Visão Geral - WGiz

Página em construção!

• Nesta página explicaremos o funcionamento do sistema WGiz, seus requisitos e possibilidades de configuração.

• Seguindo os passos abaixo você vai entender como deve realizar os cadastros e parametrizar o sistema para utilizá-lo corretamente, tirando proveito de todas as suas funcionalidades.

Cadastros Iniciais

PRIMEIRO PASSO: Período Letivo

O Período Letivo deve ser o primeiro cadastro realizado no sistema. É por meio dele que começaremos a inserir as demais informações.

• Para inclusão de um novo Período Letivo acesse o menu Administração | Outros | Abertura de Período Letivo.

Atenção: TODOS os campos do cadastro do Período Letivo são de preenchimento OBRIGATÓRIO.

• Depois de inserir o Período Origem e o Período Destino, selecione as unidades e cursos para os quais está abrindo o período letivo e os cadastros a reaproveitar, se for o caso. Em seguida, clique em Salvar.

SEGUNDO PASSO: Parâmetros

Para que o sistema se adapte às características de funcionamento de cada instituição é necessário realizar configurações, informando parâmetros de referências de funcionamento, ou seja, informações que identificam e personificam a instituição.

• Para realizar a configuração dos Parâmetros você deve acessar o menu Administração | Outros | Parâmetros.

• Lembre-se:

  A opção Parâmetros tem a função de viabilizar ao usuário o estabelecimento de regras às quais o sistema adaptará seu funcionamento. A fidelidade do sistema está sujeita às informações corretas nos parâmetros. Sendo assim, necessita-se de extrema atenção ao realizar esta configuração.

TERCEIRO PASSO: Cadastros básicos do menu Administração

• No menu Administração o sistema disponibliza alguns itens importantes e que são utilizados em outros cadastros do sistema.

• São eles:

País

Estado

Cidade

• A AIX já disponibiliza o sistema com parte desses cadastros realizados. Para inclusão de novos cadastros, basta acessar o menu Administração | Outros | País, Estado ou Cidade

QUARTO PASSO: Unidades

• Após cadastrar o Período Letivo e Parametrizar o sistema, é o momento de cadastrar as Unidades vinculadas à instituição.

• Para realizar o cadastro de Unidades você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Unidades.

• No cadastro de Unidades os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.

• Também no cadastro de Unidades é possível associar pessoas e cursos distintos às unidades cadastradas.

Importante: para associar Pessoas e Cursos, as Pessoas e Cursos devem estar devidamente cadastrados.

QUINTO PASSO: Disciplinas

• Após realizar o cadastro de Unidades, as Disciplinas também já podem ser cadastradas.

• Para realizar o cadastro de Disciplinas você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Disciplinas.

• No cadastro de Disciplinas TODOS os campos são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.

SEXTO PASSO: Cursos

• Agora no cadastro de Cursos você deve cadastrar TODOS os cursos ministrados na instituição.

• Para inclusão do novo Curso você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Cursos.

• Na aba Dados do cadastro de Cursos TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

• Na aba Turmas do cadastro de Cursos o sistema exibe as turmas vinculadas ao curso.

• Na aba Matriz Curricular do cadastro de Cursos você associa disciplinas ao curso que está sendo cadastrado.

SÉTIMO PASSO: Turmas

• No cadastro de Turmas você deve cadastrar TODAS as turmas ministrados na instituição.

• Para inclusão de uma nova Turma você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Turmas.

A AIX Sistemas aconselha que a instituição crie uma regra para o cadastro de turmas, pois assim fica mais fácil identificá-las após o cadastramento.

• Na aba Dados do cadastro de Turmas você deve preencher informações da turma que está sendo cadastrada.

Realize o cadastro da Unidade da turma, Curso da turma, Número de Semanas e Valor da semana. É por meio do valor da semana que o sistema realiza o cálculo do valor do curso.

• Fique atento a TODAS as abas do cadastro de turmas. São elas:

Material: realiza a associação de materiais obrigatórios para as turmas desejadas.

Descontos: realiza a associação de descontos específicos para cada turma.

Taxas: realiza a associação de taxas específicas para cada turma.

Alunos: realiza a pesquisa dos alunos já enturmados na turma selecionada.

Disciplinas: realiza a associação de disciplinas específicas para cada turma.

OITAVO PASSO: Taxas

• Agora, no cadastro de Taxas, você deve cadastrar todas as taxas da instituição. Denominamos taxas todos os valores cobrados dos alunos, mas que não se classificam como mensalidade. São taxas como de requerimento de matrícula, taxa de DCE, taxa de material didático, entre outras.

• Para inclusão de uma nova Taxa você deve acessar o menu Cadastros | Financeiro| Cadastro de Taxas.

• Na aba Dados os campos Código e Descrição são de preenchimento obrigatório.

• As Taxas aqui cadastradas são associadas à Turma, por meio da aba Taxas do cadastro de Turmas.

• Na Matrícula essas taxas devem ser associadas, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Enturmação | Subaba Taxas.

NONO PASSO: Descontos

• No cadastro de Desconto você deve realizar o cadastro de TODOS os descontos que podem ser aplicados aos cursos e/ou alunos da instituição.

• Para inclusão de um novo Desconto você deve acessar o menu Cadastros | Financeiro| Descontos.

• Na aba Dados TODOS os campos são de preenchimento obrigatório e de extrema importância no cadastro de descontos. Sendo assim, realize este registro com muita atenção.

• Os Descontos aqui cadastradas são associadas à Turma, por meio da aba Descontos do cadastro de Turmas.

• Na Matrícula esses descontos devem ser associados, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Matrícula/Débitos | Subaba Débitos da Turma.

DÉCIMO PASSO: Materiais

• No cadastro de Materiais você deve realizar o cadastro de TODOS os materiais que se encontram no estoque da instituição e também é possível montar kit's distintos de materiais.

• Para inclusão de um novo Material você deve acessar o menu Cadastros | Estoque | Materiais.

• Na aba Dados TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

DÉCIMO PRIMEIRO PASSO: Caixa Central

• O Caixa Central é o local onde se contabiliza o recebimento das receitas dos caixas Autenticadores da instituição. O Caixa Central é como um tesoureiro dentro da própria instituição, e é um caixa único que acumula as receitas de todos os outros caixas do sistema.

• Para inclusão de um novo Caixa Central você deve acessar o menu Cadastros | Caixas | Caixas.

• Na aba Dados TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

IMPORTANTE:

As instituições que utilizam banco (boleto) para receber pagamentos de mensalidades e taxas devem entrar em contato com o Suporte Técnico da AIX Sistemas para configurações necessárias e melhores esclarecimentos.

Matrícula

• Matrícula é o ato que formaliza o vínculo do aluno com a instituição.

• Para inclusão de uma nova Matrícula você deve acessar o menu Cadastros | Matrícula | Matrícula.

• O cadastro de Matrícula é dividido em seis abas distintas. São elas:

Pesquisa de Alunos;

Informações Pessoais;

Enturmação;

Matrícula/Débitos;

Pagamentos;

Títulos/Negociações.

Pesquisa de Alunos

• Por meio da aba Pesquisa de Alunos você realiza a pesquisa dos alunos matriculados, inclui a matrícula de um novo aluno, realiza a associação de uma pessoa cadastrada no Cadastro de Pessoas à matrícula e ainda constata os alunos devedores.

Informações Pessoais

• Por meio da aba Informações Pessoais você realiza a matrícula do novo aluno e visualiza os dados do aluno já matriculado.

Subaba Identificação do aluno:

Subaba Dados Adicionais:

Enturmação

• A aba Enturmação se divide em quatro subabas. São elas:

Enturmações: Nesta subaba você realiza as enturmações do aluno.

Materiais: Nesta subaba você realiza a associação dos possíveis materiais didáticos à matrícula do aluno.

Disciplinas/Turmas: Nesta subaba você visualiza as disciplinas associadas à matrícula do aluno.

Taxas: Nesta subaba você visualiza as taxas associadas à matrícula do aluno.

Matrícula/Débitos

• A aba Matrícula/Débitos se divide em duas subabas. São elas:

Subaba Débitos da turma: Nesta subaba você realiza a geração de débitos do aluno.

Subaba Débitos avulsos: Nesta subaba você realiza a geração de débitos avulsos para o aluno.

Pagamentos

• Por meio da aba Pagamentos o sistema lista todos os débitos vinculados ao aluno. É também na aba Pagamentos que realizamos o pagamento dos débitos em aberto.

Títulos/Negociações

• Por meio da aba Títulos/Negociações o sistema lista todos os débitos em aberto vinculados ao aluno.

• É também na aba Títulos/Negociações que realizamos a impressão dos boletos referentes aos Títulos/Negociações.

Lançamentos

• Em Lançamentos vamos tratar os pagamentos recebidos pela instituição.

• Existem apenas duas opções para o aluno realizar o pagamento de taxas e mensalidades. São elas:

1ª opção: No caixa da instituição, por meio da Baixa Múltipla.

2ª opção: No banco, por meio do boleto bancário.

Baixa Múltipla

• A Baixa Múltipla é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos.

• Para realizar uma Baixa Múltipla você deve acessar o menu Lançamentos | Financeiros | Baixa Múltipla.

• Existem dois tipos de Baixa Múltipla: À vista e Negociada.

À vista: realiza a baixa do valor total da taxa e/ou mensalidade.

Negociada: realiza a baixa parcelada da taxa e/ou mensalidade.

Boleto Bancário

• Para as instituições que utilizam boletos bancários, a quitação é realizada por meio da importação do arquivo de retorno. Esse arquivo é enviado pelo banco. Para tal procedimento, você deve solicitar o auxílio do Suporte Técnico da AIX Sistemas.

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