Período Letivo
Abertura de Novo Período Letivo
A criação do novo período letivo consiste em reaproveitar os dados de configuração inicial do sistema (Parâmetros, cursos, matrizes curriculares, turmas, disciplinas etc) copiando-os para o próximo período letivo que será criado.
Antes de fazer a cópia dos dados para o novo período letivo é necessário que o administrador do sistema realize todos os procedimentos de criação de banco de dados e configuração do novo período letivo na opção do módulo básico Utilitários | Banco de Dados | Período Letivo.
Após a inclusão do novo período letivo pelo administrador do sistema, devem ser copiados os dados para este novo período. Para isto é necessário abrir esta opção no período letivo corrente e informar no campo Período letivo o novo período letivo criado e clique no botão OK.
No momento de definir os itens da lista de Cadastro a reaproveitar, se for habilitado a opção de Alunos todos os alunos que estão estudando no período letivo corrente irão ser levados para a tela de matrícula do novo período, inclusive alunos formandos. Como os alunos formados não serão matriculados em nenhuma turma no próximo período letivo, seus dados irão constar inutilmente na tela de matrícula do próximo período. Se não for habilitada a opção, o aluno pode ser matrículado no período letivo seguinte realizando a matrícula como veterano.
No momento de realização da cópia dos dados, o sistema exibe mensagem informando que caso exista dados já armazenados neste período, estes serão apagados.
Ao confirmar a mensagem será exibida nova mensagem de confirmação.
Ao fim deste processo o novo período letivo é criado e pode ser realizada a promoção automática dos alunos.
Promoção Automática
A promoção automática é a forma de promover todos os alunos para o próximo período letivo, sem há necessidade de fazer a re-matrícula dos alunos veteranos. Isto é realizado de forma mais rápida e agiliza em muito o trabalho do(a) secretario(a) acadêmico(a) uma vez que no inicio de cada semestre, há uma demanda muito grande de re-matricula.
Antes da realização da promoção automática é recomendado que seja observado os seguintes critérios:
- Verificar se serão utilizados Parâmetros para impedir a promoção dos alunos que estiverem com alguma restrição. (inadimplência ou pendências na biblioteca);
- Verificar se há a necessidade de definir o curso sucessor dos Cursos para a promoção automática;
- No cadastro de Turmas tem que informar qual é a turma sucessora para os alunos que estão saindo da turma de origem para a nova turma de destino. Caso não informe a turma sucessora o sistema não faz a promoção;
- Para clientes que trabalham com curso que possuem matriz curricular, pelo cadastro de disciplina por professor tem que associar a disciplina à turma e ao professor, este podendo ser informado sem professor, caso o usuário não tenha a informação de qual o professor para a disciplina no próximo período letivo.
Para realizar a promoção automática é necessário realizar primeiro a abertura do novo Período Letivo.
É recomendado também que o cálculo de resultado final dos alunos tenha sido realizado no módulo Registro Acadêmico, para que no momento da realização da promoção automática o sistema tenha informação da situação acadêmica (aprovado, reprovado etc) dos alunos. Apesar de existir a condição de realizar a promoção automática sem considerar a situação acadêmica dos alunos.
A promoção automática deve ser realizada a partir do período letivo anterior para o novo período letivo criado, ou seja, se o resultado da promoção automática for para 02-2005 deve ocorrer no período letivo 01-2005.
A promoção automática pode acontecer para os alunos de uma única turma, assim como, de uma única vez para todos os alunos da instituição. Essa informação é passada pelo sistema a partir da definição dos filtros de seleção da tela de promoção automática. No exemplo da figura acima a promoção está sendo realizada somente para os alunos de uma determinada turma.
Após definir o filtro de seleção dos alunos informe:
Período letivo seguinte: Trata-se da informação do período letivo onde os alunos do período letivo atual serão promovidos e matriculados automaticamente pelo sistema.
Observe com muita atenção se a origem (período letivo atual) e destino (período letivo seguinte) estão informados corretamente para que não haja nenhum risco de dano nos dados, após a realização deste procedimento.
Layout: O campo layout é para que seja informado o modelo do relatório que deve ser utilizado pelo sistema para a impressão do resultado das condições dos alunos aptos e inaptos a promoção. Caso seja a primeira vez que a promoção estiver sendo realizada um modelo de relatório precisa ser criado através do botão layout que está posicionado no canto superior direito da tela.
Data inicial e final do próximo período letivo: Informe nestes campos as datas iniciais e finais que caracterizam o inicio e o fim do próximo período letivo. Essa informação é utilizada pelo sistema para definir a data inicial de matrícula dos alunos que forem promovidos.
Caso não exista grade curricular associada à turma de destino: Para que o Sistema Giz conheça as disciplinas que os alunos poderão cursar no próximo período letivo é fundamental que na turma de destino dos alunos tenha sido definido o ano da grade curricular. É por este campo que o sistema reconhece as disciplinas da turma.
Este parâmetro serve para que o usuário decida qual deve ser o procedimento do sistema caso, durante a promoção automática, o sistema encontre alguma turma sucessora sem a informação do ano da grade. Nesta condição o sistema pode ser configurado para realizar a promoção dos alunos na nova turma, porém, não adiciona para os mesmos as disciplinas, ou configurado para impedir que a matrícula seja realizada para os alunos desta turma.
Caso não existam disc./prof. associadas à turma de destino: Este parâmetro é muito parecido com o parâmetro anterior, a diferença é que apesar da turma sucessora possuir o ano da grade, as disciplinas da grade curricular podem não ter sido associadas à turma sucessora no cadastro de Disciplinas por professor do módulo Registro Acadêmico. Se isto acontecer, da mesma forma que no item anterior, o sistema não terá a informação das disciplinas ofertadas para a turma e não poderá matricular os alunos nas disciplinas.
Este parâmetro permite que a promoção não seja realizada para esta condição, ou permite que os alunos sejam promovidos e matriculados na nova turma, porém, não serão adicionadas as disciplinas para os alunos.
Gravar situação como pendente: Este parâmetro permite que todos os alunos promovidos para o próximo período letivo sejam promovidos com a situação de Pendente. O aluno com situação pendente é um aluno válido para o módulo Giz Recebimentos, ou seja, pode ser gerado os débitos e baixas normalmente, porém, não é um aluno válido para o módulo Registro Acadêmico. Neste módulo os alunos não aparecem no diário de classe, notas não podem ser lançadas etc.
Caso seja realizada a promoção automática com esta situação habilitada, é necessário posteriormente regularizar a situação dos alunos para a situação de Normal para que todas as opções funcionem normalmente no módulo Registro Acadêmico. Essa regularização é realizada na opção de Regularização de Matrículas do módulo Registro Acadêmico.
Manter os dados financeiros: Habilitando esta opção é possível manter os dados financeiros (descontos, taxas extras, débito automático etc) dos alunos para o próximo período letivo.
Somente aprovados: Se for habilitada esta opção, o sistema promove para o próximo período letivo, somente os alunos que tiverem sido aprovados no período letivo anterior. Esta opção só pode ser marcada se o calculo de resultado final tiver sido realizado no módulo Registro Acadêmico.
Promover devedores: Se esta opção for habilitada o sistema promove para o próximo período letivo os alunos devedores, mesmo que o parâmetro que impede a matrícula de alunos devedores estiver habilitado no cadastro de parâmetro do Módulo Básico. Durante a promoção o sistema ainda faz uma confirmação com o usuário ao encontrar um aluno devedor.
Promover todos os alunos: Se esta opção for habilitada, o sistema promove para o próximo letivo todos os alunos sem considerar a situação acadêmica dos mesmos, ou seja, alunos aprovados, reprovados ou em dependência serão promovidos para a turma sucessora.
Desconsiderar promoções: Este parâmetro pode ser usado para sobrepor os dados de uma eventual promoção realizada anteriormente. Comum para situações de erros e repetição da promoção. Se não for marcada a opção, se o aluno já existir no período letivo seguinte o sistema ignora a promoção do aluno (não faz nada). Caso seja marcada a opção o sistema sobrepõe os dados da promoção passando a valer a ultima promoção realizada.
Após terem sido verificado todos os parâmetros e definido o filtro para promoção clique no botão Próximo para que sejam selecionados os dados para a promoção.
As informações selecionadas e exibidas no grid podem ser agrupadas por quaisquer uns dos campos apresentados. Observe pela figura abaixo que a coluna Turma Atual exibe a informação da turma atual do aluno. A figura ilustra está coluna sendo arrastada e posicionada na parte externa e superior da tela.
Este procedimento define um agrupamento dos dados. Para este exemplo, os dados serão apresentados no grid exibindo o agrupamento dos alunos com informações comuns. Veja a figura abaixo, o sistema exibe agrupados todos os alunos por Turma Atual.
Após ter sido selecionados os dados para a promoção, os mesmo podem ser impresso através do botão Imprimir para que sejam conferidos com mais precisão.
O relatório é divido em duas partes principais, uma com os alunos aptos a promoção e outra com os alunos inaptos a promoção e seus respectivos motivos. Existindo algum problema para a promoção o usuário pode realizar a devida correção é executar novamente a promoção automática.
Após a realização da promoção automática o sistema exibe uma mensagem com uma informação geral dos alunos promovidos e permite que seja impresso um relatório detalhado. O relatório é muito semelhante ao relatório emitido antes da promoção, porém, um resumo com a situação da promoção é exibida ao fim do relatório.
Geração de Matrícula de Calouros
Disponível somente no Sistema Giz Faculdade
O atendimento ao aluno no processo de realização de matrícula deve ser realizado de maneira rápida e eficiente evitando desta forma a criação de filas e demora no atendimento.
A opção de Promoção Automática do sistema GIZ tem como objetivo auxiliar a renovação de matricula dos alunos veteranos, restando desta forma a realização de matrícula dos alunos calouros. Com este propósito, o Giz Módulo Básico oferece a opção Geração matrícula de calouros para agilizar o processo de matrícula dos alunos calouros. A finalidade desta opção é a de gerar e distribuir as matrículas para os alunos calouros dentro das turmas de primeiro períodos dos cursos.
Na geração de matrícula informa-se a quantidade de alunos calouros que ingressarão para cada turma de primeiro período, e o sistema gera as matrículas para cada aluno, associa a matrícula gerada ao curso e a turma e inclui as disciplinas da turma para os alunos.
Para fazer a geração das matrículas para os calouros, informe a turma desejada, a forma de ingresso e o número de matrículas que deverão ser geradas na turma e a data de matrícula dos alunos. No campo Nome padrão informe o nome padrão que será dado para cada matrícula gerada, o sistema incluíra no campo nome do aluno o mesmo valor do campo nome padrão para todas as matrículas geradas.
Após a execução da geração de matrícula, o aluno calouro aparece na tela de matrícula identificado conforme o nome padrão informado.
A matrícula do aluno calouro é realizada no curso com a data de matrícula e forma de ingresso informada no processo de geração.
As disciplinas do aluno calouro são automaticamente inseridas, caso a opção Matricular em disciplinas do 1º período dos cursos tenha sido definida no momento da geração das matrículas.
Quando é habilitado o parâmetro Considerar número de vagas por turma o sistema não permite que sejam matrículados na turma um número maior que o número máximo de alunos definido para cada turma pelo cadastro de Turmas.
