Matrícula - Giz Escola (Educação Básica/Ensino Profissionalizante)

O processo de matrícula nas escolas, precisa ser elaborado com bastante atenção. As informações que serão cadastradas serão de grande importância para a instituição ao longo da permanência do aluno ou mesmo depois do término de seus estudos. Cada instituição precisa avaliar qual a melhor maneira de inserir os dados e definir quais informações deverão ser cadastradas a partir de sua realidade. A seguir serão apresentados os campos existentes na tela de matrícula do sistema Giz.

Geral

Logo que a matrícula é efetivada em algum curso o aluno é considerado como ingressante na instituição. Este processo, aliado à assinatura do contrato de prestação de serviços, constituem o vínculo entre ele e o estabelecimento de ensino.

No Módulo Básico, o procedimento de matrícula dos alunos nos cursos da instituição consiste em:

• cadastrar os dados pessoais dos alunos e dos responsáveis;

• associar os alunos nos seus respectivos cursos e turmas;

• realizar a conferência da documentação exigida para matrícula;

• realizar a impressão do requerimento de matrícula e o recolhimento da assinatura.

Para garantir o sucesso das matrículas dos alunos no sistema Giz, é muito importante que os dois principais cadastros de estruturação, Grade Curricular e Disciplinas por Professor disponíveis no Módulo Secretaria, estejam parametrizados corretamente.

Através destes cadastros o sistema utilizará informações relevantes para o processo de matrícula como disciplinas ofertadas, pré-requisitos de disciplinas, horários de aulas, etc.

Aba Alunos

• Na aba Aluno, são cadastrados os dados iniciais dos alunos, sendo que é obrigatório o cadastro de pelo menos o nome, matrícula e data de matrícula do aluno. Ainda nesta página pode ser definida a situação acadêmica do aluno (repetente, dependência etc.) no exercício letivo atual.

• Durante o processo de matrícula, é possível inserir uma foto para o aluno no campo Foto (Ctrl + F). O arquivo precisa estar no .BMP ou .JPG. A foto ainda poderá ser capturada por meio de uma WebCam, para isso, basta clicar no item Capturar Foto , que uma tela para ativação da câmera (instalada no computador) será aberta.

• Após inserir o nome do aluno, o sistema gera automaticamente o número de matrícula de acordo com a máscara configurada no cadastro de parâmetros.

• O Campo Nossa Matrícula é utilizado quando a instituição deseja vincular a matrícula antiga do aluno à nova matrícula gerada pelo sistema Giz. O campo Nossa Matrícula é um campo do tipo livre, ou seja, o usuário pode digitar qualquer tipo de caracter com o máximo de 13 (Treze) dígitos.

• Para realizar a rematrícula de um aluno veterano repetente, ou a matrícula de um aluno novato repetente, é preciso marcar o parâmetro Repetente.

• O Parâmetro Dependência é marcado quando o aluno estiver em dependência em alguma disciplina. Ao marcar este parâmetro é habilitado na tela de Enturmação a opção de matricular o aluno em situação de dependência.

• O Parâmetro Adaptação é marcado quando o aluno ficar em adaptação em alguma disciplina. Este parâmetro habilita na tela de Enturmação a opção de matricular o aluno em situação de adaptação.

• O Parâmetro Novato é marcado no momento de matricular o aluno novato na instituição.

• O Preenchimento do campo Senha é utilizado quando a instituição possuir o módulo WebGiz Acadêmico. Este módulo tem por finalidade o acesso através da Internet, às informações referentes a Notas e Faltas, tanto pelo aluno, quanto por seu responsável.

• O Parâmetro Matriculado por transferência é marcado quando o aluno é ingressado na instituição por transferência. Neste caso é preciso informar no campo Origem o nome da instituição de ensino que o aluno estudava.

• O Parâmetro Pais Separados é marcado quando o aluno possui os pais separados.

• O Parâmetro Reside com permite com que seja informado com quem o aluno reside. Neste caso, pode ser com um dos pais ou até mesmo com qualquer outra pessoa.

• No campo Código Inep deve ser informado o código Inep do aluno.

• Em Código de Segurança do histórico o sistema gera um número de identificação para o aluno. Este número é gerado da seguinte forma: Nº da Portaria da escola e ano + iniciais do nome do aluno + ano nascimento + Estado.

Exemplo: Código gerado: "1718907CHM99BA", sendo:

Portaria da Instituição: 17.189/2007

Nome do Aluno: Clara Heloisa Maria

Ano de Nascimento: 23/01/1999

Estado: Bahia

• Através do botão Adicionar você realiza a enturmação simples do aluno.

• Através do botão Enturmar por sala você realiza a enturmação do aluno na Turma e sala específica. Os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. Clique no botão Próximo.

• Nesta tela você deve selecionar as disciplinas e clicar no botão Próximo.

• Nesta tela você deve selecionar a sala, os horários e clicar no botão Confirmar.

Dica:

• A Marcação correta dos parâmetros citados implica na identificação correta da situação do aluno nos relatórios do sistema Giz.

• O Grid Turma do aluno exibido abaixo, informa qual unidade, curso, série, turno e situação (Normal, Dependência, Adaptação, Transferência) que o aluno está matriculado. Esta parte do cadastro consiste em uma das informações mais importantes do processo de matrícula. É através desta opção que os alunos serão associados à turma e disciplinas no período letivo corrente.

• Para enturmar o aluno, ou seja, associar o aluno na turma/curso, o sistema Giz usa o processo de enturmação do aluno. Para esse procedimento clique no link Processo de Enturmação.

Aba disciplinas

• Por esta aba são associadas as disciplinas que o aluno cursará em cada uma das turmas matriculadas. Estas disciplinas só serão visíveis para o usuário caso o cadastro de Disciplinas por Professor tenha sido efetuado no Módulo Secretaria.

Atenção

• É possível alterar a data de enturmação do aluno na disciplina, mediante liberação do supervisor acadêmico.

A senha do supervisor deve ser cadastrada pelo administrador do sistema no Módulo Básico menu Segurança | Usuários.

Aba Endereço

• Na página Endereço informe os dados de endereço do aluno.

• Observação': é importante salientar que os dados de condomínios só aparecerão para seleção se os mesmos tiverem sido cadastrados no menu Cadastro de Condomínios.

• Observação: Durante o cadastramento do endereço o usuário poderá pesquisá-lo para o preenchimento automático, através do botão localizado ao lado do campo CEP.

• É importante realizar o cadastro do e-mail, pois o mesmo pode ser utilizado futuramente para o envio de mala direta por correio eletrônico.

Aba Pais/Responsáveis

• Esta página também tem um papel fundamental para o processo de matrícula do aluno. É por este cadastro que são cadastrados os dados da filiação do aluno e de seus respectivos responsáveis financeiro, acadêmico e avalista.

• Um responsável pelo aluno no sistema pode ser o pai, a mãe, o próprio aluno ou outra pessoa com ou sem parentesco com o estudante.

• Esta página permite cadastrar e associar os nomes dos pais/responsável do aluno. O usuário deve inserir o nome do pai/mãe e confirmar apertando a tecla enter do teclado.

• Para inserir outros dados dos pais/responsáveis do aluno, deve-se clicar no botão ao lado do campo nome.

• O sistema abre a tela de cadastro de Pais/Responsáveis.

• A aba Pais/Responsáveis permite também que sejam feitas as associações dos responsáveis aos alunos e os tipos de responsabilidades. Para este procedimento é preciso inserir os nomes dos pais/responsáveis do aluno pelo cadastro de Pais/Responsáveis.

O Cadastro e/ou associação do responsável ao aluno e seu respectivo tipo de associação é realizado conforme as sete divisões existentes:

• Pai : Nome do Pai ou responsável.

• Mãe : Nome da Mãe ou responsável.

• Padrasto: Nome do Padrasto ou responsável.

• Madrasta: Nome da Madrasta ou responsável.

• Responsável financeiro : Nome do Pai ou responsável(Responsável pelo pagamento de Mensalidades e/ou taxas).

• Responsável Acadêmico : Nome do Pai ou responsável(Responsável pelas informações acadêmicas do aluno na Instituição).

• Responsável Avalista: Pessoa responsável, avalista do responsável financeiro, ou seja, que assume a responsabilidade de pagar a dívida para a instituição caso o responsável financeiro não efetuar o pagamento.

Atenção:

• Quando o aluno não possuir um pai declarado, utilize o parâmetro Não declarado. Ao marcar este parâmetro o sistema desabilita todos os dados referentes ao pai do aluno dispensando o cadastro.

Dica:

• Ao habilitar o parâmetro Reside com o aluno, toda vez que houver uma alteração nos dados de endereço do aluno, automaticamente o sistema atualizará os dados de endereço dos responsáveis que residem com o aluno. O inverso acontece quando é alterado o endereço do responsável.

• Além disso, ao marcar a opção Reside com o aluno, o sistema apresentará pais/responsáveis na aba Família com seus respectivos papeis e seus dependentes, neste caso, o(s) aluno(s). E é possível também consultar de forma dinâmica os dados de outros filhos do pai do aluno que estudam na instituição, de outros filhos da mãe do aluno, outros dependentes do seu responsável financeiro e outros dependentes do responsável acadêmico.

  Nova Carteirinha Digital

• Para o processo de exportação dos dados para emissão da nova ID Estudantil no sistema SEB é importante que:

• quando o aluno for menor de idade, obrigatório informar entre 1 a 3 responsáveis pelo aluno, no qual se enquadram os códigos 1 para quando o responsável for a Mãe, 2 para quando o responsável for o Pai e 3 para quando o responsável possuir um grau de parentesco diferente dos demais anteriormente informados. 

• Clique aqui para saber mais sobre a exportação de dados para a ID Estudantil.

Aba Documentos

Sub aba Principal

Documentos Pessoais

• Nesta aba devem ser cadastrados os dados de documentos pessoais do aluno, como por exemplo RG, CPF entre outras informações. Alguns campos não estarão disponíveis para o cadastro devido ao tipo de documento e o tipo de exigência conforme o sexo ou idade dos alunos. Deve ser informado o Número da Certidão de Nascimento, Data de Expedição, Folha, Livro, Cartório, Cidade do Cartório onde foi registrado e Nome de Registro.

• O nome de registro é o nome que consta na certidão de nascimento do aluno. Este campo é utilizado para atender aos alunos que possuem "dois" nomes (nome de registro e nome social). Desta forma, o aluno que se encaixa nesta situação deve ter seu nome de registro informado nesta aba e o nome social no campo Nome na aba Aluno.

  Nova Carteirinha Digital

• Para a emissão da nova ID Estudantil no sistema SEB é necessário que o campo CPF esteja preenchido.

• Lembrando que é obrigatório para qualquer idade que o aluno esteja matriculado, mesmo sendo menor de idade. 

• Clique aqui para saber mais sobre a exportação de dados para a ID Estudantil.

Campo Passaporte

• Neste campo, o usuário irá preencher o número do passaporte do estudante.

• Observação:

• Caso a instituição possua os campos configuráveis ativos, ou seja, tenha configurado no menu Giz Básico | Utilitários | Campos Configuráveis, os campos CPF e PASSAPORTE com o preenchimento obrigatório, o campo Passaporte seguirá as seguintes regras:

1) País de Origem diferente do Brasil Caso o aluno tenha o país de origem diferente do Brasil, associação realizada na tela Matrícula | aba Endereço | Campo País Origem, o sistema irá retirar a obrigatoriedade do campo CPF, exigindo somente o preenchimento do Número do Passaporte.

2) País de Origem - Brasil Caso o estudante possua o país de origem - Brasil, o campo CPF será de preenchimento obrigatório e o Número do Passaporte deixa de ser obrigatório.

Controle de Documentos Requeridos

• Na parte referente ao Controle de Documentos Requeridos, o usuário tem o controle da entrega presencial e/ou online de documentos realizada pelo aluno/responsável.

• Neste quadro são exibidos os documentos que foram registrados no cadastro de Cursos, caso o aluno já esteja enturmado no curso.

• Nesta seção deverão ser marcados os documentos entregues pelo aluno no ato da matrícula.

• Para apresentação e controle destes documentos será necessário:

1) Primeiramente, configurar os diretórios onde os arquivos serão salvos. Para isso, basta acessar o módulo Registro Acadêmico | menu Cadastros |Parâmetros.

2) Realizar o cadastro de documentos através do módulo Registro Acadêmico | Cadastros |Documentos.

3) Fazer a associação destes documentos no cadastro de Cursos | aba Documentos.

• Logo, o usuário irá selecionar os documentos que foram entregues pelo aluno/responsável clicando no check box do documento (coluna Doc).

Observação: caso o aluno ainda não tenha um curso definido na sub aba cursos, os documentos não aparecerão para serem selecionados.

• Utilize o botão Todos para marcar todos os documentos, caso o aluno não possua nenhuma pendência.

• Coluna Nome: será preenchida automaticamente com o usuário que recebeu o documento.

• Coluna Período: exibe se o documento é de entrega permanente ou renovada por período letivo (configuração realizada no cadastro de Documentos).

• Caso seja renovado por período letivo, o sistema exibirá o documento uma vez para cada período letivo e apresentará o período no qual o documento pertence, na coluna Período.

• Coluna Dt. Entrega: apresentará dia e hora em que o documento foi considerado como entregue, ou seja, no qual o usuário marcou no check box (coluna Doc) como entregue.

• Os documentos que não forem marcados como entregues ficarão como pendentes e o sistema listará todos os documentos pendentes de cada aluno no relatório de Documentos Pendentes. Este relatório pode ser visualizado em: Registro Acadêmico | Outros Relatórios | Relação de Alunos | Documentos pendentes.

• É possível analisar através de relatórios, se existem documentos pendentes dos alunos matriculados. Este relatório é visualizado em: Registro Acadêmico | Outros Relatórios | Relação de Alunos | Documentos pendentes.

Sub aba Documentos Digitalizados

• Nesta subaba , o usuário poderá acessar, de forma rápida, os documento(s) digitalizado(s), assim como, vinculá-lo(s), abri-lo(s) ou excluí-lo(s).

Vincular Documentos

Para que serve?

• O botão Vincular Documentos permite ao usuário gravar imagens capturadas através de um Scanner conectado ao computador ou carregar imagens salvas.

• O usuário poderá digitalizar o documento localmente através da aba Local e/ou na nuvem na aba Cloud.

Para digitalizar documentos proceda da seguinte forma:

Local

• 1) Clique no botão Vincular Documentos em: Matrícula | aba Documentos | sub aba Documentos Digitalizados | sub aba Local | Vincular Documentos.

• O botão Vincular Documentos permite ao usuário gravar imagens capturadas através de um Scanner conectado no computador ou carregar imagens salvas.

Observação: os tipos de documentos aceitos são imagens (bitmap, jpeg, outras imagens e PDF).

• Ao abrir a tela para vincular documentos, selecione e/ou preencha:

• Categoria : tipo do documento a ser vinculado ou tipo de forma de captura do documento: Scanner, foto, etc. Selecione na seta ao lado do botão + para inserir.

• Caso não possua o cadastro da categoria de documentos, clique no botão + ao lado da categoria para registro.

• Documento: descrição do documento. Coloque o nome que este documento será exibido no sistema, por exemplo: certidão de nascimento, CPF, RG, comprovante de endereço, entre outras definições.

• O usuário deverá clicar no ícone da lupa ao lado do campo para pesquisar e selecionar o documento que será associado à categoria.

• O sistema somente exibirá os documentos vinculados ao curso/período letivo no qual o aluno se encontra. Assim evita-se que documentos não pertinentes ao curso do aluno sejam exibidos.

Importante:

• Caso o aluno, no momento da digitalização dos documentos, não esteja vinculado a um curso na tela de matrícula, o sistema exibirá mensagem informando que é necessário vincular o aluno a um curso primeiro.

Importante:

• Ao clicar no botão Vincular Documentos, no campo Categoria, por padrão, já existe a categoria UPLOAD, no qual será utilizada pelo portal WebGiz, quando um aluno e/ou responsável efetuar um envio de documento.

• Acesse a página, clicando aqui, para ver como enviar documentos através do portal WebGiz.

• Para anexar o documento digitalizado, o sistema oferece duas formas para seleção das imagens:

• Importar: permite escanear e importar a imagem diretamente do Scanner.

• Carregar arquivo: permite abrir localmente onde as imagens estão salvas e carregar arquivo para associação no sistema.

Importar arquivo

• Clique no botão Importar e será exibida uma tela mostrando os drivers conectados à máquina. O sistema acessa o scanner conectado ao computador.

Observação: lembrando que, se estiver utilizando o sistema através de uma conexão remota e o sistema não consiga realizar a conexão com o dispositivo, não será possível realizar a importação do arquivo. Neste caso, será necessário utilizar o recurso de carregamento, clicando no botão Carregar de Arquivo, no qual o sistema permite selecionar um arquivo salvo em seu computador.

• Escolha o driver do scanner desejado e o sistema abrirá a tela de digitalização do mesmo.

Carregar arquivo

• Ao clicar no botão Carregar arquivo, será exibida uma tela para seleção das imagens salvas.

• Observação: tamanho máximo do arquivo é até 500kb.

• Ao carregar o documento, o sistema apresentará a prévia da digitalização. Clique no botão Confirmar para realizar o vínculo do documento.

• Caso o documento selecionado ultrapasse o tamanho máximo de 500 Kb, o sistema emitirá o seguinte alerta:

• Após confirmar , o sistema exibirá mensagem perguntando se o usuário deseja salvar o arquivo na nuvem, ou seja, no cloud da AIX Sistemas.

• Caso o usuário clique em sim, será criada uma cópia do documento salvo no cloud da AIX Sistemas.

• Logo, o sistema irá apresentar a categoria selecionada e o documento digitalizado.

Aba Local

Cópia aba Cloud

  Documento em PDF

• Caso o usuário digitalize um documento em formato PDF, poderá utilizar recursos na tela de documentos digitalizados para facilitar a sua visualização: o zoom e a paginação para arquivos em PDF para documentos que possuem mais de uma página.

• Para utilizar esses recursos, basta clicar sobre a imagem exibida na tela.

Cloud

• Além de apresentar os documentos anexados via pré-matrícula no módulo Processo Seletivo, nesta aba também serão apresentados todos os documentos nos quais o usuário ao digitalizar localmente confirmou para salvar cópia na nuvem, ou seja, no cloud da AIX Sistemas; documentos vinculados diretamente na aba cloud e documentos enviados via portal WebGiz.

Importante:

• Caso o usuário deseja digitalizar o documento diretamente na nuvem ou seja, no cloud da AIX Sistemas, poderá acessar Matrícula | Documentos Digitalizados | sub aba Cloud e clicar no botão Vincular Documentos. Logo, realizar o processo de Importar ou Carregar Arquivo conforme vimos o processo acima na aba Local.

• Se o processo de Vincular Documentos for efetuado na sub aba Cloud, o sistema não perguntará se deseja salvar no nuvem, levando em consideração que você deseja salvá-lo no cloud.

• Para abrir o documento na sub aba Cloud para edição, impressão clique no botão .

• Ao clicar no botão Download, o sistema baixará o documento, anexado pelo candidato durante a pré-matrícula no processo seletivo ou documentos digitalizados via Giz ou enviados via WebGi , para salvar ou realizar impressão.

Abrir Documento

• Caso deseje abrir em programa específico para edição/impressão a imagem digitalizada, selecione a mesma e clique no botão .

• Observação:este botão é apresentado somente na sub aba Local .

Excluir documento

Sub aba Local e Cloud

• Caso deseje excluir o documento digitalizado, clique no botão e o sistema irá apagar a imagem selecionada.

Documentos portal WebGiz

• Os arquivos enviados através do portal WebGiz serão salvos automaticamente na nuvem da AIX Sistemas e apresentados no Giz através do menu Matrícula| aba Documentos | sub aba Documentos digitalizados | sub aba Cloud.

• Para saber mais como enviar documentos através do portal WebGiz clique aqui.

Pós digitalização - marcando o documento entregue

• Após efetuar a digitalização do documento ou analisar o documento enviado pelo aluno na sub aba Documentos Digitalizados, o usuário poderá acessar a sub aba Principal, que vimos em tópico anteriormente, e marcar o documento como entregue.

• Após confirmação, o sistema exibirá o documento como entregue para o portal do aluno e de seu responsável e em tela exibirá o nome do usuário que recebeu e a data e hora.

Dados Financeiros

• Conforme configuração e permissão concedida pelo usuário do financeiro no cadastro de parâmetro do Giz Recebimentos , o usuário da secretaria pode definir no ato da matrícula os dados de descontos, taxas extras, dia de vencimento diferenciado e até mesmo gerar os débitos dos alunos.

Informações Financeiras

• No primeiro campo da tela informe a o Dia de vencimento ideal para para geração dos débitos ao aluno.

• Logo preencha as informações financeiras referentes ao aluno conforme o perfil de cada um e negociação com o mesmo:

• Caso o conceda desconto especial para o aluno poderá preencher o item % Desc.Especial:, ou seja, o percentual de desconto especial que será aplicado.

• Valor Desc. especial: poderá preencher o valor inteiro do desconto especial.

• Caso o curso do aluno seja vinculado a um plano de pagamento, o sistema apresentará o filtro Plano de pagamento para seleção do plano.

• Caso a instituição trabalhe com índices monetários para correção das mensalidades, poderá selecionar o parâmetro Usa índice financeiro para corrigir mensalidade. Este é um mecanismo para coletar e gerar informações financeiras sobre determinada situação.

• Ao marcar esta opção, o sistema irá apresentar o campo Índice Financeiro para seleção do índice a ser utilizado na correção.

• Além disso, habilitará também o campo Valor base, ou seja, valor a ser usado como base de cálculo do Índice Financeiro.

Observação:

• Os campos Índice Financeiro e Valor base são de preenchimento obrigatório.

• Quando o aluno se encontrar devidamente matriculado no período letivo é possível definir um desconto para este aluno.

• Neste campo podem ser informados os dados de descontos dos alunos.

• Clique no botão "Novo" do navegador de descontos e informe o tipo de desconto concedido ao aluno:

• Código do desconto: seleção do desconto concedido.

• Responsável: responsável pela concessão do desconto.

• Desconto(%): caso o desconto selecionado for cadastrado para permitir cálculo em percentual, o sistema habilitará este campo para preenchimento do percentual a ser concedido.

• Desconto (Vr): caso o desconto selecionado for cadastrado para permitir cálculo em valor, o sistema habilitará este campo para preenchimento do valor de desconto a ser concedido.

• Os campos de Data de validade inicial e Data de validade final definem a faixa de data em que os descontos serão concedidos nos débitos gerados.

• Clique no botão Ok para gravar.

Importante:

• Caso deseja excluir o desconto concedido e a senha do Supervisor Financeiro estiver cadastrada no Módulo Básico, menu Segurança | Usuários, somente com a senha do mesmo é possível realizar a exclusão do desconto cadastrado.

Dica:

• Para melhores detalhes leia a parte do manual do sistema Giz Recebimentos que trata da definição de dados financeiros dos alunos.

Taxas Extras

• As taxas extras importadas e associadas aos cursos através do cadastro de curso, são exibidas nesta tela.

• O usuário pode marcar na opção Obrigatória a taxa extra que não está como obrigatória aos alunos do curso.

• As taxas marcadas como obrigatória no cadastro de cursos são automaticamente exibidas como obrigatórias nesta tela. Estas não podem ser desmarcadas pelo usuário.

• As taxas somente são vinculadas aos alunos quando os check-boxs estiverem marcados.

• Importante:

• Para gerar os débitos em relação às taxas extras desta aba, o usuário irá utilizar o módulo Recebimentos| Mensalidades | Geração de débitos | Padrão.

Aba Débitos

• Esta aba permite que a secretaria da escola, no ato da matrícula, gere os de débitos de matrículas e mensalidades para os alunos, agilizando todo o processo de enturmação dos mesmos no sistema.

• Após esta geração de débitos pelo registro acadêmico, todas as outras interações financeiras (cobranças, negociações, recebimentos, etc.) deverão ser realizadas no Giz Recebimentos no setor financeiro da instituição.

Aba Débitos - Giz Escola

• Clicando no botão Gerar Débitos o sistema exibe a tela Gerar débitos/títulos. Esta tela possui a aba Padrão, onde podem ser inseridas as taxas extras caso a instituição utilize o plano de pagamento por anuidade/semestralidade.

• Importante:

• Ao gerar débitos via tela de matrícula, as taxas extras definidas na aba Taxas Extras não serão consideradas ou seja não serão geradas automaticamente. Mas, caso o usuário desejar, poderá definir quais taxas extras gerar neste processo.

• Caso a instituição trabalhe com plano de pagamento, irá exibira aba Plano de Pagamento onde são inseridas as informações sobre o plano de pagamento do aluno.

Aba Débitos - Giz Ensino Profissionalizante

Geração de débitos - Giz Escola

Padrão

• Para gerar os débitos a partir desta aba, basta informar o mês de referência da primeira mensalidade, as datas de vencimento e datas de tolerância, o valor da parcela e a quantidade de parcelas a serem geradas e clicar sobre o botão Gerar Débitos.

• O botão Gerar Débitos somente estará habilitado caso o aluno ainda não tenha nenhum débito gerado.

Importante:

• Caso deseja considerar somente débitos a partir da data da matrícula , selecione o parâmetro: Não considerar vencimentos anteriores a data da matrícula.

• O parâmetro poderá ser marcado quando deseja que somente o mês e ano da data de vencimento da parcela sigam as informações preenchidas nesta tela. Já o dia será preenchido conforme a aba Dados financeiros da matrícula.

• Exemplo: Na aba dados financeiros, o dia de vencimento do aluno é todo dia 10. Na aba de geração de débito foi registrado data de vencimento: 25/02/2019. Ao marcar o parâmetro, gerar uma parcela, o sistema irá gerar com vencimento: 10/02/2019.

• Parâmetro : caso deseja gerar os débitos e logo os títulos ao mesmo tempo, poderá marcar este parâmetro. Assim na parte inferior da tela serão criados os títulos automaticamente.

• Caso não habilite o parâmetro, o sistema dará opção também para inserir os títulos manualmente.

• Caso seja informado também o campo Taxa Extra antes de clicar sobre o botão Gerar Débitos, os débitos gerados serão para a taxa extra. Caso não informe, serão gerados débitos de mensalidades.

• Observação:

• As taxas extras definidas na aba Taxas Extras, da tela de matrícula, não serão consideradas ou seja não serão geradas automaticamente. Mas, caso o usuário desejar, poderá definir quais taxas extras gerar neste processo.

• Antes de gerar os débitos, preencha o campo Valor para geração da(s) parcela(s).

• No campo Responsável dos débitos, o sistema preenche automaticamente com o responsável financeiro cadastrado na aba Pais/Responsáveis na tela de matrícula. Porém, caso necessite, poderá filtrar e selecionar responsável distinto.

Observação:

• Após gerar o(s) débito(s) na aba Padrão ou Plano de Pagamento o(s) mesmo(s) se encontrará(ão) em aberto no módulo Giz Recebimentos.

• Se o parâmetro Lançar Titulo na Matrícula estiver marcado no cadastro de parâmetros no módulo Giz Recebimentos, os débitos podem ser baixados na mesma tela associando um ou vários débitos a um ou vários títulos.

Exemplo:

Ao selecionar os débitos que serão quitados junto com o título gerado, o botão Novo da aba Título será habilitado.

• Durante a elaboração do título é necessário informar:

• Conta Caixa: Escolher a conta caixa.

• Tipo do Título: Definir o tipo do título que quitará (cheque, dinheiro, promissória).

• Data de Vencimento: Apesar dos débitos já estarem com data de vencimento definida, na quitação com o título pode ser definida uma nova data de vencimento para este débito.

• Número do Título: Se o título possuir número deve ser informado neste campo.

Exemplo:

• Cheque número:1020

• Valor: Ao marcar o(s) débito(s) que será(ão) pago(s) com o título(s), o programa faz a soma dos débitos no campo Valor dos Débitos. Assim, pode ser preenchido o valor do título correto.

Importante:

• A soma do valor dos títulos deve ser o mesmo valor da soma dos débitos.

• Banco, Agência, Conta: Somente se o Tipo de Título for Cheque será preenchido estes campos com os dados do cheque.

• Emitente, CPF: Nome e CPF da pessoa que está quitando o título.

• Em seguida clique em ok para confirmar a geração do título e em Gravar para registrar o título.

Observações:

• Antes de clicar no botão Gravar se a pessoa quiser criar vários títulos com os mesmos dados, basta clicar no botão Repetir e alterar se for necessário a data de vencimento, número e valor dos títulos de acordo com a soma dos débitos selecionados.

• Se este emitente for responsável pelo aluno e queira incluí-lo no cadastro de responsáveis, basta ir na aba Dados do Emitente(s), completar o restante dos dados e clicar em Ok.

Plano de Pagamento

• Nesta forma de pagamento, a pessoa deverá escolher o Plano de Pagamento que já foi associado ao curso/turma do aluno e clicar em Gerar débitos. Assim, as parcelas serão geradas de acordo com o cadastro deste plano que é definido no Cadastro de Plano de Pagamento no módulo Giz Recebimentos.

• O botão Gerar Débitos somente estará habilitado caso o aluno ainda não tenha débito(s) do plano de pagamento gerado(s).

Importante:

• Caso deseja considerar somente débitos a partir da data da matrícula , selecione o parâmetro: Não considerar vencimentos anteriores a data da matrícula.

• Parâmetro : caso deseja gerar os débitos e logo os títulos ao mesmo tempo, poderá marcar este parâmetro. Assim na parte inferior da tela serão criados os títulos automaticamente.

• Caso não habilite o parâmetro, o sistema dará opção também para inserir os títulos manualmente.

• No filtro Tolerância p/vencimento diferenciado poderá definir como o sistema irá se portar em relação à tolerância ao aplicar desconto(s) ou multa(s)/juro(s) quando o vencimento é diferenciado. Poderá selecionar uma das duas opções:

• Parâmetro Igual a vencimento: matrícula não consta preenchido o dia de vencimento, na aba Dados Financeiros, por exemplo. Já no cadastro do Plano de Pagamento, a data de vencimento é 01/02/2019 o primeiro lançamento. Ao marcar este parâmetro, o sistema irá lançar os vencimentos seguindo o vencimento do plano e considerará a tolerância igual ao vencimento.

• Caso o dia de vencimento esteja preenchido na aba Dados Financeiros da matrícula, exemplo dia 20. E no cadastro do Plano de pagamento a da vencimento com dia 01, o sistema irá considerar a data de vencimento da matrícula e considerar esta data como tolerância.

• Parâmetro Mesmo prazo: Irá considerar o prazo de tolerância inserido no cadastro do Plano de pagamento e parâmetro sobre tolerância.

• No campo Responsável dos débitos, o sistema preenche automaticamente com o responsável financeiro cadastrado na aba Pais/Responsáveis na tela de matrícula. Porém, caso necessite, poderá filtrar e selecionar responsável distinto.

Observação:

• Após gerar o(s) débito(s) na aba Padrão ou Plano de Pagamento o(s) mesmo(s) se encontrará(ão) em aberto no módulo Giz Recebimentos.

• Se o parâmetro Lançar Título na Matrícula estiver marcado no cadastro de parâmetros no módulo Giz Recebimentos, os débitos podem ser baixados na mesma tela associando um ou vários débitos com um ou vários títulos.

Exemplo:

• Depois de gerados os débitos e selecionado o débito que quitará com o título, automaticamente o botão Novo da aba título ficará habilitado.

• É preciso definir os seguintes dados para o título:

• Conta Caixa: Escolher a conta caixa.

• Tipo do Título: Definir o tipo do título que será quitado (cheque, dinheiro, promissória).

• Data de Vencimento: Apesar dos débitos já estarem com data de vencimento definida, na quitação com o título pode ser definida uma nova data de vencimento para esse débito.

• Número do Título: Se o título possuir número deve ser informado neste campo.

Exemplo:

• Cheque número:1020

• Valor: Ao marcar o(s) débito(s) que serão pagos com o(s) titulo(s) o sistema realiza a soma dos débitos no campo Valor dos Débitos. Assim, pode ser preenchido o valor do título correto.

Importante:

• A soma do valor do título deve ser do mesmo valor da soma dos débitos.

• Banco, Agência, Conta: Somente se o Tipo de Título for Cheque será preenchido esses campos com os dados do cheque.

• Emitente, C.P.F: Nome e cpf da pessoa que está quitando o título.

• Em seguida clique em ok para confirmar a geração do título e em Gravar para registrar o título.

Observações:

• Antes de clicar no botão Gravar se a pessoa quiser criar vários títulos com os mesmos dados, basta clicar no botão Repetir e alterar se for necessário a data de vencimento, número e valor dos títulos de acordo com a soma dos débitos selecionados.

• Se este emitente for responsável pelo aluno e queira incluí-lo no cadastro de responsáveis, basta ir na aba Dados do Emitente(s), completar o restante dos dados e clicar em Ok.

Geração de débitos - Giz Ensino Profissionalizante

• Na aba Débitos, da tela de matrícula do Giz Ensino Profissionalizante, é possível no ato da matrícula do aluno gerar débitos e realizar baixas para agilizar todo o processo de entrada do aluno no sistema.

• Para adicionar um débito (mensalidade ou taxas extras) clique em Adicionar.

• Preencha os dados desejados, clique em Ok que a informação será incluída no grid da aba.

• Para realizar uma baixa marque o débito desejado e clique no botão baixar, que a tela Forma de pagamento será habilitada para o procedimento.

Para mais detalhes, veja: Baixa

Aba Dados Complementares

• A aba Dados Complementares é um espaço reservado para observações gerais do aluno.

• A informação aqui cadastrada é exibida na ficha de matrícula.

• O campo Cor/Raça é criado através do Cadastro de Domínios no Módulo Básico.

• Necessidade Especial: Se o aluno tiver algum tipo de deficiência, esta deve ser classificada neste campo. Esta informação é muito importante para os relatórios do MEC, que se encontram no módulo Registro Acadêmico menu Relatórios Oficiais | Censo.

• Indicações: Neste campo deve ser informado se o aluno recebeu alguma indicação de Aluno, Funcionário Professor ou Responsável para se matricular na instituição.

• Como ficou sabendo: Informe como o aluno ficou sabendo da instituição. As mídias já devem estar cadastradas no cadastro de Mídias do Módulo Básico.

• Outras indicações: Caso o aluno não se encaixe em nenhuma das indicações acima, digite neste campo a indicação específica.

• Dados profissionais: Informe os dados profissionais do aluno.

• Através do ícone você realiza o cadastro da empresa onde o aluno trabalha.

Aba Dados de Cursos

• Na aba Dados de Cursos são exibidos todos os cursos aos quais o aluno tenha sido matriculado na instituição e o Livro de Registros, onde são gravados os registros obrigatórios do aluno, que são gerados pela secretaria, como registro de diploma, etc.

Aba Cursos do aluno na instituição

• Os campos Data da expedição do diploma, Data da expedição do histórico, Data da colação e Data de conclusão, só deverão ser cadastrados ao fim do curso para que as informações sejam impressas no histórico escolar.

• Na parte inferior do cadastro são inseridos os dados de curso anterior e do estabelecimento onde o aluno cursou tal curso.

Aba Livro registro

Atenção:

• Esta aba é voltada para Curso(s) Técnico(s).

• Para apresentar informações nesta aba serão necessários os seguintes procedimentos:

1. Cadastrar livros de registros utilizados pela instituição no módulo Registro Acadêmico > menu Cadastros> Livros.

2. Associar livros ao curso: Menu Cadastros> Cursos> aba Livros.

3. Acessar módulo Giz Básico> menu Outros Relatórios > Documentos> Geração de Documentos.

• Ao abrir a tela de geração, selecione o tipo de documento: Certificado ou Diploma.

• Selecione o aluno, curso e clique em OK para gerar documento.

• O campo Data de Conclusão é de preenchimento obrigatório. Preencha com a previsão de conclusão do curso.

4. Ao retornar à tela de matrícula, na aba Livro Registro, apresentará as informações do livro de registro do aluno.

Aba Situação

• Na aba Situação são cadastrados os dados dos alunos para composição do relatório de censo. Estes dados são exigidos por alguns órgãos que regulamentam os cursos da instituição de ensino.

Aba Campos Personalizados

• A aba Campos Personalizados só estará visível se a instituição possuir o Módulo Registro Acadêmico. Neste módulo serão exibidos os campos criados na tela de cadastros de Campos Personalizados. Registro Acadêmico| Cadastros | Campos Personalizados conforme a tela abaixo:

• Campo Grupo: tem o objetivo organizar as perguntas personalizadas por grupos e esses devem estar previamente cadastrados no Cadastro de Domínios.

• Os dados dos campos personalizados podem ser utilizados posteriormente para compor o relatório de Ficha de Matrícula do aluno, relatório Campos Personalizados ou para confeccionar as carteirinhas estudantis.

Histórico de Modificações

• Esta aba registra (auditora) para o usuário, às modificações ocorridas no sistema.

Os campos de registros de modificações são:

• Aluno

• Cursos

• Enturmações

• Disciplinas/Notas

• Avaliações

• Responsáveis

• Débitos

• Descontos do Aluno

• Outros

Os campos de informações são:

• Usuário: Usuário responsável pela modificação.

• Tipo de Ação: Qual foi o tipo de modificação (Inclusão, Remoção, Exclusão, etc).

• Data da Ação: Qual foi a data da modificação.

• Chave Primária: Mostra quais são as chaves primárias da tabela.

• Módulo: Em qual módulo do Sistema GIZ a modificação foi feita.

• Quando é feita alguma alteração no sistema é exibido em um quadro os Valores anteriores e os Valores atuais, para que se saiba qual alteração foi realizada.

• Quando é feita uma inserção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Atuais, os valores incluídos no sistema.

• Quando é feita uma remoção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Anteriores, os valores excluídos do sistema.

Observação:

• As modificações feitas no WebGiz também são gravadas, porém, só aparece aquelas modificações que tem alguma relação com algum número de matricula.

• ATENÇÃO: Para que a auditoria seja gravada é preciso garantir que o parâmetro Não auditar modificações esteja desmarcado na tela de Cadastro de Parâmetros.

Aba Censo

• Esta aba contém informações referentes aos dados do aluno matriculado. Essas informações irão compor o Censo.

• Importante:

• As informações a serem migradas se aplicam somente aos alunos matriculados de acordo com a data de referência do censo de cada ano. Verificar a data no sistema do INEP.

• Dados complementares: este quadro será utilizado para efetuar o preenchimento dos campos que completam as informações necessárias exigidas pelo INEP.

• Quadro Cursos do Aluno: quadro utilizado para informar os dados de vínculo dos alunos em suas respectivas turmas e disciplinas informando alguns campos adicionais relacionados ao meio de transporte utilizado pelos alunos.

• Quadro de Instruções: este quadro exibe as informações referente as regras de preenchimento de cada campo dos quadros de Dados complementares dos Alunos.

Matrícula de alunos calouros e veteranos

• Existem duas formas de se fazer matriculas no Giz:

• Para os alunos novatos, aqueles que estão ingressando pela primeira vez na instituição ou pela primeira vez no sistema.

• Para alunos ditos veteranos, ou seja, para renovação de matriculas.

Matrículas de Novatos

• Quando se tratar de matriculas de alunos pela primeira vez no sistema, preencha todos os dados da tela de matrícula.

• A matrícula do aluno novato no Sistema Giz exige a realização de praticamente todos os passos vistos até o momento, que se inicia inserindo os dados cadastrais dos alunos pela página aluno.

• Nessa página devem ser realizadas as entradas de dados de identificação do aluno (nome, estado civil, sexo, data nascimento).

Importante:

• Quando se tratar de aluno novato na instituição, deve-se marcar o parâmetro novato.

• Para realizar a enturmação do aluno, deve-se clicar no botão adicionar localizado na parte inferior da página aluno, o sistema exibe a tela de Enturmação.

Exemplo:

• O aluno Robert Jardim é um aluno Novato está sendo matriculado na turma da 2º série do Ensino Médio.

• Após ter selecionado a turma/curso do aluno, é preciso confirmar no botão OK da tela de Enturmação.

Dicas:

1) O número de classe do aluno é incrementado automaticamente pelo sistema à medida em que as matrículas são realizadas. Posteriormente a ordem de classe pode ser restabelecida através da opção de Geração de Número de Classe.

2) Os campos Usuário e Data do Registro, informam qual o usuário realizou o registro da enturmação.

Processo de Enturmação

• Para enturmar o aluno, ou seja, vincular o aluno na turma/série correspondente, é preciso clicar no botão adicionar. O sistema exibe a tela de Enturmação.

Atenção:

• Ao matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matriculados, o sistema irá emitir mensagem respeito do número máximo de alunos para enturmação. Cabe à instituição decidir se irá enturmar ou não o aluno à turma com limite preenchido.

• Se sim, o sistema irá realizar a enturmação conforme dados informados.

• Lembrando: Caso a instituição possua Supervisor Acadêmico cadastrado, o sistema irá solicitar a permissão do mesmo para a finalização do processo.

• Veja como enturmar:

• Nessa tela selecione a unidade, curso, turno e a turma/série do aluno.

Importante:

• A opção Data de Matrícula poderá ficar bloqueada, exigindo para a alteração da data de enturmação a senha do supervisor.

• A senha do supervisor deve ser cadastrada pelo administrador do sistema no Módulo Básico menu Segurança | Usuários.

• Para isso, o parâmetro Não permitir alterar data de matrícula na enturmação deverá ficar marcado.

Veja: Parâmetros | Acadêmico | Matrícula | Não permitir alterar data de matrícula na enturmação

• Quando o aluno novato ou veterano precisar fazer adaptação ou dependência em alguma turma/disciplina, o sistema habilita na tela de enturmação a opção correspondente ao tipo da enturmação que o aluno ingressa na turma.

Atenção:

• A opção dependência ou adaptação na tela de enturmação é exibida quando o parâmetro dependência ou adaptação da tela de matrícula está selecionado.

Exemplo:

O aluno Robert Jardim o é um aluno veterano e está matriculado na turma da 1º série do Ensino Médio. Esse aluno ficou em dependência na disciplina matemática, por isso na tela de enturmação é preciso marcar a opção dependência e selecionar a turma que esse aluno deverá fazer a dependência.

• Observe na tela abaixo , o sistema exibe no grid Turmas do Aluno, as duas enturmações que realizamos no exemplo anterior:

• Enturmação do aluno na série de dependência.

• Enturmação do aluno na próxima série.

• Conforme o exemplo, o aluno Robert Jardim está em dependência na disciplina Matemática. Após ter enturmado o aluno na Aba Aluno, é preciso clicar na aba disciplinas e selecionar a turma que o aluno matriculou-se em dependência e logo após selecionar apenas a(s) disciplina(s) que o aluno matriculou.

Dica:

• O número de classe do aluno é incrementado automaticamente pelo sistema à medida em que as matrículas são realizadas. Posteriormente a ordem de classe pode ser restabelecida através da opção de Geração de Número de Classe.

Renovações de Matrículas (alunos veteranos)

Atenção::

Esta forma de renovação de Matrícula é usada quando a instituição NÃO usa o recurso de Promoção automática disponível no Sistema Giz.

• Quando se tratar de uma renovação de matrícula do aluno na instituição, e principalmente no sistema, ou seja, se o aluno já estiver sido cadastrado alguma vez no sistema, o procedimento se fará da seguinte forma:

• Acesse à tela de matrícula.

• Clique no botão Novo. Selecione o dados do aluno através do arquivo morto, já que o aluno se encontra no banco de dados do sistema.

• Para selecionar os dados do arquivo morto: clique no botão lupa após campo Nome na aba "Aluno" para pesquisar o aluno ou ex-aluno.

• Conforme tela abaixo, usuário poderá selecionar a origem da fonte para buscar os dados no Arquivo morto, Interessados ou Sistema Legado (esta opção será habilitada somente para clientes que trabalham com sistema Legado e que esteja integrado/parametrizado no Giz).

• O campo Nome selecionado é somente leitura e será preenchido automaticamente após a seleção do aluno no botão Pesquisar.

• Caso o usuário deixe marcada a opção Não considera na pesquisa alunos já matriculados, o sistema irá considerar e exibir para pesquisa, apenas os alunos que estão no Arquivo morto e que não estão no período atual. Ou seja, sem apresentar os alunos matriculados no período letivo atual para seleção.

• Ao clicar no botão OK, o sistema preencherá as informações do aluno/ex-aluno selecionado para renovação da matrícula.

Atenção:

• Essa forma de renovação de Matrícula é usada quando a instituição NÃO usa o recurso de promoção automática disponível no Sistema Giz. O(a) secretario(a) acadêmico(a) precisa conferir os dados do aluno para se preciso atualizar estes.

• Ao matricular um aluno em uma turma que já esteja com o máximo de alunos matriculados, o sistema irá solicitar a permissão do Supervisor Acadêmico.

Regularização de Rematrícula

Impressões pela Tela de Matricula

• Após a matrícula dos alunos é possível efetuar a impressão de alguns documentos, para isso, clique no botão Imprimir e visualize as opções:

Impressão de Ficha de Matrícula

• Logo após a realização da matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do comprovante ou requerimento de matrícula. Para isto, é necessário que um modelo de Ficha de Matrícula tenha sido previamente criado ou personalizado.

• Para a impressão do requerimento ou comprovante de matrícula clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema Giz já possui um modelo padrão de ficha de matrícula. Este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão Layout (canto inferior direito da tela de impressão).

• Após a abertura da tela de impressão, deve-se escolher para impressão o tipo de Ficha de Matrícula. Este tipo pode ser os modelos padrões do sistema (para arquivar e para preencher) ou o modelo personalizado. Sendo a opção personalizada, o modelo deve ser selecionado no botão de pesquisa de Layout (canto inferior esquerdo da tela).

• Além disso, selecione o(s) responsável(is) que será(ão) apresentado(s) na ficha de matrícula: Pai, Mãe, Financeiro, Acadêmico ou Avalista.

• Ao marcar os parâmetros:

Imprimir por ondem de turma e número de classe: caso deseja emitir a ficha por ordem de numeração de turma e classe. O sistema irá apresentar a ficha seguindo ordem crescente.

Somente disciplinas da turma: caso o aluno esteja matriculado em uma ou mais turmas, marcando este parâmetro é possível visualizar as disciplinas agrupadas e disciplinas somente por turma selecionada separadamente. Ao selecionar este parâmetro, automaticamente o campo "Turma" se torna de preenchimento obrigatório para seleção.

Considera alunos não regulares: Cancelados, transferidos, outros. - exibe os alunos que estão nestas situações, juntamente com os alunos na situação Normal.

Impressão do Contrato de Prestação de Serviços

• Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do Contrato para isto é necessário somente que um modelo de Contrato tenha sido previamente criado ou personalizado.

• Para a impressão do contrato clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema ERP-AIX já possui um modelo padrão de contrato, este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão LAYOUT (canto superior direito da tela de impressão).

• Caso o usuário deseja realizar a impressão de todas as informações referentes à unidade, será necessário utilizar o pipline pipDadosUnidades_completo dentro da personalização do layout de impressão.

Importante:

• O processo de personalizar o contrato depende de conhecimentos do gerador de relatórios Report Builder. Caso tenha alguma dúvida em relação à personalização dos layouts, poderá entrar em contato com o suporte da AIX Sistemas para auxílio.

• Depois de escolher a opção, basta fazer os filtros para qual aluno(s) deseja imprimir o documento.

• Somente disciplinas da turma: Marcando este parâmetro é possível visualizar as disciplinas agrupadas e disciplinas somente por turma selecionada separadamente.

• Exemplo de contrato utilizando o pipDadosUnidades_completo para informações referentes à unidade.

Impressão de Nota Promissória

Impressão de Carteirinha

Impressão de Boleta

Impressão de Boleta por Responsável

Impressão do Recibo de Pagamento

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