Matrícula - Giz Faculdade

PÁGINA EM CONSTRUÇÃO

O processo de matrícula nas instituições, precisa ser elaborado com bastante atenção. As informações que serão cadastradas serão de grande importância para a instituição ao longo da permanência do aluno ou mesmo depois do término de seus estudos. Cada instituição precisa avaliar qual a melhor maneira de inserir os dados e definir quais informações deverão ser cadastradas a partir de sua realidade. A seguir serão apresentados os campos existentes na tela de matrícula do sistema Giz.

Geral

Cada instituição de ensino estipula um procedimento para a recepção dos alunos ingressantes, constituído por diversos trâmites administrativos. O conjunto destes trâmites é chamado de matrícula. O objetivo da matrícula é registrar o aluno na instituição e fornecer informações para que seja feito o controle de alunos matriculados ao longo do período letivo.

O ingresso do aluno na instituição é realizado a partir de sua matrícula em algum dos cursos oferecidos pela instituição. Este processo, aliado à assinatura do contrato de prestação de serviços, constituem o vínculo entre o aluno e o estabelecimento de ensino.

No Giz Registro Acadêmico, o procedimento de matrícula dos alunos nos cursos da instituição consiste em:

• cadastrar os dados pessoais dos alunos;

• realizar a conferência da documentação exigida para matrícula;

• associar os alunos aos seus respectivos cursos e habilitações de interesses;

• realizar a impressão do requerimento de matrícula e o recolhimento da assinatura.

Para garantir o sucesso das matrículas dos alunos no Sistema Giz, é muito importante que os dois principais cadastros de estruturações do sistema, Matriz Curricular e Disciplinas por Professor, tenham sido realizados e configurados corretamente.

Por meio destes cadastros o sistema fará a consistência de informações relevantes, tais como disciplinas ofertadas, pré-requisitos de disciplinas, horários de aulas, etc. para o processo de matrícula.

Aba Aluno

• O cadastro de matrícula do Sistema Giz é composto de três abas principais: Aluno, Matrícula, Dados Financeiros, Histórico de modificações e Campos personalizados.

Estas abas representam o grupo de dados principais do cadastro.

• A aba Aluno é dividida em outras cinco sub abas, Identificação do aluno, Endereço e filiação, Dados complementares, Responsável, e Avalista.

Identificação do aluno

Na sub aba Identificação do aluno são realizadas as entradas dos dados dos alunos. Esta sub aba é dividida em mais 2 sub abas:

• Documentos Principais;

• Registro de Nascimento.

Juntas, estas abas agrupam informações de aspectos cadastrais dos alunos.

Documentos Principais

• Na sub aba Documentos Principais, localizada no canto inferior esquerdo da tela, são adicionados os documentos pessoais do aluno, essenciais para sua identificação.

• Ao realizar esse cadastro, o sistema fará algumas consistências quanto à exigência dos documentos de CPF, título de eleitor e documento militar, em relação ao sexo e idade dos alunos.

  Nova Carteirinha Digital

• Para a emissão da nova ID Estudantil no sistema SEB é necessário que o campo CPF esteja preenchido.

• Lembrando que é obrigatório para qualquer idade que o aluno esteja matriculado, mesmo sendo menor de idade. 

• Clique aqui para saber mais sobre a exportação de dados para a ID Estudantil.

Campo Passaporte

• Neste campo, o usuário irá preencher o número do passaporte do estudante.

• Observação:

• Caso a instituição possua os campos configuráveis ativos, ou seja, tenha configurado no menu Giz Básico | Utilitários | Campos Configuráveis, os campos CPF e PASSAPORTE com o preenchimento obrigatório, o campo Passaporte seguirá as seguintes regras:

1) País de Origem diferente do Brasil Caso o aluno tenha o país de origem diferente do Brasil, associação realizada na tela Matrícula | aba Aluno |Sub Aba Endereço e Filiação | Campo País Origem, o sistema irá retirar a obrigatoriedade do campo CPF, exigindo somente o preenchimento do Número do Passaporte.

2) País de Origem - Brasil Caso o estudante possua o país de origem - Brasil, o campo CPF será de preenchimento obrigatório e o Número do Passaporte deixa de ser obrigatório.

Registro de Nascimento

• Na sub aba Registro de Nascimento é cadastrado o registro (certidão) de nascimento do aluno. Deve ser informado o Número da Certidão de Nascimento, Data de Expedição, Folha, Livro, Cartório, Cidade do Cartório onde foi registrado e o Nome de Registro.

• O nome de registro é o nome que consta na certidão de nascimento do aluno. Este campo é utilizado para atender aos alunos que possuem "dois" nomes (nome de registro e nome social). Desta forma, o aluno que se encaixa nesta situação deve ter seu nome de registro informado nesta aba e o nome "social" no campo Nome na aba Identificação do aluno.

• Uma foto pode ser associada ao aluno no campo Foto (Ctrl + F). O arquivo da foto deve deve estar nos formatos.BMP ou .JPG com a foto do aluno. Poderá também ser capturada por meio de uma WebCam. Para isso, basta clicar no item Capturar Foto , que uma tela para ativação da câmera (instalada no computador) será aberta.

Sub aba Endereço e Filiação

• Nesta sub aba ficarão os dados de filiação e endereço dos alunos.

• Para definir uma profissão de um aluno é necessário antes cadastrar as profissões através do Cadastro de profissões.

• O campo E-mail deve ser cadastrado pois pode ser utilizado futuramente para o envio de mala direta por correio eletrônico.

• Clicando no botão de pesquisa, localizado em frente ao campo CEP, o sistema busca os dados de endereço utilizando o CEP informado.

Sub aba Dados Complementares

A sub aba Dados Complementares é um espaço reservado para observações gerais do aluno. A informação cadastrada nesta aba é exibida na ficha de matrícula.

• O campo Cor/Raça é criado através da Tabela genérica no módulo Básico.

• Código do aluno no INEP: Neste campo é preciso informar o número do código do aluno junto ao INEP.

• Necessidade Especial: Se o aluno tiver algum tipo de deficiência, esta deve ser classificada neste campo. Esta informação é muito importante para os relatórios do MEC, que se encontram no módulo Registro Acadêmico menu Relatórios Oficiais | Censo.

• Condutas Típicas: Manifestações de comportamento típicas de portadores de síndromes (exceto Síndrome de Down), quadros psicológicos, neurológicos ou psiquiátricos que ocasionam atrasos no desenvolvimento e prejuízos no relacionamento social, em grau que requer atendimento educacional especializado.

• Altas Habilidades: Notável desempenho e elevada potencialidade em qualquer dos seguintes aspectos isolados ou combinados:

• capacidade intelectual geral

• aptidão acadêmica específica

• pensamento criativo ou produtivo

• capacidade de liderança

• talento especial para artes

• capacidade psicomotora.

• Outras Necessidades: Caso o aluno não se encaixe em nenhumas das especificações, digite neste campo a necessidade específica.

• Observação: Estas informações são visualizadas nos relatórios do Mec. Com elas é possível definir a quantidade de alunos com Condutas Típicas, Altas Habilidades e Outras Habilidades. Estes relatórios se encontram no Módulo Acadêmico menu Relatórios Oficiais | Censo.

• Indicações: Neste campo deve ser informado se o aluno recebeu alguma indicação de Aluno, Funcionário Professor ou Responsável para se matricular na instituição.

• Como ficou sabendo: Neste campo deve ser informado como o aluno ficou sabendo da instituição.

• Observação:As mídias já devem estar cadastradas no cadastro de Mídias do Módulo Básico.

• Outras indicações: Caso o aluno não se encaixe em nenhuma das indicações acima, digite neste campo a indicação específica.

• Dados Profissionais: Nesses campos é possível vincular o aluno a uma determinada Empresa, determinando sua Ocupação, Tipo de vínculo com a mesma, a Situação ocupacional e a Escolaridade.

• Através do ícone você realiza o cadastro da empresa onde o aluno trabalha.

Sub aba Responsável

• Ao cadastrar um responsável, selecione na opção Parentesco quem será o responsável pelo aluno.

• Se a aba de Endereço/Filiação estiver preenchida, estes dados serão automaticamente inseridos na aba responsável, de acordo com o tipo de responsável escolhido.

• Caso o responsável do aluno que estiver sendo cadastrado já for responsável por outro aluno no sistema, a definição do responsável deve ser feita selecionando o mesmo através do botão de pesquisa mostrado na tela de exemplo abaixo.

• Através do botão Desvincula responsável é possível remover a associação do responsável com o aluno.

Nova Carteirinha Digital

• Para o processo de exportação dos dados para emissão da nova ID Estudantil no sistema SEB é importante que:

• quando o aluno for menor de idade, obrigatório informar entre 1 a 3 responsáveis pelo aluno, no qual se enquadram os códigos 1 para quando o responsável for a Mãe, 2 para quando o responsável for o Pai e 3 para quando o responsável possuir um grau de parentesco diferente dos demais anteriormente informados. 

• Clique aqui para saber mais sobre a exportação de dados para a ID Estudantil.

Sub aba Avalista

• Na sub aba Avalista são cadastradas as informações sobre o responsável avalista do aluno. O avalista poderá ser pesquisado através da lupa, se necessário um novo avalista poderá ser incluído no sistema para isso, clique na opção Incluir novo.

Aba Matrícula

Cursos

• O processo de enturmação dos alunos caracteriza efetivamente uma matrícula no sistema Giz. Neste processo é definido o curso, turma e disciplinas que serão cursadas pelos alunos.

• A enturmação dos alunos é pré-requisito para que o módulo Giz Recebimentos consiga gerar os débitos para os alunos.

• Na aba Matrícula existem mais cinco sub abas que juntas compõem todas as informações de matrícula do aluno no sistema.

• Na sub aba Cursos, o quadro Cursos/Habilitações Disponíveis, exibe todos os cursos cadastrados e suas respectivas habilitações.

Para definir um curso para um aluno, expanda as opções da árvore de Cursos/Habilitações Disponíveis e veja a unidade, o turno, os curso e habilitações existentes, dê um duplo clique ou use o botão direito do mouse.

• Após clicar, o sistema exibe uma tela para a seleção do Ano da grade curricular, Forma de ingresso do aluno, Ano de ingresso e o Semestre de ingresso.

• Preencha as informações e clique no botão Gravar para inserir curso à matrícula.

• Para alterar os dados nesta página é necessário clicar no botão Editar ou com botão direito do mouse sobre o quadro Cursos/Habilitações do aluno.

Sub aba Cursos Anteriores

• Poderão ser preenchidas as informações sobre cursos realizados anteriormente pelo aluno.

• Para isso, basta informar o registro em relação ao histórico do curso anterior, preenchendo o campo Data Expedição do Histórico e informações como: o estabelecimento, endereço, data de conclusão, tipo de Ensino Médio, no quadro Conclusão 2º grau ou 3º grau.

Sub aba Dados do Vestibular

• Poderão ser inseridos dados referentes ao vestibular/processo seletivo realizado pelo estudante.

► No Filtro Forma de ingresso é preciso associar a forma de ingresso do aluno na instituição. Essa forma de ingresso é registrada no cadastro de Formas de Ingresso.

► O quadro Vestibular deve ser preenchido, pois serão impressos nos históricos escolares dos alunos.

► Os dados referentes ao Número de inscrição, Data de inscrição, Classificação, Estabelecimento e Ano são exibidos na impressão do histórico do aluno.

Observação

• A parte referente aos Dados da transferência ficarão habilitados para edição quando a forma de ingresso associada ao aluno pertencer ao tipo de Ingresso por transferência.

:: Dica:

 ::Quando a Forma de ingresso for por transferência, o sistema habilita os campos Instituição e Motivo da transferência. Estes dados são importantes para o registro de transferências recebidas.

Sub aba Observações do Curso

• A instituição poderá inserir informações diversas relacionadas ao curso selecionado em Cursos/Habilitações do aluno.

Sub aba Enade

• Deve ser informado se o aluno foi ou não convocado para a realização do Enade.

• Caso marque a opção Sim, o sistema habilita o campo Situação, no qual é possível informar se o aluno compareceu ou não compareceu ao exame, além de outras opções: Participante, dispensado ou Situação regular junto ao Enade.

Sub aba Registro de Diploma

• Nesta sub aba serão informados os dados relacionados ao registro de diploma.

• Os campos somente serão cadastradas ao fim do curso para que saiam no diploma escolar.

• O sistema apresenta duas formas para preencher as informações de registro:

1) Registro em Instituição Registradora: quando o registro do diploma é externo. Neste quadro deverão ser informados - a Instituição Registradora, Data de Conclusão, Data Expedição Diploma, Data de Registro, Data de Publicação no Diário Oficial da União, Número de Expedição do Diploma, Número do Registro do Diploma, Número do Processo de Registro e Data da Colação.

• Observação: para cadastrar Instituição Registradora acesse o módulo Básico | menu Utilitários | Cadastro de Domínios e faça o cadastro das Instituições de Ensino Superior que realizam o registro de diploma dos alunos da instituição.

• É possível também acionar o suporte da AIX Sistemas e solicitar ao atendente que importe as Instituições de Ensino Superior a partir da planilha do Censo. Certamente a instituição de ensino que você necessita estará nesta lista.

2) Registro na Própria Instituição: neste quadro deverão ser preenchidos - Livro, Página e Número.

Controle de Documentos Requeridos

Através deste processo, o usuário tem o controle da entrega presencial e/ou online de documentos realizada pelo aluno/responsável.

• Nesta sub aba são exibidos os documentos que foram associados aos cursos para serem exigidos aos alunos no momento da matrícula.

• Para apresentação e controle destes documentos será necessário:

1) Realizar o cadastro de documentos através do módulo Registro Acadêmico | Cadastros | Documentos.

2) Fazer a associação destes documentos no cadastro de Cursos.

• O usuário irá selecionar os documentos que foram entregues pelo aluno/responsável clicando no check box do documento (coluna Doc).

Observação: caso o aluno ainda não tenha um curso definido na sub aba cursos, os documentos não aparecerão para serem selecionados.

• Utilize o botão Marcar todos caso o aluno não possua nenhuma pendência.

• Coluna Usuário: será preenchida automaticamente com o usuário que recebeu o documento.

• Coluna Período: exibe se o documento é de entrega permanente ou renovada por período letivo (configuração realizada na aba Documentos no cadastro de Cursos).

• Caso seja renovado por período letivo, o sistema exibirá o documento uma vez para cada período letivo e apresentará o período no qual o documento pertence, na coluna Período.

• Coluna Dt. Entrega: apresentará dia e hora em que o documento foi considerado como entregue, ou seja, no qual o usuário marcou no check box (coluna Doc) como entregue.

• Os documentos que não forem marcados como entregues ficarão como pendentes e o sistema listará todos os documentos pendentes de cada aluno no relatório de Documentos Pendentes. Este relatório pode ser visualizado em: Registro Acadêmico | Outros Relatórios | Relação de Alunos | Documentos pendentes.

Documentos digitalizados

• Nesta aba , o usuário poderá acessar, de forma rápida, os documento(s) digitalizado(s), assim como, vinculá-lo(s), abri-lo(s) ou excluí-lo(s).

Vincular Documentos

Para que serve?

• O botão Vincular Documentos permite ao usuário gravar imagens capturadas através de um Scanner conectado ao computador ou carregar imagens salvas.

• O usuário poderá digitalizar o documento localmente através da aba Local e/ou na nuvem na aba Cloud.

Para digitalizar documentos proceda da seguinte forma:

Local

• 1) Clique no botão Vincular Documentos em: Matrícula | Documentos Digitalizados | aba Local | Vincular Documentos.

• O botão Vincular Documentos permite ao usuário gravar imagens capturadas através de um Scanner conectado no computador ou carregar imagens salvas.

Observação: Os tipos de documentos aceitos são: Imagens (bitmap, jpeg, outras imagens e PDF).

• Ao abrir a tela para vincular documentos, selecione e/ou preencha:

• Categoria : tipo do documento a ser vinculado ou tipo de forma de captura do documento: Scanner, foto, etc. Selecione na seta ao lado do botão + para inserir.

• Caso não possua o cadastro da categoria de documentos, clique no botão + ao lado da categoria para registro.

• Descrição: definição do documento. Coloque o nome que este documento será exibido no sistema, por exemplo: certidão de nascimento, CPF, RG, comprovante de endereço, entre outras definições.

• O usuário deverá clicar no ícone da lupa ao lado do campo para pesquisar e selecionar descrição associada à categoria.

• O sistema somente exibirá os documentos vinculados ao curso/período letivo no qual o aluno se encontra. Assim evita-se que documentos não pertinentes ao curso do aluno sejam exibidos.

Importante:

• Caso o aluno, no momento da digitalização dos documentos, não esteja ainda vinculado a um curso na tela de matrícula, ele não conseguirá acessar a aba de digitalização. Apresentará a seguinte mensagem:

Importante:

• Ao clicar no botão Vincular Documentos, no campo Categoria, por padrão, já existe a categoria UPLOAD, no qual será utilizada pelo portal WebGiz, quando um aluno e/ou responsável efetuar um envio de documento.

Acesse a página para ver como enviar documentos através do portal WebGiz.

• Para anexar o documento digitalizado, o sistema oferece duas formas para seleção das imagens:

• Importar: permite escanear e importar a imagem diretamente do Scanner.

• Carregar arquivo: permite abrir localmente onde as imagens estão salvas e carregar arquivo para associação no sistema.

Importar arquivo

• Clique no botão Importar, será exibida uma tela mostrando os drivers conectados naquela máquina.

• Escolha o driver do scanner desejado, que o sistema abrirá a tela de digitalização do mesmo.

Carregar arquivo

• Ao clicar no botão Carregar arquivo, será exibida uma tela para seleção das imagens salvas.

• Observação: tamanho máximo do arquivo é até 500kb.

• Ao carregar o documento, o sistema apresentará a prévia da digitalização. Clique no botão Confirmar para realizar o vínculo do documento.

• Caso o documento selecionado ultrapasse o tamanho máximo de 500 Kb o sistema emitirá o seguinte alerta:

• Após confirmar , o sistema exibirá mensagem perguntando se o usuário deseja salvar o arquivo na nuvem, ou seja, no cloud da AIX Sistemas.

• Caso o usuário clique em sim, será criada uma cópia do documento salvo no cloud da AIX Sistemas.

• Logo, o sistema irá a categoria selecionada e o documento digitalizado.

Aba Local

Cópia aba Cloud

Cloud

• Além de apresentar os documentos anexados via pré-matrícula no módulo Processo Seletivo, nesta aba também serão apresentados todos os documentos nos quais o usuário ao digitalizar localmente confirmou para salvar cópia para nuvem, ou seja, no cloud da AIX Sistemas.

Importante:

• Caso o usuário deseja digitalizar o documento diretamente na nuvem ou seja, no cloud da AIX Sistemas, poderá acessar Matrícula | Documentos Digitalizados | sub aba Cloud e clicar no botão Vincular Documentos. Logo, realizar o processo de Importar ou Carregar Arquivo conforme vimos o processo acima na aba Local.

• Para abrir o documento na sub aba Cloud para edição, impressão clique no botão .

• Ao clicar no botão Download, o sistema baixará o documento, anexado pelo candidato durante a pré-matrícula no processo seletivo, para salvar ou realizar impressão.

Abrir Documento

• Caso deseje abrir em programa específico para edição/impressão a imagem digitalizada, selecione a mesma e clique no botão .

• Observação:este botão é apresentado somente na sub aba Local .

Excluir documento

Sub aba Local e Cloud

• Caso deseje excluir o documento digitalizado, clique no botão e o sistema irá apagar a imagem selecionada.

Disciplinas/Turmas

Nesta aba são definidas as disciplinas/turmas do curso para o aluno que está sendo enturmado.

• O sistema permite enturmar o aluno em quatro tipos de enturmação. São elas:

• Normal: Quando o aluno é enturmado em situação regular ou normal na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para os alunos que não possuem pendências de disciplinas.

• Dependência: Quando o aluno é enturmado em situação de dependência na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para os alunos que devem disciplinas.

• Multi-Curso: Quando o aluno é matriculado em disciplinas de outros cursos.

• Adaptação: Quando o aluno é matriculado em situação de adaptação nas disciplinas selecionadas. Este tipo de enturmação são para os alunos que precisam fazer disciplinas para se adaptar ao curso.

Multi-Série: São turmas formadas por disciplinas de várias Séries/Períodos diferentes.

• O filtro Forma de Visualização permite ao usuário utilizar três critérios de enturmação de disciplinas:

• Período | Disciplina | Turmas: Esta opção será ideal para matrícula por disciplina, ou seja, quando o aluno cursar diversas disciplinas em diversas turmas diferentes.

• Selecionando esta opção, ao expandir a árvore de visualização, o sistema mostrará em quais turmas as disciplinas do curso são oferecidas, inclusive as disciplinas optativas/eletivas.

• Para a realização da enturmação deverá ser selecionada a turma em que o aluno cursará a disciplina.

• Use o botão direito do mouse ou duplo clique para inserir as disciplinas.

Exemplo:

• Se o aluno fizer cinco disciplinas, cada uma em turma distinta, serão necessárias cinco pesquisas na árvore de visualização para a enturmação de cada uma.

• Período | Turmas | Disciplinas: Esta opção é ideal para a situação onde todas as disciplinas cursadas pelo aluno são de uma mesma turma.

• Selecionando esta opção, ao expandir a árvore de visualização, o sistema apresentará as turmas e o conjunto de disciplinas pertencente a cada turma.

• Para inserir as disciplinas, o usuário deverá expandir a árvore de visualização e clicar com o botão direito do mouse ou duplo clique em cima da turma.

Importante:

• Caso o sistema esteja configurado para o controle de vagas por disciplina (cadastro de curso e definição de quantidade de vagas na disciplina - tela Disciplinas por professor), ao enturmar o aluno em uma disciplina que não possui vagas, o sistema irá emitir mensagem informando que não há vagas disponíveis para a disciplina e irá questionar se deseja adicionar a disciplina mediante senha do Supervisor Acadêmico (caso a instituição tenha Supervisor Acadêmico registrado) .

• Caso possua supervisor acadêmico cadastrado, o sistema irá exigir a validação para prosseguir com a enturmação da disciplina.

• Turmas | Disciplinas: Esta opção é ideal para as instituições que ofertam disciplinas por Série/Período/Ano de forma diferente da Matriz Curricular. Neste filtro, a visão será por oferta de disciplina e não pela Matriz curricular.

• Para inserir as disciplinas, o usuário deverá expandir a árvore de visualização e clicar com o botão direito do mouse ou duplo clique em cima da turma.

• Quando a instituição utilizar a opção de oferta/turma - Disciplinas por Professor, na tela de matrícula na opção forma de visualização Turmas | Disciplinas, aparecerão as disciplinas que estão sendo ofertadas em outras turmas.

Observação:

• Após a definição enturmação dos alunos, caso tenha sido definido os horários de aulas do professor no cadastro de Disciplinas por Professor, o sistema montará o quadro de horários do aluno, fazendo a consistência de choques de horários.

:: Dica:

A data da enturmação é a igual à data do servidor de banco de dados. Esta data pode ser alterada, porém não pode ser menor que a data de matrícula informada na aba Enturmações.

Enturmações

• Caso o parâmetro Permite enturmação simplificada para cursos com grade estiver marcado no cadastro de Parâmetros, o sistema habilitará nesta aba uma opção de enturmação dos alunos de uma forma ainda mais simplificada.

• A enturmação por esta opção consiste apenas em selecionar a turma através do botão de pesquisa da turma, observando o tipo de enturmação selecionada (Normal, Dependência ou Adaptação) e desde que o curso tenha sido informado na aba Cursos. Porém, essa enturmação não inclui para o aluno as disciplinas da turma, que deve ser realizada na aba de Disciplinas/Turmas.

• Caso o parâmetro Permite enturmação simplificada para cursos com grade não estiver marcado, não será possível fazer nenhum tipo de enturmação.

• A tela de exibição será igual a do exemplo abaixo.

:: Dicas:

• 1) As informações do gride que se encontram na cor branca (Nº de Classe e Data de Matrícula) podem ser editadas diretamente pelo gride. Se a Data de Matrícula for alterada a Data de Enturmação da aba Disciplinas/Turmas também será alterada.

• 2) Os campos Usuário e Data do Registro, informam qual o usuário realizou o registro.

Atenção:

• Ao matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matriculados, o sistema solicitará a permissão do Supervisor Acadêmico.

• Outra situação na enturmação em que a senha do supervisor é solicitada é:

• Quando o parâmetro Impedir mais de uma enturmação de aluno com situação normal/regular no curso estiver marcado, pois, o sistema averigua a situação do aluno e somente permite uma outra enturmação normal/regular através da autorização da supervisão.

Veja em: Parâmetro | Acadêmico |  Matrícula | Impedir mais de uma enturmação de aluno com situação normal/regular no curso

Histórico do Aluno

• Na sub aba de Histórico do aluno, o sistema exibe um histórico resumido das disciplinas cursadas pelo aluno. As disciplinas cursadas aparecem apenas com suas abreviaturas. Para verificar todo o nome da disciplina passe o mouse sobre a abreviatura e um texto com o nome completo da disciplina aparece na tela.

• A situação de cada disciplina pode ser identificada através da legenda localizada na parte inferior da tela.

Aba Dados Financeiros

• Conforme a configuração e permissão concedida pelo usuário do financeiro no cadastro de parâmetro do Giz Recebimentos, o usuário da secretaria pode definir no ato da matrícula os dados de descontos, taxas extras, dia de vencimento diferenciado e até mesmo gerar os débitos dos alunos.

Informações Financeiras

• No primeiro campo da tela informe a o Dia de vencimento ideal para para geração dos débitos ao aluno.

• Logo preencha as informações financeiras referentes ao aluno conforme o perfil de cada um e negociação com o mesmo:

• Caso o conceda desconto especial para o aluno poderá preencher o item Desconto Especial:, ou seja, o percentual de desconto especial que será aplicado.

• Ao preencher o campo acima, o sistema irá inserir a coluna Desconto especial % automaticamente.

• Caso o curso do aluno seja vinculado a um plano de pagamento, o sistema apresentará o filtro Plano de pagamento para seleção do plano.

• Caso a instituição trabalhe com índices monetários para correção das mensalidades, poderá selecionar o parâmetro Usa índice financeiro para corrigir mensalidade. Este é um mecanismo para coletar e gerar informações financeiras sobre determinada situação.

• Ao marcar esta opção, o sistema irá apresentar o campo Índice Financeiro para seleção do índice a ser utilizado na correção.

• Além disso, habilitará também o campo Valor base, ou seja, valor a ser usado como base de cálculo do Índice Financeiro.

Observação:

• Os campos Índice Financeiro e Valor base são de preenchimento obrigatório.

• Quando o aluno se encontrar devidamente matriculado no período letivo, é possível definir um desconto para este aluno.

• Neste campo podem ser informados os dados de descontos dos alunos.

• Clique no botão "+" do navegador de descontos e informe o tipo de desconto concedido ao aluno:

• Código do desconto: seleção do desconto concedido.

• Responsável: responsável pela concessão do desconto.

• Desconto(%): caso o desconto selecionado for cadastrado para permitir cálculo em percentual, o sistema habilitará este campo para preenchimento do percentual a ser concedido.

• Desconto (Vr): caso o desconto selecionado for cadastrado para permitir cálculo em valor, o sistema habilitará este campo para preenchimento do valor de desconto a ser concedido.

• Os campos de Data de validade inicial e Data de validade final definem a faixa de data em que os descontos serão concedidos nos débitos gerados.

• Clique no botão Ok para gravar.

Importante:

• Caso deseja excluir o desconto concedido e a senha do Supervisor Financeiro estiver cadastrada no Módulo Básico, menu Segurança | Usuários, somente com a senha do mesmo é possível realizar a exclusão do desconto cadastrado.

Dica:

• Para melhores detalhes leia a parte do manual do sistema Giz Recebimentos que trata da definição de dados financeiros dos alunos.

Taxas Extras

• As taxas extras importadas e associadas aos cursos através do cadastro de Cursos são exibidas nesta tela.

• As taxas marcadas como Obrigatória no cadastro de cursos são automaticamente exibidas como obrigatórias nesta tela. Estas não podem ser desmarcadas pelo usuário.

• As taxas somente são vinculadas aos alunos quando os check boxes estiverem marcados.

Débitos

Padrão

• No ato da matrícula de um aluno, após a enturmação na aba de Dados Financeiros, é possível gerar para o aluno que está sendo matriculado todos os débitos de mensalidades do ano ou semestre.

• Para isto, basta informar o mês de referência da primeira mensalidade, as datas de vencimento e tolerância, o valor da parcela e a quantidade de parcelas a serem geradas e clicar sobre o botão Gerar Débitos.

• O botão Gerar Débitos somente estará habilitado caso o aluno ainda não tenha nenhum débito gerado.

Importante:

• Não considerar desconto cadastrado para o aluno: com este parâmetro marcado o sistema desconsidera um desconto específico ao gerar os débitos e habilita o campo desconto, onde o mesmo deve ser selecionado. Clique sobre o botão Gerar Débitos.

• Caso deseja considerar somente débitos a partir da data da matrícula , selecione o parâmetro: Não considerar vencimentos anteriores a data da matrícula.

• Não considerar dia de vencimento diferenciado:ao marcar este parâmetro o sistema irá considerar para vencimento a data registrada nesta aba de débitos e não o dia de vencimento registrado na aba informações financeiras.

• Exemplo: vencimento na aba informações financeiras está dia 05. E na aba débitos dia 23/02. Ao marcar este parâmetro irá gerar parcela com dia de vencimento 23.

• Caso não habilite o parâmetro, o sistema irá considerar a data da aba informações financeiras.

• No filtro Tolerância p/vencimento diferenciado poderá definir como o sistema irá se portar em relação à tolerância ao aplicar desconto(s) ou multa(s)/juro(s) quando o vencimento é diferenciado. Poderá selecionar uma das duas opções:

• Parâmetro Igual a vencimento: matrícula não consta preenchido o dia de vencimento, na aba Dados Financeiros, por exemplo. Já na geração de débitos "Padrão", a data de vencimento é 01/02/2019 o primeiro lançamento. Ao marcar este parâmetro, o sistema irá lançar os vencimentos seguindo o vencimento padrão e considerará a tolerância igual ao vencimento.

• Caso o dia de vencimento esteja preenchido na aba Dados Financeiros da matrícula, exemplo dia 20. E no cadastro do débito padrão a data vencimento com dia 01, o sistema irá considerar a data de vencimento da matrícula e considerar esta data como tolerância.

• Parâmetro Mesmo prazo: Irá considerar o prazo de tolerância inserido no cadastro dos débitos padrão e parâmetro sobre tolerância.

• Caso seja informado também o campo taxa extra antes de clicar sobre o botão Gerar Débitos, os débitos gerados serão para a taxa extra. Caso não informe, serão gerados débitos de mensalidades.

• Antes de gerar os débitos, preencha o(s) campo(s) Valor e parcelas para geração da(s) parcela(s).

• No campo Responsável dos débitos, o sistema preenche automaticamente com o responsável financeiro cadastrado na sub aba Responsável na tela de matrícula. Porém, caso necessite, poderá filtrar e selecionar responsável distinto.

Observação:

• Após gerar o(s) débito(s) na aba Padrão ou Plano de Pagamento o(s) mesmo(s) se encontrará(ão) em aberto no módulo Giz Recebimentos.

• Nota: Quando a instituição utilizar o plano de pagamento por anuidade/semestralidade, esta aba será liberada para possibilitar a geração de taxas extras.

• As parcelas geradas nesta opção sempre terão como padrão o mesmo dia de vencimento e tolerância das datas informadas para estes campos na primeira parcela, alternando somente o mês da parcela.

Lembrando que a data de vencimento e tolerância seguirão os parâmetros habilitados na tela de geração de débito e o que foi cadastrado nas informações financeiras.

• Exemplo:

• Observe que o vencimento de todas as parcelas é no dia 10. Após a geração dos débitos, todas as parcelas estão vencendo no dia 10 de cada mês de referência e com desconto de 15% conforme cadastrado na aba Informações Financeiras.

Plano de Pagamentos

• Esta opção de pagamento também pode ser definida no ato da matrícula, através da tela Informações Financeiras, da tela de Matrícula do Giz Registro Acadêmico, em Dados Financeiros | Informações Financeiras | Plano de Pagamentos.

• Para vincular um Plano de Pagamentos ao aluno, na tela Informações Financeiras | Plano de Pagamentos escolha o plano existente para o curso matriculado.

• Ao acessar a aba Débitos, o sistema irá apresentar automaticamente o Plano de Pagamento que já foi associado ao curso/turma do aluno. Basta clicar em Gerar débitos. Assim, as parcelas serão geradas de acordo com Curso que está sendo enturmado e o Cadastro de Plano de Pagamento no módulo Giz Recebimentos.

• O botão Gerar Débitos somente estará habilitado caso o aluno ainda não tenha débito(s) do plano de pagamento gerado(s).

Importante:

A opção Plano de Pagamentos somente é exibida para ser utilizada na tela de Matrícula | Informações Financeiras, se o curso que o aluno está sendo enturmado, tiver um Plano de Pagamento vinculado a este, na tela Cursos do Giz Recebimentos.

• Caso deseja considerar somente débitos a partir da data da matrícula , selecione o parâmetro: Não considerar vencimentos anteriores a data da matrícula.

• Não considerar dia de vencimento diferenciado: ao marcar este parâmetro o sistema irá considerar para vencimento a data registrada nesta aba de débitos ou seja data do plano de pagamento e não o dia de vencimento registrado na aba informações financeiras da matrícula.

• Exemplo: vencimento na aba informações financeiras está dia 05. E na aba débitos dia 23/02. Ao marcar este parâmetro irá gerar parcela com dia de vencimento 23.

• Caso não habilite o parâmetro, o sistema irá considerar a data da aba informações financeiras.

• No filtro Tolerância p/vencimento diferenciado poderá definir como o sistema irá se portar em relação à tolerância ao aplicar desconto(s) ou multa(s)/juro(s) quando o vencimento é diferenciado. Poderá selecionar uma das duas opções:

• Parâmetro Igual a vencimento: matrícula não consta preenchido o dia de vencimento, na aba Dados Financeiros, por exemplo. Já no cadastro do Plano de Pagamento, a data de vencimento é 01/02/2019 o primeiro lançamento. Ao marcar este parâmetro, o sistema irá lançar os vencimentos seguindo o vencimento do plano e considerará a tolerância igual ao vencimento.

• Caso o dia de vencimento esteja preenchido na aba Dados Financeiros da matrícula, exemplo dia 20. E no cadastro do Plano de pagamento a da vencimento com dia 01, o sistema irá considerar a data de vencimento da matrícula e considerar esta data como tolerância.

• Parâmetro Mesmo prazo: Irá considerar o prazo de tolerância inserido no cadastro do Plano de pagamento e parâmetro sobre tolerância.

• No campo Responsável dos débitos, o sistema preenche automaticamente com o responsável financeiro cadastrado na aba Pais/Responsáveis na tela de matrícula. Porém, caso necessite, poderá filtrar e selecionar responsável distinto.

• Após gerar estes débitos para os alunos, através da aba Débitos em Dados Financeiros, os mesmos se encontrarão abertos no módulo Giz Recebimentos para serem controlados pelo setor financeiro da instituição.

Geração de Débitos - Crédito e Carga Horária

• Esta opção de pagamento também pode ser definida no ato da matrícula, através da tela de Matrícula do Giz Registro Acadêmico, em Dados Financeiros | Geração de Débitos - Crédito e Carga Horária.

Como vincular Geração de Débitos - Crédito e Carga Horária

• 1) Para vincular esta opção a acesse Dados Financeiros | Geração de Débitos - Crédito e Carga Horária e escolha o Tipo de Geração de Débito:

• Somente uma parcela;

ou

• Todas as Parcelas.

• 2) Defina as Datas: Mês Parcela/Vencimento/Desconto;

• 3) Defina os filtros que desejar:

• Não considerar disciplinas com situação de matrícula pendente;

e/ou

• Não gerar taxas cadastradas para o aluno.

• 4) Clique em Gerar débitos para que os mesmos sejam gerados;

Histórico de modificação

• Nesta aba são registradas todas as alterações efetuadas pelos usuários no sistema. Nesta tela é exibido o tipo de alteração, a data da ação, a chave primária, e o módulo onde ocorreu a alteração. As alterações são exibidas por abas, onde ocorreram as alterações.

• Os campos de registros de modificações são:

• Aluno

• Cursos

• Enturmações

• Disciplinas/Notas

• Avaliações

• Responsáveis

• Débitos

• Descontos do Aluno

• Outros

• Os campos de informações são:

• Usuário: Usuário responsável pela modificação.

• Tipo de Ação: Qual foi o tipo de modificação (Inclusão, Remoção, Exclusão, etc).

• Data da Ação: Qual foi a data da modificação.

• Chave Primária: Mostra quais são as chaves primárias da tabela.

• Módulo: Em qual módulo do Sistema GIZ a modificação foi feita.

• Quando é feita alguma alteração no sistema é exibido em um quadro os Valores anteriores e os Valores atuais, para que se saiba qual alteração foi realizada.

• Quando é feita uma inserção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Atuais, os valores incluídos no sistema.

• Quando é feita uma remoção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Anteriores, os valores excluídos do sistema.

Observação:

As modificações feitas no WebGiz também são gravadas, porém, só aparece aquelas modificações que tem alguma relação com algum número de matricula.

• Após realizar as matrículas, utilize o GERADOR DE SENHA para gerar senhas para alunos novatos acessarem o WebGiz:

• Gerador de senha

Campos personalizados

• Nesta aba são exibidos os campos personalizados, que foram criados no sistema para complementar as informações referentes ao aluno no sistema. Os Campos Personalizados são criados no módulo Registro Acadêmicos|Cadastros|Campos Personalizados.

• Campo Grupo: tem o objetivo organizar as perguntas personalizadas por grupos e esses devem estar previamente cadastrados no Cadastro de Domínios.

• Os dados dos campos personalizados podem ser utilizados posteriormente para compor o relatório de Ficha de Matrícula do aluno, relatório Campos Personalizados ou para confeccionar as carteirinhas estudantis.

Matrículas e Renovações de Matrículas

Geral

• Existem duas formas de se fazer matriculas no Giz:

• Para os alunos novatos, aqueles que estão ingressando pela primeira vez na instituição ou pela primeira vez no sistema.

• Para alunos ditos veteranos, ou seja, para renovação de matriculas.

Equivalência de disciplinas

• Antes de incluir Disciplinas/Turma para o aluno, o sistema verifica no cadastro de Parâmetros a opção Utiliza equivalência de disciplinas na matrícula.

• Com o parâmetro marcado, as disciplinas que possuírem equivalências vão aparecer informando o sua grade, curso e habilitação.

• A letra (E) aparece antes do código da disciplina.

• As disciplinas equivalentes só podem ser visualizadas na forma Período|Disciplina|Turma.

• No exemplo abaixo o sistema exibe a disciplina com código 30005 como equivalente a disciplina 30009.

• Para matricular o aluno na disciplina equivalente, basta clicar duas vezes sobre a disciplina ou clicar com o botão direito do mouse.

• Após vincular as disciplinas/turma do aluno, o sistema exibe o total de créditos e carga horária das disciplinas a cursar no período.

Matrículas em disciplinas de outros cursos

• Este recurso está disponível em matrícula na aba Disciplinas/Turmas, opção Multi-curso.

• A Matrícula multi-curso é um recurso do Giz Registro Acadêmico que permite matricular o aluno em disciplinas de outros cursos, sem necessariamente matricular o aluno em um curso diferente do qual ele está cursando na instituição.

• É um recurso que pode ser muito útil para fazer o aproveitamento das vagas ofertadas em disciplinas que sejam comuns entre um ou mais cursos, eliminando a necessidade de montar ofertas de turmas/disciplinas separadas por curso.

• A matrícula em disciplinas de outros cursos pode ser realizada com as situações regulares (normal), dependência, especial ou adaptação.

• Para matricular o aluno na disciplina é necessário que existam turmas cadastradas no Cadastro de turmas com o parâmetro Multi-curso habilitado.

• Quando for utilizada esta opção de matrícula, os relatórios que envolvem disciplinas matriculadas, como por exemplo, boletins e ficha do aluno devem ser emitidos marcando a opção de quebra de página Aluno e curso. Assim, o sistema agrupa no mesmo documento todas as disciplinas do aluno, seja qual for a turma ou o curso da disciplina.

• O sistema permite enturmar o aluno em multi-curso em quatro tipos de enturmação. São elas:

• Normal: Quando o aluno é enturmado em situação regular ou normal na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para alunos que não existem pendências de disciplinas.

• Dependência: Quando o aluno é enturmado em situação de dependência na turma/disciplina selecionada. Este tipo de enturmação são para alunos que devem disciplinas.

• Especial: Quando o aluno é matriculado em disciplinas isoladas de outros cursos. Esse tipo de enturmação são para alunos que matriculam-se apenas em algumas disciplinas de cursos especificos, que não necessariamente estão matriculados no curso destas disciplinas.

• Adaptação: Quando o aluno é matriculado em situação de adaptação nas disciplinas selecionadas. Este tipo de enturmação são para alunos que precisam fazer disciplinas de adaptação ao curso.

• O usuário após ter feito o filtro do aluno e definido o tipo de enturmação, o sistema permite selecionar cada disciplina de uma só vez. Para isso é preciso pressionar a tecla CTRL do teclado e clicar com o mouse nas disciplinas.

Matriculas de Novatos

• Quando se tratar de matrículas de alunos pela primeira vez no sistema, preencha os dados das abas Aluno, Matrícula e Dados financeiros.

• A matrícula do aluno novato no sistema Giz, exige a realização de praticamente todos os passos vistos até o momento. Estes passos se iniciam inserindo os dados cadastrais dos alunos pela página principal Aluno. Esta aba contém 4 sub-abas onde se realizam os cadastros de identificação do aluno (nome, estado civil, sexo, data de nascimento, documentos, etc), de seu endereço, filiação e responsável financeiro.

• Concluída a entrada dos dados de identificação do aluno pela página Matrícula, o mesmo deve ser associado ao curso ao qual está ingressando e em seguida incluir as disciplinas a cursar. Na sub-aba Documentos Entregues da página principal da Matrícula, deve-se verificar e confirmar os documentos entregues pelo aluno, deixando desmarcado eventuais documentos que ficarem pendentes.

• A entrada dos dados financeiros do aluno pela tela de Matrícula é realizada apenas se a concessão para tal ação tiver sido dada através do cadastro de parâmetros do Módulo Giz Recebimentos

Renovações de Matriculas

Atenção::

Esta forma de renovação de Matrícula é usada quando a instituição NÃO usa o recurso de Promoção automática disponível no Sistema Giz.

• Quando se tratar de uma renovação de matrícula do aluno na instituição, e principalmente no sistema, ou seja, se o aluno já estiver sido cadastrado alguma vez no sistema, o procedimento se fará da seguinte forma:

• O usuário deve selecionar o aluno através do arquivo morto, já que este já se encontra no banco de dados do sistema.

• Acesse à tela de matrícula.

• Clique no botão Novo. Selecione o dados do aluno através do arquivo morto, já que o aluno se encontra no banco de dados do sistema.

• Para selecionar os dados do arquivo morto: clique no botão lupa após campo Nome na aba "Aluno" para pesquisar o aluno ou ex-aluno.

• Conforme tela abaixo, usuário poderá selecionar a origem da fonte para buscar os dados no Arquivo morto, Interessados, Processo Seletivo (parâmetro habilitado quando a instituição adquiriu o módulo "Processo Seletivo") ou Sistema Legado (esta opção será habilitada somente para clientes que trabalham com sistema Legado e que esteja integrado/parametrizado no Giz).

• O campo Nome selecionado é somente leitura e será preenchido automaticamente após a seleção do aluno no botão Pesquisar.

• Caso o usuário deixe marcada a opção Não considera na pesquisa alunos já matriculados, o sistema irá considerar e exibir para pesquisa, apenas os alunos que estão no Arquivo morto e que não estão no período atual. Ou seja, sem apresentar os alunos matriculados no período letivo atual para seleção.

• Ao clicar no botão OK, o sistema preencherá as informações do aluno/ex-aluno selecionado para renovação da matrícula.

Atenção:

• Ao matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matriculados, o sistema irá solicitar a permissão do Supervisor Acadêmico.

• Logo após a execução destes passos, a renovação terá continuação nas abas de Aluno, curso, etc.

• O(a) secretario(a) acadêmico(a) precisa conferir os dados cadastrados e fazer as devidas alterações se necessário. Na aba Disciplinas/Turmas associar manualmente a próxima turma do aluno conforme as explicações nesta mesma aba ou na aba Enturmações, caso use enturmação simplificada.

Impressões pela Tela de Matricula

• Após a matrícula dos alunos é possível efetuar a impressão de alguns documentos, para isso, clique no botão Imprimir e visualize as opções:

Impressão de Ficha de matricula

• Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do Comprovante ou Requerimento da mesma. Para isto, é necessário somente que um modelo de Ficha de Matrícula tenha sido previamente criado ou personalizado.

• Para a impressão do Requerimento ou Comprovante de matrícula clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema Giz já possui um modelo padrão de ficha de matrícula. Este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão LAYOUT (canto inferior direito da tela de impressão).

• Após a abertura da tela de impressão, deve-se escolher para impressão o tipo Ficha de Matrícula que pode ser os modelos padrões do sistema (Para arquivar e para preencher) ou o modelo personalizado. Sendo a opção personalizada, o modelo deve ser selecionado no botão de pesquisa de layout (canto inferior esquerdo da tela).

• Ao marcar a opção Somente disciplinas da turma o relatório exibirá apenas as disciplinas da turma preenchida no filtro. Este parâmetro é muito utilizado em casos nos quais existem alunos matriculados em várias turmas com situações diferentes (dependência, transferência e outros).

Atenção:

Ao matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matriculados, o sistema solicitará a permissão do Supervisor Acadêmico.

Impressão do Contrato de Prestação de Serviços

• Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do Contrato para isto é necessário somente que um modelo de Contrato tenha sido previamente criado ou personalizado.

• Para a impressão do contrato clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema ERP-AIX já possui um modelo padrão de contrato, este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão LAYOUT (canto superior direito da tela de impressão).

• Caso o usuário deseja realizar a impressão de todas as informações referentes à unidade, será necessário utilizar o pipline pipDadosUnidades_completo dentro da personalização do layout de impressão.

Importante:

• O processo de personalizar o contrato depende de conhecimentos do gerador de relatórios Report Builder. Caso tenha alguma dúvida em relação à personalização dos layouts, poderá entrar em contato com o suporte da AIX Sistemas para auxílio.

• Depois de escolher a opção, basta fazer os filtros para qual aluno(s) deseja imprimir o documento.

• Somente disciplinas da turma: Marcando este parâmetro é possível visualizar as disciplinas agrupadas e disciplinas somente por turma selecionada separadamente.

• Exemplo de contrato utilizando o pipDadosUnidades_completo para informações referentes à unidade.

Impressão de Nota Promissória

Impressão de Carteirinha

Impressão de Boleta

Impressão de Boleta por Responsável

Impressão do Recibo de Pagamento

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