Unidades - Giz Módulo Básico/Giz Registro Acadêmico

Aba Unidade

• As instituições que possuem outras unidades de oferta, podem cadastrá-las e trabalhar com todas elas individualmente no sistema.

• A aba Unidade possui as informações gerais da unidade acadêmica. A logomarca da unidade deve ser inserida clicando no botão Logo. É permitido os formatos bitmap (*.bmp) e Jpeg (*.jpg).

• Observações:

1) Através do checkbox Unidade Mantenedora é possível definir uma única Unidade como a principal para a realização do Censo.

2) É possível pesquisar o endereço da Unidade utilizando o número do CEP, através do botão localizado ao lado do campo de inserção do CEP.

• Conta Contábil Caixa (Ativo): neste campo, o usuário irá selecionar a conta em que o sistema contabilizará os valores do caixa da unidade. Esta conta é criada no plano de contas no Módulo Financeiro | Cadastros | Plano de Contas.

• Esta unidade é um polo: marcando este parâmetro, indicará que a unidade que está sendo cadastrada é um polo educacional.

  INTEGRAÇÃO BANCÁRIA ONLINE 

• Este campo é destinado para efetuar o credenciamento da unidade com o sistema de integração bancária online via Web Service.

• Esta opção será preenchida somente por instituições que desejam fazer integração aos bancos que possuem web service para registro bancário online. Em nosso sistema, já estão configurados os bancos: PJBank, Itaú, Banco do Brasil, Bradesco e Caixa Econômica Federal.

• A integração bancária online facilita a parte de cobrança, principalmente na geração de boleto e conciliando as informações com o WGiz e ERP-AIX.

• Observação:

• Para mais informações sobre o PJbank, conta Digital, gentileza, entrar em contato com setor comercial da AIX Sistemas.

• Caso deseja informações sobre como adquirir o serviço de integração bancária online via Web Service nos demais bancos, citados acima, gentileza, entrar em contato diretamente com a instituição financeira.

• Token: através do Token que a unidade será credenciada pelo banco. Clique no botão Credenciar para geração de Token de credenciamento e para realizar a integração.

• Será criado e inserido um token/código automaticamente.

• Este campo permanecerá desabilitado e bloqueado, pois qualquer alteração deste token/código poderá comprometer o processo da integração.

• Importante:

• Regras

• Para efetuar o credenciamento, é necessário que algumas informações sejam configuradas primeiramente no sistema.

• Realizar o cadastro do Diretor financeiro da instituição através do campo Diretor Administrativo no cadastro de Unidades | aba Dados Gerais, preenchendo o nome e e-mail conforme imagem a seguir.

• Para a unidade ser credenciada, é obrigatório o preenchimento dos dados de endereço no cadastro da mesma.

• Além disso, importante preencher:

• Razão Social;
• Endereço Completo: CEP, Endereço, Número, Complemento(opcional), Bairro, Cidade, Estado, DDD + Telefone;
• E-mail.

  PROCESSO SELETIVO (CLOUD) 

• Este campo será apresentado somente para instituições que possuem integração com o módulo Processo Seletivo , no qual realiza o gerenciamento de vestibulares, exame de seleção ou concurso público.

• Nele, a instituição irá preencher e indicar a unidade do processo seletivo que será associada à unidade cadastrada no Giz.

Aba Dados Gerais

• A aba Dados Gerais possui informações referente ao registro de documentação da instituição e nome/cargo do diretor(a) acadêmico, diretor(a) administrativo e secretário(a).

• O Logotipo do Estado deve ser inserido clicando no botão Logo. É permitido os formatos bitmap (*.bmp) e Jpeg (*.jpg).

 Assinatura Digital do Diretor Acadêmico - Somente disponível para Faculdade

• Caso a instituição possua foto com a assinatura eletrônica do diretor acadêmico, poderá anexar ao campo Assinatura Digital do Diretor Acadêmico. É permitido os formatos bitmap (*.bmp) e Jpeg (*.jpg).

• Observação:A imagem da assinatura do diretor será exibida nos relatórios de Estágio.

  Nova Carteirinha Digital

• Para o processo de exportação dos dados para emissão da nova ID Estudantil no sistema SEB é necessário que o campo Código da IES no INEP esteja preenchido.

Atenção:

• Este campo é utilizado tanto para a realização do Censo Escolar como para a exportação para a nova ID Estudantil.

• Lembrando que, mesmo se a instituição de ensino não realizar o Censo Escolar no sistema ERP-AIX, para efetuar a exportação dos dados em lote, torna-se necessário atualizar as tabelas do censo no sistema.

• Clique aqui para saber mais sobre a exportação de dados para a ID Estudantil.

  INTEGRAÇÃO BANCÁRIA ONLINE - PJBANK

• Importante:

• Regras

• Para efetuar o credenciamento da unidade, é importante preencher o campo CNPJ nesta aba.

Credenciamento PJBank

• Após realizar o preenchimento dos campos obrigatórios descritos anteriormente, é a hora de credenciarmos a unidade. Para isso, no próprio cadastro de unidades, vamos clicar no botão Credenciar, que se encontra na aba Unidade.

• Após clicar no botão, o sistema irá exibir a mensagem: Registrado com sucesso. E retornará o código Token de integração.

• Com isso, a unidade passa a ser registrada no sistema de webservice que irá efetuar a integração com os serviços de registros bancários online.

• Observação: Acesse a seção Aba Curso | Sub-Aba Parâmetros Financeiros, logo abaixo, para mais informações sobre o credenciamento.

Aba NFS-e

• Na aba NFS-e são definidos os parâmetros para a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

• Observação: O modelo de exportação da nota fiscal eletrônica utilizado pela prefeitura como o padrão, poderá ser exportado nesta tela através da opção Modelo de exportação de notas fiscais eletrônicas.

Aba Curso

• A aba Curso é dividida em quatro sub abas:

• Cursos

• Parâmetros Matrícula OnLine

• Parâmetros Financeiros

• Parâmetros Interessados

• Veremos abaixo o processo de cada uma delas.

Cursos

• A sub aba Cursos lista todos os cursos pertencentes a cada unidade escolar. Nesta aba você também pode definir um Coordenador do curso na unidade.

• No campo Limite de atrasos/esquecimentos de crachá define-se quantos atrasos e esquecimentos de crachá são permitidos na entrada do aluno.

• Os campos Coordenador de Tutoria EAD e Regime de contratação do coordenador de tutoria EAD têm como função o preenchimento do Censo para as instituições que oferecem cursos na modalidade a distância.

Parâmetros Matrícula Online

• Para que seja possível utilizar o recurso de Matrícula Online é necessário antes criar um novo período letivo. Uma vez criado o novo período letivo, deve-se marcar no Módulo Básico| Utilitários| Períodos Letivos os parâmetros padrão matrícula e visível ao usuário.

• A sub aba Parâmetros Matrícula OnLine possui informações referente aos parâmetros que serão adotados na unidade acadêmica durante a matrícula online. Esta opção é utilizada somente para quem possui o Módulo WebGiz.

  Opções

• Permitir aluno alterar matrícula: após selecionar este parâmetro, o quadro de Pacote de disciplinas exibirá duas opções: Obrigar e Não obrigar, onde Obrigar - obriga o aluno a se matricular nas disciplinas vinculadas à sua turma sucessora. Não obrigar - o aluno não será obrigado a se matricular nas disciplinas, no qual o mesmo poderá escolher as disciplinas que deseja se matricular, ou nas disciplinas já inseridas pela secretaria acadêmica.

• Obrigar aluno matricular na turma sucessora: marcada esta opção, o aluno não poderá escolher outra turma que não seja a sucessora definida no cadastro da turma atual.

• Impedir aluno de matricular em turma de outro turno: se marcado este parâmetro, só aparecerão para o aluno as turmas de mesmo turno para selecionar. Ou seja, se o aluno estava estudando no turno da tarde, permanecerá no turno da tarde.

• Enviar comprovante de matrícula via e-mail para secretaria: procedimento realizado automaticamente pelo sistema desde que o e-mail da secretaria tenha sido informado no arquivo configuration do Webgiz e que os parâmetros de internet tenham sido devidamente configurados.

• Enviar comprovante de matrícula via e-mail para aluno: procedimento automático realizado pelo sistema desde que os e-mails dos alunos tenham sido informados no cadastro de matrícula e que os parâmetros de internet tenham sido devidamente configurados no Webgiz.

• Impedir aluno de matricular em turma de outra unidade: marcada esta opção, somente aparecerão turmas da unidade atual no qual o aluno está matriculado para seleção. O aluno não poderá se matricular em outra unidade.

  Pacote de disciplinas (grade curricular)

• Obrigar: obriga o aluno a escolher todas as disciplinas que aparecem marcadas na rematrícula online (Webgiz), que são as disciplinas obrigatórias da grade curricular atribuídas à turma sucessora.

• Não obrigar: marcada esta opção, o aluno fica livre para escolher as disciplinas que irá cursar.

• Sugerir: o sistema sugere as disciplinas que o aluno pode escolher deixando-as marcadas. No entanto, é possível desmarcá-las, caso se deseje.

  Situação aluno após matrícula on-line

• Normal: aluno em situação normal.

• Pendente: esta opção normalmente é a mais usada, pois após a matrícula, a secretaria verifica toda a situação do aluno e então o coloca como normal manualmente, já que pode haver pendências financeiras.

  Matricular em dependências

• Obrigar: as dependências aparecem marcadas e deverão ser cursadas, não sendo possível desmarcá-las.

• Não obrigar: o aluno poderá optar por escolher ou não as dependências.

• Proibir: o aluno não pode escolher disciplinas de dependência para cursar.

• Somente: o aluno só poderá se matricular em disciplinas de dependência.

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• Quantidade máxima de dependências: nesse campo define-se quantas dependências o aluno poderá cursar: Exemplo: se no cadastro do curso foi informado 3, e aqui foi informado 2, significa que o aluno pode ter até 3 dependências para cursar no próximo período, mas que pode escolher para rematricula somente 2 devido ao horário das aulas.

• Observação: A informação de máximo de dependências do cadastro de cursos do GIZ, só serve para o período letivo em questão.

• Quantidade disciplinas em dependência que interrompe progressão regular: neste campo define-se a quantidade de disciplinas que o aluno poderá ter no máximo, para que possa se matricular no próximo período. Caso se ultrapasse a quantidade definida nesse parâmetro, o aluno só poderá se matricular nas dependências.

 Regras de disciplinas

• Qtde mínima de disciplinas: Define a quantidade mínima de disciplinas que o aluno deverá escolher.

• Qtde mínima de créditos: define a quantidade mínima de créditos das disciplinas a serem escolhidas.

• Qtde mínima de carga horária: define a quantidade mínima de carga horária das disciplinas a serem escolhidas.

• Período mínimo para optativas: define-se nesse campo o período (série) mínimo para as disciplinas optativas.

• Qtde máxima de créditos: define a quantidade máxima de créditos das disciplinas a serem escolhidas.

• Qtde máxima de carga horária: define a quantidade máxima de carga horária das disciplinas a serem escolhidas.

• Qtde máxima de optativas: define a quantidade máxima de disciplinas optativas que o aluno poderá escolher.

  Parâmetros Financeiros

• Datas (vencimento/tolerância): informar estas datas quando o cliente utilizar tabela de preço. Estes campos só serão habilitados caso se utilize a geração de débitos por Tabela de Preços.

• Tipo de taxa: taxa utilizada para reserva de vaga no curso.

• Plano de pagamento: necessário informar caso seja utilizado plano de pagamento. Este campo só será habilitado caso se utilize a geração de débitos por Plano de Pagamento.

Observação: mesmo que seja criado um plano de parcela única para a matrícula, após o aluno realizar a rematrícula online, o sistema irá listar em situação financeira do aluno tanto o débito de matrícula, quanto os débitos que se encontram em aberto independente do período letivo.

Parâmetros Financeiros

• Através da sub aba Parâmetros Financeiros é possível fazer a associação da conta corrente ao curso. Com esta associação, o sistema imprime boletos relativos a determinada conta (por aluno ou por responsável) de uma só vez, não necessitando informar o filtro de unidade e curso, somente a conta corrente. Estas informações serão aproveitadas no Giz Recebimentos.

  INTEGRAÇÃO BANCÁRIA ONLINE

• Para que o credenciamento da unidade junto ao webservices, descrito acima na seção Credenciamento, funcione corretamente, é importante realizar a associação da(s) conta(s) corrente(s) que irá utilizar na integração bancária aos cursos de sua instituição. Com isso, o sistema Giz saberá qual é a unidade já credenciada ao sistema de integração bancária online, para que nos próximos processos seja possível realizar o credenciamento das contas correntes.

• Observação: acesse o cadastro da(s) conta(s) corrente(s) para mais informações sobre a integração bancária online.

Parâmetros Interessados

• Nesta sub aba serão definidos: a conta (classificação no plano de contas a receber) e o centro de custos no qual serão direcionados os recebimentos dos interessados.

• Classificação para contas a receber do interessado: plano de contas do qual a taxa extra se refere.

• Centro de custos para contas a receber do interessado: centro de custos do qual a taxa extra se refere.

Aba Bibliotecas vinculadas

• A aba Bibliotecas vinculadas tem o objetivo de vincular uma biblioteca à unidade. Quando houver esse vínculo, ao matricular o aluno o sistema fará o vínculo automático do aluno com a biblioteca da unidade.

Aba Censo

   Disponível somente no Sistema Giz Escola   

• Esta aba contém informações referentes aos dados da unidade em relação ao Censo e dados do Gestor Escolar.

• Os campos com preenchimento obrigatório estão destacados com um asterisco (*) na coluna.

• Unidade Principal Inep: este campo deverá ser informado quando a instituição possuir mais de uma unidade vinculada ao mesmo código do INEP.

Exemplo:

  A instituição de ensino possui duas unidades: uma para gerenciar a educação infantil e uma para gerenciar o ensino fundamental e ensino médio. 

  Define-se a unidade da educação infantil como unidade principal. 

  Quando o usuário for informar os dados do censo das unidades do ensino fundamental e médio, será necessário informar somente o código da unidade
  principal, ou seja, código da educação infantil, no qual o sistema considerará os dados dela na geração do arquivo agrupando todas as unidades em único 
  arquivo.

• Não considerar para geração do Educacenso: este parâmetro deverá ser marcado quando a unidade selecionada não houver necessidade de ser exportada para o INEP.

Exemplo:

  A instituição de ensino possui uma unidade no qual gerencia alunos que não há necessidade de serem enviados os dados para o censo.

• Quadro de Dados do Censo: neste primeiro quadro, existem várias colunas com informações adicionais referentes à unidade que devem ser preenchidas para efetuar a exportação dos dados para o INEP.

• Caso a instituição não faça a exportação dos dados para o sistema do INEP, não há necessidade dessas informações serem preenchidas.

• Quadro de Gestor Escolar: neste quadro, deverão ser informados quais são os gestores escolares da unidade selecionada.

• Nota: o INEP orienta o usuário a informar até três (03) gestores.

Observações:

Para cadastrar um gestor é necessário acessar a interface de cadastro de professores, que pode ser aberta pelo menu Giz Registro Acadêmico | Cadastros| Professores, ou através do botão que se encontra na tela: Cadastro Professores.

• Botão Cadastro Professores:

• Clicando neste botão, o sistema abrirá a interface de cadastro de professores, possibilitando efetuar a inserção do gestor escolar no sistema.

• Após criar o gestor escolar no cadastro de professores, é necessário clicar no botão + no quadro de Gestores, depois clicar no campo abaixo da coluna de Código da pessoa física no próprio sistema, clicar nos 3 pontos [...], localizar o gestor e continuar preenchendo os demais campos necessários.

• Após cadastrar um gestor, não será possível removê-lo, caso já tenha sido exportado para o INEP. Para efetuar a exclusão, se faz necessário efetuar a exclusão do censo escolar, no qual o gestor foi associado e logo após efetuar a remoção dele da unidade.

• Se o gestor no ano seguinte não possuir mais vínculo no cargo no qual foi associado, é necessário alterar o campo Cargo Ativo para N.

• Quadro de Dados do Gestor Escolar:

• Este quadro exibe os campos adicionais de informações complementares do gestor escolar.

• Estas informações são inseridas no cadastro de professores, no ato da criação do gestor escolar no sistema.

• Caso seja necessário, é possível realizar a edição de algumas informações nesta própria tela, sem a necessidade de acessar o cadastro de professores.

• Quadro de Instruções: este quadro exibe as informações referente às regras de preenchimento de cada campo dos quadros de Dados da Instituição, Gestor Escolar e Dados do Gestor Escolar.

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