Matrícula - Giz Escola

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Geral

Os ingressos dos alunos são realizados a partir de suas matrículas em alguns dos cursos oferecidos pela instituição.

Este processo, aliado à assinatura do contrato de prestação de serviços, constituem o vínculo entre ele e o estabelecimento de ensino.

No Módulo Básico, os procedimentos de matrículas dos alunos nos cursos da instituição consistem em:

• cadastrar os dados pessoais dos alunos e dos responsáveis;

• associar os alunos nos seus respectivos cursos e turmas;

• realizar a conferência da documentação exigida para matrícula;

• realizar a impressão do requerimento de matrícula e o recolhimento da assinatura.

Para garantir o sucesso das matrículas dos alunos no sistema Giz, é muito importante que os dois principais cadastros de estruturação que se encontram no Módulo Secretaria tenham sido realizados e configurados corretamente.

Estes cadastros são: Grade Curricular e Disciplinas por Professor

São através deles que o sistema consistirá informações relevantes para o processo de matrícula como disciplinas ofertadas, pré-requisitos de disciplinas, horários de aulas, etc.

Aba Alunos

Na aba Aluno, são cadastrados os dados iniciais dos alunos, sendo que é obrigatório o cadastro de pelo menos o nome, matrícula e data de matrícula do aluno. Ainda nesta página pode ser definida a situação acadêmica do aluno (repetente, dependência etc.) no exercício letivo atual.

Uma foto pode ser associada ao aluno no campo Foto (Ctrl + F). Para isto, é necessário que seja definido um arquivo .BMP ou .JPG com a foto do aluno.

A foto pode ainda, no momento da matrícula, ser capturada por meio de uma WebCam, para isso, basta clicar no item Capturar Foto , que uma tela para ativação da câmera (instalada no computador) será aberta.

Após inserir o nome do aluno, o sistema gera automaticamente o número de matrícula de acordo com a máscara configurada no cadastro de parâmetros.

O Campo Nossa Matrícula é utilizado quando a instituição deseja vincular a matrícula antiga do aluno com a nova matrícula gerada pelo sistema Giz. O campo Nossa Matrícula é um campo do tipo livre, ou seja, o usuário pode digitar qualquer tipo de caracter com o máximo de 13 (Treze) dígitos.

Para realizar a rematrícula de um aluno veterano repetente ou a matrícula de um aluno novato repetente, é preciso marcar o parâmetro Repetente.

O Parâmetro Dependência é marcado quando o aluno ficar em dependência em alguma disciplina. Este parâmetro habilita na tela de Enturmação a opção de matricular o aluno em situação de dependência.

O Parâmetro Adaptação é marcado quando o aluno ficar em adaptação em alguma disciplina. Este parâmetro habilita na tela de Enturmação a opção de matricular o aluno em situação de adaptação.

O Parâmetro Novato é marcado no momento de matricular o aluno novato na instituição.

O Preenchimendo do campo Senha é utilizado quando a instituição possuir o módulo WebGiz Registro Acadêmico. Este módulo tem por finalidade o acesso através da Internet, às informações referentes a Notas e Faltas, tanto pelo aluno, quanto por seu responsável.

O Parâmetro Matriculado por transferência é marcado quando o aluno é ingressado na instituição por transferência. Neste caso é preciso informar no campo Origem o nome da instituição de ensino que o aluno estudava.

Dica:

A Marcação correta dos parâmetros citados implica na identificação correta da situação do aluno nos relatórios do sistema Giz.

O Grid Turma do aluno exibido abaixo, informa qual unidade, curso, série, turno e situação (Normal, Dependência, Adaptação, Transferência) que o aluno está matriculado. Esta parte do cadastro consiste em uma das informações mais importantes do processo de matrícula. É através desta opção que os alunos serão associados à turma e disciplinas no período letivo corrente.

Para enturmar o aluno, ou seja, associar o aluno na turma/curso, o sistema Giz usa o processo de enturmação do aluno. Para esse procedimento clique no link Processo de Enturmação.

Aba disciplinas

Por esta aba são associadas as disciplinas que o aluno cursará em cada uma das turmas matriculadas. Estas disciplinas só serão visíveis para o usuário caso o cadastro de Disciplinas por Professor tiver sido realizado no Módulo Secretaria.

Atenção

• É possível alterar a data de enturmação do aluno na disciplina, mediante liberação do supervisor acadêmico.

A senha do supervisor deve ser cadastrada pelo administrador do sistema no Módulo Básico menu Segurança | Usuários.

Aba Endereço

Na página Endereço informe os dados de endereço do aluno. Os dados deste cadastro é de fácil compreensão, já que se trata apenas dos dados de endereço. É importante apenas salientar que os dados de condomínios só aparecerão para seleção se os mesmos tiverem sido cadastrados no menu Cadastro de Condomínios.

É importante realizar o cadastro do e-mail, pois o mesmo pode ser utilizado futuramente para o envio de mala direta por correio eletrônico.

Aba Pais/Responsáveis

Esta página também tem um papel fundamental para o processo de matrícula do aluno. É por este cadastro que são cadastrados os dados da filiação do aluno e de seus respectivos responsáveis financeiro, acadêmico e avalista.

Um responsável pelo aluno no sistema pode ser o pai, a mãe, o próprio aluno ou outra pessoa com ou sem parentesco com o aluno.

Esta página permite cadastrar e associar os nomes dos pais/responsável do aluno. O usuário deve inserir o nome do pai/mãe e confirmar apertando a tecla enter do teclado. Para inserir outros dados dos pais/responsável do aluno, deve-se clicar no botão ao lado do campo nome.

O sistema abre a tela de cadastro de Pais/Responsáveis.

A Aba Pais e Responsável permite também que sejam feitas as associações dos responsáveis aos alunos e os tipos de responsabilidades. Para este procedimento é preciso inserir os nomes dos pais/responsáveis do aluno pelo cadastro de Pais/Responsáveis.

O Cadastro e/ou associação do responsável ao aluno e seu respectivo tipo de associação é realizado conforme as cinco divisões existentes:

• Pai : Nome do Pai ou responsável

• Mãe : Nome da Mãe ou responsável

• Responsável financeiro : Nome do Pai ou responsável(Responsável pelo pagamento de Mensalidades e/ou taxas)

• Responsável Acadêmico : Nome do Pai ou responsável(Responsável pelas informações acadêmicas do aluno na Instituição)

• Responsável Avalista: Pessoa responsável, avalista do responsável financeiro, ou seja, que assume a responsabilidade de pagar a dívida para a instituição caso o responsável financeiro não efetuar o pagamento.

Atenção:

Quando o aluno não possuir um pai declarado, utilize o parâmetro Não declarado. Ao marcar este parâmetro o sistema desabilita todos os dados referentes ao pai do aluno dispensando o cadastro.

Dica:

Ao habilitar o parâmetro Reside com o aluno, toda vez que houver uma alteração nos dados de endereço do aluno, automaticamente o sistema atualizará os dados de endereço dos responsáveis que residem com o aluno. O inverso acontece quando é alterado o endereço do responsável.

Na subpágina Visualização é possível consultar de forma dinâmica os dados de outros filhos do pai do aluno que estudam na instituição, de outros filhos da mãe do aluno, outros dependentes do seu responsável financeiro e outros dependentes do responsável acadêmico.

Aba Documentos

Aba Principal

Nesta aba devem ser cadastrados os dados de documentos pessoais dos alunos. Alguns campos não estarão disponíveis para o cadastro devido ao tipo de documento e o tipo de exigência conforme o sexo ou idade dos alunos. É importante o cadastro do registro de nascimento do aluno informando número, folha, livro, cartório, data de expedição e cidade onde foi registrado.

Na parte referente a Documentos Entregues aparecerão os documentos cadastrados no Cadastro de Cursos, caso o aluno já esteja enturmado no curso. Deverão ser marcados os documentos entregues pelo aluno no ato da matrícula.

É possível analisar através de relatórios, se existem documentos pendentes dos alunos matriculados. Este relatório é visualizado em: Registro Acadêmico | Outros Relatórios | Relação de Alunos | Documentos pendentes.

• O botão Vincular Documentos permite ao usuário gravar imagens capturadas através de um Scanner conectado no computador.

Aba Documentos Digitalizados

Para digitalizar documentos proceda da seguinte forma:

1) Clique no botão Vincular Documentos em: Documentos | Principal | Vincular Documentos;

2) Clique no botão Importar, será exibida uma tela mostrando os drivers conectados naquela máquina;

3) Escolha o driver do scanner desejado, que o sistema abrirá a tela de digitalização do mesmo;

4) No campo Categoria escolha o tipo Scanner;

5 ) No campo Descrição coloque o nome que este documento será exibido no sistema;

6) Clique no botão confirmar e abra a tela Documentos Digitalizados para acessar o documento digitalizado, assim como, para excluí-lo.

Dados Financeiros

Conforme configuração e permissão concedida pelo usuário do financeiro no cadastro de parâmetro do Giz Recebimentos, o usuário da secretaria pode definir no ato da matrícula os dados de descontos, taxas extras, dia de vencimento diferenciado e até mesmo gerar os débitos dos alunos.

Quando o aluno se encontrar devidamente matriculado no período letivo é possível definir um desconto para este aluno.

Informações Financeiras

Nesta aba podem ser informados os dados de descontos dos alunos.

Clique no botão "+" do navegador de descontos e informe o tipo de desconto concedido ao aluno.

Os campos de Data de validade inicial e Data de validade final definem a faixa de data em que os descontos serão concedidos nos débitos gerados.

Dica:

Para melhores detalhes leia a parte do manual do sistema Giz Recebimentos que trata da definição de dados financeiros dos alunos.

Taxas Extras

As taxas extras importadas e associadas aos cursos através do cadastro de curso são exibidas nesta tela.

O usuário pode marcar na opção Obrigatória a taxa extra que não está como obrigatória aos alunos do curso.

As taxas marcadas como obrigatória no cadastro de curso são automaticamente exibidas como obrigatórias nesta tela. Estas não podem ser desmarcadas pelo usuário.

As taxas somente são vinculadas aos alunos quando os check-boxs estiverem marcados.

Aba Débitos

Padrão

• Para gerar os débitos a partir desta aba basta informar o mês de referência da primeira mensalidade, as datas de vencimento e datas de tolerância, o valor da parcela e a quantidade de parcelas a serem geradas e clicar sobre o botão Gerar Débitos.

• O botão Gerar Débitos só estará habilitado caso o aluno ainda não tenha nenhum débito gerado.

• Caso seja informado também o campo taxa extra antes de clicar sobre o botão Gerar Débitos os débitos gerados serão para a taxa extra. Caso não informe, serão gerados débitos de mensalidades.

Observação:

Após gerar esses débitos na aba Padrão ou Plano de Pagamento o mesmo se encontra em aberto no módulo Giz Recebimentos.

• Se o parâmetro Lançar Titulo na Matrícula estiver marcado no cadastro de parâmetros no módulo Giz Recebimentos, os débitos podem ser baixados na mesma tela associando um ou vários débitos com um ou vários títulos.

Exemplo:

Depois de gerados os débitos e selecionado o(s) débito(s) que irá quitar com o título, automaticamente o botão Novo da aba Título ficará habilitado.

• Em seguida definir os seguintes dados para o título:

• Conta Caixa: Escolher a conta caixa.

• Tipo do Título: Definir o tipo do título que irá quitar (cheque, dinheiro, promissória).

• Data de Vencimento: Apesar dos débitos já estarem com data de vencimento definida, na quitação com o título pode ser definida uma nova data de vencimento para este débito.

• Número do Título: Se o título possuir número deve ser informado neste campo.

• Exemplo: Cheque número:1020

• Valor: Ao marcar o(s) débito(s) que será pago com o título(s), o programa faz a soma dos débitos no campo Valor dos Débitos. Assim, pode ser preenchido o valor do título correto.

Observação:

A soma do valor dos títulos devem ser do mesmo valor da soma dos débitos.

• Banco,Agência, Conta: Somente se o Tipo de Título for Cheque será preenchido estes campos com os dados do cheque.

• Emitente, C.P.F: Nome e cpf da pessoa que está quitando o título.

• Em seguida clique em ok para confirmar a geração do título e em Confirmar para registrar o título.

Observações:

• Antes de clicar no botão Gravar se a pessoa quiser criar vários títulos com os mesmos dados, basta clicar no botão Repetir e alterar se for necessário a data de vencimento, número e valor dos títulos de acordo com a soma dos débitos selecionados.

• Se este emitente for responsável pelo aluno e queira incluí-lo no cadastro de responsáveis, basta ir na aba Dados do Emitente(s), completar o restante dos dados e clicar em Ok.

• Clique no Gravar para salvar os débitos e títulos gerados.

Plano de Pagamento

Nesta forma de pagamento, a pessoa deverá escolher um Plano de Pagamento que já foi associado para este curso/turma e clicar em Gerar débitos. Assim, as parcelas serão geradas de acordo com o cadastro deste plano que é definido no Cadastro de Plano de Pagamento no módulo Giz Recebimentos.

Observação:

Após gerar estes débitos na aba Padrão ou Plano de Pagamento o mesmo se encontrará em aberto no módulo Giz Recebimentos.

Se o parâmetro Lançar Título na Matrícula estiver marcado no cadastro de parâmetros no módulo Giz Recebimentos, os débitos podem ser baixados na mesma tela associando um ou vários débitos com um ou vários títulos.

Exemplo:

Depois de gerados os débitos e selecionado o débito que irá quitar com o título, automaticamente o botão Novo da aba título ficará habilitado.

Em seguida definir os seguintes dados para o título:

• Conta Caixa: Escolher a conta caixa.

• Tipo do Título: Definir o tipo do título que irá quitar (cheque, dinheiro, promissória).

• Data de Vencimento: Apesar dos débitos já estarem com data de vencimento definida, na quitação com o título pode ser definida uma nova data de vencimento para esse débito.

• Número do Título: Se o título possuir número deve ser informado neste campo.

Exemplo:

Cheque número:1020

• Valor: Ao marcar o(s) débito(s) que irá ser pago com o(s) titulo(s) o programa já faz a soma dos débitos no campo Valor dos Débitos. Assim, pode ser preenchido o valor do título correto.

Observação:

A soma do valor do título deve ser do mesmo valor da soma dos débitos.

• Banco,Agência, Conta: Somente se o Tipo de Título for Cheque será preenchido esses campos com os dados do cheque.

• Emitente, C.P.F: Nome e cpf da pessoa que está quitando o título.

Em seguida clique em ok para confirmar a geração do título e em Gravar para registrar o título.

Observações:

Antes de clicar no botão Gravar se a pessoa quiser criar vários títulos com os mesmos dados, basta clicar no botão Repetir e alterar se for necessário a data de vencimento, número e valor dos títulos de acordo com a soma dos débitos selecionados.

Se este emitente for responsável pelo aluno e queira incluí-lo no cadastro de responsáveis, basta ir na aba Dados do Emitente(s), completar o restante dos dados e clicar em Ok.

Aba Dados Complementares

A aba de Dados Complementares é um espaço reservado para observações gerais do aluno. As informações aqui cadastradas são exibidas na ficha de matrícula.

Na tela abaixo aparece o campo Raça que é um campo genérico que pode ser criado pelo usuário no cadastro de parâmetros do módulo Básico no item Tabela Genérica.

Aba Dados de Cursos

Na aba Dados de Cursos são exibidos todos os cursos aos quais o aluno tenha sido matriculado na instituição e o Livro de Registros, onde são gravados os registros obrigatórios do aluno, que são gerados pela secretaria, como registro de diploma, etc.

Aba Cursos do aluno na instituição

Os campos Data da expedição do diploma, Data da expedição do histórico, Data da colação e Data de conclusão, só deverão ser cadastrados ao fim do curso para que as informações sejam impressas no histórico escolar.

Na parte inferior do cadastro são inseridos os dados de curso anterior e do estabelecimento onde o aluno cursou tal curso.

Aba Livro registro

Aba Situação

Na aba Situação são cadastrados os dados dos alunos para composição do relatório de censo. Estes dados são exigidos por alguns órgãos que regulamentam os cursos da instituição de ensino.

Aba Campos Personalizados

A aba Campos Personalizados só estará visível se a instituição possuir o Módulo Secretaria. Neste módulo serão exibidos os campos criados na tela de cadastros de Campos Personalizados. Giz Secretaria | Cadastros | Campos Personalizados conforme a tela abaixo:

Os dados dos campos personalizados podem ser utilizados posteriormente para compor o relatório de Ficha de Matrícula do aluno, relatório Campos Personalizados ou para confeccionar as carteirinhas estudantis.

Matrícula de alunos veteranos e calouros

Existem duas formas de se fazer matriculas no Giz:

• Para os alunos novatos, aqueles que estão ingressando pela primeira vez na instituição ou pela primeira vez no sistema.

• Para alunos ditos veteranos, ou seja, para renovação de matriculas.

Matrículas de Novatos

Quando se tratar de matriculas de alunos pela primeira vez no sistema, preencha todos os dados da tela de matrícula.

A matrícula do aluno novato no Sistema Giz exige a realização de praticamente todos os passos vistos até o momento, que se inicia inserindo os dados cadastrais dos alunos pela página aluno.

Nessa página devem ser realizadas as entradas de dados de identificação do aluno (nome, estado civil, sexo, data nascimento).

Importante:

Quando se tratar de aluno novato na instituição, deve-se marcar o parâmetro novato.

Para realizar a enturmação do aluno, deve-se clicar no botão adicionar localizado na parte inferior da página aluno, o sistema exibe a tela de Enturmação.

Exemplo:

O aluno Matheus é um aluno Novato está sendo matriculado na turma da 3º série do ensino fundamental.

Após ter selecionado a turma/curso do aluno, é preciso confirmar no botão OK da tela de Enturmação.

Dicas:

1) O número de classe do aluno é incrementado automaticamente pelo sistema à medida em que as matrículas são realizadas. Posteriormente a ordem de classe pode ser restabelecida através da opção de Geração de Número de Classe.

2) Os campos Usuário e Data do Registro, informam qual o usuário realizou o registro da enturmação.

Processo de Enturmação

Para enturmar o aluno, ou seja, vincular o aluno na turma/série correspondente, é preciso clicar no botão adicionar. O sistema exibe a tela de Enturmação. Veja abaixo:

Nessa tela selecione a unidade, curso, turno e a turma/série do aluno. Quando o aluno novato ou veterano precisar fazer adaptação ou dependência em alguma turma/disciplina, o sistema habilita na tela de enturmação a opção correspondente ao tipo da enturmação que o aluno ingressa na turma.

A opção Data de Matrícula poderá ficar bloqueada, exigindo para a alteração da data de enturmação a senha do supervisor.

Para isso o parâmetro Não permitir alterar data de matrícula na enturmação deverá ficar marcado.

Veja: Parâmetros | Acadêmico | Matrícula | Não permitir alterar data de matrícula na enturmação

A senha do supervisor deve ser cadastrada pelo administrador do sistema no Módulo Básico menu Segurança | Usuários.

Atenção:

A opção dependência ou adaptação na tela de enturmação é exibida quando o parâmetro dependência ou adaptação da tela de matrícula está selecionado.

Exemplo:

O Aluno Ronaldo Teixeira é um aluno veterano e está matriculado na turma da 2º série do ensino fundamental. Esse aluno ficou em dependência na disciplina matemática, por isso na tela de enturmação é preciso marcar a opção dependência e selecionar a turma que esse aluno deverá fazer a dependência.

Observe na tela abaixo , o sistema exibe no grid Turmas do Aluno, as duas enturmações que realizamos no exemplo anterior:

• Enturmação do aluno na próxima série.

• Enturmação do aluno na série de dependência.

Conforme o exemplo, o aluno Ronaldo Teixeira está em dependência na disciplina Matemática. Após ter enturmado o aluno na Aba Aluno, é preciso clicar na aba disciplinas e selecionar a turma que o aluno matriculou-se em dependência e logo após selecionar apenas a(s) disciplina(s) que o aluno matriculou.

Dica:

O número de classe do aluno é incrementado automaticamente pelo sistema à medida em que as matrículas são realizadas. Posteriormente a ordem de classe pode ser restabelecida através da opção de Geração de Número de Classe.

Renovações de Matrículas (alunos veteranos)

Quando se tratar de uma renovação de matrícula do aluno na instituição, e principalmente no sistema, ou seja, se o aluno já estiver sido cadastrado alguma vez no sistema, o procedimento se fará da seguinte forma:

Clique no botão Novo. Selecione o dados do aluno através do arquivo morto, já que o aluno se encontra no banco de dados do sistema.

Observe que após o campo do Nome existe um botão para pesquisar "ex-aluno".

Conforme tela abaixo, usuário poderá selecionar a origem da fonte para buscar os dados no Arquivo morto ou Interessados.

Caso o usuário deixe marcada a opção Não considera na pesquisa alunos já matriculados o sistema fará um filtro dos alunos que já estão matriculados no período letivo em aberto, exibindo apenas os alunos que estão no Arquivo morto ou de Interessados e que não estão no período atual.

Atenção:

Essa forma de renovação de Matrícula é usada quando a instituição NÃO usa o recurso de promoção automática disponível no Sistema Giz. O(a) secretario(a) acadêmico(a) precisa conferir os dados do aluno para se preciso atualizar estes.

Regularização de Rematrícula

Impressões pela Tela de Matricula

Após a matrícula dos alunos é possível a impressão de alguns documentos, para isso, clique no botão imprimir e visualize as opções:

Impressão de Requerimento de Matrícula

Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do comprovante ou requerimento de matrícula dos alunos. Para isto, é necessário que um modelo de Ficha de Matrícula tenha sido previamente criado ou personalizado.

Para a impressão do requerimento ou comprovante de matrícula clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema Giz já possui um modelo padrão de ficha de matrícula. Este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão Layout (canto inferior direito da tela de impressão).

Após a abertura da tela de impressão, deve-se escolher para impressão o tipo de Ficha de Matrícula. Este tipo pode ser o modelos padrões do sistema (para arquivar e para preencher) ou o modelo personalizado. Sendo a opção personalizada, o modelo deve ser selecionado no botão de pesquisa de Layout (canto inferior esquerdo da tela).

Impressão do Contrato de Prestação de Serviços

Logo após a matrícula dos alunos é possível realizar a impressão do comprovante ou requerimento de matrícula dos alunos, para isto é necessário somente que um modelo de Ficha de Matrícula tenha sido previamente criado ou personalizado.

Para a impressão do contrato clique no botão Imprimir da tela de matrícula. O sistema Giz já possui um modelo padrão de contrato, este modelo pode ser ativado ou personalizado através do botão LAYOUT (canto superior direito da tela de impressão).

Depois de escolher a opção, basta fazer os filtros para qual aluno(s) deseja imprimir o documento.

Impressão de Nota Promissória

Impressão de Carteirinha

Impressão de Boleta

Impressão de Boleta por Responsável

Impressão do Recibo de Pagamento

Histórico de Modificações

Esta aba registra (auditora) para o usuário, às modificações ocorridas no sistema.

Os campos de registros de modificações são:

• Aluno

• Cursos

• Enturmações

• Disciplinas/Notas

• Avaliações

• Responsáveis

• Débitos

• Descontos do Aluno

• Outros

Os campos de informações são:

• Usuário: Usuário responsável pela modificação.

• Tipo de Ação: Qual foi o tipo de modificação (Inclusão, Remoção, Exclusão, etc).

• Data da Ação: Qual foi a data da modificação.

• Chave Primária: Mostra quais são as chaves primárias da tabela.

• Módulo: Em qual módulo do Sistema GIZ a modificação foi feita.

Quando é feita alguma alteração no sistema é exibido em um quadro os Valores anteriores e os Valores atuais, para que se saiba qual alteração foi realizada.

Quando é feita uma inserção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Atuais, os valores incluídos no sistema.

Quando é feita uma remoção no sistema é exibido no quadro, na coluna Valores Anteriores, os valores excluídos do sistema.

Observação:

As modificações feitas no WebGiz também são gravadas, porém, só aparece aquelas modificações que tem alguma relação com algum número de matricula.

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