Abertura do Período Letivo no Giz
O tema desta página explica como realizar no Sistema Giz a Abertura do Período Letivo de uma instituição de ensino, seus requisitos e possibilidades de configuração.
Índice
O que é a Abertura do Período Letivo?
Abertura de Período Letivo é um conjunto de procedimentos através dos quais se organiza o sistema Giz para utilização, dando o início as atividades acadêmico-escolares. Consiste em reaproveitar os dados de configuração inicial do sistema (Parâmetros, cursos, planos curriculares, turmas, disciplinas etc) copiando-os para o próximo período letivo que será criado.
Requisitos do Giz para abertura de novo período letivo
Antes da abertura de um novo período letivo é necessário conferir alguns dados no período atual, são eles:
- Verificar se há a necessidade de definir o curso sucessor dos cursos para a promoção automática;
- Definir no cadastro de Turmas os códigos das turmas sucessoras (destino) de cada turma de origem.
Conferência dos cursos
A definição do campo Curso Sucessor é realizada no menu Cadastros | Cursos e necessária apenas se existir uma hierarquia de cursos a serem cursados pelos alunos.
Conferência das turmas
A definição do campo Turmas Sucessora é realizada no menu Cadastros | Turmas e é necessária para todas as turmas que terão alunos matriculados no próximo período letivo.
ATENÇÃO: É permitido definir como turma sucessora as turmas de mesmo curso da turma atual e de série imediatamente posterior. Ou quando se tratar da turma de última série/período do curso, é permitido definir como turma sucessora a turma da primeira série/período do curso sucessor do curso atual.
Novo Período Letivo
O procedimento de criação do novo período letivo é diferente para as instituições que NÃO possuem o banco de dados unificado e instituições que POSSUEM o banco de dados unificado.
ATENÇÃO: Esta informação pode ser verificada com o administrador do Sistema Giz/administrador da informática na instituição ou com a AIX Sistemas, através do serviço de Suporte Técnico.
Banco de dados não unificado
Para as instituições que NÃO possuem o banco de dados unificado, antes de fazer a cópia dos dados para o novo período letivo, é necessário que o administrador do sistema realize todos os procedimentos de criação de banco de dados e permissão do banco de dados no Sql.
Criando novo Período letivo
Acesse o Módulo Básico no menu Utilitários | Banco de dados | Períodos letivos.
- Período letivo: data referente ao período letivo que está sendo criado;
- Driver ODBC DSN: conexão do Giz em outro banco de dados que não seja Sql Server.
- DataBase: nome do dado ao banco de dados;
- Através do botão Criar banco
deve ser informado os Parâmetros para conexão e com isso criado um novo banco de dados.
- Através do botão Criar banco
- Servidor:
- Banco:
- Usuário:
- Senha:
- Driver de conexão:
- Data inicial/Data final: são campos de extrema importância e obrigatórias, pois servem de base para os relatórios do MEC filtrarem informações como: matriculado no período, verificar concluintes, cálculo da idade,etc.
- Período letivo:
- O campo Padrão define qual será o período letivo padrão, ou seja, o único período letivo que todos os usuários vão ter acesso.
- O campo Visível ao usuário define quais os períodos letivos ficarão visíveis para os usuários.
- O campo Filtrar dados no Frequência determina quais os períodos letivos a que os alunos terão acesso, validando conforme a última enturmação dos mesmos.
- Parâmetros Web:
- O campo Padrão define qual será o período letivo padrão ao acessar o Webgiz.
- O campo Visível ao usuário define se o período letivo será ou não visível ao usuário ao acessar o Webgiz.
- O campo Padrão Matrícula define se o período letivo em questão será ou não o padrão para o recurso de Matrícula on-line.
Atualizando o banco de dados
Ainda antes da abertura do novo período letivo, deve-se realizar a Atualização do banco de dados no módulo Básico menu Utilitários | Atualização de Banco de Dados.
Selecionar no campo Alias a opção GIZ e no campo Período Letivo desmarcar os períodos letivos anteriores deixando marcado apenas o período recém criado.
Reaproveitando os cadastros
Para criação do novo Período Letivo acesse o Módulo Básico no período letivo atual, que servirá de modelo para o período letivo que vai ser criado.
Acesse o menu Utilitários | Período letivo | Abertura de novo período letivo. O sistema exibe o seguinte Aviso:
Nesta tela selecione a Unidade, marque os Cursos que a instituição vai oferecer no próximo período letivo e todos os Cadastros a reaproveitar que serão copiados. No campo Período Letivo informe qual será o novo período criado. Ou seja, o banco de dados criado anteriormente.
ATENÇÃO: O item Aluno deve ficar desmarcado na coluna Cadastros a reaproveitar, pois somente os alunos que renovarem a matrícula serão inclusos como matriculados .
Após clicar no botão Ok o sistema exibe a seguinte mensagem:
Tal procedimento deve ser confirmado, pois ainda não existem dados para o período letivo.
O sistema exibe nova mensagem de confirmação e a mesma deve ser confirmada.
Confirmando o processamento, o sistema reaproveita os cadastros do período anterior no novo período letivo.
Banco de dados unificado
Para as instituições que POSSUEM o banco de dados unificado, o processo é bem mais prático e simples.
Criando novo Período letivo
Acesse o Módulo Básico no menu Utilitários | Banco de dados | Períodos letivos.
- Período letivo: data referente ao período letivo que está sendo criado;
- Driver ODBC DSN: conexão do Giz em outro banco de dados que não seja Sql Server.
- DataBase: este campo já aparece preenchido;
- Data inicial/Data final: são campos de extrema importância e obrigatórias, pois servem de base para os relatórios do MEC filtrarem informações como: matriculado no período, verificar concluintes, cálculo da idade,etc.
- Período letivo:
- O campo Padrão define qual será o período letivo padrão, ou seja, o único período letivo que todos os usuários vão ter acesso.
- O campo Visível ao usuário define quais os períodos letivos ficarão visíveis para os usuários.
- O campo Filtrar dados no Frequência determina quais os períodos letivos a que os alunos terão acesso, validando conforme a última enturmação dos mesmos.
- Parâmetros Web:
- O campo Padrão define qual será o período letivo padrão ao acessar o Webgiz.
- O campo Visível ao usuário define se o período letivo será ou não visivel ao usuário ao acessar o Webgiz.
- O campo Padrão Matrícula define se o período letivo em questão será ou não o padrão para o recurso de Matrícula on-line.
Reaproveitando os cadastros
Para criação do novo Período Letivo acesse o Módulo Básico no período letivo atual, que servirá de modelo para o período letivo que vai ser criado.
Acesse o menu Utilitários | Período letivo | Abertura de novo período letivo. O sistema exibe o seguinte Aviso:
Nesta tela selecione a Unidade, marque os Cursos que a instituição vai oferecer no próximo período letivo e todos os Cadastros a reaproveitar que serão copiados. No campo Período Letivo informe qual será o novo período criado. Ou seja, o banco de dados criado anteriormente.
ATENÇÃO: O item Aluno deve ficar desmarcado na coluna Cadastros a reaproveitar, pois somente os alunos que renovarem a matrícula serão inclusos como matriculados .
Após clicar no botão Ok o sistema exibe a seguinte mensagem:
Tal procedimento deve ser confirmado, pois ainda não existem dados para o período letivo.
O sistema exibe nova mensagem de confirmação e a mesma deve ser confirmada.
Confirmando o processamento, o sistema reaproveita os cadastros do período anterior no novo período letivo.
