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Após realizar as configurações prévias, pode-se realizar o processo de envio de documentos através do '''portal WebGiz'''.
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::*Os documentos que foram configurados no '''Giz''', através do cadastro de [[Documentos]], marcando o parâmetro '''Obrigatória entrega do documento físico''', será apresentado ao lado da descrição do documento no '''WebGiz''' uma notificação ao aluno e/ou responsável, que este documento, mesmo que possibilitando o seu envio pelo portal, deverá ser entregue de forma física na instituição.
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::*No exemplo acima, a notificação é apresentada no documento ''CERTIFICADO CONCLUSÃO ENSINO MÉDIO''.
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::*Lembrando que os arquivos '''enviados via portal WebGiz''' serão salvos automaticamente na nuvem da AIX Sistemas e apresentados na tela do '''Giz |matrícula| aba Matrícula | sub aba Documentos digitalizados | [https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%c3%adcula_-_Giz_Faculdade#Cloud sub aba Cloud].'''
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:*Verificando os documentos requeridos através do menu Acadêmico | '''Relação de documentos''', o sistema lista todos os documentos requeridos do curso, de acordo com o período letivo selecionado.
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:*Os documentos que já foram marcados, ou seja, que já foram entregues através do processo de entrega na tela de matrícula do Giz, o sistema exibirá na cor <font size="2" style="background-color:#F0FFF0>'''verde claro'''</font>, com o texto '''Entregue'''.
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:*Já os documentos não enviados ainda e não entregues, o sistema exibirá na cor <font size="2" style="background-color:#F08080>'''vermelha'''</font> com o texto '''Enviar Arquivo'''.
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:*'''Observação''': caso o documento:
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::* tenha sido '''enviado pelo aluno/responsável''' e '''não tenha sido''' considerado ainda como '''entregue''' pela secretaria acadêmica;
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::* Ou, a secretaria '''tenha efetuado o vínculo''' do documento na tela de matrícula e '''não tenha marcado''' como '''entregue''';
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::*O '''portal WebGiz''' exibirá o botão na cor amarela, com o texto '''Baixar Arquivo''', no qual o aluno conseguirá baixar o arquivo enviado para visualizá-lo.
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Edição das 13h02min de 27 de janeiro de 2021

Para que serve?

Através do portal WebGiz é possível o aluno/responsável realizar e acompanhar o envio online de documentos requeridos pela instituição de ensino.


Configurações necessárias

  • Antes de realizar o envio de documentos através do portal, é importante realizar algumas configurações prévias.


1)Deverá efetuar o login no portal WebGiz com o perfil de administrador, utilizando o tipo outros.


Enviodoc.png


2)Em seguida, deverá acessar o menu de configurações do sistema através do menu Geral | Configurações | aba Configurações Gerais.


Enviodoc2.png


  • Logo, configurar os parâmetros abaixo:


Não notificar documentos pendentes na página inicial.
Necessário que este parâmetro esteja desmarcado para que ao efetuar o login no WebGiz para que o sistema exiba a lista de documentos que o aluno está pendente de entrega, assim irá possibilitá-lo de efetuar o envio dos documentos logo na tela inicial.


Impedir rematrícula se existirem documentos pendentes.
É recomendado que este parâmetro esteja desmarcado ao utilizar o envio de documentos pelo processo de rematrícula online.
Com este parâmetro marcado, o sistema exibe uma tela para o responsável financeiro com a lista de documentos pendentes de entrega no qual impossibilita o mesmo de prosseguir com o processo de matrícula e também não permite que o mesmo chegue à tela de envio de documentos. O parâmetro até pode ser usado, mas o responsável somente conseguiria realizar o envio dos documentos pela tela principal do WebGiz ou na relação de documentos do aluno.


Etapas baseadas em campos personalizados:
Para que o sistema exiba a etapa de envio de documentos no processo de matrícula online é necessário inserir a etapa: enviodocumentos:Upload de Documentos;
Habilitando esta etapa, quando o aluno possuir documentos pendentes de entrega, ou não tiver realizado ainda o envio dos documentos através portal do WebGiz, o sistema exibirá ao lado dos documentos pendentes, o botão Enviar arquivo para que eles sejam enviados via upload de arquivos.


Extensões permitidas para realizar upload de arquivos:
Neste parâmetro, são definidas as extensões permitidas no processo de upload dos arquivos. É necessário verificar se as extensões estão digitadas corretamente, pois quaisquer erros podem impedir o aluno de efetuar o upload do documento.


Tamanho máximo de arquivos para upload (em MBytes):
Neste parâmetro, é definido o tamanho máximo do arquivo a ser enviado. Vale lembrar que este tamanho máximo vem preenchido conforme instalação do WebGiz.


Processo de envio

Após realizar as configurações prévias, pode-se realizar o processo de envio de documentos através do portal WebGiz.

Tela principal

  • Ao efetuar o login, o sistema exibirá a lista de documentos pendentes, possibilitando efetuar o envio já na tela principal do portal WeGgiz.
  • Para enviar o arquivo, basta clicar no botão Enviar Arquivo e escolher o arquivo desejado.


Enviodoc3.png


Enviodoc4.png


  • Importante:
  • Os documentos que foram configurados no Giz, através do cadastro de Documentos, marcando o parâmetro Obrigatória entrega do documento físico, será apresentado ao lado da descrição do documento no WebGiz uma notificação ao aluno e/ou responsável, que este documento, mesmo que possibilitando o seu envio pelo portal, deverá ser entregue de forma física na instituição.
  • No exemplo acima, a notificação é apresentada no documento CERTIFICADO CONCLUSÃO ENSINO MÉDIO.


Observação:
  • Lembrando que os arquivos enviados via portal WebGiz serão salvos automaticamente na nuvem da AIX Sistemas e apresentados na tela do Giz |matrícula| aba Matrícula | sub aba Documentos digitalizados | sub aba Cloud.


Relação de documentos

  • Verificando os documentos requeridos através do menu Acadêmico | Relação de documentos, o sistema lista todos os documentos requeridos do curso, de acordo com o período letivo selecionado.
  • Os documentos que já foram marcados, ou seja, que já foram entregues através do processo de entrega na tela de matrícula do Giz, o sistema exibirá na cor verde claro, com o texto Entregue.
  • Já os documentos não enviados ainda e não entregues, o sistema exibirá na cor vermelha com o texto Enviar Arquivo.


  • Observação: caso o documento:
  • tenha sido enviado pelo aluno/responsável e não tenha sido considerado ainda como entregue pela secretaria acadêmica;
  • Ou, a secretaria tenha efetuado o vínculo do documento na tela de matrícula e não tenha marcado como entregue;


  • O portal WebGiz exibirá o botão na cor amarela, com o texto Baixar Arquivo, no qual o aluno conseguirá baixar o arquivo enviado para visualizá-lo.


Visão Documentos Digitalizados - Giz