Nesta página explicaremos o funcionamento do sistema WGiz, seus requisitos e possibilidades de configuração.

Seguindo os passos abaixo você vai entender como deve realizar os cadastros e parametrizar o sistema para utilizá-lo corretamente, tirando proveito de todas as suas funcionalidades.

Cadastros Iniciais

PRIMEIRO PASSO: Período Letivo

O Período Letivo deve ser o primeiro cadastro realizado no sistema. É por meio dele que começaremos a inserir as demais informações.

Para inclusão de um novo Período Letivo acesse o menu Administração | Outros | Períodos Letivos - WGiz.

Para adição de um novo período letivo, clique na aba Novo .

Dados Cadastro

Descrição: informe a descrição do novo período letivo, ou seja a identificação do mesmo como por exemplo: 00-2020;00/2020; 2020.

Data Inicial e Data Final: indique qual o período de duração do período letivo que está sendo aberto. Exemplo: Data Inicial - 02/02/2020; Data Final : 10/12/2020.

Selecione o tipo de período letivo : Padrão, Visível ao usuário, Padrão Matrícula e/ou Padrão Matrícula Online . Em seguida, clique em Salvar.

SEGUNDO PASSO: Parâmetros

Para que o sistema se adapte às características de funcionamento de cada instituição é necessário realizar configurações, informando parâmetros de referência de funcionamento, ou seja, informações que identificam e personificam a instituição.

Para realizar a configuração dos Parâmetros você deve acessar o menu Administração | Outros | Parâmetros.

Lembre-se:

A opção Parâmetros tem a função de viabilizar ao usuário o estabelecimento de regras às quais o sistema adaptará seu funcionamento. A fidelidade do sistema está sujeita às informações corretas nos parâmetros. Sendo assim, necessita-se de extrema atenção ao realizar esta configuração.

Saiba mais detalhes sobre a parametrização clicando aqui:Parâmetros

TERCEIRO PASSO: Disciplinas

Após realizar a parametrização, as Disciplinas já podem ser cadastradas.

- Para realizar o cadastro de Disciplinas acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Disciplinas.

No cadastro de Disciplinas TODOS os campos são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.

QUARTO PASSO: Professores

Neste momento, você deve realizar a associação de disciplinas aos professores.

Para a associação, acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Professores.

Na aba Novo do cadastro de Professores preencha as informações de identificação do professor e clique no botão Salvar.

Após, cadastrar o professor, na aba Associar Disciplinas, realize a inclusão das disciplinas que o professor poderá lecionar na instituição.

QUINTO PASSO: Cursos

No cadastro de Cursos você deve cadastrar TODOS os cursos ministrados na instituição.

Além disso, neste cadastro será necessário associar as disciplinas aos seus respectivos cursos na aba Matriz Curricular. Inserir dados fiscais do curso na abaNota Fiscal (caso for utilizar NF).

Para inclusão do novo Curso você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Cursos.

Na aba Novo do cadastro de Cursos preencha as informações referente ao mesmo.

Na aba Turmas do cadastro de Cursos o sistema exibe as turmas vinculadas ao curso.

Na aba Matriz Curricular do cadastro de Cursos você associa disciplinas ao curso que está sendo cadastrado.

Na aba Notas_Fiscais do cadastro de Cursos você registra as informações para emissão de nota fiscal como por exemplo Código CNAE.

SEXTO PASSO: Horários

Nesta tela deverá ser incluídos os horários que irão compor os turnos.

Para realizar o cadastro, acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Horários.

Na aba Novo do cadastro de Horários preencha a hora inicial e a hora final. Clique no botão Salvar para gravar.

SÉTIMO PASSO: Turnos

Neste momento, você irá criar o quadro de horários para cada turno.

Para realizar o cadastro, acesse o menu Administração | Ourtros | Turnos.

Na aba Novo do cadastro de Turnos preencha o Código e a Descrição. Clique no botão Salvar para gravar.

Após salvar o turno, ao selecioná-lo clique no botão Quadro de Horários para a criação de horários referente ao curso.

OITAVO PASSO: Unidades

O cadastro de Unidades deve ser utilizado por aquelas instituições que possuem mais de um local de oferta de seus cursos. Nesta tela a instituição pode cadastrá-las e trabalhar com todas elas individualmente no sistema.

Após cadastrar o Período Letivo e parametrizar o sistema, é o momento de cadastrar as Unidades vinculadas à instituição.

Para realizar o cadastro de Unidades você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Unidades.

No cadastro de Unidades os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.

Também no cadastro de Unidades é possível associar pessoas e cursos distintos às unidades cadastradas.

Importante: para associar Pessoas e Cursos, estes itens devem estar devidamente cadastrados.

NONO PASSO: Taxas

No cadastro de Taxas você deve cadastrar todas as taxas da instituição. Denominamos taxas todos os valores cobrados dos alunos que não se classificam como mensalidade.

EXEMPLO: Taxas para emissão de documentos diversos, taxa de DCE, taxa de material didático, entre outras.

Para inclusão de uma nova Taxa você deve acessar o menu Cadastros | Financeiro| Cadastro de Taxas.

Na aba Novo os campos Código e Descrição são de preenchimento obrigatório.

As Taxas aqui cadastradas são associadas à Turma, por meio da aba Taxas do cadastro de Turmas.

Na Matrícula essas taxas devem ser associadas, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Enturmação | Sub aba Taxas.

DÉCIMO PASSO: Descontos

No cadastro de Descontos você deve realizar o cadastro de TODOS os descontos que podem ser aplicados aos cursos e/ou alunos da instituição.

Para inclusão de um novo Desconto acesse o menu Cadastros | Financeiro| Descontos.

Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório e de extrema importância para o cadastro de descontos. Sendo assim, realize esse registro com muita atenção.

A aba Perda Desconto é exibida caso a concessão do desconto esteja condicionada à data de vencimento da mensalidade.

Os Descontos aqui cadastrados são associadas à Turma, por meio da aba Descontos do cadastro de Turmas.

Na Matrícula esses descontos devem ser associados, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Matrícula/Débitos | Sub aba Débitos da Turma.

DÉCIMO PRIMEIRO PASSO: Turmas

No cadastro de Turmas você deve cadastrar TODAS as turmas existentes na instituição.

Para inclusão de uma nova Turma você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Turmas.

A AIX Sistemas aconselha que a instituição crie uma regra para o cadastro de turmas, para que fique mais fácil identificá-las após o cadastramento.

Na aba Novo do cadastro de Turmas você deve preencher informações da turma que está sendo cadastrada.

Todos os campos em negrito são de preenchimento OBRIGATÓRIO.

Fique atento a TODAS as abas do cadastro de turmas. São elas:

Material: realiza a associação de materiais obrigatórios para as turmas desejadas.

Descontos: realiza a associação de descontos específicos para cada turma.

Taxas: realiza a associação de taxas específicas para cada turma.

Alunos: realiza a pesquisa dos alunos já enturmados na turma selecionada.

Disciplinas: realiza a associação de disciplinas específicas para cada turma.

Plano de Pagto: associa planos de pagamentos específicos para cada turma.

Aulas Geradas: apresenta as aulas geradas na aba Disciplinas ou via Cadastro de Aulas.

DÉCIMO SEGUNDO PASSO: Materiais

No cadastro de Materiais você deve realizar o cadastro de TODOS os materiais que se encontram no estoque da instituição. Também é possível montar kit's distintos de materiais.

Para inclusão de um novo Material acesse o menu Cadastros | Estoque | Materiais.

Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

DÉCIMO TERCEIRO PASSO: Caixa Central

O Caixa Central é o local onde se contabiliza o recebimento das receitas dos caixas autenticadores da instituição. O Caixa Central é como um tesoureiro dentro da própria instituição: é um caixa único que acumula as receitas de todos os outros caixas do sistema.

Para inclusão de um novo Caixa Central acesse o menu Cadastros | Caixas | Caixas.

Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

IMPORTANTE:

As instituições que utilizam banco (boleto) para receber pagamentos de mensalidades e taxas devem entrar em contato com o Suporte Técnico da AIX Sistemas para configurações necessárias e melhores esclarecimentos.

Matrícula

Matrícula é o ato que formaliza o vínculo do aluno com a instituição.

Para inclusão de uma nova Matrícula você deve acessar o menu Cadastros | Matrícula | Matrícula.

O cadastro de Matrícula é dividido em seis abas distintas. São elas:

Pesquisa de Alunos;

Informações Pessoais;

Enturmação;

Matrícula/Débitos;

Pagamentos;

Títulos;

CRM.

Pesquisa de Alunos

Por meio da aba Pesquisa de Alunos você realiza a pesquisa dos alunos matriculados, inclui a matrícula de um novo aluno, realiza a associação de uma pessoa cadastrada no Cadastro de Pessoas à matrícula e ainda constata os alunos devedores.

Informações Pessoais

Por meio da aba Informações Pessoais você realiza a matrícula do novo aluno e visualiza os dados do aluno já matriculado.

Sub aba Identificação do aluno:

Sub aba Dados Adicionais:

Sub aba Campos Personalizados:

Enturmação

A aba Enturmação se divide em quatro sub abas. São elas:

Enturmações: Nesta sub aba você realiza as enturmações do aluno.

Materiais: Nesta sub aba você realiza a associação dos possíveis materiais didáticos à matrícula do aluno.

Taxas: Nesta sub aba você visualiza as taxas associadas à matrícula do aluno.

Disciplinas/Turmas: Nesta sub aba você visualiza as disciplinas associadas à matrícula do aluno.

Matrícula/Débitos

A aba Matrícula/Débitos se divide em duas sub abas. São elas:

Sub aba Débitos Turma: Nesta sub aba você realiza a geração de débitos do aluno.

Sub aba Débitos Avulsos: Nesta sub aba você realiza a geração de débitos avulsos para o aluno.

Pagamentos

Por meio da aba Pagamentos o sistema lista todos os débitos vinculados ao aluno. É também na aba Pagamentos que realizamos o pagamento dos débitos em aberto.

Títulos

Por meio da aba Títulos o sistema lista todos os débitos em aberto vinculados ao aluno.

É também na aba Títulos que realizamos a impressão dos boletos referentes aos Títulos/Negociações.

CRM

CRM significa Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Esta aba contém informações sobre os contato estabelecidos entre a instituição e o aluno ou responsável, incluindo visitas, ligações telefônicas, e-mails, entre outras interações.

Lançamentos

Em Lançamentos vamos tratar os pagamentos recebidos pela instituição.

Liquidação de Títulos

A Liquidação de Títulos é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos.

Para liquidar um título você deve acessar o menu Lançamentos | Financeiros | Liquidação de Títulos.

Existem dois tipos de liquidação de títulos: Em Dinheiro e Negociada.

Em Dinheiro: realiza a baixa do valor total da taxa e/ou mensalidade.

Negociada: realiza a baixa parcelada da taxa e/ou mensalidade.

Boleto Bancário

Para as instituições que utilizam boletos bancários, a quitação é realizada por meio da importação do arquivo de retorno. Esse arquivo é enviado pelo banco. Para tal procedimento, você deve solicitar o auxílio do Suporte Técnico da AIX Sistemas.

Visão Geral - WGiz

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