Acervo

Aba Acervo

• O Acervo constitui o conjunto das obras de uma biblioteca.

• Este conjunto é formado por: livros, fitas de vídeo, periódicos (jornais, revistas, artigos, prospectos, monografias), mapas, cd's/dvd's, etc.

Dica: Para acessar a tela de cadastro do Acervo com rapidez use o atalho: Ctrl + ALt + V

Inclusão e Exclusão de Acervos

• Na inclusão de um acervo são exigidos o preenchimento de itens como:

• Código;

• Título/Sub-Título;

• Classificação;

• Editor;

• Área de conhecimento;

• Idioma;

• Localização;

• Coleção/Série;

• Tipo de Acervo;

• Imagem da capa da obra;

• Assunto principal

• Responsável (no mínimo um);

• Exemplares (no mínimo um);

• Entre outros dados, para melhor identificação e movimentação dos acervos.

• Na exclusão de um acervo é verificado se este está emprestado ou reservado. Caso esteja, o sistema envia mensagem avisando ao usuário da impossibilidade de excluí-lo.

Dica de atalho para inclusão de dados no Acervo: No momento de cadastrar os itens: Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de 
Responsabilidade e Tipo de Aquisição no cadastro de Acervo, o sistema oferece a opção de inserir registros direto na tela de Pesquisa:

• 1) Entre na tela de Pesquisa (do item que será cadastrado: Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de Responsabilidade ou Tipo de Aquisição);

• 2) Escreva o nome do dado que deseja pesquisar/incluir no cadastro do Acervo;

• 3) Não encontrando o dado no sistema, este habilita o botão Inserir que facilita a inclusão do item diretamente no cadastro, pela tela de Pesquisa que está sendo utilizada.

Exemplo: Cadastrando um assunto no Acervo que não consta no cadastro Assunto.

Classificação do Acervo

• Na primeira página do cadastro de acervos (aba Acervo) são incluídos os principais dados para a catalogação da obra.

• Entre estes campos um dos mais importantes é o da classificação do acervo.

• A classificação tem o objetivo de reunir os livros de um mesmo assunto e indicar sua localização na estante.

• No processo de classificação de um livro pode ser usado a Classificação Decimal Universal - CDU para a catalogação dos acervos e montagem da árvore de classificação.

• Pode ser utilizado qualquer outro tipo de classificação para a catalogação dos acervos, mas não será possível montar a árvore de classificação.

• O Sistema Giz permitirá que o processo de classificação de um livro aconteça das seguintes formas:

1) Inserção Direta do Código de Classificação:

• Digitação do código de classificação do livro diretamente na tela de cadastro de acervos e posterior geração da árvore de classes na aba de classificação.

• Após a inserção do código de classificação, quando for acessada a Aba classificação, o sistema irá gerar a árvore de classes, caso a bibliotecária esteja utilizando a Classificação Decimal Universal - CDU.

• O campo que aparece ao lado da Classificação é o Cutter, responsável por registrar as siglas que se referem ao título do livro e autor.

Atenção:

• Nesta condição o sistema criará as classes e sua hierarquia, porém não incluirá as descrições das classes e subclasses. Para isto, a tela de cadastro de Classificações de Acervos deverá ser usada para complementação das informações de Classificação.

• Ao fazer a edição de uma classe, o sistema só permitirá alterar a descrição. A exclusão só será permitida se não existir uma classe inferior para a classe a ser excluída ou se não existirem acervos vinculados à classificação.

• Campos: CDU e Cutter:

No cadastro de acervo - nos campos CDU e Cutter - o usuário poderá utilizar as nomeclaturas que desejar, precisando apenas alterá-las em: Parâmetros | Aba Gerais | Nomeclatura | CDU e Cutter.

• Nomeclaturas Alteradas:

2) Criação do Catálogo de Classificações:

• Cadastro da árvore de classes na tela de classificações e posterior inserção do código de classificação (CDU) do livro na tela de cadastro de acervos.

• A criação do Catálogo de Classificações deverá ser feita na tela de cadastros de Classificações de Acervos.

• E após este cadastro, o código de classificação deverá ser selecionado a partir da tela de cadastro de acervos, botão de pesquisa de classificações (como destacado abaixo).

3) Geração das Classificações a partir de Acervos já cadastrados:

• Esta opção é indicada apenas para clientes que já possuem acervos cadastrados e os respectivos códigos de classificação no formato CDU inseridos no banco de dados.

• Esta opção deverá ser feita pela opção de correção de banco de dados, item 02 - Criar classificações a partir da CDU dos acervos.

Clonar Acervo:

• Com esta opção o usuário poderá clonar o acervo que desejar, apenas clicando no botão Clonar Acervo. O sistema cria um cópia idêntica ao acervo desejado, agilizando muitos cadastros, como no caso de várias edições de um mesmo acervo.

=Alterar tipo de Acervo

• Este função permite alterar o Tipo do Acervo de itens cadastrados no sistema.

• Exemplo: O usuário inclui vários títulos de uma coleção num acervo intitulado tipo Livro. Depois observa que a coleção deveria estar dentro de um acervo intitulado Livros 0bras Raras. Com a função Alterar tipo de Acervo ele realiza esta mudança de tipo de acervo com facilidade, na própria tela de cadastro do acervo.

Aba Outros

• Na aba Outros são digitadas informações adicionais para catalogação da obra, como por exemplo Notas especiais e Conteúdo do acervo.

• Conteúdo: serão digitadas palavras chaves que indicam assuntos que não estão descritos na ficha de catalogação dos livros.

• Notas: serão descritas características que diferenciam o exemplar.

• Exemplo:

• Exemplar faz parte de uma coleção que não está completa.
• Exemplar contém diagramas, mapas, etc, que não estão fixados.

• Outros campos como:

• Ano da Publicação;

• Volume/Número;

• Descrição física;

• Edição;

• Acervo Ilustrado?;

• Referência?.

Aba Assuntos

• Nesta opção que os assuntos cadastrados são associados aos acervos. Essa associação permite um ganho enorme no que diz respeito à recuperação de determinadas obras a partir da informação contida na mesma.

• Devem ser associados quantos assuntos forem necessários para melhor caracterizar o acervo que está sendo cadastrado, sempre com a visão de como este acervo pode ser encontrado.

• Escolha o assunto principal do acervo. Depois clique no botão adicionar e selecione o(s) assunto(s) secundários do item do acervo cadastrado.

• Se ao realizar a associação do assunto ao acervo, não existir o assunto cadastrado, o usuário poderá ir ao Menu Cadastros | Assuntos e incluir o(s) assunto(s) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.

Aba Responsáveis

• Nesta aba do cadastro, são associados todos os responsáveis pela obra, assim como, seus tipos de responsabilidades. Clique no botão Adicionar e selecione o(s) responsável(eis) e seu(s) tipo(s) de responsabilidade(s) no acervo cadastrado.

• Se ao realizar a associação do responsável ao acervo, não existir o responsável cadastrado, o usuário poderá ir ao menu Cadastros - Responsáveis e incluir o(s) responsável(is) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.

• A mesma ação poderá ser efetuada no caso dos tipos de responsabilidade, bastando o usuário acessar Menu | Cadastros | Tipos de Responsabilidade e incluir os tipos de responsabilidade(s) desejado(s) e em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.

Aba Exemplares

• Por esta página são incluídos cada um dos exemplares do acervo. Cada acervo cadastrado deve possuir pelo menos um exemplar, caso contrário, o usuário está cadastrando somente o título do acervo, nenhum empréstimo poderá ser realizado, já que não existe nenhum exemplar para o acervo.

• Para incluir um exemplar clique no botão Adicionar. Esse número de registro é utilizado pelo sistema na identificação do exemplar, nas emissões de etiquetas de lombadas e código de barras.

• Para informar os dados do exemplar do acervo, será exibida a seguinte janela de edição:

• Número do Registro: O número do registro representa a identificação do exemplar no inventário da biblioteca; o número que será usado nas pesquisas, nas transações de empréstimos, devoluções, reservas, nas emissões de etiquetas de lombadas, de código de barras etc.

• Número do Exemplar: O campo número do exemplar representa o número sequencial de exemplares de determinada obra, ou seja, de certa forma o número do exemplar pode representar a ordem ou a quantidade de exemplares já cadastrados para a obra.

• Disponível: Este campo serve para determinar se o exemplar está disponível para a realização de empréstimos. Ao definir a opção NÃO, será obrigatório informar o motivo da indisponibilidade.

• Motivo da Indisponibilidade: Neste campo pode ser definido uma indisponibilidade para um acervo, as opções para seleção são aquelas cadastradas no Menu Cadastros | Indisponibilidades. Ao colocar uma indisponibilidade temporária, o sistema verifica se o exemplar está emprestado. Caso esteja, não é permitido mudar a situação de disponível enquanto o exemplar não for devolvido.

• Se o exemplar estiver reservado, é enviado para o usuário uma mensagem perguntando-lhe se deseja colocar o exemplar indisponível temporariamente e cancelar todas as reservas ou não.

• Tipo de aquisição: Neste campo é informada a forma como o livro foi adquirido pela biblioteca. Por exemplo, se foi através de alguma doação.

• Nota Fiscal: Nota de aquisição do acervo.

Aba Curso/Disciplina

• Um curso/disciplina pode ser associado a um acervo para que posteriormente estes acervos possam ser recuperados através do curso ou disciplina.

• Antes de escolher uma disciplina e/ou um curso nesta aba, é necessário incluir os cursos e as disciplinas em seus respectivos cadastros.

• Este cadastro, possibilita ao usuário saber futuramente quantos acervos e exemplares por curso ou por disciplina existem no sistema.

• Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório no menu: Relatórios | Quantitativo e/ou pelo relatório Cursos/Disciplinas também no menu relatórios.

• Pode ser associado ao acervo um curso, uma disciplina ou ambos. Utilize o botão Adicionar, uma janela como a ilustrada abaixo aparecerá.

• Sempre que estiver selecionado um curso, ao realizar a pesquisa das disciplinas o sistema realizará o filtro das disciplinas exibindo apenas aquelas associadas ao curso.

Aba Classificação

• A aba de classificação servirá para visualizar a classe do CDU que o acervo pertence e sua hierarquia. Esta aba aparecerá somente se o campo classificação da aba acervo estiver preenchido.

• Ao entrar na aba classificação o sistema verifica:

• Se existe a classificação cadastrada e mostra a árvore aberta até a última classe.

• Se não existe, elas são incluídas automaticamente, mas a descrição delas é feita manualmente, através do Cadastro de Classificação.

Aba Analíticas

Para cadastrar dados analíticos sobre o acervo, na aba Analíticas clique em Adicionar ou Editar, que será aberta a tela para digitação dos detalhes:

• Registro: Cadastro dos dados: Título, Classificação (CDU/Cutter), Link, Idioma e Localização.

• Sub-aba Assunto:

Cadastro da descrição do assunto referente ao detalhe do acervo.

• Sub-aba Responsáveis:

Cadastro dos dados do responsável e seu tipo de responsabilidade.

• Conteúdo e Notas:

Cadastros das informações sobre o conteúdo e de notas gerais sobre o mesmo.

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