Contas a Pagar

Contas a pagar são as contas a ser pagas pela instituição, mas que não são consideradas Despesas Fixas. São despesas diversas ou serviços de prestados por terceiros à instituição.

Este cadastro admite que um documento possua diversos pagamentos em datas diferentes.

A aba Geral exibe os dados do documento gerado pela conta a pagar. Pela aba Registro são visualizadas as parcelas a pagar referentes aos documentos.

Cadastro das despesas

Utilize a aba Registro para inserir uma conta a pagar referente a uma despesa. Ao cadastrar um documento devem ser informados os seguintes dados:

Doc. Fornecedor: Número do documento de fatura do fornecedor da conta a pagar. Pode ser o número da nota fiscal, boleto bancário etc.

Data de Emissão: Data em que o documento de fatura do fornecedor foi emitido.

Centro de Custo: Associe neste campo o centro de custo em que a conta a pagar deve ser contabilizada.

Unidade: Selecione a Unidade desejada.

Classificação: Classifique neste campo o plano de contas em que a conta a pagar deve ser contabilizada. Lembre-se que somente contas analíticas do tipo despesa serão listadas para associação.

Tipo de pessoa: Defina o tipo de pessoa que estará associada à operação (Fornecedor, Responsável, Aluno ou Funcionário).

Fornecedor/Pessoa: Selecione o fornecedor a quem a conta a pagar será paga.

Tipo de Operação: O tipo de operação não é obrigatório neste momento, entretanto, é um campo obrigatório no momento da realização da baixa da conta. Por isso, torna-se conveniente informar este dado antecipadamente para que no momento da realização da baixa da conta essa informação não seja solicitada.

Lembre-se que conforme o tipo de forma de pagamento associada ao tipo de operação, o sistema habilitará ou deixará de habilitar o uso de dinheiro/cheque na realização da baixa da conta.

:: Dica:

É possível no momento da realização da baixa escolher outro tipo de operação para a baixa da conta a pagar.

Tipo de documento: A definição do tipo de documento da conta é opcional, entretanto é recomendado que seja informado para um melhor registro do lançamento.

Tipo: Defina o tipo de despesa: Receita ou Despesa.

Conta caixa/banco: Na caixa de diálogo do campo conta caixa/banco são listados todos os caixas cadastrados no sistema, inclusive o caixa central e as contas correntes cadastradas, para que seja possível informar em que conta caixa/banco será realizada a baixa da despesa.

Histórico: Espaço para a descrição do histórico da movimentação financeira, para detalhar o serviço ou produto que gerou a despesa.

Qtd. Parcelas: Informe a quantidade de parcelas que serão pagas para a despesa cadastrada. Ao clicar no botão Gerar Parcelas o sistema irá gerar automaticamente o número de parcelas informadas neste campo para a despesa.

Valor Total: Neste campo informe o valor total da despesa. Ao clicar no botão Gerar Parcelas o sistema irá gerar o valor a pagar para cada parcela a partir do valor total e da quantidade de parcelas da despesa. É possível, após a geração da parcela, alterar o valor.

Data lançamento: Neste campo informe a data do lançamento da despesa no sistema.

Vencimento 1ª parcela: Informe a data de vencimento da primeira parcela da despesa e clique no botão Gerar Parcelas, para que o sistema registre todas as parcelas da conta a pagar. Após terem sido geradas as parcelas o botão Gerar Parcelas fica desabilitado e os botões de Baixa e Recibo ficam habilitados.

Em Rateio de Custos você define o centro de custos da despesa ou pode realizar o rateio entre vários centros de custos. Para isso o parâmetro Usar rateio centro de custo para despesa deve estar marcado no cadastro de Parâmetros do módulo Financeiro.

Parcelas das despesas

As parcelas geradas para as despesas são apresentadas no grid Parcelas, conforme tela de ilustração abaixo. Uma parcela pode ser editada diretamente nos combos dos campos do grid, exceto parcelas referentes a débitos já quitados. Para estes não são permitidas alterações. Caso seja preciso realizar uma alteração em um débito quitado, será necessário realizar antes o estorno do mesmo.

Ainda no cadastro de contas a pagar é possível realizar as baixas das parcelas e fazer a emissão do recibo de pagamento. Para isto basta selecionar a parcela que deseja quitar ou emitir recibo e clicar sobre o botão correspondente (Recibo ou Baixa).

Botão Baixa: Através do botão de baixa é possível realizar o pagamento das parcelas. Selecione no grid a parcela que deseja realizar a baixa e clique no botão Baixa. O sistema irá abrir a janela de realização de baixas dos débitos.

Botão Recibo: Por esta opção poderão ser emitidos os recibos referentes aos pagamentos das parcelas realizados aos fornecedores.

Emissão Voucher e Relatório

Após ter realizado os lançamentos das despesas com suas respectivas parcelas a pagar é possível fazer a impressão pelo sistema do Voucher - documento utilizado como comprovante de despesas. A impressão do Voucher é realizada por meio do botão Voucher. O modelo do mesmo pode ser personalizado.

Por meio do botão Relatório é possível emitir um relatório das contas a pagar, onde são exibidas apenas as contas ainda não quitadas.