Discussão:Introdução - WebGiz Protocolo
Apresentação
O Módulo Protocolo oferece um controle preciso da tramitação de requerimentos dentro da instituição. Agiliza os processos e reduz a utilização de papeis, pois o programa trabalha com o conceito de formulários eletrônicos. Possibilita uma enorme flexibilidade aos alunos que podem fazer seus requerimentos pela web, desde que os mesmos não exijam documentos comprobatórios.
Visão geral
O Módulo Protocolo oferece benefícios para funcionários da instituição e para os alunos. A tramitação de um requerimento dentro e fora da instituição é toda controlada pelo sistema, via web e de forma automática. Previamente, é definido o percurso que cada tipo de requerimento deverá fazer dentro ou fora da instituição. Cada trâmite contém o nome do órgão/setor em ordem sequencial do andamento do requerimento.
Permite que os usuários, ao consultar um requerimento, adicionem um comentário para determinado órgão/setor. Parâmetros definidos previamente permitem que esse comentário seja encaminhado ou não para todas as pessoas envolvidas com o processo.
Funcionários da instituição podem consultar requerimentos, pesquisando por tipo de processo, data de requerimento, concluídos ou pendentes.
Permite o cadastro de tipos de processos, onde são definidos parâmetros como tipo de débito (à vista ou inclusão na boleta), prazo máximo para conclusão, se utiliza prazo da solicitação, se notifica o solicitante via e-mail ou telefone sobre os andamentos e a conclusão do processo.
Para os requerimentos que possuem custo, é possível cadastrar previamente o valor a ser cobrado, com a opção de pagamento à vista ou inclusão no boleto bancário.
Os dados são gravados em tempo real, diretamente na base de dados da instituição.
Dica
O Módulo Protocolo pode ser utilizado também para controle internos como solicitações de serviços de um departamento para outro. Como exemplo, podemos citar uma solicitação da secretaria acadêmica para o setor de manutenção.
