Envio boleto Email
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Envio de Boleto de Prestação de Serviço Por E-mail
Para os clientes que possui o módulo Portal do Recebimentos, existe um excelente recurso no Sistema Giz que pode ser incorporado aos processos de geração e emissão dos boletos da instituição. O processo que será apresentado aqui permite encaminnhar a alunos ou responsáveis um link que abrirá o boleto referente a prestação de serviços escolares, eliminando assim a necessidade do envio do boleto fisico ao destinatário.
Esta documentação dará enfase aos passos necessários para a configuração do sistema Giz para esta finalidade, porém, é fundamental neste momento esclarecer que este procedimento só pode ser realizado após o devido registro dos boletos no banco, já que trata-se de um procedimento obrigatório antes de disponibilizar um boleto para o pagador.
O processo consiste basicamente em duas configurações básicas:
- Configurar a conta de e-mail para que o sistema encaminhe os e-mails ao serviço de SMTP utilizado pela Instituição;
- Configurar o Tipo de Comunicação com determinadas informações, como o destino do e-mail e o texto padrão que será composto o e-mail, juntamente com o link para acessar o boleto.
Configurar E-mail
A primeira configuração necessária para o envio do boleto por e-mail é a configuração do e-mail no cadastro de Parâmetros. Para realizar essa configuração acesse o menu Cadastros | Parâmetros | Integração | E-mail.
LEIA A NOTA ABAIXO COM ATENÇÃO:
Certifique-se que a Instituição possui servidor de SMTP próprio ou contratado. O uso de contas pessoais de e-mail como Google, Hotmail, etc são restritas a um número limitado de e-mails por dia. Normalmente em torno de 50 ou 100 mensagens. Sendo assim não é recomendado o uso destes tipos de contas públicas para este tipo de serviço, já que quando enviado um número maior que o limite destes provedores, os mesmos não serão entregues ao destinatários, inviabilizando o uso adequado deste recurso do sistema.
- Nesta opção são definidas as informações de conexão de e-mail, que serão utilizadas pelo Sistema, nas mensagens enviadas para os alunos, os professores e os responsáveis, através de seus endereços de e-mails cadastrados.
- Servidor (POP3: endereço de recebimento dos e-mails.
- Servidor(SMTP): endereço de envio dos e-mails.
- Porta do Servidor (POP3): utilizar a porta padrão 110.
- Porta do Servidor (SMTP): utilizar a porta padrão 25.
- Nome da Conta: Nome da respectiva conta.
- Senha: senha da conta.
- Formato do e-mail: escolher a opção TEXTO.
- Nome usuário: Informe o nome da sua instituição de ensino, este campo será o nome do remetente que aparece no e-mail do destinatário.
- End. Eletrônico: Endereço eletrônico que será usado para enviar as mensagens.
- End. Copia: Endereço eletrônico que será usado para receber uma cópia das mensagens enviadas.
- Itens de autenticação: marque conforme a exigência do servidor da instituição:
- Servidor requer autenticação.
- Servidor requer conexão de segurança (SSL).
Após fazer a configuração, antes de prosseguir com as demais configurações, sugerimos que certifique-se que o sistema consegue fazer o envio dos e-mails. Faça um envio de e-mail de teste pelo Sistema Giz.
Este teste pode ser feito pelo menu Utilitários | Enviar E-mail. A imagem abaixo ilustra um teste de e-mail sendo realizado.
Aguarde cerca de 5 minutos para validar o recebimento do e-mail, pois o centro de integração de e-mail do Sistema Giz é executado a cada 5 minutos.
A imagem abaixo ilustra dois momentos. Um onde o centro de mensagem aguarda pela próxima execução, e no segundo momento, o sistema identificando que há uma mensagem para ser enviada e neste momento executa o envio da mensagem.
O status pode ser visualizado posicionando o mouse sobre o ícone destacado com a seta na imagem acima.
Se seu teste de e-mail funcionou, você poderá seguir para o segundo procedimento de configuração que é a criação do Tipo de Comunicação.
Tipos de Comunicação
Após realizar a configuração do e-mail no cadastro de parâmetros, necessita-se criar o Tipo de Comunicação para o envio de e-mail. O Tipo de Comunicação tem como objetivo determinar:
- O canal de comunicação que utilizaremos no sistema Giz. (Para este exemplo, E-mail).
- Qual o público alvo iremos comunicar.
- Qual o template (modelo) de comunicado será utilizado.
Para criar o tipo de comunicação acesse o menu Utilitários | Mensagens | Tipos de Comunicação.
O campo Código é preenchido automaticamente e a Descrição deve ser preenchida pelo usuário.
No campo Forma de Saída é necessário marcar a opção Email, já que será o nosso canal de comunicação para envio dos boletos.
No campo Visível para (Remetente) o sistema disponibiliza as opções Professor e Usuário. Estes são os remetentes disponíveis para o envio dos e-mails. Para nossa finalidade utilizaremos a opção Usuário já que este tipo de comunicação será por usuários autenticados dentro do módulo Giz Recebimentos.
No campo A quem deseja comunicar (Destinatário), informe a pessoa que receberá o e-mail (aluno ou responsável financeiro). Vamos considerar neste exemplo que os boletos serão encaminhados para os e-mails dos alunos.
A opção Tipo de remetente email é muito importante, pois é nela que se define o endereço do e-mail do remetente. O sistema disponibiliza três formas de exibir o remetente do e-mail para o destinatário. São elas: Padrão, Usuário logado e Outro.
Marcando a opção Padrão o sistema enviará o e-mail com o endereço cadastrado no cadastro de parâmetros, campo End. eletrônico.
Com a opção Usuário logado marcada, o sistema enviará o e-mail com o endereço do usuário logado no sistema no momento da emissão do boleto por E-mail. Este endereço é o informado no menu Segurança | Usuários.
Marcando a opção Outro o sistema habilita o campo Email remetente. Neste campo deverá ser digitado o e-mail do remetente que enviará a mensagem. Recomenda-se utilizar esta opção e informar o e-mail do setor financeiro da instituição.
Eventos
Após criar os tipos de comunicações, necessita-se criar o evento do e-mail. Ou seja, as condições para gerar as mensagens de e-mail. Trata-se da etapa fundamental deste processo. O objetivo deste cadastro é associar o Tipo de Comunicação utilizado a ação realizada no Sistema Giz.
Existem diversos tipos de ações do sistema que podem ser disparadas e fazer alguma ação de comunicação, automatica ou não, como por exemplo, comunicar um pai de aluno que o seu filho registrou a entrada em atraso na instituição, ou comunicar o responsável acadêmico que uma ocorrência pedagógica foi restrada, Ou ainda que houve um registro de pagamento de uma parcela, entre outras.
Neste tutorial vamos associar o Tipo de Comunicação criado ao Evento de disparo de e-mail para boletos emitidos. Para isso, basta clicar no botão Eventos.
Ao clicar uma nova janela será aberta. Os eventos estarão separados por módulos do sistema, como pode ser visto na imagem acima. O evento necessário para este tutorial está na aba Recebimentos. Selecione no campo Eventos o tipo de evento Geração de Boleto Bancário.
A parte referente ao Texto Padrão é o local onde desenvolvemos o texto que será encaminhado para o aluno ou responsável quando um boleto for emitido. Este texto deve ser desenvolvido em HTML. O botão Editar HTML facilita o desenvolvimento do texto.
A janela acima ilustra o editor de texto disponível para a criação do modelo de E-mail padrão para boletos emitidos. A edição pode ser realizada tanto na aba Visualizar como na aba Código Fonte.
Os campos do banco de dados do Sistema Giz disponíveis para mesclar com o texto padrão podem ser visualizados no botão de Interrogação ilustrado na imagem abaixo. Ao clicar uma janela suspensa será aberta com a descrição das variáveis disponíveis. Algumas variáveis são específicas de determinados eventos.
Entendemos que esta parte do processo pode ser necessário o apoio do suporte técnico da AIX SISTEMAS. O nosso suporte funciona de 8h as 21hs. Acesse a nossa página para abrir o chamado.
Para que a configuração prossiga sem o auxilio do suporte, disponibilizamos abaixo um texto padrão para os devidos testes.
HTML - Modelo de E-mail Padrão:
<html><head> <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"> <meta name="GENERATOR" content="MSHTML 11.00.10570.1001"></head> <body> <p>Prezado(a) <b>#alu_nome#</b></p> Encaminhamos a via digital do boleto bancário mensal referente ao mês de Abril/2020, com valor referente a Prestação de Serviços Educacionais.<p> </p> Para efetuar o pagamento imprima o boleto clicando no link abaixo<p> <a href="http://SERVIDORWEB/webgiz/rest/situacaofinanceira/index.php/boletoSegundaVia/#bol_blt_apk#/">Visualizar Boleto</a></p> <p>Vencimento contratual: <b>#bol_datavenc# </b><p><b> </b></p><b> <p></p> <p>Para garantir que nossos boletos cheguem em sua caixa de entrada, adicione o e-mail <a href="mailto:financeiro@financeiroaix.com.br">financeiro@financeiroaix.com.br</a> em sua lista de contatos. Na leitura do boleto ? necessária a utilização de programa leitor de PDF instalado em seu computador.</p> <p>Atenciosamente</p> <p>Equipe AIX SISTEMAS</p> <p></p> <p></p> <p><img width="140" height="44" src="http://SERVIDORWEB/webgiz/images/aix/logo_aix.jpg" ?=""> </p></b><p><br></p> </body></html>
Copie o conteúdo acima e cole na área especificada e realize os seguintes ajustes:
- Substitua as duas palavras SERVIDORWEB contida no texto pelo nome ou IP do servidor WEB da Instituição.
- Salve um arquivo contendo a logo da instituição em formato JPG preferencialmente no diretório /webgiz/images/aix/ e ajuste o nome do arquivo no endereço /webgiz/images/aix/logo_aix.jpg para o nome do arquivo contendo a logo da instituição.
Caso você goste do modelo proposto acima e deseja apenas encaminhar a mensagem de e-mail para o responsável financeiro em vez do aluno, substitua a variável #alu_nome# pela variável #rps_nome#.
Enviar boleto
Após parametrizar o E-mail e os Tipos de comunicação e Evento, os boletos já podem ser enviados aos destinatários desejados. Acesse a tela de emissão de boleto do módulo Recebimentos, menu Emissões | Boletas.
Atenção: Lembre-se que você só poderá encaminhar boletos devidamente registrados no banco. Ou seja, o processo de envio do arquivo de remessa precede a este procedimento.
O sistema disponibiliza esse recurso nas seguintes telas:
- Laser por aluno;
- Aluno 2ª via;
- Laser por Responsável;
- Responsável 2ª via;
- Laser sem Débito.
Realizando a emissão do boleto por e-mail
O envio do link com o boleto é habilitado sempre na emissão da 2ª via. Quando o check box de 2ª via é marcado o sistema habilita o check box com o texto Registrar mensagem para eventos de geração de boletos bancários. É esse parâmetro habilitado que faz que o sistema dispare o e-mail com o link do boleto baseando-se no Tipo de comunicação e Evento criado.
Ao emitir o boleto com as configurações ilustradas na tela acima, o sistema não visualiza os boletos, e sim exibe apenas uma mensagem com o resumo dos boletos registrados para envio. Aguarde cerca de 5 minutos para validar o recebimento do e-mail, pois o centro de integração de e-mail do Sistema Giz é executado a cada 5 minutos.
A imagem abaixo ilustra dois momentos. Um onde o centro de mensagem aguarda pela próxima execução, e no segundo momento, o sistema identificando que há uma mensagem para ser enviada e neste momento executa o envio da mensagem.
figura
O status pode ser visualizado posicionando o mouse sobre o ícone destacado com a seta na imagem acima.
