), permite realizar os lançamentos de aulas e conteúdo ministrado, gera diversos relatórios e gráficos com o aproveitamento dos alunos e turmas e ainda emite o diário de classe completamente preenchido.

O processo de exportação é utilizado pela secretaria para gerar (fracionar) os dados por professor, onde o arquivo gerado possui informações específicadas de um único professor.

Para gerar o arquivo do professor selecione o professor na opção de pesquisa Professor, informe na opção Exportação de Dados para Professor o local (path) do computador onde os dados devem ser gravados.

O arquivo gerado pela exportação é o arquivo de extensão mdb do Microsoft Access, caso seja habilitado o parâmetro Proteger o arquivo mdb com senha o sistema cria o banco de dados com uma senha, para evitar que o professor altere dados diretamente na base de dados utilizando o Microsoft Access. A senha gerada para o banco de dados é a palavra 'profmoderno'.

Importação de Dados do Professor

A opção de Importação de Dados do Professor é o procedimento que importa para o Registro Acadêmico os dados referentes a freqüência, conteúdo programático e notas de avaliações digitadas pelo professor no módulo Giz Professor.

O arquivo de importação gerado pelo professor tem o seguinte formato: Giz_Prof_00001.mdb onde o número "00001" é o código do professor no cadastro do Registro Acadêmico.

Para importar os dados do professor clique sobre o botão de pesquisa a frente do campo de Arquivo de Importação e selecione o arquivo do professor a ser importado.

No exemplo da tela abaixo o arquivo está sendo importado a partir do disquete. Selecione o arquivo e clique sobre o botão abrir.

Ao selecionar a opção Atualizar aulas previstas com o valor das aulas dadas o sistema substitui o valor de aulas previstas lançadas para cada etapa no cadastro de disciplinas por professor pela quantidade de aulas dadas informadas pelo professor no módulo Giz-Professor. Clique no botão Importar para que os dados sejam carregados.

Para evitar importação indevida, o sistema permite somente ao usuário importar dados dos arquivos de importação do Giz-Professor, isto é, arquivos que estejam no formato: GIZ_PROF_CODPROF.mdb, sendo que CODPROF é o código numérico do professor.

Caso o professor exclua aulas, provas, faltas ou notas de prova, o sistema avisa ao usuário, no momento da importação de dados, enviando mensagem, informando a tabela na qual ocorreu a exclusão e a possibilidade de continuar ou não a importação.

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Na página Relatórios o sistema permite ao usuário consultar o protocolo de entrega do arquivo exibindo informações dos dados importados pelo disquete, ou eventuais alterações de notas realizada pelos professores.

A página Relatórios é subdividida em mais três páginas:

Protocolo

Nesta sub-página, após a importação, o sistema automaticamente abre a aba relatórios, com os campos professor, data da importação e layout já preenchidos. Para visualizar o relatório do protocolo, o usuário deve clicar no botão correspondente.

O protocolo é um relatório personalizado, onde o usuário pode verificar por turma, disciplina, subturma e etapa, a matrícula dos alunos nas quais as notas ou faltas foram incluídas ou excluídas ou modificadas.

Este relatório também indica o status das aulas e das provas, informando se elas foram incluídas, excluídas ou modificadas.

Auditoria

Na aba auditoria, o usuário visualiza de maneira rápida as avaliações, notas, aulas e faltas modificadas, incluídas e excluídas pelo professor. Ao entrar nesta aba os campos professor e data de importação já virão preenchidos, bastando clicar sobre o botão Visualizar Auditoria para que seja exibido em formato de árvore de navegação, seguindo a ordem Turma, Disciplina, Subturma, Etapa e Avaliação.

Na janela Aulas o usuário visualizará as aulas e faltas modificadas, incluídas e excluídas.

Na janela Notas o usuário visualizará as avaliações e notas que foram modificadas, incluídas e excluídas.

Diário de Classe

Depois da importação, o usuário poderá fazer imediatamente a impressão do diário de classe do professor. Clicando na aba diário de classe os campos professor e data da importação já são automaticamente selecionados. Clique no botão Visualizar filtro diário de classe para que o sistema exiba as turmas em que o professor leciona. O usuário deve selecionar as turmas, marcar as opções disponíveis na tela e selecionar o layout do diário.

Dica: Caso o usuário selecione mais de uma turma para visualizar, o sistema visualiza a primeira e depois volta a tela anterior para visualizar a turma subseqüente.

Liberação de Versão

O processo de liberação de versão é um recurso para checar no site da AIX SISTEMAS a existência de versões mais novas que a versão utilizada na máquina, baixando automaticamente os arquivos atualizados no computador do cliente.

Para utilizar este recurso é necessário instalar e configurar o módulo Giz-Gerenciador de Versões.

Cadastro de Domínios

O cadastro de domínios é um cadastro de uso diversificado no sistema. Neste cadastro o usuário encontra valores padrões usados pelo sistema para diversos procedimentos ou funções internas.

O campo "Grupo" define qual conjunto de domínios a informação pertence.

Exemplo: O domínio de informações do grupo bancos define o conjunto de valores de bancos aceito pelo sistema no procedimento de lançamento de cheques pré-datados da opção de Negociação de Débitos do módulo Giz-Recebimentos.

Dica: Caso o usuário queira que o sistema reconheça um novo valor de banco que não esteja no domínio este pode inseri-lo através deste cadastro informando o novo valor para o grupo "bancos".

Exportação de Dados XML

O processo de exportação de dados para XML é utilizado para as instituições que ainda não tem o módulo Web, e necessita publicar as notas dos alunos. Neste opção o usuário gera um arquivo de exportação com o filtro conforme necessidade da instituição.

Correções de Versão - (EP)

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