Visão Geral - WGiz

• Nesta página explicaremos o funcionamento do sistema WGiz, seus requisitos e possibilidades de configuração.

• Seguindo os passos abaixo você vai entender como deve realizar os cadastros e parametrizar o sistema para utilizá-lo corretamente, tirando proveito de todas as suas funcionalidades.

Cadastros Iniciais

PRIMEIRO PASSO: Período Letivo

O Período Letivo deve ser o primeiro cadastro realizado no sistema. É por meio dele que começaremos a inserir as demais informações.

• Para inclusão de um novo Período Letivo acesse o menu Administração | Outros | Abertura de Período Letivo.

ATENÇÃO: Para realizar a abertura de um período letivo é necessário antes criá-lo na tela de Cadastro de Períodos Letivos.

• Nesta tela TODOS os campos são de preenchimento OBRIGATÓRIO.

• Período Origem: Informe o período letivo vigente ou o período do qual deseja reaproveitar informações no período letivo que está sendo aberto.

• Período Destino: Informe o período letivo que está sendo aberto.

• Selecione as unidades e cursos para os quais está abrindo o período letivo e os cadastros a reaproveitar, se for o caso. Em seguida, clique em Salvar.

SEGUNDO PASSO: Parâmetros

Para que o sistema se adapte às características de funcionamento de cada instituição é necessário realizar configurações, informando parâmetros de referência de funcionamento, ou seja, informações que identificam e personificam a instituição.

• Para realizar a configuração dos Parâmetros você deve acessar o menu Administração | Outros | Parâmetros.

Lembre-se:

A opção Parâmetros tem a função de viabilizar ao usuário o estabelecimento de regras às quais o sistema adaptará seu funcionamento. A fidelidade do sistema está sujeita às informações corretas nos parâmetros. Sendo assim, necessita-se de extrema atenção ao realizar esta configuração.

TERCEIRO PASSO: Cadastros básicos do menu Administração

No menu Administração o sistema disponibiliza alguns itens importantes que são utilizados em outros cadastros do sistema. São eles:

• País

• Estado

• Cidade

• A AIX já disponibiliza o sistema com parte desses cadastros realizados. Para inclusão de novos cadastros, basta acessar o menu Administração | Outros | País, Estado ou Cidade

QUARTO PASSO: Unidades

O cadastro de Unidades deve ser utilizado por aquelas instituições que possuem mais de um local de oferta de seus cursos. Nesta tela a instituição pode cadastrá-las e trabalhar com todas elas individualmente no sistema.

• Após cadastrar o Período Letivo e parametrizar o sistema, é o momento de cadastrar as Unidades vinculadas à instituição.

• Para realizar o cadastro de Unidades você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Unidades.

• No cadastro de Unidades os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.

• Também no cadastro de Unidades é possível associar pessoas e cursos distintos às unidades cadastradas.

Importante: para associar Pessoas e Cursos, estes itens devem estar devidamente cadastrados.

QUINTO PASSO: Disciplinas

Após realizar o cadastro de Unidades, as Disciplinas também já podem ser cadastradas.

• Para realizar o cadastro de Disciplinas acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Disciplinas.

• No cadastro de Disciplinas TODOS os campos são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.

SEXTO PASSO: Cursos

No cadastro de Cursos você deve cadastrar TODOS os cursos ministrados na instituição.

• Para inclusão do novo Curso você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Cursos.

• Na aba Novo do cadastro de Cursos TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

• Na aba Turmas do cadastro de Cursos o sistema exibe as turmas vinculadas ao curso.

• Na aba Matriz Curricular do cadastro de Cursos você associa disciplinas ao curso que está sendo cadastrado.

SÉTIMO PASSO: Turmas

No cadastro de Turmas você deve cadastrar TODAS as turmas existentes na instituição.

• Para inclusão de uma nova Turma você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Turmas.

• A AIX Sistemas aconselha que a instituição crie uma regra para o cadastro de turmas, para que fique mais fácil a dua identificá-las após o cadastramento.

• Na aba Novo do cadastro de Turmas você deve preencher informações da turma que está sendo cadastrada.

• Todos os campos em negrito são de preenchimento OBRIGATÓRIO.

• Fique atento a TODAS as abas do cadastro de turmas. São elas:

Material: realiza a associação de materiais obrigatórios para as turmas desejadas.

Descontos: realiza a associação de descontos específicos para cada turma.

Taxas: realiza a associação de taxas específicas para cada turma.

Alunos: realiza a pesquisa dos alunos já enturmados na turma selecionada.

Disciplinas: realiza a associação de disciplinas específicas para cada turma.

Plano de Pagto:: associa planos de pagamentos específicos para cada turma.

Aulas Geradas:

OITAVO PASSO: Taxas

• No cadastro de Taxas você deve cadastrar todas as taxas da instituição. Denominamos taxas todos os valores cobrados dos alunos que não se classificam como mensalidade.

• EXEMPLO: Taxas para emissão de documentos diversos, taxa de DCE, taxa de material didático, entre outras.

• Para inclusão de uma nova Taxa você deve acessar o menu Cadastros | Financeiro| Cadastro de Taxas.

• Na aba Novo os campos Código e Descrição são de preenchimento obrigatório.

• As Taxas aqui cadastradas são associadas à Turma, por meio da aba Taxas do cadastro de Turmas.

• Na Matrícula essas taxas devem ser associadas, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Enturmação | Subaba Taxas.

NONO PASSO: Descontos

No cadastro de Descontos você deve realizar o cadastro de TODOS os descontos que podem ser aplicados aos cursos e/ou alunos da instituição.

• Para inclusão de um novo Desconto acesse o menu Cadastros | Financeiro| Descontos.

• Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório e de extrema importância para o cadastro de descontos. Sendo assim, realize esse registro com muita atenção.

• A aba Perda Desconto é exibida caso a concessão do desconto esteja condicionada à data de vencimento da mensalidade.

• Os Descontos aqui cadastrados são associadas à Turma, por meio da aba Descontos do cadastro de Turmas.

• Na Matrícula esses descontos devem ser associados, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Matrícula/Débitos | Subaba Débitos da Turma.

DÉCIMO PASSO: Materiais

No cadastro de Materiais você deve realizar o cadastro de TODOS os materiais que se encontram no estoque da instituição. Também é possível montar kit's distintos de materiais.

• Para inclusão de um novo Material acesse o menu Cadastros | Estoque | Materiais.

• Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

DÉCIMO PRIMEIRO PASSO: Caixa Central

O Caixa Central é o local onde se contabiliza o recebimento das receitas dos caixas autenticadores da instituição. O Caixa Central é como um tesoureiro dentro da própria instituição: é um caixa único que acumula as receitas de todos os outros caixas do sistema.

• Para inclusão de um novo Caixa Central acesse o menu Cadastros | Caixas | Caixas.

• Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.

IMPORTANTE:

As instituições que utilizam banco (boleto) para receber pagamentos de mensalidades e taxas devem entrar em contato com o Suporte Técnico da AIX Sistemas para configurações necessárias e melhores esclarecimentos.

Matrícula

• Matrícula é o ato que formaliza o vínculo do aluno com a instituição.

• Para inclusão de uma nova Matrícula você deve acessar o menu Cadastros | Matrícula | Matrícula.

• O cadastro de Matrícula é dividido em seis abas distintas. São elas:

Pesquisa de Alunos;

Informações Pessoais;

Enturmação;

Matrícula/Débitos;

Pagamentos;

Títulos;

CRM.

Pesquisa de Alunos

• Por meio da aba Pesquisa de Alunos você realiza a pesquisa dos alunos matriculados, inclui a matrícula de um novo aluno, realiza a associação de uma pessoa cadastrada no Cadastro de Pessoas à matrícula e ainda constata os alunos devedores.

Informações Pessoais

• Por meio da aba Informações Pessoais você realiza a matrícula do novo aluno e visualiza os dados do aluno já matriculado.

Subaba Identificação do aluno:

Subaba Dados Adicionais:

Subaba Campos Personalizados:

Enturmação

• A aba Enturmação se divide em quatro subabas. São elas:

Enturmações: Nesta subaba você realiza as enturmações do aluno.

Materiais: Nesta subaba você realiza a associação dos possíveis materiais didáticos à matrícula do aluno.

Taxas: Nesta subaba você visualiza as taxas associadas à matrícula do aluno.

Disciplinas/Turmas: Nesta subaba você visualiza as disciplinas associadas à matrícula do aluno.

Matrícula/Débitos

• A aba Matrícula/Débitos se divide em duas subabas. São elas:

Subaba Débitos Turma: Nesta subaba você realiza a geração de débitos do aluno.

Subaba Débitos Avulsos: Nesta subaba você realiza a geração de débitos avulsos para o aluno.

Pagamentos

• Por meio da aba Pagamentos o sistema lista todos os débitos vinculados ao aluno. É também na aba Pagamentos que realizamos o pagamento dos débitos em aberto.

Títulos

• Por meio da aba Títulos o sistema lista todos os débitos em aberto vinculados ao aluno.

• É também na aba Títulos que realizamos a impressão dos boletos referentes aos Títulos/Negociações.

CRM

• CRM significa Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Esta aba contém informações sobre os contato estabelecidos entre a instituição e o aluno ou responsável, incluindo visitas, ligações telefônicas, e-mails, entre outras interações.

Lançamentos

• Em Lançamentos vamos tratar os pagamentos recebidos pela instituição.

Liquidação de Títulos

• A Liquidação de Títulos é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos.

• Para liquidar um título você deve acessar o menu Lançamentos | Financeiros | Liquidação de Títulos.

• Existem dois tipos de liquidação de títulos: Em Dinheiro e Negociada.

Em Dinheiro: realiza a baixa do valor total da taxa e/ou mensalidade.

Negociada: realiza a baixa parcelada da taxa e/ou mensalidade.

Boleto Bancário

• Para as instituições que utilizam boletos bancários, a quitação é realizada por meio da importação do arquivo de retorno. Esse arquivo é enviado pelo banco. Para tal procedimento, você deve solicitar o auxílio do Suporte Técnico da AIX Sistemas.

---