WebGiz Matrícula On-line - Novatos

Para que serve?

O WebGiz Matrícula Online é um módulo web da AIX Sistemas, no qual é um dos complementos do Portal WebGiz, que oferece aos usuários agilidade e comodidade na realização da matrícula na instituição de ensino através da internet, assim como, a impressão de documentos: Contrato da Prestação de Serviços, Comprovante de Matrícula, entre outros.

Como fazer?

O processo de configuração para utilização do Matrícula e Rematrícula Online (Educação Básica) se inicia com os processos de Abertura de Novo Período Letivo e Promoção Automática no sistema Giz.

Novo Período Letivo

1) Criando o Novo Período Letivo:

• Acesse o Sistema Giz, módulo Giz Básico, menu Utilitários >> Banco de Dados >> Períodos Letivos.

• Para criar um novo período letivo:

1. Clique no botão "Novo";

2. Preencha o campo "Período Letivo";

3. Informe qual é o Período Letivo Anterior;

4. Informe as datas Iniciais e Finais do Período;

• Para a rematrícula, é necessário que sejam marcadas as seguintes opções:

- Em Período letivo: *Visível ao usuário e *Disponível para interessados

- Em Parâmetros Web: *Visível ao usuário

2) Abertura do Novo Período Letivo:

• Após ter criado o novo período letivo, acesse o módulo Giz Básico, menu Utilitários >> Período Letivo >> Abertura de Novo Período Letivo.

• No processo de abertura de novo período letivo, o sistema irá copiar os parâmetros e informações cadastradas no período letivo atual para o novo período letivo;

• É recomendado que pelo menos os parâmetros Acadêmicos e Financeiros do sistema sejam copiados;

• Não é obrigatório copiar as informações vinculadas às turmas, somente se a instituição achar necessário;

• É necessário somente copiar as turmas na qual serão levadas em consideração na promoção automática que iremos realizar a seguir.

• Informe o novo Período Letivo, lembrando que este procedimento deve ser realizado acessando o período letivo atual, no qual as informações serão copiadas para o novo período letivo que está sendo criado.

• Após concluir esse processo, é preciso realizar a Promoção Automática.

Promoção Automática

• Acesse o módulo Giz Básico, menu Utilitários >> Período Letivo >> Promoção Automática.

• Na promoção automática, não há nenhuma particularidade em relação ao processo. Os parâmetros em tela devem ser marcados de acordo com as regras da instituição.

• Porém, deve-se atentar a um detalhe: a opção “Haverá integração com interessados” destacada na parte inferior a direita, tem que constar na tela. Caso não esteja aparecendo, verifique as licenças de uso do módulo com o setor de suporte técnico.

• Realizados os processos de "Abertura do novo período letivo" e "Promoção Automática", é preciso acessar o novo período letivo e efetuar algumas configurações nos parâmetros para auxiliar no processo de matrícula.

Parâmetros do Sistema

1) Matrícula

• Para realizar a configuração dos parâmetros, altere o período letivo no rodapé do sistema no canto esquerdo e selecione o novo período letivo;

• Acesse o módulo Giz Básico, menu Cadastros >> Parâmetros;

• Em Parâmetros, menu Acadêmico >> Matrícula, é preciso realizar as configurações referentes as validações de Pendências: Acadêmicas, Financeiras e da Biblioteca.

• No quadro de Pendências, deve-se marcar quais impedimentos o sistema deverá levar em consideração no processo da rematrícula online. Lembrando que esta configuração deve ser realizada de acordo com as regras da instituição.

2) Matrícula Online

• Acesse a opção Acadêmico >> Matrícula >> Matrícula Online;

• Neste parâmetro, será definido o prazo de validade do Hash de confirmação, que será usado no processo de assinatura do contrato e dos textos do “Disclaimer Matrícula” e “Informativo Matrícula” que serão exibidos para os responsáveis financeiros no começo do processo de rematrícula.

• Para definir o prazo de validade do Hash, pode ser utilizado o “Dias para data validação do hash” no qual deve-se informar quantos dias o Hash terá de validade, a partir do dia em que ele for gerado.

Ex.: Caso seja definido 1 dia, e o Hash for gerado hoje, o responsável poderá efetuar o processo de rematrícula com o Hash gerado somente num prazo máximo de 1 dia. Lembrando que, para o processo de Rematrícula Online, serão considerados dias corridos e não dias úteis.

• Para definir o prazo como “Data de validade do hash” ao contrário do processo anterior, a instituição define uma data fixa para definir a validade do hash. Neste caso, todos os responsáveis financeiros terão o mesmo prazo para concluir o processo de rematrícula.

Ex.: Caso seja informada uma data “10/10/2020” os responsáveis só conseguirão realizar o processo de rematrícula com o Hash gerado até o dia “10/10/2020”. Após esta data, o sistema informará ao responsável que a validade o Hash não está mais disponível, sendo assim, deverá procurar a instituição de ensino, que deverá gerar um novo Hash com uma nova data válida.

• No campo Disclaimer matrícula é recomendado que seja inserido um texto com orientações voltadas à Lei LGPD, informando sobre a confidencialidade dos dados para o processo de matricula online.

• No campo Informativo matrícula recomenda-se colocar um texto explicativo com orientações para o responsável financeiro, de que está ciente ao realizar o processo de rematrícula, etc.

Gerando Hash para os interessados

• Acesse o módulo Giz Básico, menu Cadastros >> Interessados >> Aba Cursos de Interesse;

• Gerar o Hash, para que o processo de rematrícula seja liberado para os responsáveis realizarem o acesso pelo Webgiz.

• Ao clicar no ícone que fica ao lado do campo “Validade do hash”, o sistema apresentará uma tela perguntando se deseja gerar o hash somente para o interessado selecionado ou se deseja gerar o hash para todos os interessados que estejam com o hash vazio. É recomendado que clique em “Não”.

Requisitos para uso do Matrícula Online - Novatos - Escola

• Após realizar o processo de Promoção Automática, definição de Parâmetros do Sistema e Geração do Hash, o responsável financeiro do aluno terá acesso ao sistema para iniciar o processo de matrícula.

• Ao acessar o Webgiz, o responsável financeiro deverá selecionar a opção Matrícula On-line, que fica na menu à esquerda, onde consta o nome do aluno, seguido do ano letivo.

‎

• Caso o nome do aluno não esteja aparecendo para o responsável, significa que este responsável não está definido como responsável financeiro do aluno. Para resolver este problema, acesse o módulo Giz Básico >> Cadastros >> Interessados, pesquise o aluno, e, na aba de Responsáveis, defina o responsável como Responsável Financeiro.

• Se o erro persistir, poderá estar relacionado ao período letivo:

1) O aluno precisa ter registro na aba de curso de interesse do Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Interessados para o período letivo novo;

2) No Módulo Giz Básico >> Utilitários >> Banco de Dados >> Períodos Letivos, o período letivo novo deve estar com as seguintes opções marcadas:

a) Disponível para interessados (no quadro Período Letivo);

b) Visível ao usuário (no quadro Parâmetros Web);

c) e Padrão Matrícula (no quadro Parâmetros Web).

O nome do aluno pode aparecer duplicado, isso acontece porque o aluno possui mais de um curso de interesse registrado, e mais de um período letivo caso esteja marcado como "Disponível para interessados".

• Exibição do Disclaimer Matrícula

Após realizar o procedimento de exibir o nome do aluno e período letivo para que o responsável tenha acesso, é o momento de iniciar a matrícula online.

Clicando sobre o nome do aluno/período letivo, será direcionado para a página de "Disclaimer de Matrícula", que é referente ao Disclaimer para o candidato sobre a LGPD, caso a instituição queira que seja disponibilizado um aviso legal para que seja apresentado para o responsável antes do início do processo de registro da matrícula.

• O texto a ser inserido é de responsabilidade da instituição de ensino.

• Este cadastro é realizado no Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Parâmetros, abra o item de menu Acadêmico >> Matrícula >> Matrícula Online

• A definição e exibição do Disclaimer é opcional, fica a critério da instituição de ensino.

Parametrização do Matrícula Online - Novatos - Escola

Escala de Matrícula

• No processo de rematrícula para escolas, também é possível realizar o cadastro da Escala de Matrícula.

• Este cadastro é realizado no menu Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Escala de Matrícula.

• Caso a Unidade, Curso e ou Série do Curso de Interesse do aluno esteja com a escala de matrícula definida, e o responsável esteja tentando realizar o processo de rematrícula fora do prazo estipulado, o sistema exibirá uma mensagem informando-o que a turma sucessora do aluno não está dentro da escala.

• O sistema valida esta data da escala com base nas datas cadastradas no menu Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Turmas, na aba Inscrição Web.

• Lembrando que, caso não exista uma escala de matrícula definida, o portal não irá efetuar tal verificação.

• Nesta aba, também é necessário marcar o parâmetro “Divulgar inscrição na web”, para efetuar esta verificação.

Documentos Pendentes

É possível solicitar o envio dos documentos para o processo de matrícula online. E, dessa forma, impedir a conclusão da matrícula caso tenha algum documento pendente.

• Para que o sistema impeça o responsável de continuar o processo de matrícula, caso o aluno possua documentos pendentes, basta acessar o Webgiz com perfil de Administrador, no menu Geral >> Configurações >> Portal do aluno - rematrícula. Neste bloco, marcar o parâmetro “Impedir rematrícula se existir documentos pendentes”, o sistema exibirá a tela acima para o responsável, informando que não será possível dar continuidade ao processo de matrícula até que os documentos pendentes, que serão listados em tela, sejam entregues na instituição.

Impedimentos Financeiros

• Um outro tipo de bloqueio na rematrícula que pode ser habilitado também é o financeiro.

• Para que o sistema passe a validar os devedores, primeiramente é preciso acessar o Webgiz com perfil de Administrador, ir no menu Geral >> Configurações >> Componente de matrícula interessados - parâmetros financeiros.

• Neste bloco, marcando o parâmetro “Considerar Parâmetros de impedimento de devedores”, o sistema passa a validar os parâmetros de impedimento de matrícula que foi configurado no tópico Parâmetros do Sistema

• Deve ser levado em consideração que, se nos parâmetros de impedimento de matrícula, a opção “Impedir matricular aluno se houver “débitos de matrícula” pendentes” estiver marcada, torna-se obrigatório a definição do “Mês de referência de matrícula” seja definida no item Recebimentos >> Baixas de débitos, no qual o aluno é obrigado a ter esta parcela gerada e será validado se ela se encontra como paga.

Hash Vencido

• Um outro tipo de bloqueio na rematrícula que pode ser apresentado para o responsável financeiro é a mensagem de data de validade do Hash expirada.

• Isso pode acontecer quando a instituição de ensino define a validade do Hash de confirmação em dias e efetua a geração do Hash para todos os responsáveis e ou é gerado o Hash de confirmação para o responsável e o mesmo não efetua a rematrícula no tempo estipulado pela instituição de ensino.

• Para solucionar este problema, basta efetuar uma nova geração do Hash no Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Interessados, conforme vimos no tópico Geração do Hash.

Caminho para arquivos públicos

• O processo de rematrícula online, emite em PDF, os documentos após a confirmação da rematrícula. Para isso é necessário definir nas configurações gerais do webgiz o caminho para os arquivos públicos a serem acessados pelos alunos e ou responsáveis financeiros após a conclusão do processo de rematrícula.

• Para configurar basta acessar o Webgiz com perfil de Administrador, ir menu Geral >> Configurações >> Parâmetros gerais do portal. Procurar o parâmetro “Caminho para arquivos públicos” e informar onde serão salvos os arquivos gerados pelo sistema após conclusão do processo.

• Caso esta definição não seja realizada, quando o responsável financeiro tentar realizar o processo de rematrícula o sistema exibirá a mensagem abaixo.

Informativo de Matrícula

• Além do Disclaimer de matrícula, após a confirmação do mesmo e o aluno não possuir nenhum impedimento para iniciar o processo de matrícula, temos a possibilidade de incluirmos um informativo no qual a instituição poderá colocar orientações relacionadas ao preenchimento dos campos/etapas da matrícula, prazos, entre outras, no qual fica a disposição da instituição de ensino.

• Estas orientações podem ser inseridas no sistema Giz no Módulo Giz Básico >> Cadastros >> Parâmetros, no item Acadêmico >> Matrícula >> Matrícula Online.

Etapas da Rematrícula / Matrícula Online

• No processo da rematrícula / matrícula online o sistema apresenta a possibilidade de configurar até 13 etapas como pode ser visto na imagem abaixo.

• O sistema possui "5 etapas obrigatórias" e "9 etapas opcionais" que podem ser inseridas ou não. Conforme veremos a seguir:

• A definição das etapas que serão utilizadas ficam a critério da instituição de ensino.

• A inclusão das etapas é realizada no sistema Webgiz, acessando com perfil de Administrador, no menu Geral >> Configurações >> Componente de matrícula interessados - parâmetros financeiros.

Título e Etapas da Rematrícula Online

• No parâmetro “Título para processo de matrícula”, a instituição de ensino tem a opção de informar um título para que seja exibido na parte superior do processo de rematrícula em todas as etapas.

• Esta definição não é uma definição obrigatória. Caso a instituição não queira definir, basta deixar o campo em branco.

• Para adicionar as etapas opcionais no processo da rematrícula online, é preciso configurar o parâmetro “Etapas baseadas em campos personalizados”.

• É possível inserir as etapas diretamente no campo de texto ao lado do parâmetro, porém existe uma regra interna do sistema, que ao clicar no texto “Ajuda”, ao lado do campo, o sistema abrirá um modal com orientações e auxílio para inclusão e personalização das etapas e os títulos de exibição, conforme veremos a seguir.

• Para auxiliar o usuário, no quadro amarelo com as orientações, clicando sobre a descrição das etapas desejadas o sistema já inclui no quadro abaixo as etapas selecionadas com as configurações necessárias do sistema. Veja a seguir como customizar os títulos a serem exibidos aos responsáveis no processo da rematrícula.

• Como podemos ver na imagem anterior, ao clicar na etapa opcional desejada o sistema insere a informação no quadro da seguinte forma:

⇒ fichamedica:Ficha médica;

(“fichamedica”) - O primeiro texto representa a configuração interna do sistema no qual possibilita ao suporte da AIX Sistemas, saber qual será o diretório do contexto do cliente que possibilitará ser customizado, caso o cliente deseja personalizar a tela a ser exibida para o responsável financeiro.

(“:”) - O carácter “dois pontos” representa o separador do nome interno da etapa para o título da etapa a ser exibida no processo de rematrícula online;

(“Ficha médica”) - O segundo texto representa o título que será exibido na etapa do processo de rematrícula online. Esse texto pode ser alterado, mas é recomendado que não insira um título muito grande para que não fique desproporcional na tela;

(“;”) - O carácter “ponto e vírgula” representa o terminador da etapa configurada. Caso seja inserida várias etapas, é necessário possuir este carácter para que o sistema entenda que o título da etapa termina naquela posição e será incluída outra etapa após.

Após inserir e configurar as etapas que deseja utilizar, basta clicar no botão “Gerar parâmetro”, que o sistema irá inserir as configurações que acabaram de realizar no parâmetro de etapas;

Feito isto, feche a tela de ajuda e salve as configurações alteradas, indo no final da página e clicando no botão “Salvar”;

A seguir, vamos começar a analisar agora cada etapa e suas possíveis configurações e personalizações.

Etapa 1 - Cadastro responsável

Dados cadastrais do responsável financeiro - (Etapa Obrigatória)

• A primeira etapa a ser apresentada ao responsável é o preenchimento e atualização dos seus dados cadastrais. O sistema já traz por definição, os campos necessários configurados como preenchimento obrigatório.

• Nesta etapa, e em qualquer outra a seguir, o sistema nos permite efetuar a personalização, para personalizar é necessário acionar o suporte Aix.

Etapa 2 - Dados do aluno

Dados cadastrais do aluno - (Etapa Obrigatória)

• Esta é a etapa de preenchimento dos dados cadastrais do aluno.

Etapa 3 - Responsáveis adicionais

Dados cadastrais do responsável adicionais - (Etapa Obrigatória)

• Nesta etapa, é informado os responsáveis adicionais. O sistema trata como responsáveis adicionais qualquer responsável que possua algum vínculo ao aluno, tais como: pai, mãe, responsável acadêmico, responsável financeiro e ou avalista.

• Os responsáveis que são obrigatórios para o processo de matrícula do aluno é o “Responsável Financeiro”. Caso a “Mãe” ou o "Pai" não sejam informados, o sistema irá incluí-los na tabela de responsáveis do interessado “RESPINTERES” um registro com informações em branco definindo um código para o responsável do tipo “Mãe” ou "Pai".

Etapa 4 - Ficha médica

Campos Personalizados - (Etapa Opcional)

• Nesta etapa, são criados os campos personalizados através do sistema Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Campos Personalizados.

• Para efetuar o cadastro dos campos personalizados, é necessário antes, cadastrar os Grupos dos campos, no módulo Giz Básico >> Utilitários >> Domínios.

Etapa 5 - Autorização de saída

Campos Personalizados - (Etapa Opcional)

• Nesta etapa, também são utilizados os campos personalizados do sistema. Antes de personalizar os campos, é necessário criar os campos no sistema Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Campos Personalizados.

• Seguir os mesmos procedimentos conforme realizado na Etapa 4

Etapa 6 - Autorização trabalho de campo

Campos Personalizados - (Etapa Opcional)

• Nesta etapa, também são utilizados os campos personalizados do sistema. Antes de personalizar os campos, é necessário criar os campos no sistema Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Campos Personalizados.

• Seguir os mesmos procedimentos conforme realizado na Etapa 4

Etapa 7 - Autorização uso de imagem

Campos Personalizados - (Etapa Opcional)

• Nesta etapa, também são utilizados os campos personalizados do sistema. Antes de personalizar os campos, é necessário criar os campos no sistema Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Campos Personalizados.

• Seguir os mesmos procedimentos conforme realizado na Etapa 4

Etapa 8 - Planos de Pagamentos

Campos Personalizados - (Etapa Opcional)

• Nesta etapa, é possível configurar a exibição dos planos de pagamentos vinculados ao curso e turma do aluno.

• Esta etapa deve ser habilitada somente para clientes que trabalham com a geração dos débitos através de planos de pagamentos. Caso o cliente utilize quaisquer outros tipos de geração de débitos, esta etapa não deve ser habilitada.

Configurando o Plano de Pagamento

• Inicialmente, é preciso certificar de que o curso do aluno está configurado para gerar os débitos por plano de pagamento. Para isso, é necessário acessar o Módulo Giz Recebimentos >> Cadastros >> Cursos.

• Nesta tela, pesquise o curso do aluno primeiro e certifique-se de que o parâmetro “Forma de cálculo das mensalidades”, esteja com a opção “Plano de pagamento” selecionado.

• Após realizada a configuração do curso, acesse o menu Giz Recebimentos >> Cadastros >> Plano de Pagamento, para criar os planos de pagamentos, e depois voltar ao menu Giz Recebimentos >> Cadastros >> Cursos, para vincular os planos de pagamentos no curso. A criação dos planos de pagamentos e associação não será mostrado neste manual.

• Na criação do plano de pagamento, o que precisa estar atento é no parâmetro “Visível no processo de matrícula on line” que deve estar marcado, e é importante definir também o “Período de validade” do plano de pagamento. Com as datas informadas no período de validade, o sistema não exibirá para o responsável financeiro, os planos que não estejam dentro do prazo.

• Após criar os planos de pagamentos e vincular aos cursos, é necessário vincular também os planos às turmas. Para isso, deve ser acessado o módulo Giz Registro Acadêmico >> Cadastros >> Turmas.

• Outro parâmetro que também é necessário marcar no cadastro de turmas é o “Divulgar inscrição na web” que se encontra na aba “Inscrição Web”. Caso este parâmetro não esteja marcado, o sistema exibe os planos na tela mas não exibirá as parcelas.

Extras da Criação do Plano de Pagamento

• Existem algumas configurações na criação do plano de pagamento que podem ser levadas em consideração, que é a inclusão de taxas extras.

• Porém, para que a Taxa Extra seja agrupada junto às mensalidades, na etapa de Encargos Financeiros e na Geração dos Débitos, é necessário que o Mês/Parcela da taxa e as datas de Vencimento e Tolerância sejam as mesmas.

Cadastro do Plano de Pagamento

Etapa de Encargos Financeiros

Descontos no Plano de Pagamento

• Durante o processo da rematrícula online, não é possível que o próprio responsável defina descontos para ele. Este cadastro é de responsabilidade da instituição de ensino. Porém, é possível que na etapa de Escolha do Plano de Pagamento, o sistema já efetue o cálculo dos descontos que o aluno possui sobre o valor do plano de pagamento selecionado.

• Para isso, é necessário rever alguns processos da instituição de ensino e do Giz.

• Na promoção automática, que vimos no tópico Promoção Automática, deste documento, devem ser levadas em consideração o parâmetro “Manter os Dados Financeiros”. Marcando este parâmetro, o sistema habilita um novo bloco de parâmetros financeiros que poderão auxiliar na definição de algumas regras financeiras.

• Como pode ser visto na imagem acima, o sistema permite copiar de um período letivo para o outro os “Descontos do Aluno” e o “Plano de Pagamento”. Foram destacados somente estes dois parâmetros, pois eles serão relevantes para o processo que estamos configurando nesta etapa.

• Para que possa utilizar este parâmetro de copiar os planos de pagamentos dos alunos, é necessário levar em consideração que a instituição não criará novos planos.

_____

Menus - WebGiz Matrícula Online Novatos

• Passo a Passo - WebGiz Matrícula On-line

• Interessado (Período Letivo) - WebGiz Matrícula On-line

---