Envio de Documentos - WebGiz

Para que serve?

Através do portal WebGiz é possível o aluno/responsável realizar e acompanhar o envio online de documentos requeridos pela instituição de ensino.

Configurações necessárias

• Antes de realizar o envio de documentos através do portal, é importante realizar algumas configurações prévias.

1)Deverá efetuar o login no portal WebGiz com o perfil de administrador, utilizando o tipo outros.

2)Em seguida, deverá acessar o menu de configurações do sistema através do menu Geral | Configurações | aba Configurações Gerais.

• Logo, configurar os parâmetros abaixo:

►Não notificar documentos pendentes na página inicial.

Necessário que este parâmetro esteja desmarcado para que ao efetuar o login no WebGiz para que o sistema exiba a lista de documentos que o aluno está pendente de entrega, assim irá possibilitá-lo de efetuar o envio dos documentos logo na tela inicial.

►Impedir rematrícula se existirem documentos pendentes.

É recomendado que este parâmetro esteja desmarcado ao utilizar o envio de documentos pelo processo de rematrícula online.

Com este parâmetro marcado, o sistema exibe uma tela para o responsável financeiro com a lista de documentos pendentes de entrega no qual impossibilita o mesmo de prosseguir com o processo de matrícula e também não permite que o mesmo chegue à tela de envio de documentos. O parâmetro até pode ser usado, mas o responsável somente conseguiria realizar o envio dos documentos pela tela principal do WebGiz ou na relação de documentos do aluno.

►Etapas baseadas em campos personalizados:

Para que o sistema exiba a etapa de envio de documentos no processo de matrícula online é necessário inserir a etapa: enviodocumentos:Upload de Documentos;

Habilitando esta etapa, quando o aluno possuir documentos pendentes de entrega, ou não tiver realizado ainda o envio dos documentos através portal do WebGiz, o sistema exibirá ao lado dos documentos pendentes, o botão Enviar arquivo para que eles sejam enviados via upload de arquivos.

►Extensões permitidas para realizar upload de arquivos:

Neste parâmetro, são definidas as extensões permitidas no processo de upload dos arquivos. É necessário verificar se as extensões estão digitadas corretamente, pois quaisquer erros podem impedir o aluno de efetuar o upload do documento.

►Tamanho máximo de arquivos para upload (em MBytes):

Neste parâmetro, é definido o tamanho máximo do arquivo a ser enviado. Vale lembrar que este tamanho máximo vem preenchido conforme instalação do WebGiz.

Processo de envio

Após realizar as configurações prévias, pode-se realizar o processo de envio de documentos através do portal WebGiz.

Tela principal

• Ao efetuar o login, o sistema exibirá a lista de documentos pendentes, possibilitando efetuar o envio já na tela principal do portal WeGgiz.

• Para enviar o arquivo, basta clicar no botão Enviar Arquivo e escolher o arquivo desejado.

• Importante:

• Os documentos que foram configurados no Giz, através do cadastro de Documentos, marcando o parâmetro Obrigatória entrega do documento físico, será apresentado ao lado da descrição do documento no WebGiz uma notificação ao aluno e/ou responsável, que este documento, mesmo que possibilitando o seu envio pelo portal, deverá ser entregue de forma física na instituição.

• No exemplo acima, a notificação é apresentada no documento CERTIFICADO CONCLUSÃO ENSINO MÉDIO.

Observação:

• Lembrando que os arquivos enviados através do portal WebGiz serão salvos automaticamente na nuvem da AIX Sistemas e apresentados no Giz através do menu Matrícula| aba Matrícula | sub aba Documentos digitalizados | sub aba Cloud.

Relação de documentos

• Verificando os documentos requeridos através do menu Acadêmico | Relação de documentos, o sistema lista todos os documentos requeridos do curso, de acordo com o período letivo selecionado.

• Os documentos que já foram marcados, ou seja, que já foram entregues através do processo de entrega na tela de matrícula do Giz, o sistema exibirá na cor verde claro, com o texto Entregue.

• Já os documentos não enviados ainda e não entregues, o sistema exibirá na cor vermelha com o texto Enviar Arquivo.

• Observação: caso o documento:

• tenha sido enviado pelo aluno/responsável e não tenha sido considerado ainda como entregue pela secretaria acadêmica;

• Ou, a secretaria tenha efetuado o vínculo do documento na tela de matrícula e não tenha marcado como entregue;

• O portal WebGiz exibirá o botão na cor amarela, com o texto Baixar Arquivo, no qual o aluno conseguirá baixar o arquivo enviado para visualizá-lo.

Visão Documentos Digitalizados - Giz

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