Cobrança
- Para visualizar esta opção acesse no Giz Recebimentos o menu: Recebimentos | Cobrança
- Na tela Cobrança a instituição efetua toda a rotina de gestão das cobranças aos alunos inadimplentes.
Índice
Processo de Cobrança
- As etapas do processo de cobrança são controladas com facilidade nesta tela.
- Nela o usuário pode:
- 1) Controlar as cobranças enviadas/efetivadas na tela de Cobrança;
- As cobranças podem ser feitas por diversos meios de comunicação, como: Carta (Correio), E-mail (mensagem eletrônica) e SMS (mensagem via celular).
- 2) Enviar as comunicações de cobrança: ;
- 3) Visualizar as anotações realizadas referentes as cobranças;
- As anotações são os apontamentos feitos pelo setor de cobrança da instituição, na tela de consulta do Giz Recebimentos, sobre os passos de cobrança realizados para um determinado inadimplente.
- Exemplo: Enviou uma carta, enviou um e-mail, ligou para o responsável, etc.
- 4) Consultar o Relatório dos inadimplentes;
- Com este relatório o usuário pode analisar e decidir quais ações tomar, como por exemplo, concentrar seus esforços naqueles inadimplentes com maiores débitos, etc.
- 5) Incluir e excluir o nome dos devedores junto aos órgãos de proteção ao crédito.
- Nesta parte do processo o sistema facilita o registro do inadimplente junto ao SERASA, por exemplo.
Abas da tela Cobrança
A tela Cobrança possui duas abas distintas: Padrão e Específicos e dois botões importantes: Próximo e Buscar Alunos, que serão explicados abaixo.
Aba Padrão
- Na aba padrão são efetivadas as ações para o registro/acompanhamento das cobranças.
- Basicamente, temos três momentos distintos que utilizam de suas opções, que são:
- a) O filtro e registro de anotações dos devedores (Alterar status da cobrança) existentes no sistema Giz Recebimentos;
- b) O envio e acompanhamento das comunicações aos mesmos;
- c) E o registro dos devedores nos órgãos de proteção ao crédito.
1) Opção
- No item Opção o sistema disponibiliza as ações que poderão ser realizadas nos três momentos acima descritos, que são:
Primeiro momento: Filtrando os Devedores/Alterar status da cobrança
Opção: Alterar status cobrança
- Esta opção registra/altera o status de cobrança do aluno no sistema. O status de cobrança são as situações de cobrança vinculadas ao aluno devedor, que vão sendo registradas a cada ação tomada pela instituição para o recebimento dos débitos em aberto.
- Observação: A partir do momento que o aluno fica devendo a instituição, sua situação para o Giz Recebimentos é de inadimplente, até que ocorra a baixa do débito no sistema. Independente de utilizar a opção Cobrança sua situação somente muda após a baixa. A opção Alterar status cobrança serve para registrar a condição em que o devedor está dentro do processo de cobrança, formando assim, um histórico sobre os procedimentos tomados para o recebimento do débito.
- Exemplo: Envio de Carta de cobrança, 2ª Carta de cobrança, Solicitação de comparecimento, etc.
- Ao marcar o opção Alterar status cobrança, um registro estará sendo feito no sistema - no campo Anotações da tela de Consulta e no relatório de cobrança da tela de Cobrança. Com este registro, é possível consultar a relação dos alunos inadimplentes com as devidas situações e também utilizar para selecionar os alunos para as próximas cobranças.
- Exemplo: Será enviada a 2ª carta de cobrança apenas para os alunos que receberam a 1ª carta de cobrança e ainda não efetuaram o pagamento.
- Importante: Para esta opção ser usada é preciso que as situações estejam cadastradas no Módulo Básico em menu Utilitários | Cadastro de Domínios.
Como Alterar status cobrança?
- Para Alterar status cobrança proceda conforme abaixo:
- 1) Na aba Padrão, marque no campo Opção, o item: Alterar status cobrança;
- 2) Filtre os devedores que serão notificados/acompanhados utilizando os campos da aba Padrão:
- Unidade/Curso/Turno/Série/Período/Ano/Turma/Aluno; a Pessoa da cobrança, se é Aluno ou Responsável Financeiro;
- Importante: O campo Data referência é de preenchimento obrigatório. De acordo com a data informada nele, o sistema realiza o cálculo do valor devido, ou seja, com o cálculo de multas e juros.
Botão: Próximo
- 3) Clique no botão Próximo:
- Este botão abre a próxima aba da tela de cobrança, a aba Específicos; Nesta aba outros filtros poderão ser utilizados para identificar os devedores.
Botão: Buscar alunos
- 4) Clique no botão Busca alunos:
- Este botão abre a tela onde serão definidas/digitadas as ações de cobrança que serão registradas no sistema, como: Enviada carta de cobrança, enviado e-mail, ligou para o responsável, etc.
- 5) Na tela de seleção dos devedores, marque os alunos que terão seus status alterados; Selecione a Situação que será definida para os mesmos e escreva o texto que será registrado referente a ela, no campo Anotação.
- 6) O registro efetuado nesta tela (onde são marcados os devedores) é disponibilizado na tela de Consulta do sistema na aba Anotações.
- Observação: A primeira vez que realizar uma alteração no status de um aluno inadimplente, não selecione nada no campo Situação na tela Padrão. A seleção da situação deve ser feita na tela de registro, após clicar no botão Busca Alunos, pois, como é o primeiro registro de ação a ser definido para cobrança, o status deste devedor para o Giz Recebimentos é de inadimplente; como a tela Cobrança ainda não foi utilizada, a busca não encontrará nenhum registro.
- Importante: Se quisermos ter o controle para saber a quem já enviamos uma carta, um SMS ou e-mail de cobrança, é imprescindível que tenhamos feito a alteração de status de cobrança destes alunos antes.
- Ou seja, podemos emitir as cartas de cobrança sem alterar o status de cobrança, mas não temos como rastrear quem foram os alunos que receberam as cartas pelo relatório, se este registro de status não for registrado no sistema como explicado nesta página.
Segunda momento: Envio das Comunicações
- Após a primeira alteração do status de cobrança do devedor, ou seja, após iniciar o processo de registro/cobrança dos inadimplentes através desta tela do Giz Recebimentos, o usuário pode efetivar e registrar outras ações de cobrança, como o envio das comunicações aos devedores, que podem ser dentre outras formas: uma Carta de cobrança, um SMS ou E-mail.
- Abaixo veremos que o procedimento para estas comunicações segue o mesmo explicado para a opção Alterar status de cobrança.
- Na verdade, cada ação de cobrança é uma nova alteração no status de cobrança daquele devedor. Cada novo registro feito, conforme vimos acima, é um novo registro no histórico do devedor, que poderá ser depois consultado pelo setor de cobrança da instituição, para que novas medidas sejam tomadas.
Opção: Carta cobrança:
- Através dessa opção, o sistema emite Cartas de cobrança para os alunos inadimplentes.
- Para esta opção funcionar temos que criar o layout das cartas que serão utilizadas.
- Para isso, temos no menu da tela Cobrança o botão Layout carta cobrança.
Botão: Layout carta cobrança
- Na nela Carta de cobrança - Layout clique no botão Layout para editar um modelo; clique no botão + para incluir um novo modelo de Layout.
Botão: Vincular comunicações
- No botão Vincular comunicações são vinculados os Tipos de comunicações às Situações.
- Na aba Carta cobrança, clique no botão + Adicionar, marque a situação desejada e selecione a carta que foi criada no botão Layout carta cobrança. Clique em Fechar para salvar.
- Assim, toda situação denominada 1ª Cobrança, vai ter a carta 1ª Carta de Cobrança vinculada e impressa.
Como emitir a Carta cobrança?
- 1) Em Opção marque: Carta cobrança
- 2) Faça os filtros desejados, defina a Pessoa cobrança, selecione o Tipo de dívida;
- 3) Defina a Data de referência;
- 4) Em Vincular comunicações vincule a carta desejada, por exemplo: Primeira cobrança;
- 5) Clique no botão Próximo;
- 6) Na aba Específicos clique em Busca alunos;
- 7) Na tela de seleção dos devedores escolha os que deverão ser notificados;
- 8) Marque a situação que será registrada;
- 9) Escreva a Anotação que desejar;
- 10) Clique em confirmar, para que o sistema exiba as Cartas de cobrança;
Opção: Enviar SMS:
- Através dessa opção, o sistema envia mensagens SMS (mensagem por celular) para os alunos inadimplentes.
- O procedimento para esta ação segue o mesmo do envio da Carta Cobrança.
- No entanto, outras configurações devem ser preparadas para que o sistema possa efetivá-la com sucesso, veja:
- 1) Para utilizar o botão Vincular comunicações e vincular o Tipo de comunicação às Situações, deve-se primeiro cadastrar os Tipos de comunicação que serão utilizadas, na opção de Mensagens do módulo Básico em: menu Utilitários | Mensagens | Tipo de comunicação.
- 2) Configurar os parâmetros para envio do SMS na tela de parâmetros do Sistema Giz em: menu Parâmetros | Integração | SMS.
Opção: Enviar E-mail:
Opção: Relatório:
Terceiro momento: Registro dos devedores dos órgãos de proteção ao crédito
Opção: Serasa:
- Proteção ao Crédito:
2)Pessoa cobrança
- Aluno:
- Responsável Financeiro:
3) Período Situação
4) Tipo débito
5) Período
6) Tipo de Dívida
- Débitos
- Negociações
- Ambos
Layouts
1) Layout relatório
Botão: Próximo
Aba Específicos
Filtro específico
- Campo:
- Operador
- Valor
Campos visíveis
- Quantidade débitos em aberto
- Valor total devido
- Quantidade negociações em aberto
- Valor total negociado em aberto
- Valor total descontos
- Valor total devido corrigidos
Ordenação
- Curso
- Turma
- Nome
- Matrícula/Código
- Quantidade débitos em aberto
- Valor total devido
- Quantidade negociações em aberto
- Valor total negociações em aberto
- Valor total descontos
- Valor total devido corrigido
