Acervo

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Aba Acervo

  • O Acervo constitui o conjunto das obras de uma biblioteca.
  • Este conjunto é formado por: livros, fitas de vídeo, periódicos (jornais, revistas, artigos, prospectos, monografias), mapas, cd's/dvd's, etc.


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Dica: Para acessar a tela de cadastro do Acervo com rapidez use o atalho: Ctrl + ALt + V


Inclusão e Exclusão de Acervos

  • Na inclusão de um acervo são exigidos o preenchimento de itens como:


  • Código;
  • Título/Sub-Título;
  • Classificação;
  • Editor;
  • Área de conhecimento;
  • Idioma;
  • Localização;
  • Coleção/Série;
  • Tipo de Acervo;
  • Imagem da capa da obra;
  • Assunto principal
  • Responsável (no mínimo um);
  • Exemplares (no mínimo um);
  • Entre outros dados, para melhor identificação e movimentação dos acervos.


  • Na exclusão de um acervo é verificado se este está emprestado ou reservado. Caso esteja, o sistema envia mensagem avisando ao usuário da impossibilidade de excluí-lo.


Dica de atalho para inclusão de dados no Acervo: No momento de cadastrar os itens: Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de 
Responsabilidade e Tipo de Aquisição no cadastro de Acervo, o sistema oferece a opção de inserir registros direto na tela de Pesquisa:
  • 1) Entre na tela de Pesquisa (do item que será cadastrado: Editor, Idioma, Coleção/Série, Assuntos, Responsável, Tipo de Responsabilidade ou Tipo de Aquisição);
  • 2) Escreva o nome do dado que deseja pesquisar/incluir no cadastro do Acervo;
  • 3) Não encontrando o dado no sistema, este habilita o botão Inserir que facilita a inclusão do item diretamente no cadastro, pela tela de Pesquisa que está sendo utilizada.


Exemplo: Cadastrando um assunto no Acervo que não consta no cadastro Assunto.
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Classificação do Acervo

  • Na primeira página do cadastro de acervos (aba Acervo) são incluídos os principais dados para a catalogação da obra.
  • Entre estes campos um dos mais importantes é o da classificação do acervo.
  • A classificação tem o objetivo de reunir os livros de um mesmo assunto e indicar sua localização na estante.
  • No processo de classificação de um livro pode ser usado a Classificação Decimal Universal - CDU para a catalogação dos acervos e montagem da árvore de classificação.
  • Pode ser utilizado qualquer outro tipo de classificação para a catalogação dos acervos, mas não será possível montar a árvore de classificação.


  • O Sistema Giz permitirá que o processo de classificação de um livro aconteça das seguintes formas:


1) Inserção Direta do Código de Classificação:

  • Digitação do código de classificação do livro diretamente na tela de cadastro de acervos e posterior geração da árvore de classes na aba de classificação.


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  • Após a inserção do código de classificação, quando for acessada a Aba classificação, o sistema irá gerar a árvore de classes, caso a bibliotecária esteja utilizando a Classificação Decimal Universal - CDU.
  • O campo que aparece ao lado da Classificação é o Cutter, responsável por registrar as siglas que se referem ao título do livro e autor.


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Atenção:
  • Nesta condição o sistema criará as classes e sua hierarquia, porém não incluirá as descrições das classes e subclasses. Para isto, a tela de cadastro de Classificações de Acervos deverá ser usada para complementação das informações de Classificação.
  • Ao fazer a edição de uma classe, o sistema só permitirá alterar a descrição. A exclusão só será permitida se não existir uma classe inferior para a classe a ser excluída ou se não existirem acervos vinculados à classificação.


Campos: CDU e Cutter:

No cadastro de acervo - nos campos CDU e Cutter - o usuário poderá utilizar as nomeclaturas que desejar, precisando apenas alterá-las em: Parâmetros | Aba Gerais | Nomeclatura | CDU e Cutter.


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  • Nomeclaturas Alteradas:


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2) Criação do Catálogo de Classificações:

  • Cadastro da árvore de classes na tela de classificações e posterior inserção do código de classificação (CDU) do livro na tela de cadastro de acervos.
  • A criação do Catálogo de Classificações deverá ser feita na tela de cadastros de Classificações de Acervos.
  • E após este cadastro, o código de classificação deverá ser selecionado a partir da tela de cadastro de acervos, botão de pesquisa de classificações (como destacado abaixo).


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3) Geração das Classificações a partir de Acervos já cadastrados:

  • Esta opção é indicada apenas para clientes que já possuem acervos cadastrados e os respectivos códigos de classificação no formato CDU inseridos no banco de dados.
  • Esta opção deverá ser feita pela opção de correção de banco de dados, item 02 - Criar classificações a partir da CDU dos acervos.


Clonar Acervo:

  • Com esta opção o usuário poderá clonar o acervo que desejar, apenas clicando no botão Clonar Acervo. O sistema cria um cópia idêntica ao acervo desejado, agilizando muitos cadastros, como no caso de várias edições de um mesmo acervo.


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Alterar tipo de Acervo

  • Este função permite alterar o Tipo do Acervo de itens cadastrados no sistema.
  • Exemplo:
  • O usuário inclui vários títulos de uma coleção num acervo intitulado tipo Livro. Depois observa que a coleção deveria estar dentro de um acervo intitulado Livros 0bras Raras. Com a função Alterar tipo de Acervo ele realiza esta mudança de tipo de acervo com facilidade na própria tela de cadastro do acervo.


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Aba Outros

  • Na aba Outros são digitadas informações adicionais para catalogação da obra, como por exemplo Notas especiais e Conteúdo do acervo.


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  • Conteúdo: serão digitadas palavras chaves que indicam assuntos que não estão descritos na ficha de catalogação dos livros.
  • Notas: serão descritas características que diferenciam o exemplar.
  • Exemplo:
  • Exemplar faz parte de uma coleção que não está completa.
  • Exemplar contém diagramas, mapas, etc, que não estão fixados.
  • Outros campos como:
  • Ano da Publicação;
  • Volume/Número;
  • Descrição física;
  • Edição;
  • Acervo Ilustrado?;
  • Referência?.


Aba Assuntos

  • Nesta opção que os assuntos cadastrados são associados aos acervos. Essa associação permite um ganho enorme no que diz respeito à recuperação de determinadas obras a partir da informação contida na mesma.
  • Devem ser associados quantos assuntos forem necessários para melhor caracterizar o acervo que está sendo cadastrado, sempre com a visão de como este acervo pode ser encontrado.


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  • Escolha o assunto principal do acervo. Depois clique no botão adicionar e selecione o(s) assunto(s) secundários do item do acervo cadastrado.
  • Se ao realizar a associação do assunto ao acervo, não existir o assunto cadastrado, o usuário poderá ir ao Menu Cadastros | Assuntos e incluir o(s) assunto(s) desejado(s), em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.


Aba Responsáveis

  • Nesta aba do cadastro, são associados todos os responsáveis pela obra, assim como, seus tipos de responsabilidades. Clique no botão Adicionar e selecione o(s) responsável(eis) e seu(s) tipo(s) de responsabilidade(s) no acervo cadastrado.


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  • Se ao realizar a associação do responsável ao acervo, não existir o responsável cadastrado, o usuário poderá cadastra-lo diretamente pelo cadastro do acervo ou:
  • 2) Realizar a mesma ação para cadastrar o Tipo de Responsabilidade, bastando o usuário acessar Menu | Cadastros | Tipos de Responsabilidade e incluir os tipos de responsabilidade(s) desejado(s) e em seguida voltar para tela de acervos e efetivar a associação.


Aba Exemplares

  • Por esta página são incluídos cada um dos exemplares do acervo. Cada acervo cadastrado deve possuir pelo menos um exemplar, caso contrário, o usuário está cadastrando somente o título do acervo, nenhum empréstimo poderá ser realizado, já que não existe nenhum exemplar para o acervo.


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  • Para incluir um exemplar clique no botão Adicionar. Esse número de registro é utilizado pelo sistema na identificação do exemplar, nas emissões de etiquetas de lombadas e código de barras.


  • Para informar os dados do exemplar do acervo, será exibida a seguinte janela de edição:


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  • Número do Registro: O número do registro representa a identificação do exemplar no inventário da biblioteca; o número que será usado nas pesquisas, nas transações de empréstimos, devoluções, reservas, nas emissões de etiquetas de lombadas, de código de barras etc.
  • Número do Exemplar: O campo número do exemplar representa o número sequencial de exemplares de determinada obra, ou seja, de certa forma o número do exemplar pode representar a ordem ou a quantidade de exemplares já cadastrados para a obra.
  • Disponível: Este campo serve para determinar se o exemplar está disponível para a realização de empréstimos. Ao definir a opção NÃO, será obrigatório informar o motivo da indisponibilidade.
  • Motivo da Indisponibilidade: Neste campo pode ser definido uma indisponibilidade para um acervo, as opções para seleção são aquelas cadastradas no Menu Cadastros | Indisponibilidades. Ao colocar uma indisponibilidade temporária, o sistema verifica se o exemplar está emprestado. Caso esteja, não é permitido mudar a situação de disponível enquanto o exemplar não for devolvido.
  • Se o exemplar estiver reservado, é enviado para o usuário uma mensagem perguntando-lhe se deseja colocar o exemplar indisponível temporariamente e cancelar todas as reservas ou não.
  • Tipo de aquisição: Neste campo é informada a forma como o livro foi adquirido pela biblioteca. Por exemplo, se foi através de alguma doação.
  • Nota Fiscal: Nota de aquisição do acervo.


Aba Curso/Disciplina

  • Um curso/disciplina pode ser associado a um acervo para que posteriormente estes acervos possam ser recuperados através do curso ou disciplina.
  • Antes de escolher uma disciplina e/ou um curso nesta aba, é necessário incluir os cursos e as disciplinas em seus respectivos cadastros.


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  • Este cadastro, possibilita ao usuário saber futuramente quantos acervos e exemplares por curso ou por disciplina existem no sistema.
  • Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório no menu: Relatórios | Quantitativo e/ou pelo relatório Cursos/Disciplinas também no menu relatórios.
  • Pode ser associado ao acervo um curso, uma disciplina ou ambos. Utilize o botão Adicionar, uma janela como a ilustrada abaixo aparecerá.


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  • Sempre que estiver selecionado um curso, ao realizar a pesquisa das disciplinas o sistema realizará o filtro das disciplinas exibindo apenas aquelas associadas ao curso.


Aba Classificação

  • A aba de classificação servirá para visualizar a classe do CDU que o acervo pertence e sua hierarquia. Esta aba aparecerá somente se o campo classificação da aba acervo estiver preenchido.


  • Ao entrar na aba classificação o sistema verifica:
  • Se existe a classificação cadastrada e mostra a árvore aberta até a última classe.
  • Se não existe, elas são incluídas automaticamente, mas a descrição delas é feita manualmente, através do Cadastro de Classificação.


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Aba Analíticas

  • Para cadastrar dados analíticos sobre o acervo, na aba Analíticas clique em Adicionar ou Editar, que será aberta a tela para digitação dos detalhes:


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  • Registro: Cadastro dos dados: Título, Classificação (CDU/Cutter), Link, Idioma e Localização.


  • Sub-aba Assunto:
Cadastro da descrição do assunto referente ao detalhe do acervo.


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  • Sub-aba Responsáveis:
Cadastro dos dados do responsável e seu tipo de responsabilidade.


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  • Conteúdo e Notas:
Cadastros das informações sobre o conteúdo e de notas gerais sobre o mesmo.


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