Mudanças entre as edições de "WebGiz Matrícula Online Express"
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Edição das 12h38min de 19 de abril de 2021
PÁGINA EM CONSTRUÇÃO
Índice
- 1 Para que serve?
- 2 Requisitos para uso do Matrícula Online Simplificada - ERP-AIX
- 3 Requisitos para uso do Matrícula Online Simplificada - Portal WebGiz
- 4 Matrícula Online Simplificada
- 5 Envio da Matrícula Online Simplificada para o ERP-AIX
Para que serve?
- A Matrícula Online Express é um módulo web da AIX Sistemas voltado para instituições que precisam efetivar a matrícula de cursos ou eventos, de forma simples e rápida, garantindo a captação e matrícula imediata.
- Outra vantagem da Matrícula Online Simplificada é a integração com o PJbank , uma Conta Digital para Empresas, que facilita a parte de cobrança conciliando as informações com o sistema Giz.
- Observação: para mais informações sobre o PJbank, gentileza, entrar em contato com setor comercial da AIX Sistemas.
- Oferece aos usuários através da internet, agilidade e comodidade na realização da matrícula na instituição de ensino , assim como a realização de pagamento via boleto ou cartão de crédito, emissão do contrato e o comprovante de matrícula.
Requisitos para uso do Matrícula Online Simplificada - ERP-AIX
- Para utilizar a Matrícula Online Express é necessário realizar configurações específicas no sistema, ou seja, preparar o sistema para o processo de Matrícula Online.
Períodos Letivos
- É necessário que no cadastro de Períodos Letivos, sejam definidos os Parâmetros Web: Padrão e Padrão Matrícula.
- Como fazer?
- 1) Acesse o sistema Giz | módulo Básico | menu Utilitários | sub menu Banco de Dados | Período Letivos.
- 2) Selecione o Período Letivo a ser utilizado para a Matrícula Online Simplificada.
- 3) Na parte Parâmetros Web, marque os parâmetros:
- Padrão
- Padrão Matrícula
Credenciamento da unidade no PJBank
- É necessário realizar o credenciamento da unidade junto ao PJbank.
- Como fazer?
- 1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Unidades | aba Unidade.
- 2) Clique no botão Credenciar na parte Integração Bancária Online.
Parâmetros Financeiros dos Cursos
- No cadastro de unidades, deverão ser definidas as contas correntes que serão utilizadas para cada um dos cursos da matrícula online simplificada para a realização de pagamentos.
- Lembrando que as contas correntes deverão ser integradas ao PJBank.
- Veremos no próximo tópico como realizar esta integração.
- Como fazer?
- 1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Unidades | aba Curso | sub aba Curso.
- 2) Selecione o curso no qual deseja vincular a(s) conta(s) corrente(s).
- 3) Acesse a aba Parâmetros Financeiros. O sistema apresentará o curso selecionado.
- 4) Clique no botão Novo e selecione o banco e a conta corrente para associar ao curso.
- 5) Clique em OK para salvar.
Credenciamento das Contas Correntes no PJBank
- Necessário realizar o credenciamento da(s) conta(s) corrente(s) no PJBank.
- Como fazer?
- 1) Acesse o ERP-AIX | módulo Recebimentos | menu Cadastros | sub menu Contas Correntes | aba Registro | sub aba Contas Correntes.
- 2) Selecione a conta no qual deseja integrar ao PJbank.
- 3) Acesse a sub aba Integração Bancária.
- Esta aba será utilizada para efetuarmos o credenciamento da conta corrente para registro de boletos e pagamento com cartão de crédito através de WebServices.
- 4) Preencha as informações na seção Dados Integração Bancária, como banco, carteira, convênio, entre outros dados.
- 5) Na parte, Integração Bancária Online, realize o credenciamento clicando no botão Credenciar.
- Para mais informações de como realizar o credenciamento no PJbank clique aqui.
Definir Plano(s) de Pagamento(s)
- Logo depois, a instituição de ensino deverá definir o(s) plano(s) de pagamento disponíveis para as turmas que serão utilizados na Matrícula Online Simplificada.
- Como fazer?
- 1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Turmas | aba Plano de Pagamento.
- 2) Clique no botão Novo e selecione o Plano de Pagamento para associar à turma.
- 3) Clique em OK para salvar.
Definir período de Inscrição Web
- No cadastro de turmas, a instituição de ensino irá preencher o período disponível para a matrícula online na aba Inscrição Web .
- Como fazer?
- 1) Acesse o ERP-AIX | módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros | sub menu Turmas | aba Inscrição Web.
- 2) Preencha a data inicial e final, ou seja, o período em que a turma estará disponível para a Matrícula Online Simplificada.
- 3) Clique em OK' para salvar.
Requisitos para uso do Matrícula Online Simplificada - Portal WebGiz
- Além das configurações realizadas no ERP-AIX, a instituição também deverá configurar os itens abaixo no portal WebGiz.
Configurações Gerais - WebGiz
- É necessário que o parâmetro Usar API para integração de boletos bancários esteja selecionado para que na Matrícula Online Simplificada os boletos sejam gerados.
- Além disso, o parâmetro Permitir pagamento com cartão de crédito (PJBANK) deve estar marcado para que na Matrícula Online Simplificada seja habilitado o link/ícone para o pagamento com cartão de crédito.
- Como fazer?
- 1) Acesse o portal WebGiz com o perfil de Administrador.
- 2) Acesse o menu Geral | sub menu Configurações | aba Configurações Gerais |Seção: Portal do Aluno – Rematrícula.
- 3) Marque os parâmetros Usar API para integração de boletos bancários e Permitir pagamento com cartão de crédito (PJBANK).
- 4) Clique no botão Salvar ao final da página para salvar as informações.
Matrícula Online Simplificada
- Após todas as configurações necessárias, a Matrícula Online Simplificada poderá ser realizada pelo usuário através do link disponibilizado pela instituição de ensino.
- Como fazer?
- 1) O usuário irá acessar o link disponibilizado.
- 2) Será direcionado para o formulário da Matrícula Online Simplificada.
- 3) Irá preencher as informações de cada etapa e clicar no botão Próxima Etapa até concluir o processo.
- A seguir veremos cada etapa detalhadamente.
Etapa 1 – Dados do Candidato
- Neste etapa, o candidato irá preencher as informações de documentos e dados pessoais, portador de necessidades especiais e endereço.
- Observação: ao preencher o CEP, o sistema busca o CEP na base dos Correios o preenche o restante dos dados de endereço.
- Após o preenchimento, deverá clicar no botão Próxima Etapa para continuar o processo de matrícula.
- Observação: Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.
Etapa 2 – Responsável Financeiro
- Nesta etapa serão preenchidos os dados cadastrais e endereço do responsável financeiro.
- Após o preenchimento, o usuário deverá clicar no botão Próxima Etapa para continuar o processo de matrícula.
- Observação: Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.
Etapa 3 – Cursos de Interesse
- Nesta etapa, o usuário irá selecionar o curso que deseja realizar a matrícula.
- Ao selecionar o curso, o interessado irá selecionar os campos de Habilitação, Unidade, Turno e Turma.
- O quadro Nova Inscrição apresentará o curso que foi escolhido para ser cursado neste momento.
- Já o quadro Cursos já realizados irá apresentar cursos que o aluno já frequentou.
- Observação: Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.
- Após preencher as informações, o usuário deverá clicar no botão Próxima Etapa para continuar o processo de matrícula online simplificada.
Etapa 4 – Plano de Pagamento
- Neste etapa serão apresentados os planos de pagamentos configurados e associados ao curso/ à turma da matrícula.
- O usuário irá selecionar o plano desejado e clicar em Próxima Etapa para continuar o processo de matrícula.
Etapa 5 – Termos Contratuais
- Nesta etapa é possível visualizar o contrato de matrícula em tela, ler e aceitar os termos contratuais.
- Para avançar, é necessário que o responsável financeiro tenha lido e aceitado as informações contidas no contrato.
Importante
- Lembrando que o layout do contrato é personalizado conforme a necessidade da instituição.
- Após ler e aceitar o contrato, o usuário irá clicar no botão Concluir para finalizar o processo de matrícula.
Etapa 6 – Conclusão
- Nesta etapa, o usuário consulta as informações referentes à efetivação e quitação da matrícula. E neste momento poderá realizar o pagamento via cartão de crédito ou emitir o primeiro boleto para pagamento, emitir o contrato e o comprovante de matrícula.
Pagamento com Cartão de Crédito
- Ao clicar no link/ícone Pagamento com Cartão de Crédito, o sistema irá redirecionar o usuário para realização do pagamento com cartão.
- O usuário irá preencher as informações do cartão, valor a ser pago e confirmar o pagamento.
Importante
- Lembrando que para apresentação do link/ícone, em tela, para pagamento com cartão de crédito, o Token do Cartão de Crédito deve estar preenchido no cadastro de conta corrente do ERP-AIX. Processo realizado no credenciamento de Conta Corrente no PJbank.
Primeiro boleto bancário
- Ao clicar no link/ícone Primeiro boleto bancário, o sistema irá exibir boleto para pagamento.
Contrato de Prestação de Serviço
- Ao clicar no link/ícone Contrato de Prestação de Serviço, o usuário poderá visualizar e imprimir o contrato de matrícula.
Importante
- Lembrando que o layout do contrato é personalizado conforme a necessidade da instituição.
Comprovante de Matrícula
- Ao clicar no link/ícone Comprovante de Matrícula, o usuário irá emitir o comprovante de matrícula.
Importante
- Lembrando que o layout do comprovante de matrícula é personalizado conforme a necessidade da instituição.
Envio da Matrícula Online Simplificada para o ERP-AIX
- Após a finalização da matrícula online no portal WebGiz, as informações são enviadas para o ERP-AIX de forma automática no período letivo de interesse.
Interessados
- Os candidatos são enviados para o cadastro de interessados no ERP-AIX no qual poderão ser consultadas as informações vindas da matrícula online conforme abaixo.
- Como verificar?
- 1) Acesse o ERP-AIX | módulo Básico | menu Cadastros | sub menu Interessados.
- 2) Acesse a aba Interessados| sub aba Identificação, e observe que o sistema apresenta os dados informados pelo candidato durante a matrícula.
- 3) Acesse a aba Interessados| sub aba Contatos, e verifique que o sistema apresenta os contatos do candidato informados durante a matrícula.
- 4) Acesse a aba Financeiro | sub aba Débitos, o sistema irá apresentar os débitos gerados na matrícula.
Registro Acadêmico - Matrícula
- Além de enviar os alunos para o cadastro de interessados, podemos observar que o sistema já realizou a matrícula do estudante no ERP-AIX.
- Podendo se verificar na tela de matrícula conforme abaixo.
- Como fazer?
- 1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Matrícula | sub menu Matrícula.
- 2) Na aba Aluno |sub aba Identificação do aluno, o sistema apresenta os dados pessoais preenchidos: nome, data de nascimento, carteira de identidade e CPF conforme registro na matrícula online.
- Além disso, o sistema terá gerado o código de matrícula para este aluno de forma automática.
- 3) Na aba Aluno | sub aba Endereço e filiação, o sistema apresenta o endereço, telefone e e-mail preenchidos conforme matrícula online.
- 4) Já na aba Aluno | sub aba Dados complementares, o sistema apresentará o campo Necessidade Especial preenchido conforme seleção na matrícula online.
- 5) Na aba Aluno | sub aba Responsável, além de apresentar as informações pessoais do responsável, endereço e contatos, o sistema listará o(s) dependente(s) deste responsável na parte inferior da tela.
- 6) Já na aba Matrícula | sub aba Curso, o sistema apresenta o curso matriculado e informações como unidade, turno e habilitação.
- 7) Na aba Matrícula | sub aba Disciplinas/Turmas, o sistema listará a turma e disciplinas matriculadas.
- 8) Na aba Matrícula | sub aba Enturmações, o sistema apresenta a enturmação do aluno.
- 9) Já na aba Dados Financeiros | sub aba Informações financeiras, o sistema irá apresentar o plano de pagamento selecionado durante a matrícula online e informações da turma no qual este plano está associado.
- 10) Na aba Dados Financeiros | sub aba Débitos, o sistema apresenta o plano de pagamento, o responsável pelo(s) débito(s) e listará os débitos gerados na matrícula online.
Registro Acadêmico - Relatórios
- Além do cadastro da matrícula no ERP-AIX, poderá ser realizada a análise e controle do(s) aluno(s) matriculados através dos relatórios do sistema.
Relação de Alunos por Turma
- Para verificar a relação de alunos por turma:
- 1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Outros Relatórios | sub menu Relação de Alunos | sub menu Por Tuma.
- 2) Realize o filtro conforme desejado.
- 3) Selecione o layout.
- 4) Clique no botão OK para emissão do relatório.
Ficha de Matrícula
- É possível emitir a ficha de matrícula. Para isto:
- 1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Outros Relatórios | sub menu Ficha de Matrícula.
- 2) Realize o filtro conforme desejado.
- 3) Selecione o layout.
- 4) Clique no botão OK para emissão do relatório.
Diário de Classe - Padrão
- 1) Acesse o módulo Registro Acadêmico | menu Relatórios Oficiais | sub menu Diário de Classe | Padrão.
- 2) Realize o filtro conforme desejado.
- 3) Selecione o layout.
- 4) Clique no botão OK para emissão do relatório.
Recebimentos - Consulta
- Além do cadastro da matrícula no ERP-AIX, a instituição pode consultar e imprimir o histórico financeiro do aluno, débitos referentes à mensalidades e taxas extras, pagas ou em aberto. Para realizar a consulta:
- 1) Acesse o módulo Recebimentos | menu Mensalidades | sub menu Consulta.
- 2) Realize o filtro conforme desejado.
- 3) Selecione o o período letivo e o aluno a ser consultado.
- 4) Clique no botão OK para apresentação da consulta em tela.