Tipo Requerimento - WebGiz Protocolo

• O cadastro de Tipo de Requerimento definirá quais tipos de solicitações serão disponibilizadas no sistema para os usuários.

• Para cadastrar os tipos de requerimento clique no menu Protocolo | Tipo de Requerimento.

Informações iniciais

• Este cadastro determina o tipo de requerimento que vai ser utilizado pelos usuários.

• Nome: é o nome dado ao requerimento.

• Tipo de requerimento: defina se o requerimento será do tipo Livre ou Sugerido.

• Sugerido: neste tipo de requerimento, o sistema permite que apenas setores previamente associados ao trâmite do requerimento possam dar andamento à solicitação.

• Livre: Quando o requerimento é do tipo Livre, no momento de realizar o andamento do trâmite, o solicitante pode direcioná-lo a qualquer setor da instituição, mesmo que este não esteja associado ao trâmite do requerimento. A imagem abaixo ilustra um tipo de requerimento que possui dois trâmites, para dois órgão distintos.

• Já a janela abaixo, representa um andamento sendo realizado em um tipo de requerimento do tipo Livre. Observe que o sistema lista todos os órgãos existentes no sistema, mesmo que não sejam os órgãos vinculados no cadastro de trâmite do tipo de requerimento.

• No campo Não exibir no portal do aluno defina se o requerimento estará disponível ou não para os alunos.

• Marcando a opção Bloquear para alunos com pendências financeiras é possível bloquear o requerimento para alunos inadimplentes.

• Requerimento de Remessa:

• Sim: será utilizado lote de remessa de requerimentos.
• Não: não será utilizado lote de remessa de requerimentos.

• O lote de remessa de requerimentos é um agrupamento de documentos e solicitações. É utilizado quando uma unidade externa à sede da instituição, como um polo ou uma filial por exemplo, precisa enviar um lote de solicitações para a sede para que lá elas tenham andamento, ou seja, sejam direcionadas para os setores responsáveis. A remessa de requerimentos é a garantia de que os processos foram recebidos pela matriz, já que utiliza o rastreio por código de barras.

• Exemplo: Uma escola oferece um curso supletivo a distância em polos espalhados por diversas cidades. Quando um desses polos solicita os diplomas dos alunos formandos, precisa enviar à escola os documentos de cada um dos alunos. O polo utilizará então o lote de remessa para enviar todos os documentos via malote para a escola.

• Texto explicativo: explicação detalhada do requerimento.

• Situação Padrão, Rejeitado e Cancelado: informe a situação que aparecerá para o solicitante durante o andamento do requerimento.

• Associar documentos: Em alguns casos é necessário que o solicitante envie determinado documento para que a solicitação seja atendida, como foto 3x4, identidade, etc. Nesta opção serão associados os documentos que deverão ser anexados à solicitação quando ela for aberta pelo solicitante.

• Disponíveis para: são os tipos de usuários (Alunos, Professores, Funcionários, Usuários, Responsável e Ex-alunos) que poderão ter acesso ao requerimento, ou seja, neste campo são definidos os perfis para os quais o requerimento estará disponível.

• Caso nenhum perfil seja marcado, o requerimento ficará disponível para todos os perfis.

• Observação:

• Ao selecionar a opção Alunos em Disponíveis para, o campo Situações é habilitado. Neste campo é preciso definir para quais categorias de alunos aquele requerimento que está sendo cadastrado estará disponível (regular, cancelado, transferido, etc.).

Atenção: para habilitar o campo Situações é preciso que no campo Disponíveis para apenas a opção Alunos esteja selecionada. Se for selecionada qualquer outra opção além ou junto com esta o campo não será habilitado.

• Notificação: neste campo, irá definir a forma como o solicitante irá receber os avisos sobre o requerimento, se será por e-mail, telefone ou os dois.

• Além disso, há também uma opção para informar se haverá a opção de anexar ou não um arquivo no formato zip através do campo Permitir anexar arquivos zip.

Relacionar Disciplinas

• O usuário pode relacionar disciplinas ao tipo de requerimento. Isso significa que um determinado tipo de requerimento poderá ser atrelado às disciplinas que o aluno está cursando, vai cursar ou ainda àquelas que ele já concluiu.

• Para relacionar as disciplinas ao tipo de requerimento, o usuário precisa marcar a opção:

• SIM: o sistema habilitará as opções de quais disciplinas serão associadas: Em curso, Cursadas, Não Cursadas ou Outras.

• Caso não seja necessário informar as disciplinas para o tipo de requerimento marque NÃO, automaticamente o sistema desabilita esta opção.

• Opções para o usuário relacionar as disciplinas:

• Em curso: disciplinas que estão sendo cursadas pelo aluno.

• Cursadas: disciplinas que o aluno já foi aprovado no curso, ou seja, disciplinas concluídas.

• Não cursadas: disciplinas da grade que ainda não foram cursadas, ou que o aluno não esteja enturmado.

• Outras: disciplinas de outros cursos, inclusive o dele.

• Se o parâmetro Gera um requerimento por disciplina for marcado, o sistema gerará um requerimento para cada disciplina.

• Caso não seja necessário informar as disciplinas para o tipo de requerimento marque Não, e essas opções serão desabilitadas.

Cobrança

• Na parte de Cobrança, defina como será realizado o pagamento de taxas relacionadas ao requerimento.

• Isento: trata-se da isenção de pagamento para solicitação do requerimento.

• Prévio: o pagamento deverá ser efetuado antes da solicitação do requerimento.

• Pós-pago: o solicitante só pagará a taxa depois de ter a solicitação atendida.

• Tipo de débito: nesse campo, especifica-se o tipo de débito conforme cadastro de taxas extras do módulo Giz Recebimentos.

• Validade da boleta: define-se nesse campo o número de dias de validade da boleta após sua emissão.

• Permite gerar boleto: a instituição irá definir se o requerimento permitirá ou não a emissão de boleto. Caso a opção seja Não, o sistema gerará apenas um débito sem boleto para o aluno. Desta forma, o solicitante poderá pagar o débito na própria instituição, por exemplo.

• No campo Mensagem de Instrução de Cobrança insira as informações de instrução sobre o pagamento que sairão impressas no boleto.

Previsão/Prazo

• Prazo de cancelamento: deverá ser informado o número de dias que o solicitante terá para cancelar a solicitação após ter feito o pedido.

• Previsão de entrega: é o tempo sugerido para a conclusão da solicitação.

• Prazo de solicitação:caso este parâmetro seja habilitado, o requerimento poderá ser solicitado apenas durante períodos específicos. Neste caso, deverá ser adicionado pelo menos um registro com data inicial e final para a visibilidade do requerimento.

:: Dica: caso deseja incluir um período de datas ou excluir um período informado, faz necessário clicar no botão .

Caminho/trâmite

• Será descrito o passo a passo para o caminho do requerimento, ou seja, por quais setores ele passará e qual a função de cada setor em seu atendimento, até a sua conclusão.

• Órgão: é necessário informar pelo menos um órgão para cada trâmite que efetuará o requerimento.

• Pessoas responsáveis: é necessário informar pelo menos um responsável dentro do setor para requerimento.

• Previsão de entrega: é o prazo em dias para entrega do requerimento.

• Descrição da tarefa: são os procedimentos que serão executados para atender a solicitação do requerimento.

• Inativo: está opção torna inativo o requerimento. Ou seja, não será necessário que o requerimento realize todo o trâmite para ser concluído.

• Situações disponíveis: são as situações criadas para que aquele setor possa dar andamento ao processo de solicitação de requerimento. Neste campo serão marcadas as situações no qual o setor poderá escolher para realizar o andamento.

• No momento em que for salvo o tipo de requerimento os trâmites serão salvos usando uma lista encadeada, seguindo a ordem de cadastro.

• Observações:

• Através das setas de navegação é possível organizar, por ordem para qual, Órgão/setor, o requerimento será direcionado até a sua conclusão.
• Caso exista algum solicitação cadastrada para este requerimento, não será possível excluir um órgão da relação estabelecida em Órgão/tramite.

:: Dica: Faz necessário clicar no botão para adicionar ou excluir as tarefas dentro do campo texto, para que as tarefas seja incluída no campo texto, deve clicar na tarefa no campo descrição da tarefa e adicionar conforme sua ordem de execução.

• Utilizando as setas de navegação é possível organizar a ordem dos setores que será percorrida pelo requerimento até sua conclusão.

• Após concluir o cadastro basta clicar em Inserir.

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