Processo de Cobrança

As etapas do processo de cobrança são controladas com facilidade nesta tela.

Nela o usuário pode:

1) Controlar as cobranças enviadas/efetivadas pela tela de Cobrança;

As cobranças podem ser feitas por diversos meios de comunicação, como: Carta (Correio), E-mail (mensagem eletrônica) e SMS (mensagem via celular).

2) Enviar as comunicações de cobrança;

3) Visualizar as anotações realizadas referentes às cobranças;

As anotações são os apontamentos feitos pelo setor de cobrança da instituição, na tela de consulta do Giz Recebimentos, sobre os passos de cobrança realizados para um determinado inadimplente.

Exemplo: Enviou uma carta, enviou um e-mail, ligou para o responsável, etc.

4) Consultar o Relatório dos inadimplentes;

Com este relatório o usuário pode analisar e decidir quais ações tomar, como por exemplo, concentrar seus esforços naqueles inadimplentes com maiores débitos, etc.

5) Incluir e excluir o nome dos devedores junto aos órgãos de proteção ao crédito.

Nesta parte do processo o sistema facilita o registro do inadimplente junto ao SERASA.

Abas da tela Cobrança

A tela Cobrança possui duas abas distintas: Padrão e Específicos e dois botões importantes: Próximo e Buscar Alunos, que serão explicados abaixo.

Aba Padrão

Na aba padrão são efetivadas as ações para o registro/acompanhamento das cobranças.

Basicamente, temos três momentos distintos que utilizam de suas opções, que são:

a) O filtro e registro de anotações dos devedores (Alterar status da cobrança) existentes no sistema Giz Recebimentos;

b) O envio e acompanhamento das comunicações aos mesmos;

c) E o registro dos devedores nos órgãos de proteção ao crédito.

1) Opção

No item Opção o sistema disponibiliza as ações que poderão ser realizadas nos três momentos acima descritos, que são:

Alterar status cobrança:

Enviar Carta cobrança:

Enviar SMS:

Enviar E-mail:

Relatório:

Serasa:

Arquivo EBS:

Primeiro momento: Filtrando os Devedores/Alterar status da cobrança

Opção: Alterar status cobrança

Esta opção registra/altera o status de cobrança do aluno no sistema. O status de cobrança são as situações de cobrança vinculadas ao aluno devedor, que vão sendo registradas a cada ação tomada pela instituição para o recebimento dos débitos em aberto.

Observação: A partir do momento que o aluno fica devendo a instituição, sua situação para o Giz Recebimentos é de inadimplente, até que ocorra a baixa do débito no sistema. Independente de utilizar a opção Cobrança sua situação somente muda após a baixa. A opção Alterar status cobrança serve para registrar a condição em que o devedor está dentro do processo de cobrança, formando assim, um histórico sobre os procedimentos tomados para o recebimento do débito.

Exemplo: Envio de Carta de cobrança, 2ª Carta de cobrança, Solicitação de comparecimento, etc.

Ao marcar o opção Alterar status cobrança, um registro estará sendo feito no sistema - no campo Anotações da tela de Consulta e no relatório de cobrança da tela de Cobrança. Com este registro, é possível consultar a relação dos alunos inadimplentes com as devidas situações e também utilizar para selecionar os alunos para as próximas cobranças.

Exemplo: Será enviada a 2ª carta de cobrança apenas para os alunos que receberam a 1ª carta de cobrança e ainda não efetuaram o pagamento.

Importante: Para esta opção ser usada é preciso que as situações estejam cadastradas no Módulo Básico em menu Utilitários | Cadastro de Domínios.

Como Alterar status cobrança?

Para Alterar status cobrança proceda conforme abaixo:

1) Na aba Padrão, marque no campo Opção, o item: Alterar status cobrança;

2) Filtre os devedores que serão notificados/acompanhados utilizando os campos da aba Padrão:

Unidade/Curso/Turno/Série/Período/Ano/Turma/Aluno; a Pessoa da cobrança, se é Aluno, Responsável Financeiro ou Responsável Avalista;

Importante: O campo Data referência é de preenchimento obrigatório. De acordo com a data informada nele, o sistema realiza o cálculo do valor devido, ou seja, com o cálculo de multas e juros.

Botão: Próximo

3) Clique no botão Próximo:

Este botão abre a próxima aba da tela de cobrança, a aba Específicos. Nesta aba outros filtros poderão ser utilizados para identificar os devedores.

Botão: Buscar alunos

4) Clique no botão Busca alunos:

Este botão abre a tela onde serão definidas/digitadas as ações de cobrança que serão registradas no sistema, como: Enviada carta de cobrança, enviado e-mail, ligou para o responsável, etc.

5) Na tela de seleção dos devedores, marque os alunos que terão seus status alterados. Selecione a Situação que será definida para os mesmos e escreva o texto que será registrado referente à ela, no campo Anotação.

6) O registro efetuado nesta tela (onde são marcados os devedores) é disponibilizado na tela de Consulta do sistema na aba Anotações.

Observação: A primeira vez que realizar uma alteração no status de um aluno inadimplente, não selecione nada no campo Situação na tela Padrão. A seleção da situação deve ser feita na tela de registro, após clicar no botão Busca Alunos, pois, como é o primeiro registro de ação a ser definido para cobrança, o status deste devedor para o Giz Recebimentos é de inadimplente; como a tela Cobrança ainda não foi utilizada, a busca não encontrará nenhum registro.

Importante: Se quisermos ter o controle para saber a quem já enviamos uma carta, um SMS ou e-mail de cobrança, é imprescindível que tenhamos feito a alteração de status de cobrança destes alunos antes.

Ou seja, podemos emitir as cartas de cobrança sem alterar o status de cobrança, mas não temos como rastrear quem foram os alunos que receberam as cartas pelo relatório, se este registro de status não for registrado no sistema como explicado nesta página.

Segundo momento: Envio das Comunicações

Após a primeira alteração do status de cobrança do devedor, ou seja, após iniciar o processo de registro/cobrança dos inadimplentes através desta tela do Giz Recebimentos, o usuário pode efetivar e registrar outras ações de cobrança, como o envio das comunicações aos devedores, que podem ser dentre outras formas: uma Carta de cobrança, um SMS ou E-mail.

Abaixo veremos que o procedimento para estas comunicações segue o mesmo explicado para a opção Alterar status de cobrança.

Na verdade, cada ação de cobrança é uma nova alteração no status de cobrança daquele devedor. Cada novo registro feito, conforme vimos acima, é um novo registro no histórico do devedor, que poderá ser depois consultado pelo setor de cobrança da instituição, para que novas medidas sejam tomadas.

Opção: Carta cobrança:

Através dessa opção, o sistema emite Cartas de cobrança para os alunos inadimplentes.

Para esta opção funcionar temos que criar o layout das cartas que serão utilizadas.

Para isso, temos no menu da tela Cobrança o botão Layout carta cobrança.

Botão: Layout carta cobrança

Na nela Carta de cobrança - Layout clique no botão Layout para editar um modelo; clique no botão + para incluir um novo modelo de Layout.

Botão: Vincular comunicações

No botão Vincular comunicações são vinculados os Tipos de comunicações às Situações.

Na aba Carta cobrança, clique no botão + Adicionar, marque a situação desejada e selecione a carta que foi criada no botão Layout carta cobrança. Clique em Fechar para salvar.

Assim, toda situação denominada 1ª Cobrança, vai ter a carta 1ª Carta de Cobrança vinculada e impressa.

Como emitir a Carta cobrança?

1) Em Opção marque: Carta cobrança.

2) Faça os filtros desejados, defina a Pessoa cobrança, selecione o Tipo de dívida;

3) Defina a Data de referência;

4) Em Vincular comunicações vincule a carta desejada, por exemplo: Primeira cobrança;

5) Clique no botão Próximo;

6) Na aba Específicos clique em Busca alunos;

7) Na tela de seleção dos devedores escolha os que deverão ser notificados;

8) Marque a situação que será registrada;

9) Escreva a Anotação que desejar;

10) Clique em Confirmar, para que o sistema exiba as Cartas de cobrança;

Opção: Enviar SMS:

Através dessa opção, o sistema envia mensagens SMS (mensagem por celular) para os alunos inadimplentes.

O procedimento para esta ação segue o mesmo do envio da Carta Cobrança.

No entanto, outras configurações devem ser preparadas para que o sistema possa efetivá-la com sucesso, veja:

1) Para utilizar o botão Vincular comunicações e vincular o Tipo de comunicação às Situações, deve-se primeiro cadastrar os Tipos de comunicação que serão utilizadas, na opção de Mensagens do módulo Básico em: menu Utilitários | Mensagens | Tipo de comunicação.

2) Configurar os parâmetros para envio do SMS na tela de parâmetros do Sistema Giz em: menu Parâmetros | Integração | SMS.

Como enviar o SMS?

1) Em Opção marque: Enviar SMS.

2) Faça os filtros desejados, defina a Pessoa cobrança, selecione o Tipo de dívida;

3) Defina a Data de referência;

4) Em Vincular comunicações vincule a mensagem desejada, por exemplo: Cobrança SMS;

5) Clique no botão Próximo;

6) Na aba Específicos clique em Busca alunos;

7) Na tela de seleção dos devedores escolha os que deverão ser notificados;

8) Marque a situação que será registrada;

9) Escreva a Anotação que desejar;

10) Clique em Confirmar, para que o sistema envie as mensagens SMS;

Opção: Enviar E-mail:

Através dessa opção, o sistema envia e-mail de cobrança para os alunos inadimplentes.

O procedimento para esta ação segue o mesmo do envio de SMS.

Aqui também outras configurações devem ser preparadas para que o sistema possa efetivá-la com sucesso, veja:

1) Para utilizar o botão Vincular comunicações e vincular o Tipo de comunicação às Situações, deve-se primeiro cadastrar os Tipos de comunicação que serão utilizadas, na opção de Mensagens do módulo Básico em: menu Utilitários | Mensagens | Tipo de comunicação e Forma de saída: E-mail.

2) Configurar os parâmetros para envio do E-mail na tela de parâmetros do Sistema Giz em: menu Parâmetros | Integração | E-mail.

Como enviar o E-mail?

1) Em Opção marque: Enviar E-mail.

2) Faça os filtros desejados, defina a Pessoa cobrança, selecione o Tipo de dívida;

3) Defina a Data de referência;

4) Em Vincular comunicações vincule a mensagem desejada, por exemplo: Primeiro e-mail de cobrança;

5) Clique no botão Próximo;

6) Na aba Específicos clique em Busca alunos;

7) Na tela de seleção dos devedores escolha os que deverão ser notificados;

8) Marque a situação que será registrada;

9) Escreva a Anotação que desejar;

10) Clique em Confirmar, para que o sistema envie as mensagens de E-mail;

Importante: Para que o sistema envie e-mails é necessário que o parâmetro Configuração Conexão E-mail esteja preparado corretamente na tela de Parâmetros | Integração | E-mail do Sistema Giz.

Opção: Relatório:

Este relatório exibe o total da dívida de cada aluno, ou seja, o total acumulado que cada aluno deve. Com isso, é possível concentrar o serviço de cobrança nos alunos com maior acumulado de débitos.

1) Para emitir o relatório Resumo de Dívidas, marque Relatório no campo Opção.

2) Informe os filtros desejados e clique no botão Próximo.

Layout relatório:

No do botão Layout relatório, são inclusos novos layouts para o relatório Resumo de Dívidas.

Em Layout, você seleciona o layout que foi criado no botão Layout relatório.

3) Clique em Busca alunos para exibir o relatório.

Modelo do Relatório: Resumo de Divídas

Terceiro momento: Registro dos devedores dos órgãos de proteção ao crédito

Opção: Serasa:

Dentro do processo de cobrança, através da tela Cobrança, é possível ainda, incluir/excluir os inadimplentes nos órgãos de proteção ao crédito, como o Serasa.

1) Para isso utilize no campo Opção o item: Serasa;

Antes da inclusão ou exclusão, é necessário definir os parâmetros: Situação padrão para registros incluídos na Proteção ao Crédito e Situação padrão para registros excluídos da Proteção ao Crédito.

Para configurar os parâmetros, acesse o menu Cadastros | Parâmetros | Financeiro.

Estas situações também são cadastradas no cadastro de Domínios, menu Utilitários | Cadastro de Domínios.

2) Ao marcar a opção Serasa um novo item é disponibilizado na tela de Cobrança:

Item: Proteção ao Crédito

Neste item é escolhida a ação que será efetivada: a inclusão ou exclusão do nome do aluno no Serasa;

3) Marque a opção desejada e clique no botão Próximo;

4) Clique no botão Buscar alunos;

5) Na tela de seleção dos devedores escolha os que deverão incluídos/excluídos do Serasa;

6) No campo Arquivo, informe o local onde o arquivo gerado será salvo e clique no botão Gerar Arquivo;

O sistema exibe uma tela com o nome dos alunos que foram inclusos no arquivo de envio ao Serasa. Se o aluno possuir mais de um débito pendente, o nome do mesmo é repetido na lista.

Importante: Para inclusão ou exclusão junto ao Serasa, o arquivo gerado deve ser encaminhado ao Serasa através do site do órgão.

7) Clicando no botão Arquivo Prot. Cred., o sistema exibe a tela Relação de Remessa de Proteção ao Crédito.

Esta opção também pode ser exibida através do menu Recebimentos | Proteção ao Crédito;

Veja aqui como são operadas suas opções: Proteção ao Crédito

Opção: Arquivo EBS:

Dentro do processo de cobrança, através da tela Cobrança, é possível realizar a exportação de um arquivo .txt, com os dados dos alunos inadimplentes e com isso realizar a cobrança via empresas de cobrança.

Para isso utilize no campo Opção o item: Remessa de Cobrança.

Após realizar a configuração, clique no botão Próximo.

Na aba Específicos, clique em Busca Alunos e assim o sistema exibe os alunos da turma desejada.

Em Caminho do arquivo informe onde deseja salvar o arquivo exportado.

Desta forma, o sistema exporta um arquivo no formato txt e o mesmo deve ser utilizado para realizar a cobrança.

Aba Específicos

Filtro específico

No campo Filtro específico você define, de forma especifica a pesquisa que será realizada/visualizada.

Por exemplo: Valor total devido > 200,00

Os campos disponíveis são:

Campo;

Operador;

Valor;

Campos visíveis

Em Campos visíveis, marque os campos que deseja exibir na tela Cobrança.

Os campos disponíveis são:

Quantidade débitos em aberto;

Valor total devido;

Quantidade negociações em aberto;

Valor total negociado em aberto;

Valor total descontos;

Valor total devido corrigidos;

Ordenação

Em Ordenação, você define a ordem em que esses campos vão ser exibidos.

Os campos disponíveis são:

Curso;

Turma;

Nome;

Matrícula/Código;

Quantidade débitos em aberto;

Valor total devido;

Quantidade negociações em aberto;

Valor total negociações em aberto;

Valor total descontos;

Valor total devido corrigido;

Filtros da Tela Cobrança

1) Pessoa cobrança

Este filtro permite escolher em nome de quem será realizada a ação de cobrança, em nome do Aluno, Responsável Financeiro ou Responsável Avalista

2) Período Situação

Este filtro permite limitar a busca de dados nos registros, de status já alterados, num determinado período, para a tomada de ações, como: Serasa, Carta Cobrança, Relatório, etc.

3) Tipo débito

Aqui é escolhido o tipo de débito que será consultado;

4) Período

Este filtro permite limitar a busca para um determinado Mês/parcela e período de datas;

6) Tipo de Dívida

Aqui é definido o tipo de dívida em aberto, que será buscada para a tomada de ações na tela Cobrança.

Débitos;

Negociações;

Ambos;

Processo de Cobrança

Índice

Gerador de Documentos

Emitir carta de cobrança