Índice

1 Para que serve?
2 Como fazer?
3 Requisitos para uso do Matrícula Online - Novatos - Escola
4 Parametrização do Matrícula Online - Novatos - Escola
5 Etapas da Rematrícula / Matrícula Online
6 Menus - WebGiz Matrícula Online Novatos

Para que serve?

O WebGiz Matrícula Online é um módulo web da AIX Sistemas, no qual é um dos complementos do Portal WebGiz, que oferece aos usuários agilidade e comodidade na realização da matrícula na instituição de ensino através da internet, assim como, a impressão de documentos: Contrato da Prestação de Serviços, Comprovante de Matrícula, entre outros.

Como fazer?

O processo de configuração para utilização do Matrícula e Rematrícula Online (Educação Básica) se inicia com os processos de Abertura de Novo Período Letivo e Promoção Automática no sistema Giz.

Novo Período Letivo

1) Criando o Novo Período Letivo:

Acesse o Sistema Giz, módulo Giz Básico, menu Utilitários >> Banco de Dados >> Períodos Letivos.

Para criar um novo período letivo:

1. Clique no botão "Novo";

2. Preencha o campo "Período Letivo";

3. Informe qual é o Período Letivo Anterior;

4. Informe as datas Iniciais e Finais do Período;

Para a rematrícula, é necessário que sejam marcadas as seguintes opções:

- Em Período letivo: *Visível ao usuário e *Disponível para interessados

- Em Parâmetros Web: *Visível ao usuário

2) Abertura do Novo Período Letivo:

Após ter criado o novo período letivo, acesse o módulo Giz Básico, menu Utilitários >> Período Letivo >> Abertura de Novo Período Letivo.

No processo de abertura de novo período letivo, o sistema irá copiar os parâmetros e informações cadastradas no período letivo atual para o novo período letivo;

É recomendado que pelo menos os parâmetros Acadêmicos e Financeiros do sistema sejam copiados;

Não é obrigatório copiar as informações vinculadas às turmas, somente se a instituição achar necessário;

É necessário somente copiar as turmas na qual serão levadas em consideração na promoção automática que iremos realizar a seguir.

Informe o novo Período Letivo, lembrando que este procedimento deve ser realizado acessando o período letivo atual, no qual as informações serão copiadas para o novo período letivo que está sendo criado.

Após concluir esse processo, é preciso realizar a Promoção Automática.

Promoção Automática

Acesse o módulo Giz Básico, menu Utilitários >> Período Letivo >> Promoção Automática.

Na promoção automática, não há nenhuma particularidade em relação ao processo. Os parâmetros em tela devem ser marcados de acordo com as regras da instituição.

Porém, deve-se atentar a um detalhe: a opção “Haverá integração com interessados” destacada na parte inferior a direita, tem que constar na tela. Caso não esteja aparecendo, verifique as licenças de uso do módulo com o setor de suporte técnico.

Realizados os processos de "Abertura do novo período letivo" e "Promoção Automática", é preciso acessar o novo período letivo e efetuar algumas configurações nos parâmetros para auxiliar no processo de matrícula.

Parâmetros do Sistema

1) Matrícula

Para realizar a configuração dos parâmetros, altere o período letivo no rodapé do sistema no canto esquerdo e selecione o novo período letivo;

Acesse o módulo Giz Básico, menu Cadastros >> Parâmetros;

Em Parâmetros, menu Acadêmico >> Matrícula, é preciso realizar as configurações referentes as validações de Pendências: Acadêmicas, Financeiras e da Biblioteca.

No quadro de Pendências, deve-se marcar quais impedimentos o sistema deverá levar em consideração no processo da rematrícula online. Lembrando que esta configuração deve ser realizada de acordo com as regras da instituição.

2) Matrícula Online

Acesse a opção Acadêmico >> Matrícula >> Matrícula Online;

Neste parâmetro, será definido o prazo de validade do Hash de confirmação, que será usado no processo de assinatura do contrato e dos textos do “Disclaimer Matrícula” e “Informativo Matrícula” que serão exibidos para os responsáveis financeiros no começo do processo de rematrícula.

Para definir o prazo de validade do Hash, pode ser utilizado o “Dias para data validação do hash” no qual deve-se informar quantos dias o Hash terá de validade, a partir do dia em que ele for gerado.

Ex.: Caso seja definido 1 dia, e o Hash for gerado hoje, o responsável poderá efetuar o processo de rematrícula com o Hash gerado somente num prazo máximo de 1 dia. Lembrando que, para o processo de Rematrícula Online, serão considerados dias corridos e não dias úteis.

Para definir o prazo como “Data de validade do hash” ao contrário do processo anterior, a instituição define uma data fixa para definir a validade do hash. Neste caso, todos os responsáveis financeiros terão o mesmo prazo para concluir o processo de rematrícula.

Ex.: Caso seja informada uma data “10/10/2020” os responsáveis só conseguirão realizar o processo de rematrícula com o Hash gerado até o dia “10/10/2020”. Após esta data, o sistema informará ao responsável que a validade o Hash não está mais disponível, sendo assim, deverá procurar a instituição de ensino, que deverá gerar um novo Hash com uma nova data válida.

No campo Disclaimer matrícula é recomendado que seja inserido um texto com orientações voltadas à Lei LGPD, informando sobre a confidencialidade dos dados para o processo de matricula online.

No campo Informativo matrícula recomenda-se colocar um texto explicativo com orientações para o responsável financeiro, de que está ciente ao realizar o processo de rematrícula, etc.

Gerando Hash para os interessados

Acesse o módulo Giz Básico, menu Cadastros >> Interessados >> Aba Cursos de Interesse;

Gerar o Hash, para que o processo de rematrícula seja liberado para os responsáveis realizarem o acesso pelo Webgiz.

Ao clicar no ícone que fica ao lado do campo “Validade do hash”, o sistema apresentará uma tela perguntando se deseja gerar o hash somente para o interessado selecionado ou se deseja gerar o hash para todos os interessados que estejam com o hash vazio. É recomendado que clique em “Não”.

Requisitos para uso do Matrícula Online - Novatos - Escola

Após realizar o processo de Promoção Automática, definição de Parâmetros do Sistema e Geração do Hash, o responsável financeiro do aluno terá acesso ao sistema para iniciar o processo de matrícula.

Ao acessar o Webgiz, o responsável financeiro deverá selecionar a opção Matrícula On-line, que fica na menu à esquerda, onde consta o nome do aluno, seguido do ano letivo.

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Caso o nome do aluno não esteja aparecendo para o responsável, significa que este responsável não está definido como responsável financeiro do aluno. Para resolver este problema, acesse o módulo Giz Básico >> Cadastros >> Interessados, pesquise o aluno, e, na aba de Responsáveis, defina o responsável como Responsável Financeiro.

Se o erro persistir, poderá estar relacionado ao período letivo:

1) O aluno precisa ter registro na aba de curso de interesse do Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Interessados para o período letivo novo;

2) No Módulo Giz Básico >> Utilitários >> Banco de Dados >> Períodos Letivos, o período letivo novo deve estar com as seguintes opções marcadas:

a) Disponível para interessados (no quadro Período Letivo);

b) Visível ao usuário (no quadro Parâmetros Web);

c) e Padrão Matrícula (no quadro Parâmetros Web).

O nome do aluno pode aparecer duplicado, isso acontece porque o aluno possui mais de um curso de interesse registrado, e mais de um período letivo caso esteja marcado como "Disponível para interessados".

Exibição do Disclaimer Matrícula

Após realizar o procedimento de exibir o nome do aluno e período letivo para que o responsável tenha acesso, é o momento de iniciar a matrícula online.

Clicando sobre o nome do aluno/período letivo, será direcionado para a página de "Disclaimer de Matrícula", que é referente ao Disclaimer para o candidato sobre a LGPD, caso a instituição queira que seja disponibilizado um aviso legal para que seja apresentado para o responsável antes do início do processo de registro da matrícula.

O texto a ser inserido é de responsabilidade da instituição de ensino.

Este cadastro é realizado no Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Parâmetros, abra o item de menu Acadêmico >> Matrícula >> Matrícula Online

A definição e exibição do Disclaimer é opcional, fica a critério da instituição de ensino.

Parametrização do Matrícula Online - Novatos - Escola

Escala de Matrícula

No processo de rematrícula para escolas, também é possível realizar o cadastro da Escala de Matrícula.

Este cadastro é realizado no menu Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Escala de Matrícula.

Caso a Unidade, Curso e ou Série do Curso de Interesse do aluno esteja com a escala de matrícula definida, e o responsável esteja tentando realizar o processo de rematrícula fora do prazo estipulado, o sistema exibirá uma mensagem informando-o que a turma sucessora do aluno não está dentro da escala.

O sistema valida esta data da escala com base nas datas cadastradas no menu Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Turmas, na aba Inscrição Web.

Lembrando que, caso não exista uma escala de matrícula definida, o portal não irá efetuar tal verificação.

Nesta aba, também é necessário marcar o parâmetro “Divulgar inscrição na web”, para efetuar esta verificação.

Documentos Pendentes

É possível solicitar o envio dos documentos para o processo de matrícula online. E, dessa forma, impedir a conclusão da matrícula caso tenha algum documento pendente.

Para que o sistema impeça o responsável de continuar o processo de matrícula, caso o aluno possua documentos pendentes, basta acessar o Webgiz com perfil de Administrador, no menu Geral >> Configurações >> Portal do aluno - rematrícula. Neste bloco, marcar o parâmetro “Impedir rematrícula se existir documentos pendentes”, o sistema exibirá a tela acima para o responsável, informando que não será possível dar continuidade ao processo de matrícula até que os documentos pendentes, que serão listados em tela, sejam entregues na instituição.

Impedimentos Financeiros

Um outro tipo de bloqueio na rematrícula que pode ser habilitado também é o financeiro.

Para que o sistema passe a validar os devedores, primeiramente é preciso acessar o Webgiz com perfil de Administrador, ir no menu Geral >> Configurações >> Componente de matrícula interessados - parâmetros financeiros.

Neste bloco, marcando o parâmetro “Considerar Parâmetros de impedimento de devedores”, o sistema passa a validar os parâmetros de impedimento de matrícula que foi configurado no tópico Parâmetros do Sistema

Deve ser levado em consideração que, se nos parâmetros de impedimento de matrícula, a opção “Impedir matricular aluno se houver “débitos de matrícula” pendentes” estiver marcada, torna-se obrigatório a definição do “Mês de referência de matrícula” seja definida no item Recebimentos >> Baixas de débitos, no qual o aluno é obrigado a ter esta parcela gerada e será validado se ela se encontra como paga.

Hash Vencido

Um outro tipo de bloqueio na rematrícula que pode ser apresentado para o responsável financeiro é a mensagem de data de validade do Hash expirada.

Isso pode acontecer quando a instituição de ensino define a validade do Hash de confirmação em dias e efetua a geração do Hash para todos os responsáveis e ou é gerado o Hash de confirmação para o responsável e o mesmo não efetua a rematrícula no tempo estipulado pela instituição de ensino.

Para solucionar este problema, basta efetuar uma nova geração do Hash no Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Interessados, conforme vimos no tópico Geração do Hash.

Caminho para arquivos públicos

O processo de rematrícula online, emite em PDF, os documentos após a confirmação da rematrícula. Para isso é necessário definir nas configurações gerais do webgiz o caminho para os arquivos públicos a serem acessados pelos alunos e ou responsáveis financeiros após a conclusão do processo de rematrícula.

Para configurar basta acessar o Webgiz com perfil de Administrador, ir menu Geral >> Configurações >> Parâmetros gerais do portal. Procurar o parâmetro “Caminho para arquivos públicos” e informar onde serão salvos os arquivos gerados pelo sistema após conclusão do processo.

Caso esta definição não seja realizada, quando o responsável financeiro tentar realizar o processo de rematrícula o sistema exibirá a mensagem abaixo.

Informativo de Matrícula

Além do Disclaimer de matrícula, após a confirmação do mesmo e o aluno não possuir nenhum impedimento para iniciar o processo de matrícula, temos a possibilidade de incluirmos um informativo no qual a instituição poderá colocar orientações relacionadas ao preenchimento dos campos/etapas da matrícula, prazos, entre outras, no qual fica a disposição da instituição de ensino.

Estas orientações podem ser inseridas no sistema Giz no Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Parâmetros, no item Acadêmico >> Matrícula >> Matrícula Online.

Etapas da Rematrícula / Matrícula Online

No processo da rematrícula / matrícula online o sistema apresenta a possibilidade de configurar até 13 etapas como pode ser visto na imagem abaixo.

O sistema possui "5 etapas obrigatórias" e "9 etapas opcionais" que podem ser inseridas ou não. Conforme veremos a seguir:

A definição das etapas que serão utilizadas ficam a critério da instituição de ensino.

A inclusão das etapas é realizada no sistema Webgiz, acessando com perfil de Administrador, no menu Geral >> Configurações >> Componente de matrícula interessados - parâmetros financeiros.

Título e Etapas da Rematrícula Online

No parâmetro “Título para processo de matrícula”, a instituição de ensino tem a opção de informar um título para que seja exibido na parte superior do processo de rematrícula em todas as etapas.

Esta definição não é uma definição obrigatória. Caso a instituição não queira definir, basta deixar o campo em branco.

Para adicionar as etapas opcionais no processo da rematrícula online, é preciso configurar o parâmetro “Etapas baseadas em campos personalizados”.

É possível inserir as etapas diretamente no campo de texto ao lado do parâmetro, porém existe uma regra interna do sistema, que ao clicar no texto “Ajuda”, ao lado do campo, o sistema abrirá um modal com orientações e auxílio para inclusão e personalização das etapas e os títulos de exibição, conforme veremos a seguir.

Para auxiliar o usuário, no quadro amarelo com as orientações, clicando sobre a descrição das etapas desejadas o sistema já inclui no quadro abaixo as etapas selecionadas com as configurações necessárias do sistema. Veja a seguir como customizar os títulos a serem exibidos aos responsáveis no processo da rematrícula.

Como podemos ver na imagem anterior, ao clicar na etapa opcional desejada o sistema insere a informação no quadro da seguinte forma:

⇒ fichamedica:Ficha médica;

(“fichamedica”) - O primeiro texto representa a configuração interna do sistema no qual possibilita ao suporte da AIX Sistemas, saber qual será o diretório do contexto do cliente que possibilitará ser customizado, caso o cliente deseja personalizar a tela a ser exibida para o responsável financeiro.

(“:”) - O carácter “dois pontos” representa o separador do nome interno da etapa para o título da etapa a ser exibida no processo de rematrícula online;

(“Ficha médica”) - O segundo texto representa o título que será exibido na etapa do processo de rematrícula online. Esse texto pode ser alterado, mas é recomendado que não insira um título muito grande para que não fique desproporcional na tela;

(“;”) - O carácter “ponto e vírgula” representa o terminador da etapa configurada. Caso seja inserida várias etapas, é necessário possuir este carácter para que o sistema entenda que o título da etapa termina naquela posição e será incluída outra etapa após.

Após inserir e configurar as etapas que deseja utilizar, basta clicar no botão “Gerar parâmetro”, que o sistema irá inserir as configurações que acabaram de realizar no parâmetro de etapas;

Feito isto, feche a tela de ajuda e salve as configurações alteradas, indo no final da página e clicando no botão “Salvar”;

A seguir, vamos começar a analisar agora cada etapa e suas possíveis configurações e personalizações.

Etapa 1 - Cadastro responsável

Dados cadastrais do responsável financeiro - (Etapa Obrigatória)

A primeira etapa a ser apresentada ao responsável é o preenchimento e atualização dos seus dados cadastrais. O sistema já traz por definição, os campos necessários configurados como preenchimento obrigatório.

Nesta etapa, e em qualquer outra a seguir, o sistema nos permite efetuar a personalização, para personalizar é necessário acionar o suporte Aix.

Etapa 2 - Dados do aluno

Dados cadastrais do aluno - (Etapa Obrigatória)

Esta é a etapa de preenchimento dos dados cadastrais do aluno.

Etapa 3 - Responsáveis adicionais

Dados cadastrais do responsável adicionais - (Etapa Obrigatória)

Nesta etapa, é informado os responsáveis adicionais. O sistema trata como responsáveis adicionais qualquer responsável que possua algum vínculo ao aluno, tais como: pai, mãe, responsável acadêmico, responsável financeiro e ou avalista.