Aluno (Período Letivo) - WebGiz Matrícula On-line

Aluno(Período Letivo)

• Para realizar a matrícula online, o responsável financeiro deverá clicar no menu com o nome do Aluno e entre parênteses o Período Letivo no qual será matriculado.

• O sistema irá direcionar para o formulário com as etapas da matrícula online.

• O usuário irá preencher as informações solicitadas na etapa e clicar no botão avançar.

Importante:

• Lembrando que o formulário é personalizado e o número de etapas dependerá da necessidade da instituição.

Etapa 1 - Cadastro Responsável

• Nesta etapa, o responsável financeiro irá verificar, editar e confirmar os seus dados cadastrais.

• Observação: Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.

Etapa 2 - Dados do Aluno

• Nesta etapa, deverão ser verificados e confirmados os dados cadastrais do aluno, além de consultar o curso no qual o aluno está se matriculando.

• Observações:

• O curso e série/ano apresentados na matrícula foram definidos conforme pré-requisitos e realização da promoção automática.

• Caso tenha(m) campo(s) de preenchimento obrigatório não preenchido(s) na tela, o sistema não permitirá avançar a etapa e irá emitir um alerta sobre o impedimento.

• Caso o responsável financeiro deseja retornar à etapa anterior, deverá clicar no botão Voltar na parte inferior do formulário.

Etapa 3 - Responsáveis Adicionais

• Neste momento, serão definidos/confirmados os responsáveis pelo aluno: Mãe, Pai, Financeiro e Acadêmico.

• Observação: Lembrando que os responsáveis serão apresentados conforme cadastro no Giz e associação ao aluno veterano.

• Caso o usuário deseja incluir outro responsável, poderemos personalizar uma mensagem nesta tela para que o mesmo entre em contato com a instituição para alteração.

Importante

• No formulário da matrícula online será possível realizar a edição de dados somente do Responsável Financeiro.

• Na coluna tipo de responsabilidade é possível apenas alterar o Responsável Acadêmico.

• Caso o responsável financeiro deseja retornar à etapa anterior, deverá clicar no botão Voltar na parte inferior do formulário.

Etapa 4 - Ficha Médica

• Nesta etapa poderá ser acrescentada a ficha médica no qual o responsável irá preencher com as informações que considerar necessárias em relação à saúde do aluno.

• Com esta ficha preenchida, a instituição terá o retorno ou atualização de informações referentes à saúde aluno, assim, em casos de problemas de saúde ou acidente, terá um direcionamento de como agir no tratamento; quem poderá contactar e solucionar a questão.

• Lembrando que a ficha médica irá apresentar os campos conforme a parametrização realizada no Webgiz | Etapas baseadas em campos personalizados

• Caso o responsável financeiro deseja retornar à etapa anterior, deverá clicar no botão Voltar na parte inferior do formulário.

Etapa 5 -Informações Adicionais

• Neste momento, o usuário irá definir por exemplo, se o aluno possui necessidades especiais; se os pais são separados.

• Cabe a instituição definir os dados adicionais que irão complementar a matrícula.

• Lembrando que as informações adicionais serão apresentadas conforme a parametrização realizada no Webgiz | Etapas baseadas em campos personalizados

• Caso o responsável financeiro deseja retornar à etapa anterior, deverá clicar no botão Voltar na parte inferior do formulário.

Etapa 6 -Planos de Pagamento

• Neste etapa serão apresentados os planos de pagamentos configurados e associados ao curso/ à turma da matrícula no próximo período letivo.

• O usuário irá selecionar o plano desejado e clicar em Avançar para continuar o processo de matrícula.

• No formulário exemplo abaixo, foram incluídos avisos em relação ao plano de pagamento: caso o usuário deseja outro plano de pagamento, deverá entrar em contato com a instituição de ensino e; informativo sobre o desconto da primeira parcela para reserva da vaga.

Importante

• O sistema irá gerar o débito da primeira parcela do plano de pagamento após a conclusão do processo de matrícula online.

• Caso o aluno veterano possua algum desconto associado, o sistema irá calcular o valor com desconto. Irá gerar o débito conforme regras associadas ao financeiro do aluno.

• Caso o responsável financeiro deseja retornar à etapa anterior, deverá clicar no botão Voltar na parte inferior do formulário.

Etapa 7 -Autorização uso de imagem/ciência das informações

• Neste momento, caso a instituição possua termo para utilização do uso de imagem poderá ser acrescentado nesta etapa para que o pai autorize o uso ou não o uso da imagem do aluno.

• Além disso, nesta etapa, o usuário indica que está ciente das informações registradas até o momento e que não poderá voltar às etapas anteriores para alteração.

Importante

• Incluiu-se uma trava nesta etapa, ou seja o usuário não poderá voltar às etapas anteriores, para evitar que ele gere o contrato (última etapa), volta nas etapas anteriores, altera dados, gera o contrato novamente. Espécie de vai e volta.

• Marcando a opção ciente e avançando, o usuário não poderá retornar.

• O usuário irá marcar o campo ciente e clicar em Avançar.

Etapa 8 - Upload de Documentos

• Nesta etapa é possível realizar o processo de envio de documentos requeridos via Matrícula Online (Escola).

• Quando o aluno possuir um ou mais documentos pendentes, após configurar a etapa de envio de documentos, ela será exibida, listando os documentos que ainda possuem envio/entrega pendente.

• Os documentos que foram configurados para entrega obrigatória na instituição (através do cadastro de documentos), o sistema exibirá mensagem em azul, alertando sobre a entrega.

• Para o envio do documento clique no botão Enviar arquivo.

• O sistema irá abrir tela para seleção do documento desejado para o envio.

• Após a seleção, o sistema irá marcar o documento com o ícone V conforme imagem abaixo.

• Clique em Avançar para continuar com o processo de matrícula online.

Importante

• Caso o responsável tente prosseguir com o processo de matrícula e existir documentos que foram definidos como envio obrigatório no processo de matrícula, o sistema notificará o responsável, impedindo-o de continuar, até efetuar o envio, destacando os documentos com um asterisco, conforme está descrito na imagem acima.

• Os documentos enviados através da matrícula online serão exibidos no Giz através do módulo Registro Acadêmico | Matrícula | aba Documentos | sub Documentos Digitalizados | sub aba Cloud.

Etapa 9 - Aceite contrato

• Nesta etapa é possível visualizar o contrato de matrícula em tela, ler e aceitar os termos contratuais.

• Para avançar, é necessário que o responsável financeiro tenha lido e aceitado as informações contidas no contrato.

Observação:

• Lembrando que o layout do contrato é personalizado conforme a necessidade da instituição.

Importante:

• Existe um parâmetro "Não exibir Etapa de Aceite Contrato", caminho: sistema Webgiz >> Outros >> Geral >> Configurações, em Componente de matrícula interessados - parâmetros financeiros, acesso com o perfil de Administrador. No qual, ao ser marcado, a etapa "Aceite contrato" não será exibida/considerada para o responsável financeiro quando estiver realizando a rematrícula, dessa forma, a assinatura do contrato será no formato de assinatura eletrônica realizada pela integração com o Click Sign. Nesse caso, consultar o setor de suporte técnico.

Etapa 10 - Pedido de Deferimento

• Neste momento, o usuário irá informar que está de acordo com o contrato e pede o deferimento da matrícula.

• Além disso, consulta as informações referentes à efetivação da matrícula e quitação de boleto referente à matrícula.

• Nesta tela, é possível também, o usuário emitir o contrato, ficha médica/autorização da saída/uso de imagem, requerimento de matrícula e comprovante de matrícula.

Observação: para abrir a documentação para leitura e impressão, o usuário irá clicar sobre os links referentes. O sistema irá abrir nova aba no navegador com o documento.

Importante

• Lembrando que o layout dos documentos é personalizado conforme a necessidade da instituição.

• Após a emissão dos documentos, clique no botão Finalizar para concluir a matrícula online.

• Exemplo de Contrato

• Exemplo de Ficha médica

• Exemplo Comprovante de Matrícula

• Exemplo de Requerimento de matrícula

Envio da matrícula online para o ERP-AIX

• Após a finalização da matrícula online no portal WebGiz, as informações são enviadas para o Giz (ERP-AIX) de forma automática no período letivo de interesse.

• Podendo se verificar na tela de matrícula conforme abaixo.

• Observação:

• O campo interessado estará preenchido as com as informações do aluno veterano, indicando que após promoção automática, se mostrou interessado em permanecer na instituição no período letivo vigente.

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