Importação de Dados do Excel

Informações

• Este procedimento permite a importação das informações contidas em uma planilha com a extensão (.xls) para o Sistema Giz.

• As informações serão processadas pelo sistema, exibindo-as antes em um grid, possibilitando ajustes antes de concluir o processo.

• Abaixo,veremos o significado de cada opção e botão, em tela, que a interface possui e como devemos configurar a planilha com as colunas obrigatórias para importação e quais informações adicionais poderão ser importadas também.

• Para realizar o processo de importação dos dados, o usuário irá acessar o módulo Giz Básico, menu Utilitários | Importação de Dados do Excel.

Parâmetros gerais

• Através desta rotina é possível importar as seguintes informações:

• Inserir/Atualizar dados cadastrais do(s) aluno(s): selecionando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando as informações correspondentes aos dados pessoais do aluno. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela ALUNOGER.

• Inserir/Associar dados cadastrais do(s) responsável(is) pelo aluno: ao marcar este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando o tipo de responsável definido e criando os dados pessoais do responsável no sistema e vinculando ele ao aluno. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas nas tabelas RESPONS, RESPALU e atualizada a tabela ALUNOGER.

• Inserir curso para o(s) aluno(s): selecionando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando a informação correspondente ao curso no qual o aluno será matriculado. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela CURALGER.

• Inserir turma para o(s) aluno(s): marcando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, importando a informação correspondente à turma no qual o aluno será enturmado. A nível de suporte, as informações importadas serão inseridas na tabela TURMALU.

• Inserir disciplina(s) para o(s) aluno(s): habilitando este parâmetro, o sistema efetuará a leitura dos dados da planilha, verificando qual foi a turma definida para que o aluno seja enturmado, e irá matricular o aluno nas disciplinas correspondentes a esta turma. A nível de suporte, as informações serão inseridas na tabela FICHALU.

Importação dos dados

• Selecione o arquivo de importação clicando no ícone .

• Este campo possibilita que o usuário efetue a seleção do arquivo a ser importado.
• É possível digitar o caminho do diretório do arquivo ou clicar no ícone (pasta amarela) acima, para abrir o localizador de arquivos.

• Marque os parâmetros citados acima no qual deseja importar as informações.

• Clique no botão Importar para importar os dados e atualizar as informações no ERP-AIX.

• Ao pressionar este botão, a interface efetua a leitura do arquivo selecionado e carrega as informações em uma nova interface em formato de grid, no qual possibilita a manutenção das informações incorretas, caso haja necessidade.

• Caso o usuário deseja sair da interface, deverá clicar no botão Fechar.

Configuração da planilha

• A planilha para ser importada no sistema Giz, depende de algumas configurações e regras descritas abaixo:

• Descrição do arquivo: o arquivo não pode conter espaços no seu nome e nem no diretório no qual ele se encontra. Exemplo: C:\Arquivos_AIX\dados_alunos.xls

• Linhas e Colunas: o arquivo deverá conter em sua primeira linha os nomes de cada coluna a serem importadas. Cada coluna deverá respeitar a regra das nomenclaturas de acordo com cada informação a ser importada. Todas as informações do aluno deverão estar em uma única linha, não repetindo o mesmo em outras linhas.

• Regra das nomenclaturas: abaixo, vamos explicar quais são as colunas(campos) obrigatórias(os) a serem definidas no arquivo e quais as colunas(campos) adicionais poderão ser utilizadas também. Lembrando que é necessário o nome está todo em letras MAIÚSCULAS e sem acentuação.

• Dados cadastrais do alunos (tabela ALUNOGER)

■ MATRICULA (Obrigatório ter a coluna, porém o sistema irá gerar o número);

■ CPF (Informar somente números);

■ NOME (Informar o nome completo, podendo conter acentos e letras minúsculas e maiúsculas);

■ DATA_NASCIMENTO (Informar no seguinte formato - DD/MM/AAAA).

• Dados para matricular o aluno no curso (tabela CURALGER)

■ CURSO (Informar o código do curso no sistema);

■ DATA_MATRICULA_INI (Informar no seguinte formato - DD/MM/AAAA).

• Dados para enturmar o aluno na turma (tabela TURMALU)

■TURMA (Informar o código da turma no sistema).

  Para importação dos responsáveis, vamos seguir uma regra específica:

• Dados para importar e vincular o pai do aluno (tabela RESPONS, RESPALU e ALUNOGER)

➢ PAI (nesta coluna, informando o nome do pai, o sistema irá criá-lo como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:

■ PAI_CEP, PAI_ENDERECO, PAI_BAIRRO, PAI_CIDADE, PAI_ESTADO, PAI_CPF, etc.

• Sempre informe após a coluna do nome do pai, os campos desejados referentes à tabela de respons.

• Dados para importar e vincular a mãe do aluno (tabela RESPONS, RESPALU e ALUNOGER)

➢ MAE (nesta coluna, informando o nome da mãe, o sistema irá criá-la como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:

■ MAE_CEP, MAE_ENDERECO, MAE_BAIRRO, MAE_CIDADE, MAE_ESTADO, MAE_CPF, etc.

• Sempre informe após a coluna do nome do mãe, os campos desejados referentes à tabela de respons.

• Dados para importar e vincular o responsável acadêmico do aluno (tabela RESPONS,RESPALU e ALUNOGER)

➢ RESPACADEM (nesta coluna, informando o nome do responsável acadêmico, o sistema irá criá-lo como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:

■ RESPACADEM_CEP, RESPACADEM_ENDERECO, RESPACADEM_BAIRRO,RESPACADEM_CIDADE, RESPACADEM_ESTADO, RESPACADEM_CPF, etc.

• Sempre informe após a coluna do nome do responsável acadêmico, os campos desejados referentes à tabela de respons.

• Dados para importar e vincular o responsável financeiro do aluno (tabela RESPONS,RESPALU e ALUNOGER)

➢ RESPFINAN (Nesta coluna, informando o nome do responsável financeiro, o sistema irá criá-lo como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:

■ RESPFINAN_CEP, RESPFINAN_ENDERECO, RESPFINAN_BAIRRO,RESPFINAN_CIDADE, RESPFINAN_ESTADO, RESPFINAN_CPF, etc.

• Sempre informe após a coluna do nome do responsável financeiro, os campos desejados referentes à tabela de respons.

• Dados para importar e vincular o responsável avalista do aluno (tabela RESPONS,RESPALU e ALUNOGER)

➢ RESPAVALISTA (Nesta coluna, informando o nome do responsável avalista, o sistema irá criar ela como responsável no sistema). Caso queira adicionar quaisquer informações adicionais, tais como CPF e ENDEREÇO, basta fazer da seguinte forma:

■ RESPAVALISTA_CEP, RESPAVALISTA_ENDERECO, RESPAVALISTA_BAIRRO,RESPAVALISTA_CIDADE, RESPAVALISTA_ESTADO, RESPAVALISTA_CPF, etc.

• Sempre informe após a coluna do nome do responsável avalista, os campos desejados referentes à tabela de respons.

Pós-importação planilha

• Após efetuar a leitura da planilha, o sistema carrega as informações em um grid exibindo para o usuário os alunos com suas informações. Caso haja a necessidade de efetuar algum ajuste, o usuário poderá realizar diretamente no grid, sem a necessidade de realizar manutenção no arquivo.

• Outra questão importante é que, quando o sistema localiza a turma informada no arquivo, ele preenche a coluna de unidade, com o código da unidade referente a turma e após a conclusão do processo de importação de dados, o sistema também gera e preenche as colunas de número de classe do aluno na turma e a coluna CAG_COD que representa o código do aluno no curso selecionado.

• Para realizar a importação dos dados, basta clicar no botão Confirmar dados. O processo após concluído, exibe uma mensagem de Importação realizada! e caso haja ainda algum erro ou o aluno já possua cadastro no sistema, ou esteja já vinculado ao curso/turma, o sistema o alertará dizendo que os dados não foram importados.

Considerações finais

• Antes de realizar o processo, certifique-se de que o curso e turma que serão informados na planilha já estão devidamente configurados no sistema Giz.

• Em relação à formatação dos dados dos alunos no arquivo, lembre de efetuar a formatação da planilha colocando o tipo de dados das células como Texto. Caso não esteja desta forma, o sistema poderá apresentar problemas ao tratar informações que contenham zeros à esquerda. Caso não saiba como fazer, clique aqui para obter mais orientações.

• Em casos de alunos e ou responsáveis com mesmos nomes(homônimos) , é importante colocar sempre a coluna referente ao CPF do aluno e ou dos responsáveis, pois o sistema levará em consideração esta informação para não gerar dados duplicados.