Matrícula - WGiz

• Matrícula é o ato que formaliza o vínculo do aluno com a instituição. Todos os alunos que ingressam para estudar em uma escola ou faculdade devem ser registrados. É por meio deste registro (matrícula) que a instituição vai colocar o aluno no diário de classe do professor, digitar as notas dele, gerar o histórico escolar e cobrar as mensalidades.

• Para inclusão de uma nova matrícula, clique no botão Adicionar Novo.

• Após cadastrar a nova matrícula, o cadastro se divide em nove abas distintas. Cada aba contém informações específicas da matrícula cadastrada e abaixo tratamos o conteúdo de cada uma delas.

Pesquisa de Alunos

• Por meio da aba Pesquisa de Alunos você realiza a pesquisa dos alunos matriculados.

• No campo Período você deve selecionar o período letivo no qual deseja realizar a pesquisa. Você pode também incluir o CPF do aluno para realizar o filtro e selecionar entre as opões Exibe todos alunos, Exibe somente alunos enturmados ou Exibe somente alunos sem enturmação.

• Clique em Pesquisar e digite o nome do aluno que deseja localizar.

• Em Associar pessoa você pode realizar a associação de uma pessoa à matrícula. Lembre-se: para esta associação a pessoa deve estar cadastrada no Cadastro de Pessoas.

EXEMPLO: Se um funcionário da instituição também for aluno, ao realizar sua matrícula é possível associar o seu cadastro já existente no Cadastro de Pessoas à matrícula.

Informações Pessoais

• Por meio da aba Informações Pessoais você visualiza os dados do aluno matriculado.

Identificação do aluno

• Nesta aba você deve inserir as informações pessoais do aluno. Todos os campos em negrito são de preenchimento OBRIGATÓRIO.

• Dados Gerais: Informe o nome, data de nascimento, estado civil, sexo e apelido do aluno. Se desejar, faça o upload de uma foto do estudante.

• Contatos: Informe os telefones de contato e e-mail do aluno.

• Outros documentos: Informe o CPF do aluno.

• Endereço: Informe o endereço residencial do aluno.

• Importante:

• Caso a instituição trabalhe com a integração com o PJBANK, ou seja, Conta Digital para Empresas, para realizar a geração de boletos, é obrigatório o preenchimento dos dados de Endereço na matrícula.

• Lembrando que é necessário realizar o credenciamento prévio das Unidades e Contas Correntes para a integração bancária online.

• O PJBANK agiliza a parte de cobrança, principalmente na geração de boleto e conciliando as informações com o WGiz e ERP-AIX. Para mais informações sobre o PJBANK gentileza entrar em contato com setor comercial da AIX Sistemas.

• Observações: Neste campo é possível inserir observações sobre o aluno, a respeito de sua vida pessoal.

• Acesso: Neste bloco é necessário criar o login e senha do aluno para acesso ao WGiz. O login é criado automaticamente pelo sistema e a senha deve ser criada pelo usuário contendo, preferencialmente, oito caracteres, letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos.

Dados Adicionais

• Nesta aba você poderá inserir algum outro documento do aluno que não tenha sido informado na subaba Identificação do Aluno. Além disso, você deve também informar o CPF, nome e contato dos pais ou responsáveis e informar o parentesco do responsável financeiro.

• Responsável Financeiro: Neste bloco é possível cadastrar um dia de vencimento diferenciado para cada aluno, ou seja, mesmo ao gerar os débitos/boletos da turma, para o aluno será considerado o dia de vencimento cadastrado, independente do dia escolhido na tela de Gerar débitos.

• Importante:

• Caso a instituição trabalhe com a integração com o PJBANK, ou seja, Conta Digital para Empresas, para realizar a geração de boletos, é obrigatório o preenchimento e definição do responsável financeiro na tela de matrícula.

• Lembrando que é necessário realizar o credenciamento prévio das Unidades e Contas Correntes para a integração bancária online.

• O PJBANK agiliza a parte de cobrança, principalmente na geração de boleto e conciliando as informações com o WGiz e ERP-AIX. Para mais informações sobre o PJBANK gentileza entrar em contato com setor comercial da AIX Sistemas.

Campos Personalizados

• Esta aba contém perguntas formuladas pela escola, que devem ser respondidas de acordo com a necessidade da instituição. As perguntas que constam nessa tela devem ser criadas anteriormente no Cadastro de Campos Personalizados.

Enturmação

• A aba Enturmação se divide em cinco subabas. São elas:

Enturmações

• Nesta subaba você realiza as enturmações do aluno. Para realizar uma nova enturmação, selecione o Período Letivo e a Turma nos quais deseja enturmar o aluno. Selecione as Disciplinas que ele deverá cursar e clique em Salvar Enturmação.

• No campo Enturmações do Aluno serão exibidas as turmas nas quais o aluno está enturmado.

• Por meio do botão Nova Enturmação Detalhada você realiza a inclusão do aluno em uma nova turma.

• Informe o Período Letivo, o Curso, o Turno e a Turma nos quais deseja incluir o aluno. Informe a Data de Matrícula, selecione as disciplinas e clique em Salvar para realizar a nova enturmação.

Materiais

• Nesta subaba você realiza a associação dos possíveis materiais didáticos à matrícula do aluno. O valor dos materiais aqui associados será acrescido ao valor total da matrícula/débitos do aluno.

• Os materiais exibidos nesta tela devem ser cadastrados anteriormente na tela de Cadastro de Materiais.

• Selecione os materiais que deseja incluir na matrícula do aluno e clique em Adicionar.

Taxas

• Nesta subaba você visualiza as taxas associadas à matrícula do aluno. Aqui também é possível realizar a associação de novas taxas ao aluno.

• As taxas que serão exibidas nesta tela devem ser cadastradas anteriormente na tela de Cadastro de Taxas.

• Para associar uma taxa à matrícula do aluno, selecione as taxas desejadas e clique em Adicionar.

Disciplinas/Turmas

• Nesta subaba você visualiza as disciplinas associadas à matrícula do aluno. Aqui também é possível realizar a associação de novas disciplinas ao aluno.

• As disciplinas disponibilizada nesta tela devem ter sido anteriormente cadastradas no Cadastro de Disciplinas e ter sido associadas à Matriz Curricular do curso no qual o aluno foi enturmado.

• Para realizar a associação de disciplinas ao aluno selecione as disciplinas desejadas e clique em Adicionar disciplina(s).

Descontos

• Nesta subaba é possível vincular os descontos que serão aplicados na Geração de Débitos do aluno.

• Os descontos disponibilizados nesta tela devem ter sido anteriormente criados no Cadastro de Descontos e vinculados à turma na qual o aluno foi enturmado na tela de Cadastro de Turmas.

• Para vincular um desconto ao aluno selecione os descontos que deseja aplicar e clique em Adicionar.

• No momento de vincular o desconto o sistema permite informar o Valor do desconto (caso o tipo de desconto seja Livre ou Máximo).

• Nos campos Data Início e Data Fim informe o intervalo de datas no qual o desconto será válido. Caso esses campos fiquem em branco, o desconto será aplicado em todas as parcelas (mensalidades).

Matrícula/Débitos

• A aba Matrícula/Débitos se divide em duas subabas. São elas:

Débitos Turma

• Nesta subaba você realiza a geração de débitos do aluno. Aqui também é possível realizar a associação dos descontos da turma ao aluno.

• Informe o Plano de Pagamento escolhido pelo aluno. Lembrando que os planos de pagamento que serão ofertados devem ser criados na tela de Cadastro de Plano de Pagamento.

OBSERVAÇÃO: Para utilizar o desconto aplicado à taxa, na tela de Cadastro de Taxas é preciso selecionar Sim para o parâmetro Aplicado a Kit de material?.

• Ao selecionar o plano de pagamento, os valores que deverão ser pagos pelo aluno serão descriminados na tela. Se o aluno for usufruir de algum desconto, selecione-o no campo Descontos da Turma e clique em Salvar.

Débitos avulsos

• Nesta subaba você realiza a geração de débitos avulsos para o aluno, ou seja, débitos que não estão vinculados à turma.

• Para isso, selecione o Período Letivo e a Turma. Os valores serão preenchidos automaticamente. Para concluir, clique em Salvar.

Pagamentos

• Por meio da aba Pagamentos o sistema lista todos os débitos vinculados ao aluno. Você deve selecionar se deseja listar os débitos do Aluno ou do Responsável.

• Os débitos exibidos nesta tela são aqueles que foram gerados anteriormente para o aluno ou responsável por meio da tela de Geração de Débitos.

• Selecione os débitos para os quais deseja definir a forma de pagamento e clique em Calcular.

• Importante:

• Caso a instituição trabalhe com a integração com o PJBANK, ou seja, Conta Digital para Empresas, após calcular, os débitos gerados são enviados ao PJBANK, de forma automática, para a geração dos boletos.

• Lembrando que para geração de boletos via PJBANK é necessário registrar informações de endereço e responsável financeiro na tela de matrícula.

• Além disso, lembrando que é necessário realizar o credenciamento prévio das Unidades e Contas Correntes para a integração bancária online.

• O PJBANK agiliza a parte de cobrança, principalmente na geração de boleto e conciliando as informações com o WGiz e ERP-AIX. Para mais informações sobre o PJBANK gentileza entrar em contato com setor comercial da AIX Sistemas.

• Após realizar o cálculo o sistema exibe a tela de Pagamentos. Por meio da tela Pagamentos você define a forma de pagamento das mensalidades e taxas extras que foram lançadas na matrícula dos alunos. É possível também realizar a baixa de várias mensalidades e/ou taxas extras na mesma ação.

Títulos

• Por meio da aba Títulos o sistema lista todos os débitos em aberto vinculados ao aluno. Somente serão listados os títulos/negociações que foram gerados na aba Pagamentos.

• Por meio do botão é possível realizar a impressão dos boletos referentes aos Títulos/Negociações.

• Importante:

• Caso a instituição trabalhe com a integração com o PJBANK, ou seja, Conta Digital para Empresas, ao realizar a impressão, será redirecionado para uma nova aba do navegador no qual exibirá o boleto.

• Esta aba contem uma URL fora do sistema, pois o processo do PJBANK não é vinculado ao sistema Wgiz, apenas integrado.

• Lembrando que é necessário realizar o credenciamento prévio das Unidades e Contas Correntes para a integração bancária online.

• O PJBANK agiliza a parte de cobrança, principalmente na geração de boleto e conciliando as informações com o WGiz e ERP-AIX. Para mais informações sobre o PJBANK gentileza entrar em contato com setor comercial da AIX Sistemas.

• Importante:

• Caso a instituição trabalhe com a integração com o PJBANK, ou seja, Conta Digital para Empresas, a baixa é realizada pelo PJBANK assim que o cliente realiza o pagamento de um boleto gerado.

• O PJBANK recebe a o valor do pagamento do boleto, gera uma requisição para o WGiz que o interpreta e realiza a baixa automática, alterando a situação do título pago.

• A situação do título irá de Aberto para a situação Quitado/Pago ou similar(de acordo com o cadastro das situações nos parâmetros do sistema) , considerando que o boleto foi pago corretamente.

• Para ter o controle da baixa realizada pelo PJBANK, visualize manualmente a situação do título na tela de Matrícula|aba Títulos ou consulte o e-mail diário que o PJBANK envia à unidade com todas as baixas diárias.

• Ainda nessa tela é possível realizar o estorno de baixas anteriormente realizadas. Selecione a baixa que deseja estornar e clique no botão Estornar Baixa.

CRM

• Por meio da aba CRM são registrados os contatos que a instituição de ensino fez com o responsável ou com o aluno para tratar de assuntos financeiros ou acadêmicos.

• Para registar um novo contato, clique em Registrar Andamento.

• Para registrar o novo andamento de contato informe o Tipo de Contato, o Agendamento a Situação e a Descrição. O Nome da pessoa a ser contatada é preenchido automaticamente. Informe o Responsável pelo contato, a Data e o Andamento do Contato e clique em Salvar.

Negociações

• O aluno ou responsável pode realizar uma negociação junto à instituição para liquidar débitos em aberto. Essa negociação deve ser feita na tela de Liquidação de Títulos.

• Na aba Negociações são exibidas todas as negociações feitas pelo aluno ou responsável junto à instituição.

• Por meio do botão é possível realizar a impressão dos boletos referentes à negociação.

Carta de Crédito

• A Carta de Crédito é utilizada quando a instituição deseja conceder ao aluno ou responsável um crédito que poderá ser usado para abatimento no pagamento de mensalidades ou taxas.

• Para registrar uma carta de crédito para o aluno, informe a Data de Validade do crédito, o Valor e clique em Salvar. O aluno só poderá usar o crédito concedido até a data de validade informada nesta tela.

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