Matrícula - Giz Ensino Profissionalizante
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Índice
Geral
Os ingressos dos alunos são realizados a partir de suas matrículas em alguns dos cursos oferecidos pela instituição.
Este processo, aliado à assinatura do contrato de prestação de serviços constituem o vínculo entre ele e o estabelecimento de ensino.
No Giz EP Secretaria, os procedimentos de matrículas dos alunos nos cursos da instituição consistem em:
- cadastrar os dados pessoais dos alunos;
- realizar a conferência da documentação exigida para matrícula;
- associar os alunos aos seus respectivos cursos e turmas;
- realizar a impressão do requerimento de matrícula e o recolhimento da assinatura.
Para garantir o sucesso das matrículas dos alunos no sistema Giz é muito importante que os dois principais cadastros de estruturação do sistema, tenham sido realizados e configurados corretamente. Estes cadastros são: Grade Curricular e Disciplinas por Professor.
São através deles que o sistema consistirá informações relevantes para o processo de matrícula como disciplinas ofertadas, pré-requisitos de disciplinas, horários de aulas, etc.
O cadastro de matrícula do sistema Giz EP é composto de nove abas principais: Aluno, Endereço/Filiação, Disciplinas, Dados Financeiros, Taxas Extras, Dados Complementares, Dados de Cursos, Débitos e Solicitação de Disciplinas. Juntas, elas representam todo o cadastro do aluno.
Aba Aluno
Na aba Aluno, são cadastrados os dados iniciais dos alunos, sendo que é obrigatório o cadastro de pelo menos o nome, matrícula e data de matrícula do aluno. Ainda nesta página pode ser definida a situação acadêmica do aluno (Repetente, Dependência, Adaptação, Novato ou Matriculado por transfência) no exercício letivo atual.
A foto do aluno, em formato .BMP ou .JPG, pode ser associada ao mesmo através do botão Foto.
Após inserir o nome do aluno, o sistema gera automaticamente o número de matrícula de acordo com a máscara configurada no cadastro de parâmetros.
O Campo Nossa Matrícula é utilizado quando a instituição deseja vincular a matrícula antiga do aluno com a nova matrícula gerada pelo sistema Giz. O campo Nossa Matrícula é um campo do tipo livre, ou seja, o usuário pode digitar qualquer tipo de caractere com o máximo de 13(Treze) dígitos.
Para realizar a re-matrícula de um aluno veterano repetente ou a matrícula de um aluno novato repetente, é preciso marcar o parâmetro Repetente.
O Parâmetro Dependência é marcado quando o aluno ficar em dependência em alguma disciplina. Este parâmetro habilita na tela de enturmação a opção dependência.
O Parâmetro Adaptação é marcado quando o aluno tiver que fazer alguma disciplina em adaptação. Este parâmetro habilita na tela de enturmação a opção adaptação.
O Parâmetro Novato é marcado no momento de matricular o aluno novato na instituição.
O Parâmetro Matriculado por transferência é marcado quando o aluno é ingressado na instituição por transferência. Neste caso, é preciso informar no campo origem, o nome da instituição de ensino que o aluno estava estudando.
O Preenchimendo do campo Senha é utilizado quando a instituição possuir o módulo WebGiz Aluno. Neste caso, cadastre a senha do aluno para que o mesmo tenha acesso.
Para enturmar o aluno, ou seja, vincular o aluno na turma/série correspondente, é preciso clicar no botão Adicionar. O sistema exibe a tela de enturmação.
Nesta tela selecione a unidade, curso, turno e a turma/série do aluno. Quando o aluno novato ou veterano precisar fazer adaptação ou dependência em alguma turma/disciplina, o sistema habilita na tela de enturmação a opção correspondente ao tipo da enturmação.
:: Dica:
A opção Dependência ou Adaptação na tela de enturmação é exibida quando o parâmetro Dependência ou Adaptação da tela de matrícula está selecionado.
:: Dica:
Ao realizar o cadastro de documentos o sistema faz a consistência quanto à exigência dos documentos de CPF, título de eleitor e documento militar em relação ao sexo e idade dos alunos.
Aba Endereço e Filiação
Na aba Endereço/Filiação, informe os dados de endereço e filiação do aluno.
Antes de definir a ocupação dos pais do aluno, é necessário realizar o cadastro destas ocupações no Módulo Básico Tabelas|Ocupações.
O campo de e-mail é importante ser cadastrado pois pode ser utilizado futuramente para o envio de mala direta por correio eletrônico.
Aba Disciplinas
Nesta aba é realizada a inclusão de disciplinas que o aluno irá cursar.
No quadro Tuma(s) do aluno, selecione a turma da qual o aluno será incluso. Após a seleção da turma, verifique no quadro Disciplinas da a grade curricular para a turma selecionada todas as disciplinas pertencentes a turma escolhida.
Para adicionar as disciplinas ao aluno, selecione a disciplina no quadro Disciplinas da a grade curricular para a turma selecionada e clique no botão Adicionar.
Todas as diciplinas adicionadas ao aluno podem ser vizualizadas no quadro Disciplinas do aluno para a turma selecionada
Aba Dados Financeiros
O sistema Giz permite definir os dados financeiros dos alunos na própria tela de matrícula.
Para isto é necessário que seja definido esta permissão através do cadastro de Parâmetros do módulo Giz Recebimentos.
Caso a permissão seja concedida, o usuário da secretaria pode definir no ato da matrícula os dados de descontos, plano de pagamento, dia de vencimento diferenciado e desconto especial.
Clique no botão + do navegador de descontos e informe o tipo de desconto que será concedido ao aluno.
Os campos de Data de validade inicial e Data de validade final definem a faixa de data em que os descontos serão aplicados aos débitos gerados.
No campo Responsável é definido o responsável financeiro pelo o aluno. Para isto, precisa-se fazer cadastro do mesmo no menu Cadastros | Responsável.
Aba Taxas Extras
As taxas extras cadastradas vão estar disponíveis para os alunos, desde que estejam cadastradas no módulo Recebimentos no menu Cadastros | Taxa Extras.
Clique no botão + do navegador de Taxa extras e informe qual taxa será associada ao aluno.
Os campos de Data de validade inicial e Data de validade final definem a faixa de data em que as Taxas extras serão geradas aos alunos. No campo Desconto, pode-se associar um tipo de desconto
Caso queira aplicar desconto ao valor da Taxa Extra, basta selecionar o mesmo no campo Desconto.
Aba Dados Complementares
A aba Dados complementares é um espaço reservado para observações gerais do aluno.
A informação aqui cadastrada é exibida na ficha de matrícula.
Os campos Faixa Etária e Bairro são criados através da Tabela genérica no módulo básico.
Dados Profissionais
Nesta opção devem constar dados adicionais com relação ao alun. Preencha os campos Empresa, Ocupação, Tipo de vínculo, Situação ocupacional e Escolaridade.
Por exemplo:
Empresa: Local onde o aluno trabalha.
Aba Dados de Cursos
Na aba Dados de Cursos são exibidos todos os cursos aos quais o aluno tenha sido matriculado na instituição.
Os campos Data da expedição do diploma, Data da expedição do histórico, Data da colação e Data de conclusão, só deverão ser cadastrados ao fim do curso para que as informações sejam impressas no histórico escolar.
Na parte inferior do cadastro são inseridos os dados de curso anterior e do estabelecimento onde o aluno cursou tal curso.
Documentos Entregues ou Pendentes
Serão exibidos os documentos que foram associados ao curso para serem exigidos aos alunos no momento da matrícula. Estes documentos são associados no cadastro de Cursos.
Selecione os documentos que foram entregues pelo aluno e click na seta <, caso queira selecionar apenas um documento.
Caso o aluno ainda não tenha um curso definidio, os documentos não aparecerão para serem selecionados.
Utilize o botão seta dupla <<, caso o aluno não possua nenhuma pendência.
Os documentos que não forem marcados como entregues ficarão como pendentes e o sistema listará os documentos pendentes de cada aluno no relatório de Relação de Documentos Pendentes.
Aba Débitos
No ato da matrícula de um aluno, o usuário pode gerar todos os débitos de mensalidades e as taxas extras.
Neste caso, basta informar o Mês de referência, Turma, Valor líquido Data de vencimento, Data de tolerância e Valor do desconto quando houver.
Também é possível quitar as parcelas através desta tela.
Aba Solicitação de disciplinas
Matrículas e Renovações de Matrículas
Geral
Existem duas formas de se fazer as matrículas no sistema GIZ. Uma para os alunos novatos, aqueles que estão ingressando pela primeira vez na instituição ou pela primeira vez no sistema. A outra para os alunos ditos veteranos, ou seja, para renovação de matrículas.
Matriculas de Novatos
Quando se tratar de matrículas de alunos calouros ou que estão sendo inseridos pela primeira vez no sistema clique no botão Novo. Preencha os dados de cada aba conforme explicações relacionadas ao cadastro de matrículas.
A matrícula do aluno novato no sistema Giz, exige a realização de praticamente todos os passos vistos até o momento. Estes passos se iniciam inserindo os dados cadastrais dos alunos pela aba Aluno
Concluída a entrada dos dados de identificação do aluno, o mesmo deve ser associado ao curso ao qual está ingressando e em seguida incluir as disciplinas que deve cursar. Após realizar todos os cadastros clique no botão Ok.
Lembre-se, a entrada dos dados financeiros do aluno pela tela de matrícula é realizada apenas se a concessão para tal ação for realizada através do cadastro de parâmetros.
Renovações de Matriculas
Atenção:: Esta forma de renovação de Matrícula é usada quando a instituição NÃO usa o recurso de Promoção automática disponível no Sistema Giz.
Quando se tratar de um renovação de matrícula do aluno na instituição, e principalmente no sistema, ou seja, se o aluno já estiver sido cadastrado alguma vez no sistema, o procedimento se fará da seguinte forma:
O usuário deve selecionar o aluno através do arquivo morto, já que este já se encontra no banco de dados do sistema.
Observe que após o campo do Nome existe um botão de Pesquisa. Este botão pode ser utilizado para pesquisar o aluno no sistema.
O usuário pode selecionar a origem da fonte conforme tela abaixo para buscar dados no Arquivo Morto ou Interessados.
Caso o usuario deixe marcado a opção Não Considera na pesquisa alunos já matriculados, o sistema fará um filtro dos alunos que já estão matriculados no periodo letivo em aberto, exibindo apenas os alunos que estão no Arquivo morto ou Interessados.
Logo após a execução destes passos, a renovação terá continuação nas abas de Aluno, Endereço/Filiação, etc.
O(a) secretario(a) acadêmico(a) precisa conferir os dados cadastrados e fazer as devidas alterações se necessário. Na aba Disciplinas associar manualmente a próxima turma do aluno conforme as explicações nesta mesma aba. Também é possível realizar a enturmação através da aba Aluno botão Adicionar, caso use enturmação simplificada.
Impressão de Requerimento de matricula
Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do Comprovante ou Requerimento da mesma. Para isto, é necessário somente que um modelo de Ficha de Matrícula tenha sido previamente criado ou personalizado.
Para a impressão do Requerimento ou Comprovante de matrícula clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema Giz já possui um modelo padrão de ficha de matrícula. Este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão LAYOUT (canto inferior direito da tela de impressão).
Após a abertura da tela de impressão, deve-se escolher para impressão o tipo Ficha de Matrícula que pode ser os modelos padrões do sistema (Para arquivar e para preencher) ou o modelo personalizado. Sendo a opção personalizada, o modelo deve ser selecionado no botão de pesquisa de layout (canto inferior esquerdo da tela).
