Mudanças entre as edições de "Visão Geral - WGiz"

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(→‎1º PASSO: Cadastro de Período Letivo)
(→‎Matrícula/Débitos)
 
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'''Página em construção!'''
 
  
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*Nesta página explicaremos o funcionamento do sistema WGiz, seus requisitos e possibilidades de configuração.
  
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*O tema desta página explica o funcionamento do sistema WGiz, seus requisitos e possibilidades de configuração.
 
  
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*Seguindo os passos abaixo você vai entender como deve realizar os cadastros e parametrizar o sistema para utilizá-lo corretamente, tirando proveito de todas as suas funcionalidades.
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=Cadastros Iniciais=
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==PRIMEIRO PASSO: Período Letivo==
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O Período Letivo deve ser o primeiro cadastro realizado no sistema. É por meio dele que começaremos a inserir as demais informações.
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:*Para inclusão de um novo '''Período Letivo''' acesse o menu '''Administração | Outros | [https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Per%c3%adodos_Letivos_-_WGiz Períodos Letivos - WGiz]'''.
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:*Para adição de um novo período letivo, clique na aba '''Novo''' .
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:'''Dados Cadastro'''
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:*'''Descrição:''' informe a descrição do novo período letivo, ou seja a '''identificação''' do mesmo como '''por exemplo: 00-2020;00/2020; 2020.'''
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:*'''Data Inicial e Data Final:''' indique qual o '''período de duração'''  do período letivo que está sendo aberto. '''Exemplo: Data Inicial - 02/02/2020; Data Final : 10/12/2020.'''
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:*Selecione o tipo de período letivo : '''Padrão, Visível ao usuário, Padrão Matrícula e/ou Padrão Matrícula Online''' . Em seguida, clique em '''Salvar'''.
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::[[Image:per_let01a.jpg]]
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==SEGUNDO PASSO: Parâmetros==
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:*Para que o sistema se adapte às características de funcionamento de cada instituição é necessário realizar configurações, informando '''parâmetros''' de referência de funcionamento, ou seja, informações que identificam e personificam a instituição.
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:*Para realizar a configuração dos '''Parâmetros''' você deve acessar o menu '''Administração | Outros | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Par%C3%A2metros_-_WGiz Parâmetros'''].
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:<p align="justify"><font color="#008000">'''Lembre-se:'''</font></p> A opção '''Parâmetros''' tem a função de viabilizar ao usuário o estabelecimento de regras às quais o sistema adaptará seu funcionamento. A fidelidade do sistema está sujeita às informações corretas nos parâmetros. Sendo assim, necessita-se de extrema atenção ao realizar esta configuração.
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::[[Imagem:Visão_Geral1a.jpg]]
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:*'''Saiba mais detalhes sobre a parametrização clicando aqui:[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Par%C3%A2metros_-_WGiz Parâmetros]'''
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==TERCEIRO PASSO: Disciplinas==
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:*Após realizar a parametrização, as '''Disciplinas''' já podem ser cadastradas.
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:**Para realizar o cadastro de '''Disciplinas''' acesse o menu '''Cadastros | Acadêmico | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Disciplinas_-_WGiz Disciplinas'''].
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*No cadastro de '''Disciplinas''' '''TODOS''' os campos são de preenchimento obrigatório. O campo '''Código''' pode ser preenchido com letras e/ou números.
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::[[Imagem:Visão_Geral5.jpg]]
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==QUARTO PASSO: Professores==
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:*Neste momento, você deve realizar a '''associação de disciplinas''' aos professores.
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:*Para a associação, acesse o menu '''Cadastros | Acadêmico | [https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Professores_-_WGiz Professores'''].
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::[[Imagem:Visão_Geral5a.jpg]]
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:*Na aba '''[https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php?title=Professores_-_WGiz&action=edit&section=1 Novo]''' do cadastro de '''Professores''' preencha as informações de identificação do professor e clique no botão '''Salvar'''.
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::[[Imagem:Visão_Geral5b.jpg]]
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:*Após, cadastrar o professor, na aba '''[https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php?title=Professores_-_WGiz&action=edit&section=2 Associar Disciplinas]''', realize a inclusão das disciplinas que o professor poderá lecionar na instituição.
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::[[Imagem:Visão_Geral5c.jpg]]
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==QUINTO PASSO: Cursos==
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:*No cadastro de '''Cursos''' você deve cadastrar TODOS os cursos ministrados na instituição.
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:*Além disso, neste cadastro será necessário associar as disciplinas aos seus respectivos cursos na aba '''Matriz Curricular'''. Inserir dados fiscais do curso na aba'''Nota Fiscal (caso for utilizar NF).'''
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:*Para inclusão do novo '''Curso''' você deve acessar o menu '''Cadastros | Acadêmico | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cursos_-_WGiz Cursos'''].
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:*Na aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cursos_-_WGiz#Novo'''Novo'''] do cadastro de '''Cursos''' preencha as informações referente ao mesmo.
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::[[Imagem:Visão_Geral6a.jpg]]
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:*Na aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cursos_-_WGiz#Turmas '''Turmas'''] do cadastro de '''Cursos''' o sistema exibe as turmas vinculadas ao curso.
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::[[Image:curso5a.jpg]]
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:*Na aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cursos_-_WGiz#Matriz_Curricular '''Matriz Curricular'''] do cadastro de '''Cursos''' você associa disciplinas ao curso que está sendo cadastrado.
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::[[Image:curso6a.jpg]]
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:*Na aba [https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cursos_-_WGiz#Notas_Fiscais '''Notas_Fiscais'''] do cadastro de '''Cursos''' você registra as informações para emissão de nota fiscal como por exemplo '''Código CNAE'''.
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::[[Image:curso6aa.jpg]]
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==SEXTO PASSO: Horários==
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:*Nesta tela deverá ser incluídos os horários que irão compor os turnos.
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:*Para realizar o cadastro, acesse o menu '''Cadastros | Acadêmico | [https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Hor%c3%a1rios_-_WGiz Horários'''].
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::[[Imagem:Visão_Geral5d.jpg]]
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:*Na aba '''[https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Hor%c3%a1rios_-_WGiz Novo]''' do cadastro de '''Horários''' preencha a '''hora inicial''' e a '''hora final'''. Clique no botão '''Salvar''' para gravar.
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::[[Imagem:Visão_Geral5e.jpg]]
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==SÉTIMO PASSO: Turnos==
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:*Neste momento, você irá criar o quadro de horários para cada turno.
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:*Para realizar o cadastro, acesse o menu '''Administração | Ourtros | [https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turnos_-_WGiz Turnos'''].
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::[[Imagem:Visão_Geral5f.jpg]]
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:*Na aba '''[https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Hor%c3%a1rios_-_WGiz Novo]''' do cadastro de '''Turnos''' preencha o '''Código''' e a '''Descrição'''. Clique no botão '''Salvar''' para gravar.
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::[[Imagem:Visão_Geral5g.jpg]]
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:*Após salvar o turno, ao selecioná-lo clique no botão '''Quadro de Horários''' para a criação de horários referente ao curso.
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::[[Imagem:Visão_Geral5h.jpg]]
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::[[Imagem:Visão_Geral5i.jpg]]
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==OITAVO PASSO: Unidades==
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:*O cadastro de '''Unidades''' deve ser utilizado por aquelas instituições que possuem mais de um local de oferta de seus cursos. Nesta tela a instituição pode cadastrá-las e trabalhar com todas elas individualmente no sistema.
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:*Após cadastrar o '''Período Letivo''' e '''parametrizar''' o sistema, é o momento de cadastrar as '''Unidades''' vinculadas à instituição.
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:*Para realizar o cadastro de '''Unidades''' você deve acessar o menu '''Cadastros | Acadêmico | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Unidades_-_WGiz Unidades'''].
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::[[Imagem:Visão_Geral3.jpg]]
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:*No cadastro de '''Unidades''' os campos em '''negrito''' são de preenchimento obrigatório. O campo '''Código''' pode ser preenchido com letras e/ou números.
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:*Também no cadastro de '''Unidades''' é possível associar pessoas e cursos distintos às unidades cadastradas.
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'''Importante:''' para associar [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cadastro_de_Pessoas_-_WGiz '''Pessoas'''] e [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cursos_-_WGiz '''Cursos'''], estes itens devem estar devidamente cadastrados.
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::[[Imagem:Visão_Geral4.jpg]]
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==NONO PASSO: Taxas==
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*No cadastro de '''Taxas''' você deve cadastrar todas as taxas da instituição. Denominamos taxas todos os valores cobrados dos alunos que não se classificam como mensalidade.
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::*'''EXEMPLO:''' Taxas para emissão de documentos diversos, taxa de DCE, taxa de material didático, entre outras.
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*Para inclusão de uma nova '''Taxa''' você deve acessar o menu '''Cadastros | Financeiro| [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cadastro_de_Taxas_-_WGiz Cadastro de Taxas'''].
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*Na aba '''Novo''' os campos '''Código''' e '''Descrição''' são de preenchimento obrigatório.
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::[[Imagem:Visão_Geral7.jpg]]
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*As '''Taxas''' aqui cadastradas são associadas à '''Turma''', por meio da aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Taxas '''Taxas'''] do cadastro de [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz Turmas].
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*Na [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz '''Matrícula'''] essas taxas devem ser associadas, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Enturma.C3.A7.C3.A3o Enturmação] | Sub aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Taxas Taxas].
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==DÉCIMO PASSO: Descontos==
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No cadastro de '''Descontos''' você deve realizar o cadastro de TODOS os descontos que podem ser aplicados aos cursos e/ou alunos da instituição.
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*Para inclusão de um novo '''Desconto''' acesse o menu '''Cadastros | Financeiro| [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Descontos_-_WGiz Descontos'''].
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*Na aba '''Novo''' TODOS os campos são de preenchimento obrigatório e de extrema importância para o cadastro de descontos. Sendo assim, realize esse registro com muita atenção.
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::[[Imagem:Visão_Geral8.jpg]]
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*A aba '''Perda Desconto''' é exibida caso a concessão do desconto esteja condicionada à data de vencimento da mensalidade.
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::[[Image:Visão_Geral8a.jpg]]
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*Os '''Descontos''' aqui cadastrados são associadas à '''Turma''', por meio da aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Descontos '''Descontos'''] do cadastro de [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz Turmas].
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*Na [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz '''Matrícula'''] esses descontos devem ser associados, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Matr.C3.ADcula.2FD.C3.A9bitos Matrícula/Débitos] | Sub aba '''Débitos da Turma'''.
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==DÉCIMO PRIMEIRO PASSO: Turmas==
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No cadastro de '''Turmas''' você deve cadastrar TODAS as turmas existentes na instituição.
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*Para inclusão de uma nova '''Turma''' você deve acessar o menu '''Cadastros | Acadêmico | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz Turmas'''].
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:*A '''AIX Sistemas''' aconselha que a instituição crie uma regra para o cadastro de turmas, para que fique mais fácil identificá-las após o cadastramento.
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*Na aba '''Novo''' do cadastro de '''Turmas''' você deve preencher informações da turma que está sendo cadastrada.
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:*Todos os campos em negrito são de preenchimento '''OBRIGATÓRIO'''.
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::[[Image:turmas2.jpg]]
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*Fique atento a '''TODAS''' as abas do cadastro de turmas. São elas:
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Material '''Material''']: realiza a associação de materiais obrigatórios para as turmas desejadas.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Descontos '''Descontos''']: realiza a associação de descontos específicos para cada turma.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Taxas '''Taxas''']: realiza a associação de taxas específicas para cada turma.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Alunos '''Alunos''']: realiza a pesquisa dos alunos já enturmados na turma selecionada.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Disciplinas '''Disciplinas''']: realiza a associação de disciplinas específicas para cada turma.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Plano_de_Pagamento_-_WGiz '''Plano de Pagto:'''] associa planos de pagamentos específicos para cada turma.
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::[https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Turmas_-_WGiz#Aba_Aulas_Geradas '''Aulas Geradas:'''] apresenta as aulas geradas na aba '''Disciplinas''' ou via [https://gestaoescolar.aix.com.br/index.php?title=Aulas_-_WGiz '''Cadastro de Aulas.''']
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==DÉCIMO SEGUNDO PASSO: Materiais==
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No cadastro de '''Materiais''' você deve realizar o cadastro de TODOS os materiais que se encontram no estoque da instituição. Também é possível montar kit's distintos de materiais.
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*Para inclusão de um novo '''Material''' acesse o menu '''Cadastros | Estoque | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Materiais_-_WGiz Materiais'''].
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*Na aba '''Novo''' TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.
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::[[Imagem:Visão_Geral9.jpg]]
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==DÉCIMO TERCEIRO PASSO: Caixa Central==
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O Caixa Central é o local onde se contabiliza o recebimento das receitas dos caixas autenticadores da instituição. O '''Caixa Central''' é como um tesoureiro dentro da própria instituição: é um caixa único que acumula as receitas de todos os outros caixas do sistema.
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*Para inclusão de um novo '''Caixa Central''' acesse o menu '''Cadastros | Caixas | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Caixas_-_WGiz Caixas'''].
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*Na aba '''Novo''' TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.
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::[[Imagem:Visão_Geral10.jpg]]
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<p align="justify"><font color="#008000">'''IMPORTANTE:'''</font></p> As instituições que utilizam banco (boleto) para receber pagamentos de mensalidades e taxas devem entrar em contato com o '''Suporte Técnico da AIX Sistemas''' para configurações necessárias e melhores esclarecimentos.
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=Matrícula=
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*Matrícula é o ato que formaliza o vínculo do aluno com a instituição.
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*Para inclusão de uma nova '''Matrícula''' você deve acessar o menu '''Cadastros | Matrícula | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz Matrícula'''].
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*O cadastro de '''Matrícula''' é dividido em seis abas distintas. São elas:
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Vis%C3%A3o_Geral_-_WGiz#Pesquisa_de_Alunos'''Pesquisa de Alunos'''];
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Vis%C3%A3o_Geral_-_WGiz#Informa.C3.A7.C3.B5es_Pessoais '''Informações Pessoais'''];
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Vis%C3%A3o_Geral_-_WGiz#Enturma.C3.A7.C3.A3o '''Enturmação'''];
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Vis%C3%A3o_Geral_-_WGiz#Matr.C3.ADcula.2FD.C3.A9bitos '''Matrícula/Débitos'''];
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Vis%C3%A3o_Geral_-_WGiz#Pagamentos '''Pagamentos'''];
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#T.C3.ADtulos '''Títulos'''];
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Vis%C3%A3o_Geral_-_WGiz#CRM '''CRM'''].
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==Pesquisa de Alunos==
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*Por meio da aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Pesquisa_de_Alunos '''Pesquisa de Alunos'''] você realiza a pesquisa dos alunos matriculados, inclui a matrícula de um novo aluno, realiza a associação de uma pessoa cadastrada no [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Cadastro_de_Pessoas_-_WGiz '''Cadastro de Pessoas'''] à matrícula e ainda constata os alunos devedores.
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::[[Imagem:Visão_Geral11.jpg]]
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==Informações Pessoais==
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*Por meio da aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Informa.C3.A7.C3.B5es_Pessoais '''Informações Pessoais'''] você realiza a matrícula do novo aluno e visualiza os dados do aluno já matriculado.
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::Sub aba '''Identificação do aluno''':
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::[[Image:matricula1a.jpg]]
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::Sub aba '''Dados Adicionais''':
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::[[Image:matricula1c.jpg]]
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::Sub aba '''Campos Personalizados''':
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 +
::[[Image:matricula1cc.jpg]]
 +
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==Enturmação==
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 +
*A aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Enturma.C3.A7.C3.A3o '''Enturmação'''] se divide em quatro sub abas. São elas:
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Enturma.C3.A7.C3.B5es '''Enturmações''']: Nesta sub aba você realiza as enturmações do aluno.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Materiais '''Materiais''']: Nesta sub aba você realiza a associação dos possíveis materiais didáticos à matrícula do aluno.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Taxas '''Taxas''']: Nesta sub aba você visualiza as taxas associadas à matrícula do aluno.
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::[http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Disciplinas.2FTurmas '''Disciplinas/Turmas''']: Nesta sub aba você visualiza as disciplinas associadas à matrícula do aluno.
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::[[Imagem:Visão_Geral13.jpg]]
 +
 +
==Matrícula/Débitos==
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 +
 +
*A aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Matr.C3.ADcula.2FD.C3.A9bitos '''Matrícula/Débitos'''] se divide em duas sub abas. São elas:
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 +
::Sub aba '''Débitos Turma''': Nesta sub aba você realiza a geração de débitos do aluno.
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::[[Image:matricula1m.jpg]]
 +
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 +
::Sub aba '''Débitos Avulsos''': Nesta sub aba você realiza a geração de débitos avulsos para o aluno.
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::[[Image:matricula1o.jpg]]
 +
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==Pagamentos==
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 +
*Por meio da aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#Pagamentos '''Pagamentos'''] o sistema lista todos os débitos vinculados ao aluno. É também na aba '''Pagamentos''' que realizamos o pagamento dos débitos em aberto.
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::[[Image:matricula1r.jpg]]
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==Títulos==
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 +
*Por meio da aba [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php/Matr%C3%ADcula_-_WGiz#T.C3.ADtulos '''Títulos'''] o sistema lista todos os débitos em aberto vinculados ao aluno.
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::[[Image:matricula1v.jpg]]
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 +
*É também na aba '''Títulos''' que realizamos a impressão dos boletos referentes aos Títulos/Negociações.
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==CRM==
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*'''CRM''' significa Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Esta aba contém informações sobre os contato estabelecidos entre a instituição e o aluno ou responsável, incluindo visitas, ligações telefônicas, e-mails, entre outras interações.
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[[Image: crm.jpg]]
 +
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=Lançamentos=
 +
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*Em '''Lançamentos''' vamos tratar os pagamentos recebidos pela instituição.
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 +
==Liquidação de Títulos==
 +
 +
 +
*A '''Liquidação de Títulos''' é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos.
 +
 +
 +
*Para liquidar um título você deve acessar o menu '''Lançamentos | Financeiros | Liquidação de Títulos'''.
  
−
*Seguindo os passos abaixo você vai entender como deve realizar os cadastros e parametrizar o sistema para utilizá-lo corretamente, tirando proveito de todas as suas funcionalidades.
 
  
 +
::[[Imagem:Visão_Geral14.jpg]]
  
−
==1º PASSO: Cadastro de Período Letivo==
 
  
 +
*Existem dois tipos de liquidação de títulos: '''Em Dinheiro''' e '''Negociada'''.
  
−
*O Período Letivo deve ser o primeiro cadastro realizado no sistema. É através do Período Letivo que começamos a alimentar o sistema.
 
  
 +
::'''Em Dinheiro:''' realiza a baixa do valor total da taxa e/ou mensalidade.
  
−
*Para inclusão do novo Período Letivo você deve acessar '''Administração | Outros | [http://gestaoescolar.aix.com.br/index.php?title=Per%C3%ADodos_Letivos_-_WGiz Período Letivo'''].
 
  
 +
::[[Image:baixa_multipla2.jpg]]
  
−
*'''TODOS''' os campos do cadastro do Período Letivo são de preenchimento obrigatório.
 
  
 +
::'''Negociada:''' realiza a baixa parcelada da taxa e/ou mensalidade.
  
−
::[[Imagem:Visão_Geral.jpg]]
 
  
−
==2º PASSO: Cadastro de Parâmetros==
+
::[[Image:baixa_multipla8.jpg]]
  
 +
==Boleto Bancário==
  
−
*Para que o sistema se adapte às características de funcionamento de cada instituição é necessário realizar uma configuração, informando parâmetros de referências de funcionamento, ou seja, informações que identificam e personificam a instituição.
 
  
 +
*Para as instituições que utilizam boletos bancários, a quitação é realizada por meio da importação do arquivo de retorno. Esse arquivo é enviado pelo banco. Para tal procedimento, você deve solicitar o auxílio do '''Suporte Técnico''' da '''AIX Sistemas'''.
 
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[[Category:Sistema WGiz - Introdução]]
 
[[Category:Sistema WGiz - Introdução]]

Edição atual tal como às 10h31min de 5 de maio de 2020


  • Nesta página explicaremos o funcionamento do sistema WGiz, seus requisitos e possibilidades de configuração.


  • Seguindo os passos abaixo você vai entender como deve realizar os cadastros e parametrizar o sistema para utilizá-lo corretamente, tirando proveito de todas as suas funcionalidades.


Cadastros Iniciais

PRIMEIRO PASSO: Período Letivo

O Período Letivo deve ser o primeiro cadastro realizado no sistema. É por meio dele que começaremos a inserir as demais informações.



  • Para adição de um novo período letivo, clique na aba Novo .


Dados Cadastro
  • Descrição: informe a descrição do novo período letivo, ou seja a identificação do mesmo como por exemplo: 00-2020;00/2020; 2020.
  • Data Inicial e Data Final: indique qual o período de duração do período letivo que está sendo aberto. Exemplo: Data Inicial - 02/02/2020; Data Final : 10/12/2020.


  • Selecione o tipo de período letivo : Padrão, Visível ao usuário, Padrão Matrícula e/ou Padrão Matrícula Online . Em seguida, clique em Salvar.


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SEGUNDO PASSO: Parâmetros

  • Para que o sistema se adapte às características de funcionamento de cada instituição é necessário realizar configurações, informando parâmetros de referência de funcionamento, ou seja, informações que identificam e personificam a instituição.


  • Para realizar a configuração dos Parâmetros você deve acessar o menu Administração | Outros | Parâmetros.


Lembre-se:

A opção Parâmetros tem a função de viabilizar ao usuário o estabelecimento de regras às quais o sistema adaptará seu funcionamento. A fidelidade do sistema está sujeita às informações corretas nos parâmetros. Sendo assim, necessita-se de extrema atenção ao realizar esta configuração.


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  • Saiba mais detalhes sobre a parametrização clicando aqui:Parâmetros


TERCEIRO PASSO: Disciplinas

  • Após realizar a parametrização, as Disciplinas já podem ser cadastradas.


    • Para realizar o cadastro de Disciplinas acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Disciplinas.


  • No cadastro de Disciplinas TODOS os campos são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.


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QUARTO PASSO: Professores

  • Neste momento, você deve realizar a associação de disciplinas aos professores.
  • Para a associação, acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Professores.


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  • Na aba Novo do cadastro de Professores preencha as informações de identificação do professor e clique no botão Salvar.


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  • Após, cadastrar o professor, na aba Associar Disciplinas, realize a inclusão das disciplinas que o professor poderá lecionar na instituição.
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QUINTO PASSO: Cursos

  • No cadastro de Cursos você deve cadastrar TODOS os cursos ministrados na instituição.
  • Além disso, neste cadastro será necessário associar as disciplinas aos seus respectivos cursos na aba Matriz Curricular. Inserir dados fiscais do curso na abaNota Fiscal (caso for utilizar NF).


  • Para inclusão do novo Curso você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Cursos.


  • Na aba Novo do cadastro de Cursos preencha as informações referente ao mesmo.


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  • Na aba Turmas do cadastro de Cursos o sistema exibe as turmas vinculadas ao curso.


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  • Na aba Matriz Curricular do cadastro de Cursos você associa disciplinas ao curso que está sendo cadastrado.


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  • Na aba Notas_Fiscais do cadastro de Cursos você registra as informações para emissão de nota fiscal como por exemplo Código CNAE.


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SEXTO PASSO: Horários

  • Nesta tela deverá ser incluídos os horários que irão compor os turnos.
  • Para realizar o cadastro, acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Horários.


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  • Na aba Novo do cadastro de Horários preencha a hora inicial e a hora final. Clique no botão Salvar para gravar.


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SÉTIMO PASSO: Turnos

  • Neste momento, você irá criar o quadro de horários para cada turno.
  • Para realizar o cadastro, acesse o menu Administração | Ourtros | Turnos.


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  • Na aba Novo do cadastro de Turnos preencha o Código e a Descrição. Clique no botão Salvar para gravar.


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  • Após salvar o turno, ao selecioná-lo clique no botão Quadro de Horários para a criação de horários referente ao curso.
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OITAVO PASSO: Unidades

  • O cadastro de Unidades deve ser utilizado por aquelas instituições que possuem mais de um local de oferta de seus cursos. Nesta tela a instituição pode cadastrá-las e trabalhar com todas elas individualmente no sistema.


  • Após cadastrar o Período Letivo e parametrizar o sistema, é o momento de cadastrar as Unidades vinculadas à instituição.


  • Para realizar o cadastro de Unidades você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Unidades.


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  • No cadastro de Unidades os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.


  • Também no cadastro de Unidades é possível associar pessoas e cursos distintos às unidades cadastradas.


Importante: para associar Pessoas e Cursos, estes itens devem estar devidamente cadastrados.


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NONO PASSO: Taxas

  • No cadastro de Taxas você deve cadastrar todas as taxas da instituição. Denominamos taxas todos os valores cobrados dos alunos que não se classificam como mensalidade.
  • EXEMPLO: Taxas para emissão de documentos diversos, taxa de DCE, taxa de material didático, entre outras.


  • Para inclusão de uma nova Taxa você deve acessar o menu Cadastros | Financeiro| Cadastro de Taxas.


  • Na aba Novo os campos Código e Descrição são de preenchimento obrigatório.


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  • As Taxas aqui cadastradas são associadas à Turma, por meio da aba Taxas do cadastro de Turmas.


DÉCIMO PASSO: Descontos

No cadastro de Descontos você deve realizar o cadastro de TODOS os descontos que podem ser aplicados aos cursos e/ou alunos da instituição.


  • Para inclusão de um novo Desconto acesse o menu Cadastros | Financeiro| Descontos.


  • Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório e de extrema importância para o cadastro de descontos. Sendo assim, realize esse registro com muita atenção.


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  • A aba Perda Desconto é exibida caso a concessão do desconto esteja condicionada à data de vencimento da mensalidade.


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  • Os Descontos aqui cadastrados são associadas à Turma, por meio da aba Descontos do cadastro de Turmas.


  • Na Matrícula esses descontos devem ser associados, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Matrícula/Débitos | Sub aba Débitos da Turma.

DÉCIMO PRIMEIRO PASSO: Turmas

No cadastro de Turmas você deve cadastrar TODAS as turmas existentes na instituição.


  • Para inclusão de uma nova Turma você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Turmas.


  • A AIX Sistemas aconselha que a instituição crie uma regra para o cadastro de turmas, para que fique mais fácil identificá-las após o cadastramento.


  • Na aba Novo do cadastro de Turmas você deve preencher informações da turma que está sendo cadastrada.


  • Todos os campos em negrito são de preenchimento OBRIGATÓRIO.


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  • Fique atento a TODAS as abas do cadastro de turmas. São elas:


Material: realiza a associação de materiais obrigatórios para as turmas desejadas.


Descontos: realiza a associação de descontos específicos para cada turma.


Taxas: realiza a associação de taxas específicas para cada turma.


Alunos: realiza a pesquisa dos alunos já enturmados na turma selecionada.


Disciplinas: realiza a associação de disciplinas específicas para cada turma.


Plano de Pagto: associa planos de pagamentos específicos para cada turma.


Aulas Geradas: apresenta as aulas geradas na aba Disciplinas ou via Cadastro de Aulas.

DÉCIMO SEGUNDO PASSO: Materiais

No cadastro de Materiais você deve realizar o cadastro de TODOS os materiais que se encontram no estoque da instituição. Também é possível montar kit's distintos de materiais.


  • Para inclusão de um novo Material acesse o menu Cadastros | Estoque | Materiais.


  • Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.


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DÉCIMO TERCEIRO PASSO: Caixa Central

O Caixa Central é o local onde se contabiliza o recebimento das receitas dos caixas autenticadores da instituição. O Caixa Central é como um tesoureiro dentro da própria instituição: é um caixa único que acumula as receitas de todos os outros caixas do sistema.


  • Para inclusão de um novo Caixa Central acesse o menu Cadastros | Caixas | Caixas.


  • Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.


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IMPORTANTE:

As instituições que utilizam banco (boleto) para receber pagamentos de mensalidades e taxas devem entrar em contato com o Suporte Técnico da AIX Sistemas para configurações necessárias e melhores esclarecimentos.

Matrícula

  • Matrícula é o ato que formaliza o vínculo do aluno com a instituição.


  • Para inclusão de uma nova Matrícula você deve acessar o menu Cadastros | Matrícula | Matrícula.


  • O cadastro de Matrícula é dividido em seis abas distintas. São elas:


Pesquisa de Alunos;
Informações Pessoais;
Enturmação;
Matrícula/Débitos;
Pagamentos;
Títulos;
CRM.


Pesquisa de Alunos

  • Por meio da aba Pesquisa de Alunos você realiza a pesquisa dos alunos matriculados, inclui a matrícula de um novo aluno, realiza a associação de uma pessoa cadastrada no Cadastro de Pessoas à matrícula e ainda constata os alunos devedores.


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Informações Pessoais

  • Por meio da aba Informações Pessoais você realiza a matrícula do novo aluno e visualiza os dados do aluno já matriculado.


Sub aba Identificação do aluno:


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Sub aba Dados Adicionais:


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Sub aba Campos Personalizados:


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Enturmação


Enturmações: Nesta sub aba você realiza as enturmações do aluno.


Materiais: Nesta sub aba você realiza a associação dos possíveis materiais didáticos à matrícula do aluno.


Taxas: Nesta sub aba você visualiza as taxas associadas à matrícula do aluno.


Disciplinas/Turmas: Nesta sub aba você visualiza as disciplinas associadas à matrícula do aluno.


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Matrícula/Débitos


Sub aba Débitos Turma: Nesta sub aba você realiza a geração de débitos do aluno.


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Sub aba Débitos Avulsos: Nesta sub aba você realiza a geração de débitos avulsos para o aluno.


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Pagamentos

  • Por meio da aba Pagamentos o sistema lista todos os débitos vinculados ao aluno. É também na aba Pagamentos que realizamos o pagamento dos débitos em aberto.


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Títulos

  • Por meio da aba Títulos o sistema lista todos os débitos em aberto vinculados ao aluno.


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  • É também na aba Títulos que realizamos a impressão dos boletos referentes aos Títulos/Negociações.

CRM

  • CRM significa Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Esta aba contém informações sobre os contato estabelecidos entre a instituição e o aluno ou responsável, incluindo visitas, ligações telefônicas, e-mails, entre outras interações.

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Lançamentos

  • Em Lançamentos vamos tratar os pagamentos recebidos pela instituição.


Liquidação de Títulos

  • A Liquidação de Títulos é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos.


  • Para liquidar um título você deve acessar o menu Lançamentos | Financeiros | Liquidação de Títulos.


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  • Existem dois tipos de liquidação de títulos: Em Dinheiro e Negociada.


Em Dinheiro: realiza a baixa do valor total da taxa e/ou mensalidade.


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Negociada: realiza a baixa parcelada da taxa e/ou mensalidade.


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Boleto Bancário

  • Para as instituições que utilizam boletos bancários, a quitação é realizada por meio da importação do arquivo de retorno. Esse arquivo é enviado pelo banco. Para tal procedimento, você deve solicitar o auxílio do Suporte Técnico da AIX Sistemas.

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