Visão Geral - WGiz

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Revisão de 10h30min de 5 de maio de 2020 por Francislane (discussão | contribs) (Matrícula/Débitos)
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  • Nesta página explicaremos o funcionamento do sistema WGiz, seus requisitos e possibilidades de configuração.


  • Seguindo os passos abaixo você vai entender como deve realizar os cadastros e parametrizar o sistema para utilizá-lo corretamente, tirando proveito de todas as suas funcionalidades.


Cadastros Iniciais

PRIMEIRO PASSO: Período Letivo

O Período Letivo deve ser o primeiro cadastro realizado no sistema. É por meio dele que começaremos a inserir as demais informações.



  • Para adição de um novo período letivo, clique na aba Novo .


Dados Cadastro
  • Descrição: informe a descrição do novo período letivo, ou seja a identificação do mesmo como por exemplo: 00-2020;00/2020; 2020.
  • Data Inicial e Data Final: indique qual o período de duração do período letivo que está sendo aberto. Exemplo: Data Inicial - 02/02/2020; Data Final : 10/12/2020.


  • Selecione o tipo de período letivo : Padrão, Visível ao usuário, Padrão Matrícula e/ou Padrão Matrícula Online . Em seguida, clique em Salvar.


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SEGUNDO PASSO: Parâmetros

  • Para que o sistema se adapte às características de funcionamento de cada instituição é necessário realizar configurações, informando parâmetros de referência de funcionamento, ou seja, informações que identificam e personificam a instituição.


  • Para realizar a configuração dos Parâmetros você deve acessar o menu Administração | Outros | Parâmetros.


Lembre-se:

A opção Parâmetros tem a função de viabilizar ao usuário o estabelecimento de regras às quais o sistema adaptará seu funcionamento. A fidelidade do sistema está sujeita às informações corretas nos parâmetros. Sendo assim, necessita-se de extrema atenção ao realizar esta configuração.


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  • Saiba mais detalhes sobre a parametrização clicando aqui:Parâmetros


TERCEIRO PASSO: Disciplinas

  • Após realizar a parametrização, as Disciplinas já podem ser cadastradas.


    • Para realizar o cadastro de Disciplinas acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Disciplinas.


  • No cadastro de Disciplinas TODOS os campos são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.


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QUARTO PASSO: Professores

  • Neste momento, você deve realizar a associação de disciplinas aos professores.
  • Para a associação, acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Professores.


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  • Na aba Novo do cadastro de Professores preencha as informações de identificação do professor e clique no botão Salvar.


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  • Após, cadastrar o professor, na aba Associar Disciplinas, realize a inclusão das disciplinas que o professor poderá lecionar na instituição.
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QUINTO PASSO: Cursos

  • No cadastro de Cursos você deve cadastrar TODOS os cursos ministrados na instituição.
  • Além disso, neste cadastro será necessário associar as disciplinas aos seus respectivos cursos na aba Matriz Curricular. Inserir dados fiscais do curso na abaNota Fiscal (caso for utilizar NF).


  • Para inclusão do novo Curso você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Cursos.


  • Na aba Novo do cadastro de Cursos preencha as informações referente ao mesmo.


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  • Na aba Turmas do cadastro de Cursos o sistema exibe as turmas vinculadas ao curso.


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  • Na aba Matriz Curricular do cadastro de Cursos você associa disciplinas ao curso que está sendo cadastrado.


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  • Na aba Notas_Fiscais do cadastro de Cursos você registra as informações para emissão de nota fiscal como por exemplo Código CNAE.


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SEXTO PASSO: Horários

  • Nesta tela deverá ser incluídos os horários que irão compor os turnos.
  • Para realizar o cadastro, acesse o menu Cadastros | Acadêmico | Horários.


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  • Na aba Novo do cadastro de Horários preencha a hora inicial e a hora final. Clique no botão Salvar para gravar.


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SÉTIMO PASSO: Turnos

  • Neste momento, você irá criar o quadro de horários para cada turno.
  • Para realizar o cadastro, acesse o menu Administração | Ourtros | Turnos.


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  • Na aba Novo do cadastro de Turnos preencha o Código e a Descrição. Clique no botão Salvar para gravar.


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  • Após salvar o turno, ao selecioná-lo clique no botão Quadro de Horários para a criação de horários referente ao curso.
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OITAVO PASSO: Unidades

  • O cadastro de Unidades deve ser utilizado por aquelas instituições que possuem mais de um local de oferta de seus cursos. Nesta tela a instituição pode cadastrá-las e trabalhar com todas elas individualmente no sistema.


  • Após cadastrar o Período Letivo e parametrizar o sistema, é o momento de cadastrar as Unidades vinculadas à instituição.


  • Para realizar o cadastro de Unidades você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Unidades.


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  • No cadastro de Unidades os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. O campo Código pode ser preenchido com letras e/ou números.


  • Também no cadastro de Unidades é possível associar pessoas e cursos distintos às unidades cadastradas.


Importante: para associar Pessoas e Cursos, estes itens devem estar devidamente cadastrados.


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NONO PASSO: Taxas

  • No cadastro de Taxas você deve cadastrar todas as taxas da instituição. Denominamos taxas todos os valores cobrados dos alunos que não se classificam como mensalidade.
  • EXEMPLO: Taxas para emissão de documentos diversos, taxa de DCE, taxa de material didático, entre outras.


  • Para inclusão de uma nova Taxa você deve acessar o menu Cadastros | Financeiro| Cadastro de Taxas.


  • Na aba Novo os campos Código e Descrição são de preenchimento obrigatório.


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  • As Taxas aqui cadastradas são associadas à Turma, por meio da aba Taxas do cadastro de Turmas.


DÉCIMO PASSO: Descontos

No cadastro de Descontos você deve realizar o cadastro de TODOS os descontos que podem ser aplicados aos cursos e/ou alunos da instituição.


  • Para inclusão de um novo Desconto acesse o menu Cadastros | Financeiro| Descontos.


  • Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório e de extrema importância para o cadastro de descontos. Sendo assim, realize esse registro com muita atenção.


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  • A aba Perda Desconto é exibida caso a concessão do desconto esteja condicionada à data de vencimento da mensalidade.


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  • Os Descontos aqui cadastrados são associadas à Turma, por meio da aba Descontos do cadastro de Turmas.


  • Na Matrícula esses descontos devem ser associados, ou não, ao aluno. Para isso, você deve acessar a aba Matrícula/Débitos | Sub aba Débitos da Turma.

DÉCIMO PRIMEIRO PASSO: Turmas

No cadastro de Turmas você deve cadastrar TODAS as turmas existentes na instituição.


  • Para inclusão de uma nova Turma você deve acessar o menu Cadastros | Acadêmico | Turmas.


  • A AIX Sistemas aconselha que a instituição crie uma regra para o cadastro de turmas, para que fique mais fácil identificá-las após o cadastramento.


  • Na aba Novo do cadastro de Turmas você deve preencher informações da turma que está sendo cadastrada.


  • Todos os campos em negrito são de preenchimento OBRIGATÓRIO.


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  • Fique atento a TODAS as abas do cadastro de turmas. São elas:


Material: realiza a associação de materiais obrigatórios para as turmas desejadas.


Descontos: realiza a associação de descontos específicos para cada turma.


Taxas: realiza a associação de taxas específicas para cada turma.


Alunos: realiza a pesquisa dos alunos já enturmados na turma selecionada.


Disciplinas: realiza a associação de disciplinas específicas para cada turma.


Plano de Pagto: associa planos de pagamentos específicos para cada turma.


Aulas Geradas: apresenta as aulas geradas na aba Disciplinas ou via Cadastro de Aulas.

DÉCIMO SEGUNDO PASSO: Materiais

No cadastro de Materiais você deve realizar o cadastro de TODOS os materiais que se encontram no estoque da instituição. Também é possível montar kit's distintos de materiais.


  • Para inclusão de um novo Material acesse o menu Cadastros | Estoque | Materiais.


  • Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.


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DÉCIMO TERCEIRO PASSO: Caixa Central

O Caixa Central é o local onde se contabiliza o recebimento das receitas dos caixas autenticadores da instituição. O Caixa Central é como um tesoureiro dentro da própria instituição: é um caixa único que acumula as receitas de todos os outros caixas do sistema.


  • Para inclusão de um novo Caixa Central acesse o menu Cadastros | Caixas | Caixas.


  • Na aba Novo TODOS os campos são de preenchimento obrigatório.


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IMPORTANTE:

As instituições que utilizam banco (boleto) para receber pagamentos de mensalidades e taxas devem entrar em contato com o Suporte Técnico da AIX Sistemas para configurações necessárias e melhores esclarecimentos.

Matrícula

  • Matrícula é o ato que formaliza o vínculo do aluno com a instituição.


  • Para inclusão de uma nova Matrícula você deve acessar o menu Cadastros | Matrícula | Matrícula.


  • O cadastro de Matrícula é dividido em seis abas distintas. São elas:


Pesquisa de Alunos;
Informações Pessoais;
Enturmação;
Matrícula/Débitos;
Pagamentos;
Títulos;
CRM.


Pesquisa de Alunos

  • Por meio da aba Pesquisa de Alunos você realiza a pesquisa dos alunos matriculados, inclui a matrícula de um novo aluno, realiza a associação de uma pessoa cadastrada no Cadastro de Pessoas à matrícula e ainda constata os alunos devedores.


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Informações Pessoais

  • Por meio da aba Informações Pessoais você realiza a matrícula do novo aluno e visualiza os dados do aluno já matriculado.


Sub aba Identificação do aluno:


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Sub aba Dados Adicionais:


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Sub aba Campos Personalizados:


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Enturmação


Enturmações: Nesta sub aba você realiza as enturmações do aluno.


Materiais: Nesta sub aba você realiza a associação dos possíveis materiais didáticos à matrícula do aluno.


Taxas: Nesta sub aba você visualiza as taxas associadas à matrícula do aluno.


Disciplinas/Turmas: Nesta sub aba você visualiza as disciplinas associadas à matrícula do aluno.


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Matrícula/Débitos


Subaba Débitos Turma: Nesta sub aba você realiza a geração de débitos do aluno.


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Subaba Débitos Avulsos: Nesta sub aba você realiza a geração de débitos avulsos para o aluno.


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Pagamentos

  • Por meio da aba Pagamentos o sistema lista todos os débitos vinculados ao aluno. É também na aba Pagamentos que realizamos o pagamento dos débitos em aberto.


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Títulos

  • Por meio da aba Títulos o sistema lista todos os débitos em aberto vinculados ao aluno.


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  • É também na aba Títulos que realizamos a impressão dos boletos referentes aos Títulos/Negociações.

CRM

  • CRM significa Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Esta aba contém informações sobre os contato estabelecidos entre a instituição e o aluno ou responsável, incluindo visitas, ligações telefônicas, e-mails, entre outras interações.

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Lançamentos

  • Em Lançamentos vamos tratar os pagamentos recebidos pela instituição.


Liquidação de Títulos

  • A Liquidação de Títulos é utilizada para realizar o pagamento de mensalidades e taxas extras dos alunos.


  • Para liquidar um título você deve acessar o menu Lançamentos | Financeiros | Liquidação de Títulos.


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  • Existem dois tipos de liquidação de títulos: Em Dinheiro e Negociada.


Em Dinheiro: realiza a baixa do valor total da taxa e/ou mensalidade.


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Negociada: realiza a baixa parcelada da taxa e/ou mensalidade.


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Boleto Bancário

  • Para as instituições que utilizam boletos bancários, a quitação é realizada por meio da importação do arquivo de retorno. Esse arquivo é enviado pelo banco. Para tal procedimento, você deve solicitar o auxílio do Suporte Técnico da AIX Sistemas.