Baixa
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Baixa Múltipla
A Baixa Múltipla é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos. Através dela é possível realizar a baixa de várias mensalidades e/ou taxas extras na mesma ação.
À Vista
Para realizar a Baixa Múltipla à vista o usuário pode selecionar os seguintes filtros: Aluno (P. letivo), Aluno (Arq. morto), Responsável, Boleta, Leitora óptica, Resp. reembolso, Usuário da biblioteca e Pessoa.
Boleta: Selecionando a opção de baixa através da boleta, deve-se informar o Banco e o número da Boleta.
Leitora Óptica: Selecionando a opção de baixa através da leitora óptica, esta deve estar conectada ao computador que estiver recebendo as baixas e assim fazer a leitura do Código de barra.
Pessoa: Selecionando a opção de baixa através da pessoa, deve-se informar o Tipo de pessoa e a Pessoa.
Realizando a baixa múltipla através da opção Responsável por reembolso o sistema habilita o campo Vencimento de, que possibilita a verificação dos débitos dentro do período de vencimento selecionado.
- Obs.: Para as demais opções de baixa, basta selecionar o usuário referente a opção marcada.
É possível realizar a baixa em vários períodos letivos diferentes de uma só vez. Ao lado direito da tela estão disponíveis os períodos letivos da instituição.
Informe a Data de Pagamento, Data de Crédito, a Conta caixa/banco e clique no botão Selecionar.
Serão listados todos os débitos em aberto de acordo com o filtro realizado anteriormente.
Marque os débitos que deseja realizar a baixa. Clicando com o botão direito do mouse sobre o grid de débitos o sistema permite selecionar a opção Marcar todos e Desmarcar todos, facilitando a seleção dos débitos.
Após seleção dos débitos clique no botão Baixa à Vista.
O campo Número de Títulos significa o número de títulos que o aluno está realizando o pagamento do débito. Por exemplo, se o aluno for realizar o pagamento em cheque, o mesmo pode pagar com dois cheques o mesmo valor. Neste caso seriam dois títulos.
Os outros campos podem ser editados. Para isso, o usuário deve clicar no botão Editar (lado direito da tela). Modificar as informações necessárias e clicar no botão Confirmar. Após a confirmação de todos os campos, deve-se clicar em OK para executar a baixa.
Com a opção Edição Automática marcada, o sistema já preenche automaticamente todos os demais campos após o preenchimento do primeiro registro. Ou seja, ao preencher para o primeiro registro o nº do cheque, nome do emitente, banco, agência e conta e clicar no botão Confirmar, o sistema já preenche automaticamente todos os demais registros. Basta conferir e Confirmar.
Exemplo:
- O aluno vai pagar o valor da mensalidade com um cheque.
- Cheque nº 000001 - 299,74 à vista.
- O usuário deve passar o campo número de títulos para 1 clicar no botão Gerar. Serão criado um registro, um a cada forma de pagamento escolhida.
- O usuário deverá selecionar a primeira linha de registro e clicar no botão Editar. Mudar o tipo de título para Cheque. Em seguida preencher o nº do cheque, o banco, o nº da agência e conta corrente. Após realizar as alterações, clicar em Confirmar para salvar.
- O usuário deve seguir as mesmas instruções para o segundo cheque. Modificando a data de vencimento para 30 dias após a data atual que o aluno está pagando a primeira parcela.
- Depois de todos os campos alterados e salvos, clicar no botão OK para realizar a baixa.
- Observação: Se o usuário do Caixa Autenticador aberto na estação for usuário do Giz Biblioteca, o sistema permitirá somente baixa de débitos referentes ao Giz Biblioteca, sendo baixadas por Aluno (P Letivo), Aluno (Arq. Morto) e Usuário Biblioteca.
Para alterar o abatimento e acréscimo dos valores, clique sobre as colunas e edite os valores. Com isso o campo valor pago fica bloqueado.
Ao marcar/selecionar um débito e clicar no botão Isenção Débitos/Neg. é possível isentar o valor devido. Para realizar esta operação é necessário fornecer a senha de supervisor financeiro.
Na tela Isenção de Débitos/Negociações descreva o motivo da isenção. Nesta tela também é possível cancelar o processo de isenção.
Caso o débito escolhido para isenção possua títulos vinculados (boletos), o sistema exibirá uma mensagem para confirmar a isenção dos títulos ou ignorá-los.
Negociada
A Baixa Múltipla Negociada é para realizar a negociação de débitos em atraso. Para realizar a Baixa Múltipla Negociada o usuário pode selecionar os seguintes filtros: Aluno (P. letivo), Aluno (Arq. morto), Responsável, Boleta, Leitora óptica, Resp. reembolso, Usuário da biblioteca e Pessoa.
Boleta: Selecionando a opção de baixa através da boleta, deve-se informar o Banco e o número da Boleta.
Leitora Óptica: Selecionando a opção de baixa através da leitora óptica, esta deve estar conectada ao computador que estiver recebendo as baixas e assim fazer a leitura do Código de barra.
Pessoa: Selecionando a opção de baixa através da pessoa, deve-se informar o Tipo de pessoa e a Pessoa.
- Obs.: Para as demais opções de baixa, basta selecionar o usuário referente a opção marcada.
É possível realizar a baixa em vários períodos letivos diferentes de uma só vez. Ao lado direito da tela estão disponíveis os períodos letivos da instituição.
Informe a Data de Pagamento, Data de Crédito, a Conta caixa/banco e clique no botão Selecionar.
Serão listados todos os débitos em aberto de acordo com o filtro realizado anteriormente.
Marque os débitos que estão em atraso e que deseja negociar e clique no botão Baixa Negociada.
Os Parâmetros Financeiros aparecem preenchidos de acordo com o que fora definido anteriormente. É, possível realizar modificações destes parâmetros somente os usuários administrador do sistema.
A data de referência aparece sempre com a data atual. O campo valor pago à vista aparece com o total da dívida, mas deve ser preenchido com o valor que o aluno vai pagar à vista (entrada).
Preencha a quantidade de parcelas que o débito será dividido. Confira também a data do primeiro vencimento para o pagamento (a data de primeiro vencimento já considera a entrada - valor pago à vista).
Clique no botão Calcular.
O sistema vai considerar os parâmetros financeiros, o valor pago à vista, a data de referência, a quantidade de parcelas e a data do primeiro vencimento para dividir o valor total da dívida.
Os valores, datas de vencimento ou nº do cheque, nome do emitente, banco, agência e conta corrente podem ser inseridos clicando no botão Editar.
Com a opção Edição Automática marcada, o sistema já preenche automaticamente todos os demais campos após o preenchimento do primeiro registro. Ou seja, ao preencher para o primeiro registro o nº do cheque, nome do emitente, banco, agência e conta e clicar no botão Confirmar, o sistema já preenche automaticamente todos os demais registros. Basta conferir e Confirmar.
Após a confirmação de todos os campos, clique no botão OK para realizar a negociação.
Após a negociação
Os débitos que foram marcados para ser negociados (os que estavam em atraso) vão estar como quitados após a realização da negociação, mas as parcelas geradas para quitação desta dívida vão estar em aberto no sistema.
Ou seja, os cheques que foram inseridos com datas a vencer são inseridos no sistema com a situação de títulos que o usuário selecionou como padrão para títulos em aberto.
À medida que estes cheques (títulos) for compensados, o usuário deverá mudar a situação dos mesmos manualmente.
O controle destes débitos quitados e seus respectivos títulos em aberto pode ser realizado através da consulta e dos relatórios de Pagamentos Negociados.
Isenção de multas/juros
Ao clicar no botão Isenção Multa/Juros os valores das colunas multa e juros serão abatidos.
Imprimir Resumo dos débitos/negociações
Clicando no botão Imprimir Resumo dos débitos/negociações é possível imprimir o resumo das negociações que estão em aberto.
O sistema abre uma tela para a seleção do Layout para impressão do resumo. Selecione o layout desejado e clique em Ok para visualizar ou imprimir o resumo.
Baixa Parcial
A Baixa Parcial é utilizada para realizar o pagamento parcial dos débitos. A partir do valor devido menos o valor pago, é criado automaticamente um novo débito referente ao valor restante.
- Para realizar a Baixa Parcial o usuário pode selecionar o filtro através dos alunos no período letivo atual, do arquivo morto, por responsável, responsável pelo reembolso e usuário da biblioteca.
- É possível realizar a baixa em vários períodos letivos diferentes de uma só vez. Ao lado direito da tela estão disponíveis os períodos letivos da instituição.
- Informe a Data de Pagamento, Data de Crédito a Conta caixa/banco e clique no botão Selecionar.
- Serão listados todos os débitos em aberto de acordo com o filtro realizado.
- Marcando o débito que deseja efetuar parte do pagamento, o sistema exibe na parte inferior da tela: o Valor devido, o Valor do Abatimento (caso seja preenchido na coluna abatimento) e você deve informar o Valor pago, ou seja, parte do pagamento que vai ser realizado.
- Clique em Baixa parcial para efetuar a baixa.
- O campo Número de Títulos significa o número de títulos que o aluno está realizando o pagamento do débito. Neste caso sempre será 1.
- Informe o Tipo do título e confira os demais dados. Se estiver de acordo, clique em Confirmar. Após confirmar você ainda pode realizar alterações, se necessário. Para isso clique no botão Editar, realize as alterações e confirme novamente.
- Após clique em Gerar e em Ok para confirmar os lançamentos.
- Após a baixa o sistema cria automaticamente um novo débito referente ao valor restante. Com relação a multa/juros, o sistema cria um novo débito para a taxa definida em parâmetros, com o valor da multa/juros correspondente.
- Quando o débito original tiver nota fiscal gerada, o sistema leva para o novo débito o número da nota anteriormente gerada.
- Clicando no botão Imprimir resumo é possível imprimir o resumo dos débitos que estão em aberto.
- Após clicar neste botão, o sistema abre uma tela para a seleção do Layout. Selecione o layout desejado e clique em ok.
Cobrança
O arquivo retorno é o arquivo enviado pelo banco para a unidade escolar que contém informações sobre a movimentação da cobrança processada pelo Banco. Este arquivo informa as liquidações dos Títulos (boletos).
Antes de se processar a importação do arquivo retorno, o usuário deverá se conectar com o banco, copiar o arquivo retorno e colocá-lo no Diretório de Integração localizado no menu Cadastros | Bancos | Aba Gerais.
Marque a opção Importação. Informe o código do banco, o código da conta corrente, o nome do arquivo retorno e clique no botão OK. O sistema quitará o débito dos alunos que pagaram os boletos no banco.
Quando importar um arquivo que tem registro de tarifação cadastro no menu Cadastros | Bancos | Aba Layout de Retorno, o sistema atualizará a tarifação no registro do boleto.
O parâmetro Checa agência/conta-corrente/carteira é utilizado quando a instituição trabalha com diversas contas correntes e algumas delas utilizam o seu número nos arquivos de remessas e outras não.
Quando este parâmetro é habilitado o sistema verificará em cada linha de detalhe do arquivo de retorno a posição da conta corrente, verificará no cadastro de Contas Correntes se opção Usa seu número na montagem da boleta está habilitada, caso esteja, o sistema irá dar baixa pelo campo seu número, caso não esteja marcada, a baixa será realizada pelo campo nosso número da boleta.
Marcando o parâmetro Imprimir relação de registros não importados após a importação o sistema exibe uma relação dos registros não importados. Com este parâmetro marcado o sistema habilita o parâmetro Constar na relação de registros, os registros que foram quitados com sucesso.
Com o parâmetro Não constar na relação registros não importados os débitos já quitados, a não ser se tiverem sidos quitados com valor diferente marcado, o sistema não exibirá na relação os débitos citados no parâmetro.
Com o parâmetro Constar na relação de registros os registros que foram quitados com sucesso marcado, o sistema exibirá na relação os registros citados no parâmetro.
Marcando o parâmetro Considerar boleta não identificada na importação do arquivo o sistema realiza a importação considerando as boletas não identificadas.
Após a importação o sistema informa que a operação foi concluída e exibe uma tela com informações referentes a importação.
Além da importação do arquivo retorno, nesta tela também é possível imprimir uma relação dos seguintes registros, podendo ser personalizados:
Impressão de relação de registros não importados anteriormente por arquivo:
Impressão de relação de registros não importados anteriormente por data:
Impressão de relação de registros importados anteriormente por arquivo:
Impressão de relação de registros importados anteriormente por data:
Impressão de relação de registros por arquivo:
Impressão de relação de registros por data:
Débito Automático
O arquivo retorno de débito automático é o arquivo enviado pelo banco para a unidade escolar que contém informações dos débitos automáticos dos Títulos (boletos), efetuado em conta corrente.
Antes de se processar a importação do arquivo retorno, o usuário deverá se conectar com o banco, copiar o arquivo retorno e colocá-lo no diretório de integração.
Informe o código do banco, o nome do arquivo retorno e clique no botão OK. O sistema quitará o débito dos alunos que efetuaram o pagamento através do débito automático.
Caso o usuário tenha selecionado a opção Imprimir relação de registro danificados/não importados após a quitação do débito dos alunos o sistema imprimirá uma relação contendo os registros danificados e/ou os registros que não foram importados (baixados) pelo sistema.
Cheque Pré-datado
Os cheques cadastrados como pré-datados na opção de Cadastro de Débitos são baixados através desta tela.
Informe a data de vencimento dos cheques e os mesmos serão listados abaixo. Selecione os cheques que deseja quitar (os cheques compensados) e clique no botão Registrar Baixa.
Alterar Situação de Títulos
Este procedimento é utilizado para modificar ou controlar a situação dos cheques ou promissórias das parcelas negociadas.
Se os cheques foram compensados, se eles retornaram ou foram enviados para protesto. Todas estas situações são modificadas através desta rotina.
A primeira tela é para realizar o filtro desejado. Pode ser feito através dos alunos do período letivo, os alunos do arquivo morto, através dos responsáveis ou de todos ao mesmo tempo.
O filtro também pode ser realizado através da situação dos títulos, da conta caixa/banco ou data de modificação das situações e data de vencimento.
O campo Usuário da Baixa apresenta a possibilidade de filtrar o usuário que efetuou a baixa.
Após o filtro aparece uma outra tela com o resultado escolhido. Para modificar a situação do título, o mesmo deve ser selecionado com um tick do lado esquerdo. Depois deve ser informado para onde será encaminhado o título, para qual conta caixa/banco o mesmo será enviado. Qual será a nova situação deste título, a data e o histórico. Clique em OK para confirmar a alteração da situação.
A aba Histórico mostra todo a trajetória do título.
O usuário poderá por exemplo, alterar a situação de uma parcela que esteja com situação de Em aberto, para a situação de Quitado caso o cheque tenha sido compensado ou sacado sem nenhum problema ou por exemplo para a situação de Cheque Sem Fundo para aqueles não compensados. Permite alterar situação de vários títulos ao mesmo tempo e personalizar a visualização destes títulos e seus históricos.
Boleta sem Débito
Nesta tela é possível realizar a baixa de boletos sem débito. Sendo que este boleto poderá ser pago em várias parcelas ou em uma única parcela.
*Observação:Quando o boleto a pagar for de valor integral, os boletos emitidos em parcelas que são referentes ao mesmo débito serão cancelados.
Para realizar a baixa, é necessário selecionar o tipo de baixa, se será por Aluno, Responsável, Leitora óptica, etc. Feito isso, basta selecionar o período letivo, ou vários períodos letivos ao mesmo tempo, para a seleção do débito. É necessário informar também, a Conta/caixa banco.
A baixa destes débitos poderá ser realizada à vista ou negociada. Clicando no botão Baixa à vista, o sistema abre uma tela para a inserção dos dados para a realização da baixa do débito.
O mesmo acontece quando se clica no botão Baixa negociada. Preencha a quantidade de parcelas que o débito será dividido. Confira também a data do primeiro vencimento para o pagamento (a data de primeiro vencimento já considera a entrada - valor pago à vista). Clique no botão Calcular.
O sistema considerará os parâmetros financeiros, o valor pago à vista, a data de referência, a quantidade de parcelas e a data do primeiro vencimento para dividir o valor total da dívida.
Os valores, datas de vencimento ou nº do cheque, nome do emitente, banco, agência e conta corrente podem ser inseridos clicando no botão Editar.
Após definir a baixa, o sistema exibe a tela de seleção para a forma de pagamento. Informe os dados do pagamento e clique em Gerar em seguida em OK.
Após o pagamento é possível emitir o recibo do pagamento realizado.
Baixa com Acordo
Através desta opção é possível realizar um acordo dos débitos que estão pendentes, para o aluno ou responsável. Para selecionar o débito é necessário informar o tipo de baixa e a Conta/caixa banco. Os débitos poderão ser selecionados em todos os períodos letivos, ou apenas um. Após selecionar os filtros, marque o débito para o qual será efetuada a negociação e clique no botão Baixa com acordo.
Após selecionar o débito e clicar no botão, o sistema exibe uma tela para a realização da baixa com acordo. Nesta tela devem ser informadas as condições do acordo. Preenchidas as informações, clique no botão Ok.
O sistema permite a impressão do relatório, o termo de confissão de dívida, ou a boleta para o pagamento.
Marcando a opção Relatório ou Termo de opção de dívida o sistema exibe uma tela para confirmação da impressão do recibo do pagamento. Clique em Sim para confirmar a impressão.
Em seguida é aberta esta tela para a configuração do recibo que será emitido. Selecione o Layout e clique em Ok para emitir o relatório.
Marcando a opção Boletas o sistema abrirá a tela para negociação que imprimirá as negociações que foram acordadas. Clique em Ok.
Nesta tela os campos Bancos, Conta corrente e Tipo de documento são de preenchimento obrigatório. Selecione o usuário para o qual será emitido o boleto e clique em Ok.
As colunas Abatimento e Acréscimo poderão ser editadas com os valores, a serem abatidos ou acrescentados ao valor do acordo. Para editá-las, basta clicar sobre elas.
No campo Honorários poderá ser informado, o valor total a ser acrescentado ao acordo realizado.
Clicando no botão Isenção Multas/Juros o sistema abaterá os valores das colunas de multas e juros, jogando o valor abatido na coluna abatimento.
Existe a opção de imprimir um resumo com as informações sobre os valores devidos. Isso, poderá ser feito ao clicar no botão Imprimir resumo.
Selecione o Layout e clique em Ok.
- Importante: Quando realizada a baixa com acordo, as negociações que foram geradas ficarão com a situação do título em aberto. O título aparecerá na tela, para futuras situações caso haja a necessidade de negociá-las.
Depósito Identificado
O arquivo retorno de depósito identificado é o arquivo enviado pelo banco para a unidade escolar que contém informações dos depósitos identificados dos Títulos (boletos), efetuado em conta corrente.
Antes de se processar a importação do arquivo retorno, o usuário deverá se conectar com o banco, copiar o arquivo retorno e colocá-lo no diretório de integração.
Informe o código do banco, o nome do arquivo retorno, a conta caixa banco, a data de referência e clique no botão Importar dados. O campo Data de Referência é utilizado pelo sistema para o cálculo do desconto condicional com o objetivo de atualizar o valor devido.
Ao clicar no botão Importar Dados o sistema busca todos os débitos em aberto conforme o período letivo selecionado e exibe os dados do arquivo de retorno informado, conforme a configuração do retorno de depósito identificado realizado no cadastro de bancos. A tela abaixo ilustra o resultado após a leitura.
No grid superior o sistema lista os dados do arquivo e no grid inferior os débitos candidatos a baixa.
Os depósitos importados do banco devem ser vinculados manualmente aos débitos em aberto na instituição.
Para isso o usuário deve a partir das informações existentes nos dois grids, realizar o vínculo do depósito ao débito do aluno. Sendo assim, para cada depósito, selecione o check box do depósito e em seguida selecione o check box do débito que será liquidado com aquele depósito.
A medida que os depósitos forem vinculados o sistema identifica o status do depósito (Registros Importados ou Registros vinculados) com uma cor, que pode inclusive ser personalizada.
Após realizar todos os vínculos clique em Confirmar.
A aba Débitos Vinculados exibe a relação dos depósitos importados do banco já vinculados aos débitos dos alunos.
Para fazer a impressão do relatório que lista todos os registro importados marque a opção Imprimir relação de registros importados e clique no botão Confirmar.
