WebGiz Matrícula Online Express

Para que serve?

• A Matrícula Online Express é um módulo web da AIX Sistemas voltado para instituições que precisam efetivar a matrícula de cursos ou eventos, de forma simples e rápida, garantindo a captação e matrícula imediata.

• Outra vantagem da Matrícula Online Express é a integração com o PJbank , uma Conta Digital para Empresas, que facilita a parte de cobrança conciliando as informações com o sistema Giz.

• Observação: para mais informações sobre o PJbank, gentileza, entrar em contato com setor comercial da AIX Sistemas.

• Oferece aos usuários através da internet, agilidade e comodidade na realização da matrícula na instituição de ensino , assim como a realização de pagamento via boleto ou cartão de crédito, emissão do contrato e o comprovante de matrícula.

Requisitos para uso do Matrícula Online Express - ERP-AIX

• Para utilizar a Matrícula Online Express é necessário realizar configurações específicas no sistema, ou seja, preparar o sistema para o processo de Matrícula Online.

Períodos Letivos

• É necessário que no cadastro de Períodos Letivos, sejam definidos os Parâmetros Web: Padrão e Padrão Matrícula.

Como fazer?

1) Acesse o sistema Giz | módulo Básico | menu Utilitários | sub menu Banco de Dados | Período Letivos.

2) Selecione o Período Letivo a ser utilizado para a Matrícula Online Express.

3) Na parte Parâmetros Web, marque os parâmetros:

• Padrão
• Padrão Matrícula

Credenciamento da unidade no PJBank

• É necessário realizar o credenciamento da unidade junto ao PJbank.

Como fazer?

1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Unidades | aba Unidade.

2) Clique no botão Credenciar na parte Integração Bancária Online.

Parâmetros Financeiros dos Cursos

• No cadastro de unidades, deverão ser definidas as contas correntes que serão utilizadas para cada um dos cursos da Matrícula Online Express para a realização de pagamentos.

• Lembrando que as contas correntes deverão ser integradas ao PJBank.

• Veremos no próximo tópico como realizar esta integração.

Como fazer?

1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Unidades | aba Curso | sub aba Curso.

2) Selecione o curso no qual deseja vincular a(s) conta(s) corrente(s).

3) Acesse a aba Parâmetros Financeiros. O sistema apresentará o curso selecionado.

4) Clique no botão Novo e selecione o banco e a conta corrente para associar ao curso.

5) Clique em OK para salvar.

Credenciamento das Contas Correntes no PJBank

• Necessário realizar o credenciamento da(s) conta(s) corrente(s) no PJBank.

Como fazer?

1) Acesse o ERP-AIX | módulo Recebimentos | menu Cadastros | sub menu Contas Correntes | aba Registro | sub aba Contas Correntes.

2) Selecione a conta no qual deseja integrar ao PJbank.

3) Acesse a sub aba Integração Bancária.

• Esta aba será utilizada para efetuarmos o credenciamento da conta corrente para registro de boletos e pagamento com cartão de crédito através de WebServices.

4) Preencha as informações na seção Dados Integração Bancária, como banco, carteira, convênio, entre outros dados.

5) Na parte, Integração Bancária Online, realize o credenciamento clicando no botão Credenciar.

• Para mais informações de como realizar o credenciamento no PJbank clique aqui.

Definir Plano(s) de Pagamento(s)

• Logo depois, a instituição de ensino deverá definir o(s) plano(s) de pagamento disponíveis para as turmas que serão utilizados na Matrícula Online Express.

Como fazer?

1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Turmas | aba Plano de Pagamento.

2) Clique no botão Novo e selecione o Plano de Pagamento para associar à turma.

3) Clique em OK para salvar.

Definir período de Inscrição Web

• No cadastro de turmas, a instituição de ensino irá preencher o período disponível para a matrícula online na aba Inscrição Web .

Como fazer?

1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Turmas | aba Inscrição Web.

2) Preencha a data inicial e final, ou seja, o período em que a turma estará disponível para a Matrícula Online Express.

3) Clique em OK' para salvar.

Requisitos para uso do Matrícula Online Express - Portal WebGiz

• Além das configurações realizadas no ERP-AIX, a instituição também deverá configurar os itens abaixo no portal WebGiz.

Configurações Gerais - WebGiz

• É necessário que o parâmetro Usar API para integração de boletos bancários esteja selecionado para que na Matrícula Online Simplificada os boletos sejam gerados.

• Além disso, o parâmetro Permitir pagamento com cartão de crédito (PJBANK) deve estar marcado para que na Matrícula Online Simplificada seja habilitado o link/ícone para o pagamento com cartão de crédito.

Como fazer?

1) Acesse o portal WebGiz com o perfil de Administrador.

2) Acesse o menu Geral | sub menu Configurações | aba Configurações Gerais |Seção: Portal do Aluno – Rematrícula.

3) Marque os parâmetros Usar API para integração de boletos bancários e Permitir pagamento com cartão de crédito (PJBANK).

4) Clique no botão Salvar ao final da página para salvar as informações.

Matrícula Online Express

• Após todas as configurações necessárias, a Matrícula Online Express poderá ser realizada pelo usuário através do link disponibilizado pela instituição de ensino.

Como fazer?

1) O usuário irá acessar o link disponibilizado.

2) Será direcionado para o formulário da Matrícula Online Express.

3) Irá preencher as informações de cada etapa e clicar no botão Próxima Etapa até concluir o processo.

• A seguir veremos cada etapa detalhadamente.

Etapa 1 – Dados do Candidato

• Neste etapa, o candidato irá preencher as informações de documentos e dados pessoais, portador de necessidades especiais e endereço.

• Observação: ao preencher o CEP, o sistema busca o CEP na base dos Correios o preenche o restante dos dados de endereço.

• Após o preenchimento, deverá clicar no botão Próxima Etapa para continuar o processo de matrícula.

• Observação: Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.

Etapa 2 – Responsável Financeiro

• Nesta etapa serão preenchidos os dados cadastrais e endereço do responsável financeiro.

• Após o preenchimento, o usuário deverá clicar no botão Próxima Etapa para continuar o processo de matrícula.

• Observação: Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.

Etapa 3 – Cursos de Interesse

• Nesta etapa, o usuário irá selecionar o curso que deseja realizar a matrícula.

• Ao selecionar o curso, o interessado irá selecionar os campos de Habilitação, Unidade, Turno e Turma desejados.

• Em seguida, deverá clicar no botão Clique aqui para confirmar sua inscrição.

• O quadro Nova Inscrição apresentará o curso que foi escolhido para ser cursado neste momento.

• Já o quadro Cursos já realizados irá apresentar cursos que o aluno já frequentou.

Arquivo:Matonsimp11x2.png

• Observação: Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.

• Após preencher as informações e confirmar a inscrição, o usuário deverá clicar no botão Próxima Etapa para continuar o processo de Matrícula Online Express.

Etapa 4 – Plano de Pagamento

• Neste etapa serão apresentados os planos de pagamentos configurados e associados ao curso/ à turma da matrícula.

• O usuário irá selecionar o plano desejado e clicar em Próxima Etapa para continuar o processo de matrícula.

Etapa 5 – Termos Contratuais

• Nesta etapa é possível visualizar o contrato de matrícula em tela, ler e aceitar os termos contratuais.

• Para avançar, é necessário que o responsável financeiro tenha lido e aceitado as informações contidas no contrato.

Importante

• Lembrando que o layout do contrato é personalizado conforme a necessidade da instituição.

• Após ler e aceitar o contrato, o usuário irá clicar no botão Concluir para finalizar o processo de matrícula.

Etapa 6 – Conclusão

• Nesta etapa, o usuário consulta as informações referentes à efetivação e quitação da matrícula. E neste momento poderá realizar o pagamento via cartão de crédito ou emitir o primeiro boleto para pagamento, emitir o contrato e o comprovante de matrícula.

Pagamento com Cartão de Crédito

• Ao clicar no link/ícone Pagamento com Cartão de Crédito, o sistema irá redirecionar o usuário para realização do pagamento com cartão.

• O usuário irá preencher as informações do cartão, valor a ser pago e confirmar o pagamento.

Importante

• Lembrando que para apresentação do link/ícone, em tela, para pagamento com cartão de crédito, o Token do Cartão de Crédito deve estar preenchido no cadastro de conta corrente do ERP-AIX. Processo realizado no credenciamento de Conta Corrente no PJbank.

Primeiro boleto bancário

• Ao clicar no link/ícone Primeiro boleto bancário, o sistema irá exibir boleto para pagamento.

Contrato de Prestação de Serviço

• Ao clicar no link/ícone Contrato de Prestação de Serviço, o usuário poderá visualizar e imprimir o contrato de matrícula.

Importante

• Lembrando que o layout do contrato é personalizado conforme a necessidade da instituição.

Comprovante de Matrícula

• Ao clicar no link/ícone Comprovante de Matrícula, o usuário irá emitir o comprovante de matrícula.

Importante

• Lembrando que o layout do comprovante de matrícula é personalizado conforme a necessidade da instituição.

Envio da Matrícula Online Express para o ERP-AIX

• Após a finalização da matrícula online no portal WebGiz, as informações são enviadas para o ERP-AIX de forma automática no período letivo de interesse.

Interessados

• Os candidatos são enviados para o cadastro de interessados no ERP-AIX no qual poderão ser consultadas as informações vindas da matrícula online conforme abaixo.

Como verificar?

1) Acesse o ERP-AIX | módulo Básico | menu Cadastros | sub menu Interessados.

2) Acesse a aba Interessados| sub aba Identificação, e observe que o sistema apresenta os dados informados pelo candidato durante a matrícula.

3) Acesse a aba Interessados| sub aba Contatos, e verifique que o sistema apresenta os contatos do candidato informados durante a matrícula.

4) Acesse a aba Financeiro | sub aba Débitos, o sistema irá apresentar os débitos gerados na matrícula.

Registro Acadêmico - Matrícula

• Além de enviar os alunos para o cadastro de interessados, podemos observar que o sistema já realizou a matrícula do estudante no ERP-AIX.

• Podendo se verificar na tela de matrícula conforme abaixo.

Como fazer?

1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Matrícula | sub menu Matrícula.

2) Na aba Aluno |sub aba Identificação do aluno, o sistema apresenta os dados pessoais preenchidos: nome, data de nascimento, carteira de identidade e CPF conforme registro na matrícula online.

• Além disso, o sistema terá gerado o código de matrícula para este aluno de forma automática.

3) Na aba Aluno | sub aba Endereço e filiação, o sistema apresenta o endereço, telefone e e-mail preenchidos conforme matrícula online.

4) Já na aba Aluno | sub aba Dados complementares, o sistema apresentará o campo Necessidade Especial preenchido conforme seleção na matrícula online.

5) Na aba Aluno | sub aba Responsável, além de apresentar as informações pessoais do responsável, endereço e contatos, o sistema listará o(s) dependente(s) deste responsável na parte inferior da tela.

6) Já na aba Matrícula | sub aba Curso, o sistema apresenta o curso matriculado e informações como unidade, turno e habilitação.

7) Na aba Matrícula | sub aba Disciplinas/Turmas, o sistema listará a turma e disciplinas matriculadas.

8) Na aba Matrícula | sub aba Enturmações, o sistema apresenta a enturmação do aluno.

9) Já na aba Dados Financeiros | sub aba Informações financeiras, o sistema irá apresentar o plano de pagamento selecionado durante a matrícula online e informações da turma no qual este plano está associado.

10) Na aba Dados Financeiros | sub aba Débitos, o sistema apresenta o plano de pagamento, o responsável pelo(s) débito(s) e listará os débitos gerados na matrícula online.

Registro Acadêmico - Relatórios

• Além do cadastro da matrícula no ERP-AIX, poderá ser realizada a análise e controle do(s) aluno(s) matriculados através dos relatórios do sistema.

Relação de Alunos por Turma

• Para verificar a relação de alunos por turma:

1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Outros Relatórios | sub menu Relação de Alunos | sub menu Por Tuma.

2) Realize o filtro conforme desejado.

3) Selecione o layout.

4) Clique no botão OK para emissão do relatório.

Ficha de Matrícula

• É possível emitir a ficha de matrícula. Para isto:

1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Outros Relatórios | sub menu Ficha de Matrícula.

2) Realize o filtro conforme desejado.

3) Selecione o layout.

4) Clique no botão OK para emissão do relatório.

Diário de Classe - Padrão

1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Relatórios Oficiais | sub menu Diário de Classe | Padrão.

2) Realize o filtro conforme desejado.

3) Selecione o layout.

4) Clique no botão OK para emissão do relatório.

Recebimentos - Consulta

• Além do cadastro da matrícula no ERP-AIX, a instituição pode consultar e imprimir o histórico financeiro do aluno, débitos referentes à mensalidades e taxas extras, pagas ou em aberto. Para realizar a consulta:

1) Acesse o módulo Recebimentos | menu Mensalidades | sub menu Consulta.

2) Realize o filtro conforme desejado.

3) Selecione o período letivo e o aluno a ser consultado.

4) Clique no botão OK para apresentação da consulta em tela.

Usar cobrança e emissão de contrato na Matrícula Express

As instituições que utilizam o sistema de Matrícula Express, e não possuem a necessidade de geração dos débitos e ou assinatura do contrato, é possível ocultar esta etapa do processo. Através do sistema Giz é possível ativar este parâmetro, e assim que o Responsável realizar a etapa Cursos de Interesse, ao seguir para a próxima etapa, ele será direcionado para a etapa de Conclusão, no qual terá acesso somente ao link de comprovante de matrícula, já que não haverá a necessidade de efetuar a emissão do Contrato.

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