Matrícula - Giz Faculdade

Geral

O ingresso do aluno é realizado a partir de sua matrícula em algum dos cursos oferecidos pela instituição.

Este processo, aliado a assinatura do contrato de prestação de serviços, constituem o vínculo entre o aluno e o estabelecimento de ensino.

No Giz Registro Acadêmico, os procedimentos de matrículas dos alunos nos cursos da instituição consistem em:

• cadastrar os dados pessoais dos alunos;

• realizar a conferência da documentação exigida para matrícula;

• associar os alunos nos seus respectivos cursos e habilitações de interesses;

• realizar a impressão do requerimento de matrícula e o recolhimento da assinatura.

Para garantir o sucesso das matrículas dos alunos no Sistema Giz, é muito importante que os dois principais cadastros de estruturações do sistema tenham sido realizados e configurados corretamente.

Estes cadastros são:

• Matriz Curricular;

• Disciplinas por professor.

Através destes cadastros o sistema vai fazer as consistências de informações relevantes, tais como, disciplinas ofertadas, pré-requisitos de disciplinas, horários de aulas, etc, para o processo de matrícula.

Aba Aluno

O cadastro de matrícula do Sistema Giz é composto de três abas principais: Aluno, Matrícula e Dados Financeiros.

Estas abas representam o grupo de dados principais do cadastro.

A aba Aluno é dividida em outras seis sub-abas.

• Identificação do aluno/Documentos Principais;

• Documentos Digitalizados

• Registro de Nascimento

• Endereço e filiação;

• Dados complementares;

• Responsável.

Juntas, estas abas agrupam informações de aspectos cadastrais dos alunos.

Sub-aba Identificação do aluno/Documentos Principais

Nesta sub-aba são realizadas as entradas dos dados dos alunos. Na aba Documentos Principais, localizada no canto inferior esquerdo da tela, são adicionados os documentos pessoais dos alunos.

Ao realizar o cadastro de documentos, o sistema fará algumas consistências quanto à exigência dos documentos de CPF, título de eleitor e documento militar em relação ao sexo e idade dos alunos.

• O botão Vincular Documentos permite ao usuário gravar imagens capturadas através de um Scanner conectado no computador.

Sub-aba Documentos Digitalizados

Para digitalizar documentos proceda da seguinte forma:

1) Clique no botão Vincular Documentos em: Alunos | Documentos Principais | Vincular Documentos;

2) Clique no botão Importar, será exibida uma tela mostrando os drivers conectados naquela máquina;

3) Escolha o driver do scanner desejado, que o sistema abrirá a tela de digitalização do mesmo;

4) No campo Categoria escolha o tipo Scanner;

5 ) No campo Descrição coloque o nome que este documento será exibido no sistema;

6) Clique no botão confirmar e abra a tela Documentos Digitalizados para acessar o documento digitalizado, assim como, para excluí-lo.

Sub-aba Registro de Nascimento

Na sub-aba Registro de Nascimento é cadastrado o registro de nascimento do aluno, informando número, folha, livro, cartório, data de expedição e cidade onde foi registrado.

• Uma foto pode ser associada ao aluno no campo Foto (Ctrl + F). Para isto, é necessário que seja definido um arquivo .BMP ou .JPG com a foto do aluno.

A foto pode ainda, no momento da matrícula, ser capturada por meio de uma WebCam, para isso, basta clicar no item Capturar Foto , que uma tela para ativação da câmera (instalada no computador) será aberta.

Sub-aba Endereço e Filiação

Nesta sub-aba ficarão os dados de filiação e endereço dos alunos.

Para definir uma profissão de um aluno é necessário antes cadastrar as profissões através do Cadastro de profissões.

O campo de e-mail é importante ser cadastrado pois pode ser utilizado futuramente para o envio de mala direta por correio eletrônico.

Sub-aba Dados Complementares

A sub-aba Dados Complementares é um espaço reservado para observações gerais do aluno.

A informação aqui cadastrada é exibida na ficha de matrícula.

O campo Cor/Raça é criado através da Tabela genérica no módulo Básico.

Código do aluno no INEP: Você deve informar o número do código do aluno junto ao INEP.

Necessidade Especial: Se o aluno tiver algum tipo de deficiência, esta deve ser classificada neste campo. Esta informação é muito importante para os relatórios do MEC, que se encontram no modulo Registro Acadêmico menu Relatórios Oficiais | Censo.

Condutas Típicas: Manifestações de comportamento típicas de portadores de síndromes (exceto Síndrome de Down), quadros psicológicos, neurológicos ou psiquiátricos que ocasionam atrasos no desenvolvimento e prejuízos no relacionamento social, em grau que requer atendimento educacional especializado.

Altas Habilidades: Notável desempenho e elevada potencialidade em qualquer dos seguintes aspectos isolados ou combinados.

• . capacidade intelectual geral

• . aptidão acadêmica específica

• . pensamento criativo ou produtivo

• . capacidade de liderança

• . talento especial para artes

• . capacidade psicomotora.

Outras Necessidades: Caso o aluno não se encaixe em nenhumas das especificações, digite neste campo a necessidade específica.

Obs: Estas informações são visualizadas nos relatórios do Mec. Com elas é possível definir a quantidade de alunos com Condutas Típicas, Altas Habilidades e Outras Habilidades. Estes relatórios se encontram no Módulo Acadêmico menu Relatórios Oficiais | Censo.

Indicações: Informar se o aluno recebeu alguma indicação de Aluno, Funcionário Professor ou Responsável para se matricular na instituição.

Como ficou sabendo: Informe como o aluno ficou sabendo da instituição. As mídias já devem estar cadastradas no cadastro de Mídias do Módulo Básico.

Outras indicações: Caso o aluno não se encaixe em nenhuma das indicações acima, digite neste campo a indicação específica.

Sub-aba Responsável

Ao cadastrar um responsável, selecione na opção Parentesco quem será o responsável pelo aluno.

Se a aba de Endereço/Filiação estiver preenchida, estes dados serão automaticamente inseridos na aba responsável, de acordo com o tipo de responsável escolhido.

Caso o responsável do aluno que estiver sendo cadastrado, já for responsável por outro aluno no sistema, a definição do responsável deve ser feita selecionando o mesmo através do botão de pesquisa mostrado na tela de exemplo abaixo.

Através do botão Desvincula responsável é possível remover a associação do responsável com o aluno.

Aba Matrícula

Cursos

O processo de enturmação dos alunos caracteriza efetivamente uma matrícula no sistema Giz. Neste processo é definido o curso, turma e disciplinas que serão cursadas pelos alunos.

A enturmação dos alunos é pré-requisito para que o módulo Giz Recebimentos consiga gerar os débitos para os alunos.

Na aba Matrícula existem mais cinco sub-abas que juntas compõem todas as informações de matrícula do aluno no sistema.

Na sub-aba Cursos, o quadro Cursos/Habilitações Disponíveis, exibe todos os cursos cadastrados e suas respectivas habilitações.

Para definir um curso para um aluno, expanda as opções da árvore de Cursos/Habilitações Disponíveis e veja    
a unidade, o turno, os curso e habilitações existentes, dê um duplo clique ou use o botão direito do mouse.

Para alterar os dados nesta página é necessário clicar no botão Editar ou com botão direito do mouse sobre o quadro Cursos/Habilitações do aluno.

Os campos referentes as datas de conclusões de cursos só serão cadastradas ao fim do curso para que saiam no histórico escolar.

No Filtro Forma de ingresso é preciso associar a forma de ingresso que o aluno ingressou na instituição, essa forma de ingresso é cadastrada no cadastro de Formas de Ingresso.

O item Vestibular deve ser preenchido, pois serão impressos nos históricos escolares dos alunos.

Os dados referentes a Número de inscrição, Data de inscrição, Classificação, Estabelecimento e Ano são exibidos na impressão do historico do aluno.

A parte referente aos Dados da transferência ficarão habilitados para edição quando a forma de ingresso associada ao aluno pertencer ao tipo de Ingresso por transferência.

:: Dica:

Quando a Forma de ingresso for por transferência, o sistema habilita os campos Instituição e Motivo da transferência. Estes dados são importantes para o registro de transferências recebidas.

Documentos Entregues

Nesta sub-aba são exibidos os documentos que foram associados aos cursos para serem exigidos aos alunos no momento da matrícula. Estes documentos são cadastrados no Cadastro de cursos.

Selecione os documentos que foram entregues pelo aluno clicando no ckeck box do documento. Caso o aluno ainda não tenha um curso definido na sub-aba cursos, os documentos não aparecerão para serem selecionados

Utilize o botão Marcar todos caso o aluno não possua nenhuma pendência.

Os documentos que não forem marcados como entregues ficarão como pendentes e o sistema listará todos os documentos pendentes de cada aluno no relatório de Documentos Pendentes. Este relatório pode ser visualizado em: Registro Acadêmico | Outros Relatórios | Relação de Alunos | Documentos pendentes.

Disciplinas/Turmas

Aqui são definidas as disciplinas/turmas do curso para o aluno que está sendo enturmado.

O sistema permite enturmar o aluno em quatro tipos de enturmação.

São elas:

Normal: Quando o aluno é enturmado em situação regular ou normal na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para os alunos que não possuem pendências de disciplinas.

Dependência: Quando o aluno é enturmado em situação de dependência na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para os alunos que devem disciplinas.

Multi-Curso: Quando o aluno é matriculado em disciplinas de outros cursos.

Adaptação: Quando o aluno é matriculado em situação de adaptação nas disciplinas selecionadas. Este tipo de enturmação são para os alunos que precisam fazer disciplinas para se adaptar ao curso.

Multi-Série: São turmas formadas por disciplinas de várias Séries/Períodos diferentes.

A opção Forma de Visualização permite ao usuário utilizar dois critérios de enturmação de disciplinas:

Período | Disciplinas | Turmas: Esta opção será ideal para matrícula por disciplina, ou seja, quando o aluno cursar diversas disciplinas em diversas turmas diferentes.

Por esta opção quando for expandida a árvore de visualização, o sistema mostrará em quais turmas as disciplinas do curso são oferecidas, inclusive as disciplinas optativas/eletivas.

Para a realização da enturmação deverá ser selecionada a turma em que o aluno cursará a disciplina.

Por esta opção se o aluno fizer, por exemplo, cinco disciplinas, serão necessárias cinco pesquisas na árvore de visualização para a enturmação de cada uma das disciplinas.

Use o botão direito do mouse ou duplo clique para inserir as disciplinas.

Período | Turmas | Disciplina: Esta opção é ideal para a situação onde todas as disciplinas cursadas pelo aluno são de uma mesma turma.

Para inserir as disciplinas o usuário deverá expandir a árvore de visualização e clicar com o botão direito do mouse ou duplo clique em cima da turma.

Após a definição enturmação dos alunos, caso tenha sido definido os horários de aulas do professor no cadastro de Disciplinas por professor, o sistema montará o quadro de horário do aluno, fazendo a consistência de choques de horários.

:: Dica:

A data da enturmação é a igual à data do servidor de banco de dados. Esta data pode ser alterada, porém não pode ser menor que a data de matrícula informada na aba Enturmações.

Enturmações

Caso o parâmetro Permite enturmação simplificada para cursos com grade estiver marcado no cadastro de Parâmetros, o sistema vai habilitar nesta aba uma opção de enturmação dos alunos de uma forma ainda mais simplificada.

A enturmação por esta opção consiste apenas em selecionar a turma através do botão de pesquisa da turma, observando o tipo de enturmação selecionada (Normal, Dependência ou Adaptação) e desde que o curso tenha sido informado na aba Cursos.

Porém, a enturmação aqui realizada não inclui para o aluno as disciplinas da turma. Esta enturmação deve ser realizada na aba de Disciplinas/Turmas.

Caso o parâmetro Permite enturmação simplificada para cursos com grade não estiver marcado, não será possível fazer nenhum tipo de enturmação.

A tela de exibição será igual a do exemplo abaixo.

:: Dicas:

1) As informações do gride que se encontram na cor branca (Nº de Classe e Data de Matrícula) podem ser editadas diretamente pelo gride. Se a Data de Matrícula for alterada a Data de Enturmação da aba Disciplinas/Turmas também será alterada.

2) Os campos Usuário e Data do Registro, informam qual o usuário realizou o registro.

Atenção:

• Ao se matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matriculados, o sistema irá solicitar a permissão do Supervisor Acadêmico.

• Outra situação na enturmação em que a senha do supervisor é solicitada é:

• Quando o parâmetro Impedir mais de uma enturmação de aluno com situação normal/regular no curso estiver marcado, pois, o sistema averigua a situação do aluno e somente permite uma outra enturmação normal/regular através da autorização da supervisão.

Veja em: Parâmetro | Acadêmico |  Matrícula | Impedir mais de uma enturmação de aluno com situação normal/regular no curso

Histórico do Aluno

Na sub-aba de Histórico do aluno, o sistema exibe um histórico resumido das disciplinas cursadas pelo aluno. As disciplinas cursadas aparecem apenas com suas abreviaturas. Para verificar todo o nome da disciplina passe o mouse sobre a abreviatura e um texto com o nome completo da disciplina aparece na tela.

A situação de cada disciplina pode ser identificada através da legenda localizada na parte inferior da tela.

Aba Dados Financeiros

Conforme configuração e permissão concedida pelo usuário do financeiro no cadastro de parâmetro do Giz Recebimentos, o usuário da secretaria pode definir no ato da matrícula os dados de descontos, taxas extras, dia de vencimento diferenciado e até mesmo gerar os débitos dos alunos.

Quando o aluno se encontrar devidamente matriculado no período letivo, é possível definir um desconto para este aluno.

Informações Financeiras

Nesta sub-aba podem ser informados os dados de descontos dos alunos e dia de vencimento diferenciado.

Clique no botão "+" do navegador de descontos e informe o tipo de desconto concedido ao aluno.

Os campos de Data de validade inicial e Data de validade final definem a faixa de data em que os descontos serão concedidos nos débitos gerados.

Se a senha do Supervisor Financeiro estiver cadastrada no Módulo Básico, menu Segurança | Usuários, somente com a senha do mesmo é possível realizar a exclusão do desconto cadastrado.

:: Dica:

Para melhores detalhes leia a parte do manual do sistema Giz Recebimentos que trata da definição de dados financeiros dos alunos.

Taxas Extras

As taxas extras importadas e associadas aos cursos através do cadastro de Cursos são exibidas nesta tela.

As taxas marcadas como Obrigatória no cadastro de cursos, são automaticamente exibidas como obrigatórias nesta tela. Estas não podem ser desmarcadas pelo usuário.

As taxas somente são vinculadas aos alunos quando os check boxes estiverem marcados.

Débitos

No ato da matrícula de um aluno, após a enturmação na aba de Dados Financeiros, é possível gerar para o aluno que está sendo matriculado todos os débitos de mensalidades do ano ou semestre.

Para isto basta informar o mês de referência da primeira mensalidade, as datas de vencimento e tolerância, o valor da parcela e a quantidade de parcelas a serem geradas. Clique sobre o botão Gerar Débitos.

Este botão só estará habilitado caso o aluno ainda não tenha nenhum débito gerado.

As parcelas geradas nesta opção sempre terão como padrão o mesmo dia de vencimento e tolerância das datas informadas para estes campos na primeira parcela, alternando somente o mês da parcela.

Exemplo:

Observe que o vencimento de todas as parcelas é no dia 05. Após a geração dos débitos, todas as parcelas estão vencendo no dia 05 de cada mês de referência e com desconto de 20% conforme cadastrado na aba Informações Financeiras.

Informando o campo Taxa extra antes de clicar sobre o botão Gerar Débitos, os débitos gerados serão para a taxa extra. Caso não informe, serão gerados débitos de Mensalidades.

Matrículas e Renovações de Matrículas

Geral

Existem duas formas de se fazer matriculas no Giz:

• Para os alunos novatos, aqueles que estão ingressando pela primeira vez na instituição ou pela primeira vez no sistema.

• Para alunos ditos veteranos, ou seja, para renovação de matriculas.

Equivalência de disciplinas

Antes de incluir Disciplinas/Turma para o aluno, o sistema verifica no cadastro de Parâmetros a opção Utiliza equivalência de disciplinas na matrícula.

Caso esteja marcado, as disciplinas de Equivalências vão constar informando o seu catálogo, curso e habilitação. A letra (E) aparece antes do código da disciplina.

As disciplinas equivalentes só podem ser visualizadas na forma Período|Disciplina|Turma.

No exemplo abaixo o sistema exibe a disciplina com código 30005 como equivalente a disciplina 30009.

Para matricular o aluno na disciplina equivalente, o usuário pode clicar duas vezes sobre a disciplina ou clicar com o botão direito do mouse.

Após vincular as disciplinas/turma do aluno, o sistema exibe o total de créditos e carga horária das disciplinas a cursar no período.

Matrículas em disciplinas de outros cursos

Este recurso está disponível em matrícula na aba Disciplinas/Turmas, opção Multi-curso.

A Matrícula multi-curso é um recurso do Giz Registro Acadêmico que permite matricular o aluno em disciplinas de outros cursos, sem necessariamente matricular o aluno em um curso diferente do qual ele está cursando na instituição.

É um recurso que pode ser muito útil para fazer o aproveitamento das vagas ofertadas em disciplinas que sejam comuns entre um ou mais cursos, eliminando a necessidade de montar ofertas de turmas/disciplinas separadas por curso.

A matrícula em disciplinas de outros cursos pode ser realizada com as situações regulares (normal), dependência, especial ou adaptação.

Para matricular o aluno na disciplina é necessário que existam turmas cadastradas no Cadastro de turmas com o parâmetro Multi-curso habilitado.

Quando for utilizada esta opção de matrícula, os relatórios que envolvem disciplinas matriculadas, como por exemplo, boletins e ficha do aluno devem ser emitidos marcando a opção de quebra de página Aluno e curso. Assim, o sistema agrupa no mesmo documento todas as disciplinas do aluno, seja qual for a turma ou o curso da disciplina.

O sistema permite enturmar o aluno em multi-curso em quatro tipos de enturmação. São elas:

Normal: Quando o aluno é enturmado em situação regular ou normal na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para alunos que não existem pendências de disciplinas.

Dependência: Quando o aluno é enturmado em situação de dependência na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para alunos que devem disciplinas.

Especial: Quando o aluno é matriculado em disciplinas isoladas de outros cursos. Esse tipo de enturmação são para alunos que matriculam-se apenas em algumas disciplinas de cursos especificos, que não necessariamente estão matriculados no curso destas disciplinas.

Adaptação: Quando o aluno é matriculado em situação de adaptação nas disciplinas selecionadas. Este tipo de enturmação são para alunos que precisam fazer disciplinas de adaptação ao curso.

O usuário após ter feito o filtro do aluno e definido o tipo de enturmação, o sistema permite selecionar cada disciplina de uma só vez. Para isso é preciso pressionar a tecla CTRL do teclado e clicar com o mouse nas disciplinas.

Matriculas de Novatos

Quando se tratar de matrículas de alunos pela primeira vez no sistema, preencha os dados das abas Aluno, Matrícula e Dados financeiros.

A matrícula do aluno novato no sistema Giz, exige a realização de praticamente todos os passos vistos até o momento. Estes passos se iniciam inserindo os dados cadastrais dos alunos pela página principal Aluno. Esta aba contém 4 sub-abas onde se realizam os cadastros de identificação do aluno (nome, estado civil, sexo, data de nascimento, documentos, etc), de seu endereço, filiação e responsável financeiro.

Concluída a entrada dos dados de identificação do aluno pela página Matrícula, o mesmo deve ser associado ao curso ao qual está ingressando e em seguida incluir as disciplinas a cursar. Na sub-aba Documentos Entregues da página principal da Matrícula, deve-se verificar e confirmar os documentos entregues pelo aluno, deixando desmarcado eventuais documentos que ficarem pendentes.

A entrada dos dados financeiros do aluno pela tela de Matrícula é realizada apenas se a concessão para tal ação tiver sido dada através do cadastro de parâmetros do Módulo Giz Recebimentos

Renovações de Matriculas

Atenção:: Esta forma de renovação de Matrícula é usada quando a instituição NÃO usa o recurso de Promoção automática disponível no Sistema Giz.

Quando se tratar de um renovação de matrícula do aluno na instituição, e principalmente no sistema, ou seja, se o aluno já estiver sido cadastrado alguma vez no sistema, o procedimento se fará da seguinte forma:

O usuário deve selecionar o aluno através do arquivo morto, já que este já se encontra no banco de dados do sistema.

Observe que após o campo do Nome existe um botão de Pesquisa. Este botão pode ser utilizado para pesquisar o aluno no sistema.

O usuário pode selecionar a origem da fonte conforme tela abaixo para buscar dados no Arquivo Morto ou Interessados.

Caso o usuario deixe marcado a opção Não Considera na pesquisa alunos já matriculados, o sistema fará um filtro dos alunos que já estão matriculados no periodo letivo em aberto, exibindo apenas os alunos que estão no Arquivo morto ou Interessados.

Logo após a execução destes passos, a renovação terá continuação nas abas de Aluno, curso, etc.

O(a) secretario(a) acadêmico(a) precisa conferir os dados cadastrados e fazer as devidas alterações se necessário. Na aba Disciplinas/Turmas associar manualmente a próxima turma do aluno conforme as explicações nesta mesma aba ou na aba Enturmações, caso use enturmação simplificada.

Impressão de Requerimento de matricula

Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do Comprovante ou Requerimento da mesma. Para isto, é necessário somente que um modelo de Ficha de Matrícula tenha sido previamente criado ou personalizado.

Para a impressão do Requerimento ou Comprovante de matrícula clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema Giz já possui um modelo padrão de ficha de matrícula. Este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão LAYOUT (canto inferior direito da tela de impressão).

Após a abertura da tela de impressão, deve-se escolher para impressão o tipo Ficha de Matrícula que pode ser os modelos padrões do sistema (Para arquivar e para preencher) ou o modelo personalizado. Sendo a opção personalizada, o modelo deve ser selecionado no botão de pesquisa de layout (canto inferior esquerdo da tela).

Atenção:

Ao se matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matrículados, o sistema irá solicitar a permissão do Supervisor Acadêmico.

Histórico de Modificações

Esta aba registra (auditora) para o usuário, às modificações ocorridas no sistema.

Os campos de registros de modificações são:

• Aluno

• Cursos

• Enturmações

• Disciplinas/Notas

• Avaliações

• Responsáveis

• Débitos

• Descontos do Aluno

• Outros

Os campos de informações são:

• Usuário: Usuário responsável pela modificação.

• Tipo de Ação: Qual foi o tipo de modificação (Inclusão, Remoção, Exclusão, etc).

• Data da Ação: Qual foi a data da modificação.

• Chave Primária: Mostra quais são as chaves primárias da tabela.

• Módulo: Em qual módulo do Sistema GIZ a modificação foi feita.

Quando é feita alguma alteração no sistema é exibido em um quadro os Valores anteriores e os Valores atuais, para que se saiba qual alteração foi realizada.

Quando é feita uma inserção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Atuais, os valores incluídos no sistema.

Quando é feita uma remoção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Anteriores, os valores excluídos do sistema.

Observação:

As modificações feitas no WebGiz também são gravadas, porém, só aparece aquelas modificações que tem alguma relação com algum número de matricula.

---