Baixa

Baixa Múltipla

A Baixa Múltipla é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos. Através dela é possível realizar a baixa de várias mensalidades e/ou taxas extras na mesma ação.

À Vista

Para realizar a Baixa Múltipla à vista o usuário pode selecionar o filtro através dos alunos no período letivo atual, do arquivo morto, por responsável, número da boleta, leitora ótica, responsável pelo reembolso e usuário da biblioteca.

Se a instituição possuir leitora óptica e esta estiver conectada ao computador que estiver recebendo as baixas, selecione a opção Leitora Óptica.

É possível realizar a baixa em vários períodos letivos diferentes de uma só vez. Ao lado direito da tela estão disponíveis os períodos letivos da instituição.

Informe a data de pagamento, a Conta caixa/banco e clique no botão Selecionar.

Será listado todos os débitos em aberto de acordo com o filtro realizado anteriormente.

Marque os débitos que deseja realizar a baixa e clique no botão Baixa à Vista.

O campo Número de Títulos significa o número de títulos que o aluno está realizando o pagamento do débito. Por exemplo, se o aluno for realizar o pagamento em cheque, o mesmo pode pagar com dois cheques o mesmo valor. Neste caso seriam dois títulos.

Os outros campos podem ser editados. Para isso, o usuário deve clicar no botão Editar (lado direito da tela). Modificar as informações necessárias e clicar no botão Confirmar. Após a confirmação de todos os campos, deve-se clicar em OK para executar a baixa.

Com a opção Edição Automática marcada, o sistema já preenche automaticamente todos os demais campos após o preenchimento do primeiro registro. Ou seja, ao preencher para o primeiro registro o nº do cheque, nome do emitente, banco, agência e conta e clicar no botão Confirmar, o sistema já preenche automaticamente todos os demais registros. Basta conferir e Confirmar.

Exemplo:

• O aluno vai pagar o valor da mensalidade com um cheque.

• Cheque nº 000001 - 299,74 à vista.

• O usuário deve passar o campo número de títulos para 1 clicar no botão Gerar. Serão criado um registro, um a cada forma de pagamento escolhida.

• O usuário deverá selecionar a primeira linha de registro e clicar no botão Editar. Mudar o tipo de título para Cheque. Em seguida preencher o nº do cheque, o banco, o nº da agência e conta corrente. Após realizar as alterações, clicar em Confirmar para salvar.

• O usuário deve seguir as mesmas instruções para o segundo cheque. Modificando a data de vencimento para 30 dias após a data atual que o aluno está pagando a primeira parcela.

• Depois de todos os campos alterados e salvos, clicar no botão OK para realizar a baixa.

• Obeservação: Se o usuário do Caixa Autenticador aberto na estação for usuário do Giz Biblioteca, o sistema permitirá somente baixa de débitos referentes ao Giz Biblioteca, sendo baixadas por Aluno (P Letivo), Aluno (Arq. Morto) e Usuário Biblioteca.

Negociada

A Baixa Múltipla Negociada é para realizar a negociação de débitos em atraso. O filtro pode ser realizado através dos alunos do período letivo atual, do arquivo morto, por responsável, número da boleta, leitora ótica, responsável pelo reembolso e usuário da biblioteca.

Se a instituição possuir leitora óptica e esta estiver conectada ao computador que estiver recebendo as baixas, selecione a opção Leitora Óptica.

É possível realizar a baixa em vários períodos letivos diferentes de uma só vez. Ao lado direito da tela estão disponíveis os períodos letivos da instituição.

Informe a data de pagamento, a Conta caixa/banco e clique no botão Selecionar.

Será listado todos os débitos em aberto de acordo com o filtro realizado anteriormente.

Marque os débitos que estão em atraso e que deseja negociar e clique no botão Baixa Negociada.

Os Parâmetros Financeiros aparecem preenchidos de acordo com o que fora definido anteriormente. É, possível realizar modificações destes parâmetros somente os usuários administrador do sistema.

A data de referência aparece sempre com a data atual. O campo valor pago à vista aparece com o total da dívida, mas deve ser preenchido com o valor que o aluno vai pagar à vista (entrada).

Preencha a quantidade de parcelas que o débito será dividido. Confira também a data do primeiro vencimento para o pagamento (a data de primeiro vencimento já considera a entrada - valor pago à vista).

Clique no botão Calcular.

O sistema vai considerar os parâmetros financeiros, o valor pago à vista, a data de referência, a quantidade de parcelas e a data do primeiro vencimento para dividir o valor total da dívida.

Os valores, datas de vencimento ou nº do cheque, nome do emitente, banco, agência e conta corrente podem ser inseridos clicando no botão Editar.

Com a opção Edição Automática marcada, o sistema já preenche automaticamente todos os demais campos após o preenchimento do primeiro registro. Ou seja, ao preencher para o primeiro registro o nº do cheque, nome do emitente, banco, agência e conta e clicar no botão Confirmar, o sistema já preenche automaticamente todos os demais registros. Basta conferir e Confirmar.

Após a confirmação de todos os campos, clique no botão OK para realizar a negociação.

Após a negociação

Os débitos que foram marcados para ser negociados (os que estavam em atraso) vão estar como quitados após a realização da negociação, mas as parcelas geradas para quitação desta dívida vão estar em aberto no sistema.

Ou seja, os cheques que foram inseridos com datas a vencer são inseridos no sistema com a situação de títulos que o usuário selecionou como padrão para títulos em aberto.

À medida que estes cheques (títulos) for compensados, o usuário deverá mudar a situação dos mesmos manualmente.

O controle destes débitos quitados e seus respectivos títulos em aberto pode ser realizado através da consulta e dos relatórios de Pagamentos Negociados.

• Veja: Relação de Pagamentos | Negociados

Exemplo:

• O aluno vai negociar seus débitos em aberto que somam R$ 3.742,84, com uma entrada de R$ 1.000,00 reais e mais 3 cheques.

• Dinheiro - 1.000,00 à vista.

• Cheque nº 01 - 914,28 para 30 dias após a data de pagamento da entrada.

• Cheque nº 02 - 914,28 para 60 dias após a data de pagamento da entrada.

• Cheque nº 03 - 914,28 para 90 dias após a data de pagamento da entrada.

• No campo valor pago à vista o usuário deve colocar o valor de 1.000,00.

• Na quantidade de parcelas deve colocar 03 e pedir para Calcular.

• O usuário deverá selecionar a segunda linha de registro e clicar no botão Editar.

• Mudar o tipo de título para Cheque.

• Em seguida preencher o nº do cheque, o banco, o nº da agência e conta corrente.

• Após realizar as alterações, clicar em Confirmar para salvar.

• O usuário deve seguir as mesmas instruções para os outros cheques. Se a opção Edição Automática estiver marcada, basta conferir e clicar no botão Confirmar.

• Depois de todos os campos alterados e salvos, clicar no botão OK para realizar a negociação.

Baixa Parcial

A Baixa Parcial é utilizada para realizar o pagamento parcial dos débitos. A partir do valor devido menos o valor pago, é criado automaticamente um novo débito referente ao valor restante.

Para realizar a Baixa Parcial o usuário pode selecionar o filtro através dos alunos no período letivo atual, do arquivo morto, por responsável, responsável pelo reembolso e usuário da biblioteca.

É possível realizar a baixa em vários períodos letivos diferentes de uma só vez. Ao lado direito da tela estão disponíveis os períodos letivos da instituição.

Informe a Data de Pagamento, Data de Crédito a Conta caixa/banco e clique no botão Selecionar.

Serão listados todos os débitos em aberto de acordo com o filtro realizado.

Marcando o débito que deseja efetuar parte do pagamento, o sistema exibe o Valor devido e você deve informar o Valor pago, ou seja, parte do pagamento que vai ser realizado.

Clique em Baixa parcial para efetuar a baixa.

O campo Número de Títulos significa o número de títulos que o aluno está realizando o pagamento do débito. Neste caso sempre será 1.

Informe o Tipo do título e confira os demais dados. Se estiver de acordo, clique em Confirmar. Após confirmar você ainda pode realizar alterações, se necessário. Para isso clique no botão Editar, realize as alterações e confirme novamente.

Após clique em Gerar e em Ok para confirmar os lançamentos.

Após a baixa o sistema cria automaticamente um novo débito referente ao valor restante.

Cobrança

O arquivo retorno é o arquivo enviado pelo banco para a unidade escolar que contém informações sobre a movimentação da cobrança processada pelo Banco. Este arquivo informa as liquidações dos Títulos (boletos).

Antes de se processar a importação do arquivo retorno, o usuário deverá se conectar com o banco, copiar o arquivo retorno e colocá-lo no Diretório de Integração localizado no menu Cadastros | Bancos | Aba Gerais.

Marque a opção Importação. Informe o código do banco, o nome do arquivo retorno e clique no botão OK. O sistema quitará o débito dos alunos que pagaram os boletos no banco.

Quando importar um arquivo que tem registro de tarifação cadastro no menu Cadastros | Bancos | Aba Layout de Retorno, o sistema atualizará a tarifação no registro do boleto.

O parâmetro Verifica a existência de conta corrente é utilizado quando a instituição trabalha com diversas contas correntes e algumas delas utilizam o seu número nos arquivos de remessas e outras não.

Quando este parâmetro é habilitado o sistema verificará em cada linha de detalhe do arquivo de retorno a posição da conta corrente, verificará no cadastro de Contas Correntes se opção Usa seu número na montagem da boleta está habilitada, caso esteja, o sistema irá dar baixa pelo campo seu número, caso não esteja marcada, a baixa será realizada pelo campo nosso número da boleta.

Marcando o parâmetro Imprimir relação de registros não importados após a importação o sistema exibe uma relação dos registros não importados. Com este parâmetro marcado o sistema habilita o parâmetro Constar na relação de registros, os registros que foram quitados com sucesso.

Com o parâmetro Não constar na relação reg. não importados os débitos já quitados, a não ser se tiverem sidos quitados com valor diferente marcado, o sistema não exibe não relação os débitos citados no parâmetro.

Marcando o parâmetro Considerar boleta não identificada na importação do arquivo o sistema realiza a importação considerando as boletas não identificadas.

Após a importação o sistema informa que a operação foi concluída e exibe uma tela com informações referentes a importação.

Além da importação do arquivo retorno, nesta tela também é possível imprimir uma relação dos registros não importados realizando o filtro por arquivo ou data de importação.

Débito Automático

O arquivo retorno de débito automático é o arquivo enviado pelo banco para a unidade escolar que contém informações dos débitos automáticos dos Títulos (boletos), efetuado em conta corrente.

Antes de se processar a importação do arquivo retorno, o usuário deverá se conectar com o banco, copiar o arquivo retorno e colocá-lo no diretório de integração.

Informe o código do banco, o nome do arquivo retorno e clique no botão OK. O sistema quitará o débito dos alunos que efetuaram o pagamento através do débito automático.

Caso o usuário tenha selecionado a opção Imprimir relação de registro danificados/não importados após a quitação do débito dos alunos o sistema imprimirá uma relação contendo os registros danificados e/ou os registros que não foram importados (baixados) pelo sistema.

Cheque Pré-datado

Os cheques cadastrados como pré-datados na opção de Cadastro de Débitos são baixados através desta tela.

Informe a data de vencimento dos cheques e os mesmos serão listados abaixo. Selecione os cheques que deseja quitar (os cheques compensados) e clique no botão Registrar Baixa.

Alterar Situação de Títulos

Este procedimento é utilizado para modificar ou controlar a situação dos cheques ou promissórias das parcelas negociadas.

Se os cheques foram compensados, se eles retornaram ou foram enviados para protesto. Todas estas situações são modificadas através desta rotina.

A primeira tela é para realizar o filtro desejado. Pode ser feito através dos alunos do período letivo, os alunos do arquivo morto, através dos responsáveis ou de todos ao mesmo tempo.

O filtro também pode ser realizado através da situação dos títulos, da conta caixa/banco ou data de modificação das situações e data de vencimento.

O campo Usuário da Baixa apresenta a possibilidade de filtrar o usuário que efetuou a baixa.

Após o filtro aparece uma outra tela com o resultado escolhido. Para modificar a situação do título, o mesmo deve ser selecionado com um tick do lado esquerdo. Depois deve ser informado para onde será encaminhado o título, para qual conta caixa/banco o mesmo será enviado. Qual será a nova situação deste título, a data e o histórico. Clique em OK para confirmar a alteração da situação.

A aba Histórico mostra todo a trajetória do título.

O usuário poderá por exemplo, alterar a situação de uma parcela que esteja com situação de Em aberto, para a situação de Quitado caso o cheque tenha sido compensado ou sacado sem nenhum problema ou por exemplo para a situação de Cheque Sem Fundo para aqueles não compensados. Permite alterar situação de vários títulos ao mesmo tempo e personalizar a visualização destes títulos e seus históricos.

Depósito Identificado

O arquivo retorno de depósito identificado é o arquivo enviado pelo banco para a unidade escolar que contém informações dos depósitos identificados dos Títulos (boletos), efetuado em conta corrente.

Antes de se processar a importação do arquivo retorno, o usuário deverá se conectar com o banco, copiar o arquivo retorno e colocá-lo no diretório de integração.

Informe o código do banco, o nome do arquivo retorno, a conta caixa banco, a data de referência e clique no botão Importar dados.

A tela Baixa Depósito Identificado exibe a listagem dos débitos importados do banco e a aba Débitos em Aberto exibe todos os débitos em aberto na instituição.

Os depósitos importados do banco devem ser vinculados manualmente aos débitos em aberto na instituição. Em seguida clique em Confirmar.

A aba Débitos Vinculados exibe a relação dos depósitos importados do banco já vinculados aos débitos dos alunos.

Para fazer a impressão do relatório que lista todos os registro importados marque a opção Imprimir relação de registros importados e clique no botão Confirmar.

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