Acervo

Aba Acervos

O Acervo constitui o conjunto das obras de uma biblioteca. Este conjunto é formado por livros, fitas de vídeo, periódicos (jornais, revistas, artigos, prospectos, monografias), mapas, CD's etc.

Na inclusão de um acervo, serão exigidos o preenchimento dos seguintes campos: código, título, assunto principal, no mínimo um responsável e um exemplar.

Na exclusão de um acervo é verificado se este está emprestado ou reservado. Caso esteja, o sistema envia mensagem avisando ao usuário da impossibilidade de excluí-lo.

Na primeira página do cadastro de acervos (aba Acervo) são incluídos os principais dados para a catalogação da obra. Entre estes campos um dos mais importantes é o da classificação do acervo. A classificação tem o objetivo de reunir os livros de um mesmo assunto e indicar sua localização na estante.

No processo de classificação de um livro pode ser usado a Classificação Decimal Universal - CDU para a catalogação dos acervos e montagem da árvore de classificação. Pode ser utilizado qualquer outro tipo de classificação para a catalogação dos acervos, mas não será possível montar a árvore de classificação.

O Sistema Giz permitirá que o processo de classificação de um livro aconteça das seguintes formas:

Inserção Direta do Código de Classificação: Digitação do código de classificação do livro diretamente na tela de cadastro de acervos e posterior geração da árvore de classes na aba de classificação.

Após a inserção do código de classificação, quando for acessada a Aba classificação, o sistema irá gerar a árvore de classes, caso a bibliotecária esteja utilizando a Classificação Decimal Universal - CDU.

O campo que aparece ao lado da Classificação é o Cutter, responsável por registrar as siglas que se referem ao título do livro e autor.

No cadastro de acervo (campos: CDU e Cutter), o usuário poderá utilizar as nomeclaturas que desejar, precisando apenas alterá-las em: Aba Gerais | Nomeclatura (campos CDU e Cutter).

Campos: CDU e Cutter

Nomeclaturas Alteradas

Clonar Acervo: Com esta opção o usuário poderá clonar o acervo que desejar, apenas clicando no botão Clonar Acervo. O sistema cria um cópia idêntica ao acervo desejado, agilizando muitos cadastros, como no caso de várias edições de um mesmo acervo.

Atenção:

Nesta condição o sistema criará as classes e sua hierarquia, porém não incluirá as descrições das classes e subclasses. Para isto, a tela de cadastro de Classificações de Acervos deverá ser usada para complementação das informações de Classificação.

Ao fazer a edição de uma classe, o sistema só permitirá alterar a descrição. A exclusão só será permitida se não existir uma classe inferior para a classe a ser excluída ou se não existirem acervos vinculados à classificação.

Criação do Catálogo de Classificações: Cadastro da árvore de classes na tela de classificações e posterior inserção do código de classificação (CDU) do livro na tela de cadastro de acervos.

A criação do Catálogo de Classificações deverá ser feita na tela de cadastros de Classificações de Acervos.

E após este cadastro, o código de classificação deverá ser selecionado a partir da tela de cadastro de acervos, botão de pesquisa de classificações (como destacado abaixo).

Geração das Classificações a partir de Acervos já cadastrados: Esta opção é indicada apenas para clientes que já possuem acervos cadastrados e os respectivos códigos de classificação no formato CDU inseridos no banco de dados.

Esta opção deverá ser feita pela opção de correção de banco de dados, item 02 - Criar classificações a partir da CDU dos acervos.

Aba Outros

Na aba Outros poderão ser digitadas informações adicionais para catalogação da obra, como por exemplo notas especiais ou uma descrição do acervo.

No campo Conteúdo serão digitadas palavras chaves que indicam assuntos que não estão descritos na ficha de catalogação dos livros.

No campo Notas serão descritas características que diferenciam o exemplar. Por exemplo:

Exemplar faz parte de uma coleção que não está completa. Exemplar contém diagramas, mapas, etc, que não estão fixados.

Aba Assuntos

É nesta opção que os assuntos cadastrados são associados aos acervos. Essa associação permite um ganho enorme no que diz respeito à recuperação de determinadas obras a partir da informação contida na mesma.

Devem ser associados quantos assuntos forem necessários para melhor caracterizar o acervo que está sendo cadastrado, sempre com a visão de como este acervo pode ser encontrado.

Escolha o assunto principal do acervo. Depois clique no botão adicionar e selecione o(s) assunto(s) secundários do item do acervo cadastrado.

Se ao realizar a associação do assunto ao acervo, não existir o assunto cadastrado, o usuário poderá ir ao Menu Cadastros | Assuntos e incluir o(s) assunto(s) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.

Aba Responsáveis

Nesta aba do cadastro, são associados todos os responsáveis pela obra, assim como, seus tipos de responsabilidades. Clique no botão Adicionar e selecione o(s) responsável(eis) e seu(s) tipo(s) de responsabilidade(s) no acervo cadastrado.

Se ao realizar a associação do responsável ao acervo, não existir o responsável cadastrado, o usuário poderá ir ao menu Cadastros - Responsáveis e incluir o(s) responsável(is) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.

A mesma ação poderá ser efetuada no caso dos tipos de responsabilidade, bastando o usuário acessar Menu | Cadastros | Tipos de Responsabilidade e incluir os tipos de responsabilidade(s) desejado(s) e em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.

Aba Exemplares

Por esta página são incluídos cada um dos exemplares do acervo. Cada acervo cadastrado deve possuir pelo menos um exemplar, caso contrário, o usuário está cadastrando somente o título do acervo, nenhum empréstimo poderá ser realizado, já que não existe nenhum exemplar para o acervo.

Para incluir um exemplar clique no botão Adicionar. Esse número de registro é utilizado pelo sistema na identificação do exemplar, nas emissões de etiquetas de lombadas e código de barras.

Para informar os dados do exemplar do acervo, será exibida a seguinte janela de edição:

Número do Registro: O número do registro representa a identificação do exemplar no inventário da biblioteca; o número que será usado nas pesquisas, nas transações de empréstimos, devoluções, reservas, nas emissões de etiquetas de lombadas, de código de barras etc.

Número do Exemplar: O campo número do exemplar representa o número seqüencial de exemplares de determinada obra, ou seja, de certa forma o número do exemplar pode representar a ordem ou a quantidade de exemplares já cadastrados para a obra.

Disponível: Este campo serve para determinar se o exemplar está disponível para a realização de empréstimos. Ao definir a opção NÃO, será obrigatório informar o motivo da indisponibilidade.

Motivo da Indisponibilidade: Neste campo pode ser definido uma indisponibilidade para um acervo, as opções para seleção são aquelas cadastradas no Menu Cadastros | Indisponibilidades. Ao colocar uma indisponibilidade temporária, o sistema verifica se o exemplar está emprestado. Caso esteja, não é permitido mudar a situação de disponível enquanto o exemplar não for devolvido.

Se o exemplar estiver reservado, é enviado para o usuário uma mensagem perguntando-lhe se deseja colocar o exemplar indisponível temporariamente e cancelar todas as reservas ou não.

Tipo de aquisição: Neste campo é informada a forma como o livro foi adquirido pela biblioteca. Por exemplo, se foi através de alguma doação.

Aba Curso/Disciplina

Um curso/disciplina pode ser associado a um acervo para que posteriormente estes acervos possam ser recuperados através do curso ou disciplina.

Antes de escolher uma disciplina e/ou um curso nesta aba, é necessário incluir os cursos e as disciplinas em seus respectivos cadastros.

Este cadastro, possibilita ao usuário saber futuramente quantos acervos e exemplares por curso ou por disciplina existem no sistema.

Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório no menu: Relatórios | Quantitativo e/ou pelo relatório Cursos/Disciplinas também no menu relatórios.

Pode ser associado ao acervo um curso, uma disciplina ou ambos. Utilize o botão Adicionar, uma janela como a ilustrada abaixo aparecerá.

Sempre que estiver selecionado um curso, ao realizar a pesquisa das disciplinas o sistema realizará o filtro das disciplinas exibindo apenas aquelas associadas ao curso.

Aba Classificação

A aba de classificação servirá para visualizar a classe do CDU que o acervo pertence e sua hierarquia. Esta aba aparecerá somente se o campo classificação da aba acervo estiver preenchido.

Ao entrar na aba classificação o sistema verifica:

Se existe a classificação cadastrada e mostra a árvore aberta até a última classe.

Se não existe, elas são incluídas automaticamente, mas a descrição delas é feita manualmente, através do Cadastro de Classificação.